文档集简介

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您可创建和管理具有新文档集内容类型的多文档工作产品。文档集是一组可通过一个步骤创建并作为一个实体管理的相关文档。

本文内容

什么是文档集?

文档集功能

相关的任务

什么是文档集?

当处理项目时,人们很少创建单独的文档。对于诸多项目类型而言,生成含有多个相关文档的集合可能更具有代表性。在某些情况下,此文档集可能是项目的最终结果或“可交付结果”。例如,一家专业服务公司可能会生成宣传手册,以响应潜在客户提出的各提议请求。在其他情况下,此文档集可能仅表示为较大项目提供支持并导致创建或交付某些其他结果的不同信息类型。例如,一家制造公司可能会生成与它制造的每个产品的设计、测试和制造相关的标准文档集。

这些文档可由一名或多名人员同时或分阶段生成,并且可能涉及不同文件格式的文档(例如,Word 文档、PowerPoint 演示文稿、Visio 图表、Excel 文件等)。

希望以一致方式创建和管理多文档工作产品的组织可以为它通常创建的每个多文档工作产品配置新的文档集内容类型。文档集内容类型是基于文件夹的内容类型,它将多个相关文档组织为一个视图,在此视图中,可作为一个实体处理和管理这些文档。

将文档集内容类型添加到库中时,用户可通过在库中单击功能区上的“新建文档”来创建文档集的新实例。

“新建文档”菜单上的“文档集”命令

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文档集功能

文档集内容类型包括若干有助于简化成功创建和管理多文档工作产品的过程的功能。在配置文档集内容类型时,可执行以下操作:

  • 指定文档集中允许的内容类型(例如,文档文件、图像、音频或视频)。

  • 指定在每次新建文档集实例时要自动创建的任何默认文档。可将默认文档映射到允许的内容类型。例如,如果您的组织具有用于合同等项的标准模板,或者如果您具有用于特定通信类型的品牌模板,当配置文档集内容类型时,您可以上载这些模板。

  • 指定要同步到集合中的所有文档的所有共享元数据。

  • 自定义文档集的欢迎页面,该页面在基于文档集内容类型创建的每个工作产品实例中显示。此欢迎页面是一个 Web 部件页,可将其设置为显示项目信息或资源,以便为处理文档集(例如,项目日程表、资源链接等)的团队成员提供帮助。

  • 配置要使可用于文档集的工作流。您可以使用文档集使用标准的审阅或审批工作流。此外,您的组织可以为文档集使用四个文档集工作流中的可用操作 Microsoft SharePoint Designer 2010 开发自定义工作流。

如果配置了文档集内容类型并已将其添加到库中,则在处理文档集中的文档时,创建或管理文档集中文档的网站用户可使用熟悉的文档管理功能和特殊功能,例如,“文档集”功能区上的“管理”选项卡。

文档集作者可执行以下任务:

  • 通过使用文档库中的“新建文档”命令,可以快速、轻松地创建新的多文档工作产品。

  • 捕获文档集中的当前属性和文档的版本历史记录快照。

  • 基于整个文档集或文档集中的各个项启动工作流,以便管理审阅和批准等常见任务。

  • 通过电子邮件发送指向文档集的链接。

  • 使用“发送至”命令将文档集移动或复制到其他位置(必须在管理中心中配置目标)。

  • 管理文档集权限。

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相关任务

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