文档管理简介

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文档管理以存储和组织文档为核心,旨在为当前正在开展的工作提供支持,它包括内容创建和组织内部共享两个层面。如果组织未设立任何正式的文档管理系统,创建和保存内容时往往就会缺乏条理,内容不是集中在一处,而是分散在多个文件共享和各个硬盘驱动器上。这样,不但员工难以对内容进行有效的查找、共享和协作,组织也很难利用这些内容中所蕴含的宝贵的业务信息和数据。

Microsoft Office SharePoint Server 2007 提供了一套广泛的文档管理功能,可支持组织的各种文档管理需求。借助这些功能,您可以:

  • 存储、组织和定位文档。

  • 确保文档之间的一致性。

  • 管理文档的元数据。

  • 帮助防止文档受到未授权的访问或使用。

  • 确保按一致的业务流程(工作流)处理文档。

注意: 本文是指由猎奇制造商自行车、 自行车组件和 bicycling 附件虚构公司创建示例 SharePoint 网站。

例如,猎奇公司的技术文档团队负责编制面向客户的出版物,例如用户手册和产品规范表。在工作中,该团队使用了 Office SharePoint Server 2007 的许多文档管理功能。该团队将其创建的所有内容都存储在基于文档中心网站模板创建的网站上。在文档中心网站上,每个团队成员都使用主要版本和次要版本跟踪文档的开发进度。根据要求,他们还使用签出功能,以确保团队成员不会在无意中覆盖彼此的工作。

在文档中心网站上存储和组织文档

利用 Office SharePoint Server 2007 中附带的文档中心网站模板,可创建出专为创建、使用和存储大量文档而优化的网站。基于文档中心网站模板创建的网站具有一系列专门的文档管理功能,比如所需的签出功能以及主要和次要文档版本控制,这些功能在默认情况下处于启用状态。所需的签出功能有助于防止更改发生冲突和混淆,因为一次只能有一位用户更改文件。而利用版本控制则可以跟踪对文档所做的更改,有助于在修改文档时对内容进行管理。当几个人共同处理多个项目,或信息需要经过若干个开发和审阅阶段时,版本控制就特别有用。

利用内容类型统一管理文档

内容类型是一组可重复使用的设置,用于描述特定类型的内容所共有的行为。通过内容类型,组织可以按统一的方式来组织、管理和处理网站集中的内容。您可以为组织创建的每种文档或信息产品定义一种内容类型,以确保这些不同类型的文档均能够按统一的方式得到处理。

例如,猎奇公司的技术文档部门创建了两种内容类型,分别是“用户手册”和“产品规范”。当其团队成员转到文档中心创建新的文档时,文档库中的“新建”按钮上将显示针对这两种内容类型的选项。每种内容类型均指定有自己的模板,这样所有用户手册和产品规范将分别具有相同的格式。此外,每种内容类型还指定有自己的自定义列,例如,所有用户手册都包含相应产品型号的元数据。每种内容类型甚至会包含自己的工作流,这样团队便可以确信,每份用户手册都遵循了相同的反馈和审批流程。由于产品规范包含在不同的内容类型中,这些文档可采用不同的流程,并包含需要不同元数据的列。

管理文档属性

对于保存在网站或文档管理系统中的信息,主要的信息查找方式之一是浏览或搜索与文件一起保存的元数据(文档属性)。但是,组织中的员工在保存文件时,往往不愿意花时间来添加或更新文档属性。

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Document Information Panel

此外,组织还可以使用 Microsoft Office InfoPath 2007 创建自定义的文档信息面板,之后可以将它们添加到特定的内容类型中。

帮助保护文档

Office SharePoint Server 2007 还为组织提供了多种文档保护方式,以防保存在 SharePoint 网站上的文档受到未经授权的访问或使用。组织可以对整个文档库应用信息权限管理 (IRM),以保护整个文档集。借助 IRM,您可以限制用户可对从 SharePoint 列表或库中下载的文件执行哪些操作。IRM 会对下载的文件进行加密,并限制可对这些文件解密的用户和程序集。IRM 还可以限制可阅读文件的用户的权限,使他们无法执行打印文件副本或从文件中复制文本等操作。因此,IRM 可帮助组织强制实行有关管理和传播机密信息或专有信息的公司政策。

此外,Office SharePoint Server 2007 还提供了其他文件保护方式。如果要防止他人阅读正在编写的文档草稿,可以设置一个具有主要版本和次要版本的文档库,然后指定哪些用户组可以阅读次要版本(草稿)。草稿是文件或列表项的次要版本,即尚未批准为主要版本。如果将该库设置为需要内容审批,则不会将草稿发布为主要版本,除非具有适当权限的人批准将该文档发布为主要草稿。

另一种有助于保护文档的方式是配置针对个别文件夹、列表项或文档的权限。如果文档库中只有一两个文件需要限制访问,则可以分别编辑这两个项目的权限,以更改有权查看或编辑它们的用户。

使用工作流管理与文档相关的流程

为了支持与文档相关的常见业务流程,Office SharePoint Server 2007 提供了一系列内置的工作流,组织可以使用它们来管理文档审阅、审批和签名收集等任务。工作流是指文档或项目通过与业务流程相关的一系列操作或任务而进行的自动移动。工作流有助于组织更有效地管理与文档相关的业务流程,这是因为它们可以自动跟踪和管理这些流程中所涉及的人为任务。

例如,猎奇公司的技术文档团队广泛地使用“收集反馈”工作流。文档作者可直接从 Office Word 2007 中对当前文档启动工作流,而无需另行向审阅者发送电子邮件。工作流将处理流程的管理事宜,包括向审阅者发送通知消息、为他们创建任务,以及跟踪这些任务的状态。审阅者既可在 Word 2007 中完成任务,也可以在 Microsoft Office Outlook 2007 中完成任务。

此外,通过使用 Microsoft Office SharePoint Designer 2007 或 Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation,组织还可以开发和部署自定义工作流来管理自己所独有的业务流程。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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