更多有关的数据有效性

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注意: 这是在数据有效性高级的主题。数据有效性,以及如何验证单元格或区域简介,请参阅将数据有效性添加到单元格或区域

您可以使用数据有效性限制的数据或单元格中输入的值的类型。 例如,您可以使用数据有效性计算基于工作簿中的其他位置的值的单元格中的最大允许的值。在下面的示例中,用户已键入 abc、 不是在该单元格可接受的值。

输入消息无效的示例

当用户选择单元格时,将显示一条输入消息

数据有效性何时有用?

当您想要与其他人共享工作簿,并希望输入以准确无误且保持一致的数据时,数据有效性十分有用。除此之外,您可以使用数据验证以下事项︰

  • 在列表中的预定义项限制条目— 例如,您可以限制用户的部门选择会计,人力资源部门,人力资源部门,等等。

  • 将数字限制在指定范围之外— 例如,可以指定一个最大百分比输入员工的年度业绩增加,让我们假设 3%,或仅允许介于 1 到 100。

  • 将日期限制在某一时间范围之外— 例如,在关闭请求员工时间,您可以防止他人选择今天的日期之前的日期。

  • 将时间限制在某一时间范围之外— 例如,您可以指定会议计划之间 8:00 AM 和 5:00 PM。

  • 限制文本字符数— 例如,您可以限制为 10 个或更少字符单元格中允许的文本。

  • 验证数据根据公式或其他单元格中的值-例如,您可以使用数据有效性设置佣金和提成根据整体预计的工资值的最大限制。如果用户输入多个限制金额,他们将看到一条错误消息。

数据有效性输入和错误消息

您可以选择在用户选择单元格时显示输入信息。输入的消息通常用于为用户提供有关所需的单元格中输入的数据类型的指导。单元格附近显示这种类型的消息。如果您想要并且其保持可见,直到移动到另一个单元格或按 Esc,您可以移动此消息。

输入单元格显示的消息

您设置您的输入消息,在第二个数据有效性选项卡。

在数据有效性对话框中输入的消息设置

一旦您输入的信息用于获取您的用户,您可以取消选中选定单元格时显示输入的信息选项。

您可以显示出错警告仅在用户输入无效数据后出现。

警告消息表示无效数据

您可以从下列三种类型的出错警告中进行选择:

图标

类型

用于

停止图标

Stop

禁止用户在单元格中输入无效数据。

停止通知消息具有两个选项︰重试取消

警告图标

警告

警告他们输入的数据不阻止输入它是无效的用户。

出现警告的警告消息时,用户可以单击以接受无效条目,若要编辑的无效条目,取消以删除无效条目。

信息图标

信息

通知他们输入的数据不阻止输入它是无效的用户。这种类型的出错警告是最灵活。

显示信息通知消息时,用户可以单击确定以接受无效值或取消以拒绝它。

有关使用数据有效性的提示

在 Excel 中使用数据验证时可使用这些提示和技巧。

注意: 如果您想要在Excel Services或Excel Online中的工作簿中使用数据验证需要先在 Excel 桌面版本中创建数据有效性。

  • 下拉列表的宽度由具有数据验证的单元格的宽度来确定。您可能需要调整该单元格的宽度,以防将宽于下拉列表宽度的有效输入部分截断。

  • 如果您打算保护工作表或工作簿,保护其指定任何验证设置之后。请确保您保护工作表之前解除锁定任何经过验证的单元格。否则,用户将无法在单元格中键入的任何数据。 请参阅保护工作表

  • 如果您打算共享工作簿时,共享它仅在指定数据有效性和保护设置完之后。共享工作簿之后,您无法更改的有效性设置,除非您停止共享。

  • 您可以将数据有效性应用到已在其中输入数据的单元格。但是,Excel 不会自动通知现有单元格包含无效数据。在这种情况下,您可以通过指示 Excel 在工作表上的无效数据周围画上圆圈来突出显示这些数据。标识无效数据后,可以再次隐藏这些圆圈。如果更正了无效输入,圆圈会自动消失。

    圆形表示无效数据

    若要应用的圆,请选择您想要评估并转到数据的单元格 >数据工具>数据有效性>圆形无效数据

    功能区上的圆无效数据
  • 若要快速删除单元格的数据有效性,请选择它,然后再转到数据>数据工具>数据有效性>设置>清除所有

  • 若要在工作表上查找具有数据有效性的单元格,请在“开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“查找和选择”,然后单击“数据有效性”。找到具有数据有效性的单元格后,您可以更改、复制或删除有效性设置。

  • 创建下拉列表时,您可以使用定义名称命令 (公式选项卡上、已定义名称组) 来定义区域包含列表的名称。在另一个工作表上创建列表后,您可以隐藏包含列表的工作表,然后保护工作簿,以便用户不会有权访问该列表。

  • 如果您更改单元格的有效性设置,则可以将这些更改自动应用于具有相同设置的所有其他单元格。为此,请在“设置”选项卡上,选中“对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改”复选框。

  • 如果数据有效性无效,请确保:

    • 用户未复制或填充数据-数据有效性旨在显示邮件并阻止无效条目,仅当用户直接在单元格中键入数据。复制或填充数据时不会显示邮件。若要防止用户复制和填充的单元格拖放数据,请转至文件>选项>高级>编辑选项>启用填充柄和单元格拖放的清除复选框,然后保护工作表。

    • 关闭手动重算-如果手动重新计算处于打开状态,未计算单元格可以阻止数据正确验证。若要关闭手动重新计算,请转到公式选项卡 >计算组 >计算选项> 单击自动

    • 公式没有错误-确保经过验证的单元格中的公式执行不会导致错误,如#REF !#DIV/0 !。Excel 会忽略数据有效性,直到更正此错误。

    • 在公式中引用的单元格正确无误如果被引用的单元格更改,以便验证的单元格中的公式计算出无效结果,不会显示该单元格的有效性消息。

    • Excel 表可能链接到 SharePoint 网站-无法将数据有效性添加到 Excel 表格链接到 SharePoint 网站。若要添加数据有效性,您必须取消链接的 Excel 表格或将 Excel 表格转换为区域。

    • 在单元格中输入数据时,您可能正在输入数据的数据有效性命令不可用。若要完成输入数据,请按 Enter 或 ESC 退出。

    • 工作表可能受保护或共享-如果您的工作簿处于共享状态或受保护,不能更改数据有效性设置。 您需要取消或第一次取消保护工作簿。

如何更新或删除继承的工作簿中的数据有效性

如果继承具有数据有效性的工作簿时,您可以修改或将其删除,除非在工作表保护。 如果它受密码,您不知道您应该尝试联系以前的所有者,可帮助您取消保护工作表中,如 Excel 具有无法恢复未知或丢失的密码。可以将数据复制到另一个工作表,,然后删除数据有效性。

当您尝试输入或更改单元格中的数据时,如果看到数据有效性警报,且不清楚可以输入的内容,那么请与工作簿的所有者联系。

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将数据有效性应用于单元格

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