文档协作和共同创作

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使用 Office 和 OneDrive 或 SharePoint,多个用户可以协作处理 Word 文档、Excel 电子表或 PowerPoint 演示文稿。当所有人都在同一时间工作,这就是所谓的共同创作。

指示两个作者正在处理同一 Word 文档的标志

需要哪些条件才能共同创作文档?

共同创作适用于 OneDrive 或 SharePoint 中存储的文档。 

为与他人进行共同创作,需要:   

  • 共享存储区域   :OneDrive、OneDrive for Business、SharePoint Online 和 SharePoint Server 是实现共同创作的共享存储区域。

  • 支持共同创作的应用   :所有设备上的 Word 和 PowerPoint,以及比 Office 2010 新的版本均支持共同创作。Excel​​ 移动应用和 Office 365 的 Excel 2016 也支持共同创作。

  • 共同创作友好文档   :仅新式文件格式(包括 .docx (Word)、.pptx (PowerPoint) 和 .xlsx (Excel))支持共同创作。

  • 共同创作者的编辑权限   :所有共同创作者必须有权访问和编辑该文档。

创建或打开文档进行共同创作

你可在 Office Online 或 Office 桌面版产品中创建文档。以下主题可助你了解如何创建共同创作文档:

共享文档,与其他人协作和共同创作

协作和共同创作的关键是共享文档。在 SharePoint、OneDrive 和 Office 中,可与其他人共享文件。

若要了解有关在 OneDrive 和 SharePoint 中共享文档的详细信息,请参阅以下主题:

当在桌面或移动应用中打开共享文档时,是否已连接都没有关系,可继续工作。如果其他人正在编辑同一个文档,在你脱机后,他们不能看到你做的更改。当你恢复联机后,将通知你有更改可用,而其他人会看到你做的更改。

在 Word 中工作时,会锁定正在处理的段落,以便没有人可以覆盖正在处理的内容。当 Word 脱机后,可与组中的其他人处理同一段落。保存更改后,将收到弹出消息,指出出现冲突。然后,可以单击转到该处位置进行整理。

与 Word 中的句子冲突的句子
正在 Word 2016 中解决的冲突

如果你正在处理同步文件夹 (如OneDrive或OneDrive for Business) 中的文件, 则当你重新联机时, 无论应用 (Word、PowerPoint) 是否正在运行, 它都将同步。重新连接时, 将自动同步文件。如果存在冲突, 你将收到通知。有关详细信息, 请参阅在 Windows 中与 OneDrive 同步客户端同步文件

默认情况下, 在SharePoint中, 分配给存储或创建文档的库的组和权限将由库中的所有文档继承。例如, 在每个人都具有读取/写入权限的工作组网站上, 任何人都可以共同创作。虽然具有只读权限的SharePoint Online文档库仅允许人查看文档, 但作者无人可以进行更改, 除非明确邀请。

SharePoint 权限可继承,但对特定用户可设置不同的权限。如果共享 SharePoint 库仅用于查看,可授予部分用户编辑权限。但是,如果库设置为允许所有人编辑,则不能限制少数用户只能查看。可以使用更高的权限,而不是较低的权限覆盖继承的权限。有关权限的详细信息,请参阅了解 SharePoint​​ 中的权限级别

使用 SharePoint MySite、OneDrive for Business 个人库或消费者 OneDrive,需要显式共享你的文件。默认情况下,它们只能由库所有者进行编辑和查看。可通过与具有编辑权限的用户和组共享,选择可编辑单个文件的用户。有关共享的详细信息,请参阅在 Office 365 中共享文件或文件夹

虽然你可以通过Word和PowerPoint 2007 或更早版本将文件上传到SharePoint Online或OneDrive, 并且可以打开它们进行编辑, 但不能将这些文档与这些旧版应用程序共同创作。当用户使用Word或PowerPoint 2007 打开文档时,SharePoint Online或OneDrive将在文档中创建锁定, 并防止Office的其他用户编辑该文档。若要充分利用Word或PowerPoint中的共同创作, 建议所有用户至少在桌面、 Office Online、较新的 Mac 或移动应用上使用Office 2010。

是的, Microsoft 在全球范围内与数十个合作伙伴合作, 因此你可以使用Office Online 进行共同创作。检查你的存储提供程序以查看是否支持与Office Online 进行共同创作。

但是,不支持 Office 桌面版或其他平台的第三方提供程序,并且 Microsoft 也不支持共同创作存储于 Google Drive 中的文档。

以下部分链接可助你入门。

如果共同创作功能运行不正常,以下几项操作可能导致问题。若要帮助解决共同创作会话和设置的问题,请参阅在 Office 中共同创作疑难解答

如果已使用 OneDrive 或 OneDrive for Business 共享文档,可以收到电子邮件消息,告知你文档已更新。

其他感兴趣的主题

如果未使用过 Word Online 或 Office Online,可以在此处进行体验:Word Online。若要改为其他联机应用,请单击应用启动器 “应用启动器”按钮 并选择其他应用。

对于 SharePoint 管理员:

注意: 有关如何共同创作文档的详细信息,请搜索 Word、PowerPoint 和 Office Online 的帮助。有关配置 SharePoint 以进行文档协作和共同创作的详细信息,请参阅 TechNet 网站

注意: 共同创作功能不适用于使用信息权限管理 (IRM) 或权限管理服务 (RMS) 的进行保护的文档。

2018年10月更新。

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