文档删除策略概述

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重要: 向前移动,我们建议您使用的保留策略或在安全和合规性中心中,而不是文档删除策略创建标签。文档删除策略会继续工作并排保留策略,但如果您需要保留或删除 Office 365 中的任意位置的内容,我们建议您使用的保留策略。有关详细信息,请参阅使用保留策略,而不是这些功能

您的组织可能需要保留的一段时间由于合规性法律、 文档或其他业务需求。但是,如果您的组织保留超过所需的文档,则会创建不必要的法律风险。使用文档删除策略,您可以主动减少风险特定的一段时间后删除网站中的文档 — 例如,您可以删除文档中的用户OneDrive for Business网站五年后已创建的文档。

文档删除策略非常强大尚未灵活 — 例如,您可以:

  • 允许网站所有者从您集中创建和管理的策略中进行选择。您还可以在网站所有者确定策略不适用于其内容的情况下,允许其选择完全退出。

  • 实施单一强制策略的所有网站的网站集,如所有OneDrive for Business网站,或者甚至强制实施策略从特定网站集模板,例如工作组网站模板创建的所有网站集上。

  • 提供具有默认规则的默认策略,该规则会自动应用,无需网站所有者执行任何操作。

  • 创建一个策略,其中包括可供网站所有者选择的几个删除规则。

创建和使用您可以在保留下查找在 Office 365 安全与合规中心文档删除策略中心管理文档删除策略。或者,您可以创建的策略中心手动通过创建网站集 ,然后选择企业选项卡上的合规性策略中心。每个租户可以有只有一个文档删除策略中心,并且它将在如果从安全与合规中心启动自动创建。

文档删除策略中心首页

使用文件删除策略的情况

除了文档删除策略, Office 365提供这些保留策略的网站内容:

每种类型的策略都最适合特定类型的网站或数据。例如,您的组织可能拥有使用内容类型的高度结构化网站,如合同相关的金融网站或文章相关的知识库。在这种情况下,您可以使用内容类型策略。或者,您的组织可能需要保留法律文件,此时您可以使用内容类型和记录中心来实现文件计划。

文件删除策略不会替换记录管理或信息管理策略,该策略最适合结构化数据和内容类型。相反,当您需要全面管理对非结构化数据(如 OneDrive for Business 网站或团队网站)的自动删除时,应使用文件删除策略。

显示网站内容的保留选项的图表

如果文件删除策略所应用的网站已使用内容类型策略或针对列表或库的信息管理策略,则这些策略会在文件删除策略生效时被忽略。这表示您应该对网站进行规划,以仅使用针对结构化内容或非结构化内容的策略,而非同时使用。有关文件删除策略如何覆盖其他策略的详细信息,请参阅Apply or remove a document deletion policy for a site

与其他策略不同,文件删除策略仅适用于文档库,而不适用于列表。

删除策略和规则

文件删除策略包含一个或多个删除规则,该规则指定:

  • 直至删除的时间段。

  • 是根据文件创建时间还是最后修改时间计算删除日期。

  • 是永久删除文件还是将其删除到回收站中。

如果一个策略包含多个规则,网站所有者可以选择最适合其内容的规则。

新建删除规则页

策略和分配

创建文档删除策略后,您可以将其分配给网站集模板 — 例如,向OneDrive for Business模板分配策略,以使其包括每个用户 OneDrive 网站。当您向网站集模板分配策略时,这将适用于已从该模板,除了将来从该模板创建的任何网站集创建的所有网站集。

显示 OneDrive 选项的“选择模板”页面

您还可以向特定网站集分配策略,这将覆盖已分配给该网站集模板的所有策略。例如,您可以将策略分配给团队网站模板,但之后对使用该模板创建的特定网站集应用另一组策略,以覆盖之前的策略。

一个强制性策略或可供选择的多个策略

分配策略时,您可以选择使其成为强制性策略,从而只有该策略可供分配,并将应用于网站集中的所有网站。网站所有者不能选择退出强制性策略,这意味着在任何情况下,网站中的文件都必须遵从该删除策略。

除了使单个策略成为强制性策略,您还可以向网站集分配多个策略,从而允许每个网站所有者选择要应用于其网站的策略,或者甚至可以选择完全退出。例如,您可以为一般业务文件创建一个策略,并为具有不同保留计划的财务文件创建另一个策略。网站所有者通常最了解自己的网站包含哪些内容,因此也最清楚要应用哪个文件删除策略。每个网站只能应用一个策略。

一个规则或可供选择的多个规则

每个策略,又包含多个规则 — 例如,删除策略常规业务文档可能有两个规则:

  • 对于根据法律义务或现行业务需要无需保留的文件,不应保留自创建日期起超过一年的时间。

  • 对于有效的现行业务使用所必需的文档(需要超过一年时间),不应保留自创建日期起超过三年的时间。

网站所有者可以确定其网站是否包含一般业务文件,选择该删除策略,然后从策略中选择适当的规则。您仅可以从当前应用于网站的策略(而非任何策略)中选择一个规则,该规则将应用于网站中的所有文档库。

网站集、策略和规则的关系

基本关系如下:

可对网站集或网站集模板分配一个或多个策略,其中每个策略可以有一个或多个规则。但是,每个网站只能有一个活动策略,并且在任何情况下,网站中的库只能有一个删除规则处于活动状态。

显示策略之间关系的图表

文件删除策略具有继承性

与权限、导航及其他许多网站功能一样,文件删除策略具有继承性。网站所有者可以为其网站选择一个文件删除策略,所有子网站将从父网站继承该策略。子网站所有者可通过选择其他策略和规则组合来中断继承性,此时的策略会应用于所有子网站,直到继承性再次被中断。

首次分配文件删除策略

请务必了解,为文档指定的时间段删除策略意味着时间由于文档创建或修改,不的时间从指定策略。例如,您可能会创建两年后创建它们,将永久删除文档的文档删除策略,然后将该策略分配给多个网站集已从其创建四位或五年前的网站集模板。这种情况下,很可能现有网站集包含许多已超过两年的删除策略由指定的文档,这意味着大量内容将被删除第一次分配文档删除策略后推出。

当您首次分配策略时,将对网站中的所有文件进行计算,满足删除条件的文件将被删除。这适用于所有现有文件,而不仅仅针对分配策略后新建的文件。还要记住,时间段是针对每个文件的年龄而言,而不是自首次分配策略后的时间。

因此,在首次将策略分配到网站之前,您应该首先考虑现有内容的年龄,以及该策略对现有内容的影响。在分配策略之前,您还需要与网站所有者就新的策略进行沟通,以便其有时间评估可能的影响。

传播策略的时间延迟

将策略分配到网站集之后,网站所有者可使用“网站设置”页上的“文件删除策略”链接查看和应用适用于网站的策略。

文档删除策略链接不会显示,除非已分配给网站集策略。此外,不显示链接,策略已分配给网站之后立即 — 它可能需要多达 24 小时从时策略分配给时出现文档删除策略链接。

权限

将使用文件删除策略中心的合规性团队成员需要具有对策略中心和策略将应用到的网站的访问权限。我们建议您:

  1. 创建一个包含所有用户的文档删除策略中心的安全组-很可能您的合规性策略管理团队。有关详细信息,请参阅Manage Mail-Enabled 安全组

  2. 在文档删除策略中心中,网站集所有者为组分配权限安全。有关详细信息,请参阅网站集管理员权限

  3. 在需要将文件删除策略分配到的每个网站集中,将网站集所有者权限分配给安全组。

文件删除策略如何与保留策略结合使用

保留策略可确保将所有内容保留特定时间,而文件删除策略可确保所有内容在特定时间段后删除。

如果需要将文件保留固定时间段,则可以将保留策略与删除策略结合使用。例如,您可以在修改文件后将其保留三年,然后设置删除策略,以在最后修改这些文件的三年后删除。

请注意,删除策略无法覆盖保留策略。如果网站处于保留状态,而文件删除策略删除了一个文件,那么该文件会保留在保存保留库中,与手动删除文件的方式相同。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

另请参阅

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应用或删除网站的文档删除策略

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