文档集简介

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文档集是您可以管理作为单个实体的相关文档的组。您可以在一个步骤中,创建文档集,然后定义其特征和元数据。

什么是文档集?

多种类型的项目中,人们常常会产生整组相关文档。在某些情况下,此设置的文档可能结果的项目,或"可交付结果。"例如,专业服务公司可能会产生的标准"跨度 book"当他们响应招标书从可能的客户端。跨度簿始终可能包含以下部分,与每根据特定项目的特定要求自定义:

  • 服务公司简介

  • 优点、缺点、机会和风险分析 (SWOT) 分析

  • 企业计划

  • 同类公司分析

在其他情况下,此文档集可能仅表示为较大项目提供支持并导致创建或交付某些其他结果的不同信息类型。例如,一家制造公司可能会生成与它制造的每个产品的设计、测试和制造相关的标准文档集。

同时或阶段,可能会创建这些文档。文档可能会产生,或审阅通过一个人或多个用户。所有文档可能都是相同的格式 (如 Word 文档)。或者,它们可能涉及不同的文件格式 (例如,Word 文档、 OneNote 笔记本、 PowerPoint 演示文稿,Visio 图表,excel 工作簿,等等)。

文档集可以帮助组织更加轻松地管理这些情况。文档集将多个相关文档组织进一个视图中,在该视图内,您可以将这些相关文档作为一个实体来处理和管理。当您创建新文档集时,您实际是在创建新的内容类型。该内容类型在网站集中可用,并且您可以为每个不同的多文档工作产品配置新的文档集内容类型。

当将文档集内容类型添加到库时,用户可按照创建单个文档的方式创建新的文档集实例。

您可以使用文档集做什么?

文档集内容类型有若干有助于简化成功创建和管理多文档工作产品的过程的特定功能。在配置文档集内容类型时,可执行以下操作:

  • 包含的所有信息的用户需要有关设置文档集的自定义欢迎页面   。欢迎页的 Web 部件页,可以将设置为显示项目信息或资源来帮助团队成员处理文档集 (例如,、 项目日程表、 链接到资源,依此类推)。它还显示已被添加到组的文档的列表。

  • 要自动创建并包含文档集的每个新实例中的指定默认内容   。您可以自动包括,某些文档,您可以控制用户使用的模板。您可以确定默认文档是正确的内容类型。例如,如果您的组织具有品牌用于特定类型的通信的模板,则可以上载这些配置文档集内容类型时。

  • 指定    可以在文档集中使用的允许的内容类型(例如,文档文件、图像、音频或视频)。

  • 指定    集合中的所有文档所需的共享元数据和元数据列。默认情况下,创建文档集时,系统自动使用元数据设置文档,并且您可以在欢迎页面上显示该共享元数据。

  • 分配工作流   所需文档设置为使用。您可以使用文档集、 使用标准的审阅或审批工作流,然后设置整个文档将继续完成工作流步骤好像单个文件。此外,您的组织可以为文档集开发自定义工作流。

  • 将文档集发送至    内容管理器,以将其传送到目标文件夹、网站或库。

当您将文档集内容类型添加至库后,网站用户可以使用熟悉的文档管理功能和特殊的文档集功能。

文档集作者可执行以下任何一项任务:

  • 通过使用文档库中的“新建文档”命令,可以快速、轻松地创建新的多文档工作产品。

  • 捕获文档集中的当前属性和文档的版本历史记录快照。

  • 基于整个文档集或文档集中的各个项启动工作流,以便管理审阅和批准等常见任务。

  • 通过电子邮件发送指向文档集的链接。

  • 使用“发送至”命令将文档集移动或复制到其他位置(必须在管理中心中配置目标)。

  • 管理文档集权限。

另请参阅

创建和配置新的文档集内容类型

创建和管理文档集

自定义文档集的欢迎页面

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