文档集简介

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

文档集是一组可以作为一个实体管理的相关文档。您可以通过一个步骤创建文档集,然后定义其特性和元数据。您可以将该文档集作为一个实体进行管理。

本文内容

什么是文档集?

您可以使用文档集做什么?

什么是文档集?

对于诸多项目类型而言,人们经常生成相关文档的一整个集合。在某些情况下,该文档集可能是某个项目的结果,或“可交付结果”。例如,当响应潜在用户提出的提议请求时,一家专业服务公司可能会生成一个标准的“宣传手册”。该宣传手册可能总是包含这些部分,并根据特定项目的特定要求来自定义每一部分。

  • 服务公司简介

  • 优点、缺点、机会和风险分析 (SWOT) 分析

  • 企业计划

  • 同类公司分析

在其他情况下,此文档集可能仅表示为较大项目提供支持并导致创建或交付某些其他结果的不同信息类型。例如,一家制造公司可能会生成与它制造的每个产品的设计、测试和制造相关的标准文档集。

可能同时或分几个阶段创建这些文档。可能由一人或多人生成或审阅该文档。所有文档可能是相同的格式(如 Word 文档)。或者,它们可能包括不同文件格式(例如 Word 文档、OneNote 笔记本、PowerPoint 演示文稿、Visio 图表、Excel 工作簿等)。

文档集可以帮助组织更加轻松地管理这些情况。文档集将多个相关文档组织进一个视图中,在该视图内,您可以将这些相关文档作为一个实体来处理和管理。当您创建新文档集时,您实际是在创建新的内容类型。该内容类型在网站集中可用,并且您可以为每个不同的多文档工作产品配置新的文档集内容类型。

当将文档集内容类型添加到库时,用户可按照创建单个文档的方式创建新的文档集实例。

返回页首

您可以使用文档集做什么?

文档集内容类型有若干有助于简化成功创建和管理多文档工作产品的过程的特定功能。在配置文档集内容类型时,可执行以下操作:

包含的所有信息的用户需要有关设置文档集的自定义欢迎页面   。欢迎页是 Web 部件页,可以将设置为显示项目信息或资源来帮助团队成员处理文档集 (例如,项目日程表,链接到资源等。)。它还显示已被添加到组的文档的列表。

  • 要自动创建并包含文档集的每个新实例中的指定默认内容   。您可以自动包括,某些文档,您可以控制用户使用的模板。您可以确定默认文档是正确的内容类型。例如,如果您的组织具有品牌用于特定类型的通信的模板,则可以上载这些配置文档集内容类型时。

  • 指定    可以在文档集中使用的允许的内容类型(例如,文档文件、图像、音频或视频)。

  • 指定    集合中的所有文档所需的共享元数据和元数据列。默认情况下,创建文档集时,系统自动使用元数据设置文档,并且您可以在欢迎页面上显示该共享元数据。

  • 分配    您希望用于文档集的工作流。您可对文档集使用标准审阅或批准工作流,整个文档集会按照工作流步骤继续,就好像该集合是一个单独的文件。此外,您的组织可以为文档集开发自定义工作流。

  • 将文档集发送至    内容管理器,以将其传送到目标文件夹、网站或库。

当您将文档集内容类型添加至库后,网站用户可以使用熟悉的文档管理功能和特殊的文档集功能。

文档集作者可执行以下任何一项任务:

  • 通过使用文档库中的“新建文档”命令,可以快速、轻松地创建新的多文档工作产品。

  • 捕获文档集中的当前属性和文档的版本历史记录快照。

基于整个文档集或文档集中的各个项启动工作流,以便管理审阅和批准等常见任务。

  • 通过电子邮件发送指向文档集的链接。

  • 使用“发送至”命令将文档集移动或复制到其他位置(必须在管理中心中配置目标)。

  • 管理文档集权限。

返回页首

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

扩展你的技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×