更改列表或库的内容类型

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

您对列表或库的内容类型所做的任何更改只能应用已添加到列表或库中的该内容类型的实例。不能使用这些更改来更新从中创建该内容类型的父网站内容类型。

您必须至少具有“设计”权限级别才可以更改列表或库的内容类型。

您要做什么?

向内容类型添加文档模板

向内容类型添加栏

更改为内容类型的列的顺序

将栏设为所需的内容类型

向内容类型添加工作流

将内容类型设为只读

指定信息管理策略的内容类型

更改内容类型的文档信息面板设置

向内容类型添加文档模板

您可以将文档模板只与文档内容类型(从文档父网站内容类型派生的任何内容类型)相关联。通过将文档模板与内容类型相关联,可以帮助确保当作者创建此内容类型的新文档时,这些文档都基于相同的模板。

例如,您的组织可能会将特定文档模板用于法律合同。如果将此文档模板与您的组织用于法律合同的内容类型相关联,那么使用此内容类型创建的所有新的法律合同都将以此法律合同文档模板为基础。

  1. 如果该库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果没有显示该库的名称,则单击“查看所有网站内容”,然后单击库的名称。

    1. 设置菜单 设置菜单 ,单击要打开的库的类型设置。

      例如,在文档库中,单击“文档库设置”

  2. “内容类型”下,单击要更改的内容类型的名称。

    如果尚未将文档库设置为允许使用多种内容类型,则在该库的“自定义”页面中不会显示“内容类型”部分。

  3. “设置”下,单击“高级设置”

  4. 如果您想要提供现有文档模板的 URL,请在“文档模板”部分中,单击“输入现有文档模板的 URL”,然后键入要使用的文档模板的位置的 URL。

    您可以使用绝对或相对于服务器、 站点或资源文件夹上的某个位置的 URL。下表提供的 Url,您可以使用类型的示例。示例假设存在的内容类型资源文件夹 (包含网站内容类型的文件的文件夹) 位于 http://contoso/_cts/ContentTypeName/,和文档模板名为Docname.doc

    标有 _cts/ContentTypeName(其中 ContentTypeName 是网站内容类型的名称)的资源文件夹将存在于每个网站的根级别。

URL 类型

示例

绝对 URL

http://contoso/_cts/ContentTypeName/Docname.doc

相对于网站的 URL

~site/LibraryName/Docname.doc

相对于服务器的 URL

_cts/ContentTypeName/Docname.doc

相对于资源文件夹的 URL

Docname.doc

  1. 如果您想要上载要使用的文档模板,请在“文档模板”部分中,单击“上载新文档模板”,然后单击“浏览”。在“选择文件”对话框中,通过浏览找到要使用的文件的位置,选中该文件,然后单击“打开”

  2. 单击“确定”

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向内容类型添加栏

通过向特定内容类型添加栏,可以指定要为该内容类型的项目收集的属性或元数据。例如,您的组织可能希望跟踪一组特定的元数据以获得其采购订单的全部内容,例如帐号、项目编号和项目经理。如果要向采购订单内容类型添加帐号栏、项目编号栏以及项目经理栏,则会提示用户为此内容类型的项目提供这些元数据。

如果您拥有包含多种不同内容类型的项目的列表或库,则可以向相关的内容类型(而不是列表或库本身)直接添加栏,以便为每种内容类型的项目收集独有的元数据。

  1. 如果列表或库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果未显示该列表或库的名称,则请单击“查看所有网站内容”,然后单击列表或库的名称。

    1. 设置菜单 设置菜单 中,单击列表设置,或单击要打开的库的类型设置。

      例如,在文档库中,单击“文档库设置”

  2. “内容类型”下,单击要更改的内容类型的名称。

    如果尚未将列表或库设置为允许使用多种内容类型,则在该列表或库的“自定义”页面中不会显示“内容类型”部分。

  3. “栏”下,单击“从现有网站或列表栏添加”

  4. “选择栏”部分的“从以下列表中选择栏”下,单击箭头以选择要从中添加栏的组。

  5. “可用栏”下,单击要添加的栏,然后单击“添加”以将该栏移至“要添加的栏”列表中。

  6. 要添加其他栏,请重复步骤 5 和步骤 6。

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更改内容类型的栏顺序

  1. 如果列表或库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果未显示该列表或库的名称,则请单击“查看所有网站内容”,然后单击列表或库的名称。

    1. 设置菜单 设置菜单 中,单击列表设置,或单击要打开的库的类型设置。

      例如,在文档库中,单击“文档库设置”

  2. “内容类型”下,单击要更改的内容类型的名称。

    如果尚未将文档库设置为允许使用多种内容类型,则在该库的“自定义”页面中不会显示“内容类型”部分。

  3. “栏”下,单击“栏顺序”

  4. “栏顺序”部分的“距离顶部的位置”栏中,单击希望重新排序的栏旁边的箭头,然后选择所需的序号。

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生成内容类型所需的栏

如果要生成内容类型所需的栏,则会提示用户在创建此内容类型的新项目时提供元数据(栏值)。

  1. 如果列表或库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果未显示该列表或库的名称,则请单击“查看所有网站内容”,然后单击列表或库的名称。

    1. 设置菜单 设置菜单 中,单击列表设置,或单击要打开的库的类型设置。

      例如,在文档库中,单击“文档库设置”

  2. “内容类型”下,单击要更改的内容类型的名称。

    如果尚未将文档库设置为允许使用多种内容类型,则在该库的“自定义”页面中不会显示“内容类型”部分。

  3. “栏”下,单击要使其成为必需的栏的名称。

  4. “栏设置”部分,单击“必需”

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向内容类型添加工作流

工作流为能够网站上的项目和文档指定业务流程。组织可使用工作流来自动执行和管理某些常见的业务流程,例如文档审批或审阅。通过向内容类型添加工作流,可以帮助确保该内容类型的所有项目都保持一致并具有类似的业务流程。如果已向内容类型添加了工作流,则可以对该内容类型的各个项目启动此工作流。

注意: 仅当已为您的网站或工作区部署了工作流时,才能向列表或库的内容类型添加工作流。如果工作流并未显示为可用,请与您的中心管理员联系。

  1. 如果列表或库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果未显示该列表或库的名称,则请单击“查看所有网站内容”,然后单击列表或库的名称。

    1. 设置菜单 设置菜单 中,单击列表设置,或单击要打开的库的类型设置。

      例如,在文档库中,单击“文档库设置”

  2. “内容类型”下,单击要向其中添加工作流的内容类型的名称。

    如果尚未将列表或库设置为允许使用多种内容类型,则在该列表或库的“自定义”页面中不会显示“内容类型”部分。

  3. “设置”下,单击“工作流设置”

  4. “更改工作流设置”页面上,单击“添加工作流”

  5. “添加工作流”页面上的“工作流”部分中,单击要使用的工作流模板。

  6. “名称”部分中,为工作流键入一个唯一的名称。

  7. “任务列表”部分中,指定要用于此工作流的任务列表。

    • 您可以使用默认的任务列表,也可以创建新的列表。如果您使用默认的任务列表,则工作流参与者可通过使用任务列表的“我的任务”视图轻松找到并查看他们的工作流任务。

    • 如果此工作流的任务将包含或显示要保持其与一般任务列表分离的敏感或机密数据,请创建一个新的任务列表。

    • 如果您的组织拥有许多工作流,或者如果工作流包含许多任务,请创建一个新的任务列表。在此情况下,您可能需要为每个工作流都创建任务列表。

  8. “历史记录列表”部分中,选择一个要用于此工作流的历史记录列表。该历史记录列表显示在每个工作流实例进行期间发生的所有活动。

    您可以使用默认的“历史记录”列表,也可以创建新的列表。如果您的组织拥有许多工作流,则您可能需要为每个工作流都创建单独的历史记录列表。

  9. “启动选项”部分中,指定工作流的启动方式、启动时间或启动者。

    注释: 

    • 如果您选择的工作流模板不支持某些特定的选项,则这些选项可能不可用。

    • 仅当为库启用了对主要和次要版本控制的支持,并且选定的工作流模板可用于内容审批时,“启动此工作流,以便批准发布项目的主要版本”选项才可用。

  10. 单击“下一步”

  11. “自定义工作流”页面上,选择所需的任何其他选项,然后单击“确定”

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使内容类型成为只读的

如果要防止其他人对已添加到列表或库中的内容类型进行更改,则可以将列表内容类型变为只读状态。将列表内容类型变为只读状态,可以防止列表内容类型继承对其父网站内容类型所做的任何更改。

  1. 如果您要为其更改内容类型的列表或库尚未打开,请在“快速启动”上的“列表”“文档”之下单击该列表或库的名称。

  2. 设置菜单 设置菜单 ,请执行下列操作之一︰

    • 如果要使用列表,请单击“列表设置”

    • 如果要使用文档库,请单击“文档库设置”

  3. “内容类型”下,单击要使其成为只读的内容类型的名称。

    如果尚未将列表或库设置为允许使用多种内容类型,则在该列表或库的“自定义”页面中不会显示“内容类型”部分。

  4. “设置”下,单击“高级设置”

  5. “只读”部分中的“此内容类型是否应为只读?”下,单击“是”

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为内容类型指定信息管理策略

您可以将现有的网站集策略应用于列表或库的内容类型。或者,您也可以定义一个只应用于特定列表内容类型的信息管理策略。

将网站集策略应用于列表、库或列表内容类型

如果已经为您的网站将信息管理策略创建为网站集策略,则可以将这些网站集策略的其中一个策略应用于列表或库。如果列表或库支持对多种内容类型进行管理,则无法指定可应用于整个列表或库的信息管理策略。相反,您需要为与该列表或库相关联的每个单独的列表内容类型定义一个信息管理策略(列表内容类型是指与特定列表或库相关联的网站内容类型的实例)。您必须至少具有“设计”权限级别才能更改列表或库的信息管理策略设置。

  1. 打开要为其指定信息管理策略的列表或库。

    1. 设置菜单 设置菜单 中,单击列表设置,或单击要打开的库的类型设置。

      例如,在文档库中,单击“文档库设置”

  2. “权限和管理”下,单击“信息管理策略设置”

    如果列表或库支持对多种内容类型进行管理,请选择要为其指定信息管理策略的内容类型,然后单击“确定”

  3. “指定策略”部分中,单击“使用网站集策略”,然后从列表中选择要应用的策略。

    如果“使用网站集策略”选项不可用,则表明没有为网站集定义任何网站集策略。

  4. 单击“确定”。

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为内容类型创建新的信息管理策略

您可以定义一个只应用于特定列表或库的信息管理策略。如果采用此方式创建了一个信息管理策略,则无法对其他列表、库或网站重新使用此策略。如果列表或库支持对多种内容类型进行管理,则无法定义可应用于整个列表或库的信息管理策略。相反,您需要为与该列表或库相关联的每个单独的列表内容类型定义一个信息管理策略(列表内容类型是指与特定列表或库相关联的网站内容类型的实例)。您必须至少具有“管理列表”权限才能更改列表或库的信息管理策略设置。

  1. 打开要为其指定信息管理策略的列表或库。

    1. 设置菜单 设置菜单 中,单击列表设置,或单击要打开的库的类型设置。

      例如,在文档库中,单击“文档库设置”

  2. “权限和管理”下,单击“信息管理策略设置”

  3. 选择要为其指定信息管理策略的内容类型,然后单击“确定”

  4. “指定策略”部分中,单击“定义策略”

  5. 单击“确定”。

  6. “编辑策略”页面上的“名称和管理说明”部分中,为要创建的策略键入一段简短说明。

    注意: 只能为“网站集策略”列表中定义的信息管理策略指定名称。

  7. “策略声明”部分中,键入向用户解释策略用途的描述性声明。此声明会在用户打开受该策略制约的文档或项目时显示。此声明应解释哪些策略功能可应用于内容或者需要对内容进行哪种特殊处理。策略声明最多可以包含 512 个字符。

  8. 在接下来的部分中,选择要将其添加到信息管理策略中的各项策略功能。

  9. 为了要求受该策略制约的文档具有标签,请单击“启用标签”,然后指定所需的标签设置。

    如何?

    1. 为了要求用户为文档添加标签,请选中“在保存或打印前,提示用户插入标签”复选框。

      如果您希望标签为可选的,请不要选中此复选框。

    2. 要在插入标签后将其锁定以防止被更改,请选中“添加标签后禁止对其进行更改”复选框。

      注意: 如果您想要在更新该文档或项目的属性时更新标签,请不要选中此复选框。

    3. “标签格式”框中,键入要显示的标签文本。标签最多可以包含十栏引用,其中每栏引用的长度不得超过 255 个字符。要为标签创建格式,请执行下列操作:

      • 键入您希望按所需的显示顺序包括到标签中的栏的名称。用大括号 ({}) 括住栏名称,如“编辑策略”页面中的示例所示 ({})。

      • 在括号外键入可标识栏的单词,如“编辑策略”页面中的示例所示。

      • 要添加换行符,请在希望出现换行符的位置键入 \n

    4. “外观”部分中,选择所需的字体大小和样式,并指定希望将标签置于文档的左侧、中间还是右侧。

    5. “标签尺寸”部分中,键入标签的高度和宽度。标签高度介于 .25 到 20 英寸之间,标签宽度介于 .25 到 20 英寸之间。标签文本始终在标签图像内垂直居中。

    6. 单击“刷新”可预览标签内容。

  10. 要启用对受该策略制约的文档和项目的审核,请单击“启用审核”,然后指定要审核的事件。

    利用审核策略功能,组织可以创建并分析对文档和列表项目(如任务列表、问题列表、讨论组或日历)的审核跟踪。此策略功能可提供用于记录事件的审核日志,例如内容被查看、编辑或删除的时间。当启用审核作为信息管理策略的一部分时,管理员可以在 Microsoft Excel 中查看策略使用情况报告中的审核数据,该报告汇总了当前的使用情况。管理员可以使用这些报告来确定信息在组织内的使用情况。这些报告也可以帮助组织确认并记录其规章制度的遵从情况或者研究潜在的问题。

    审核日志可记录以下信息:事件名称、事件的日期和时间以及执行操作的用户的系统名称。

  11. 要指定受该策略制约的文档和项目的保留期,请单击“启用到期”,然后指定保留期以及在项目到期时要执行的操作。

    如何?

    1. 选择一个保留期选项,以指定将文档或项目设置为过期的时间。请执行下列操作之一:

      • 要根据日期属性设置过期日期,请单击“基于项目属性的时间段”,然后选择文档或项目操作(例如“创建”或“修改”)以及您希望项目在该操作后过期的时间增量(例如天数、月数或年数)。

      • 要使用工作流或自定义保留时间公式来确定过期时间,请单击“以编程方式设置”

    2. “当项目过期时”下,指定希望在文档或项目过期时发生的操作。请执行下列操作之一:

      • 要启用对文档或项目的特定操作(如删除),请单击“执行此操作”,然后从列表中选择一项操作。

      • 要对文档或项目启动工作流,请单击“启动此工作流”,然后选择工作流的名称。

        仅当要为已具有与其相关联的工作流的列表、库或内容类型定义策略时,此选项才可用。

  12. 为了要求受该策略制约的文档或项目具有条码,请单击“启用条码”;然后,如果您希望提示用户插入条码,请单击“在保存或打印前,提示用户插入条码”复选框。

  13. 在完成了为希望添加到此信息管理策略中的各个策略功能选择相应的选项后,请单击“确定”以应用这些策略功能。

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更改内容类型的文档信息面板设置

在以下 2007 Microsoft Office 系统 程序中会显示文档信息面板:Word、Excel 和 PowerPoint,用户使用该面板可以直接在用于编辑文档的 Office 程序中,查看和更改保存到文档管理服务器上的文档的内容类型属性。例如,如果特定库的文档内容类型包含“状态”栏,则用户可以在编辑该文档时,在 Word 中的文档信息面板中查看“状态”属性。用户还可以使用文档信息面板将“状态”属性的值从“草稿”更改为“定稿”。将文档保存到服务器之后,在库的“状态”栏中,该属性会自动更新。

文档信息面板是一种 Microsoft Office InfoPath 表单,它位于 2007 Office 版本 程序中并显示于其中。文档信息面板可显示活动文档的可编辑属性。在配置内容类型时,可以基于该内容类型的属性为其生成一个自定义文档信息面板。对自定义的文档信息面板进行部署之后,文档便可以引用该面板,用户也可以在 2007 Office 版本 程序中使用该面板查看或编辑文档属性。

  1. 如果该库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果没有显示该库的名称,则单击“查看所有网站内容”,然后单击库的名称。

    1. 设置菜单 设置菜单 ,单击要打开的库的类型设置。

      例如,在文档库中,单击“文档库设置”

  2. “内容类型”下,单击要更改的内容类型的名称。

    如果尚未将列表或库设置为允许使用多种内容类型,则在该列表或库的“自定义”页面中不会显示“内容类型”部分。

  3. 设置中,单击文档信息面板设置

  4. “文档信息面板模板”部分中,执行下列操作之一:

    • 要使用可显示已为内容类型定义的属性(栏)的默认模板,请单击“将默认模板用于 Microsoft Office 应用程序”

    • 要使用现有的自定义模板,请单击“使用现有的自定义模板(URL、UNC 或 URN)”,然后键入模板位置的路径。

    • 要上载现有的自定义模板 (XSN),请单击“上载要使用的现有自定义模板(XSN)”,然后单击“浏览”以找到要使用的模板。

      注意: 如果您计划使用这种方式上载模板,则必须从 InfoPath 模板中删除发布 URL,然后才能发布和上载该模板。

    • 要在 InfoPath 中创建自定义面板,请单击“新建自定义模板”

      如果选择此选项,InfoPath 将启动并显示默认模板,您可以对其进行自定义以创建自定义面板。

  5. “始终显示”部分中,指定在 2007 Office 版本 程序中首次打开或保存该内容类型的文档时,您是否希望自动显示此文档信息面板。

  6. 单击“确定”。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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