文档协作和共同创作

使用 Office 和 OneDrive 或 SharePoint,多个用户可以协作处理 Word 文档、Excel 电子表或 PowerPoint 演示文稿。当所有人都在同一时间工作,这就是所谓的共同创作。

指示两个作者正在处理同一 Word 文档的标志

需要哪些条件才能共同创作文档?

共同创作适用于 OneDrive 或 SharePoint 中存储的文档。 

为与他人进行共同创作,需要:   

  • 共享存储区域   :OneDrive、OneDrive for Business、SharePoint Online 和 SharePoint Server 是实现共同创作的共享存储区域。

  • 支持共同创作的应用   :所有设备上的 Word 和 PowerPoint,以及比 Office 2010 新的版本均支持共同创作。Excel​​ 移动应用和 Office 365 的 Excel 2016 也支持共同创作。

  • 共同创作友好文档   :仅新式文件格式(包括 .docx (Word)、.pptx (PowerPoint) 和 .xlsx (Excel))支持共同创作。

  • 共同创作者的编辑权限   :所有共同创作者必须有权访问和编辑该文档。

创建或打开文档进行共同创作

你可在 Office Online 或 Office 桌面版产品中创建文档。以下主题可助你了解如何创建共同创作文档:

共享文档,与其他人协作和共同创作

协作和共同创作的关键是共享文档。在 SharePoint、OneDrive 和 Office 中,可与其他人共享文件。

若要了解有关在 OneDrive 和 SharePoint 中共享文档的详细信息,请参阅以下主题:

当在桌面或移动应用中打开共享文档时,是否已连接都没有关系,可继续工作。如果其他人正在编辑同一个文档,在你脱机后,他们不能看到你做的更改。当你恢复联机后,将通知你有更改可用,而其他人会看到你做的更改。

在 Word 中工作时,会锁定正在处理的段落,以便没有人可以覆盖正在处理的内容。当 Word 脱机后,可与组中的其他人处理同一段落。保存更改后,将收到弹出消息,指出出现冲突。然后,可以单击转到该处位置进行整理。

与 Word 中的句子冲突的句子
正在 Word 2016 中解决的冲突

如果正在处理的文件位于同步文件夹(如 OneDrive 或 OneDrive for Business)中,将在恢复联机后进行同步,不管应用(Word​​、PowerPoint)是否运行。重新连接后,文件将自动同步。如果存在冲突,将收到警告。有关详细信息,请参阅同步 OneDrive

默认情况下,在 SharePoint 中,向存储或创建文档的库分配的组和权限均由库中的所有文档继承。例如,在每个人都有读/写权限的团队网站中,任何人都可进行共同创作。而具有只读权限的 SharePoint Online 文档库仅允许用户查看文档,但除非明确邀请,否则仅作者可进行更改。

SharePoint 权限可继承,但对特定用户可设置不同的权限。如果共享 SharePoint 库仅用于查看,可授予部分用户编辑权限。但是,如果库设置为允许所有人编辑,则不能限制少数用户只能查看。可以使用更高的权限,而不是较低的权限覆盖继承的权限。有关权限的详细信息,请参阅了解 SharePoint​​ 中的权限级别

使用 SharePoint MySite、OneDrive for Business 个人库或消费者 OneDrive,需要显式共享你的文件。默认情况下,它们只能由库所有者进行编辑和查看。可通过与具有编辑权限的用户和组共享,选择可编辑单个文件的用户。有关共享的详细信息,请参阅在 Office 365 中共享文件或文件夹

尽管可以通过 Word 和 PowerPoint 2007 及更早版本将文件上传到 SharePoint Online 或 OneDrive,且可以将其打开进行编辑,但无法使用这些旧版应用程序共同创作上述文档。当使用 Word 或 PowerPoint 2007 打开文档时,SharePoint Online 和 OneDrive 将在文档上创建锁定,阻止 Office 的其他用户编辑该文档。为充分利用 Word 或 PowerPoint 中的共同创作功能,建议所有用户至少使用 Office 2010 桌面版、Office Online、较新的 Mac 版或移动应用。

可以,Microsoft 与世界范围内的多家合作伙伴进行协作,以便可以使用 Office Online 进行共同创作。查看你的存储提供程序,了解其是否支持使用 Office Online 进行共同创作。

但是,不支持 Office 桌面版或其他平台的第三方提供程序,并且 Microsoft 也不支持共同创作存储于 Google Drive 中的文档。

以下部分链接可助你入门。

如果共同创作功能运行不正常,以下几项操作可能导致问题。若要帮助解决共同创作会话和设置的问题,请参阅在 Office 中共同创作疑难解答

如果已使用 OneDrive 或 OneDrive for Business 共享文档,可以收到电子邮件消息,告知你文档已更新。

其他感兴趣的主题

如果未使用过 Word Online 或 Office Online,可以在此处进行体验:Word Online。若要改为其他联机应用,请单击应用启动器 “应用启动器”按钮 并选择其他应用。

对于 SharePoint 管理员:

注意: 有关如何共同创作文档的详细信息,请搜索 Word、PowerPoint 和 Office Online 的帮助。有关配置 SharePoint 以进行文档协作和共同创作的详细信息,请参阅 TechNet 网站

注意: 共同创作功能不适用于使用信息权限管理 (IRM) 或权限管理服务 (RMS) 的进行保护的文档。

根据客户反馈,已于 2017 年 10 月更新。

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