整理和设置工作表上的数据的指南

Microsoft Office Excel 提供各种有助于轻松管理和分析数据的功能。若要充分利用这些功能,请务必根据以下指南在工作表中整理数据和设置数据格式。

本文内容

数据整理指南

数据格式设置指南

数据整理指南

将类似项放在同一列中    对数据进行设计,让所有行的同一列中都包含类似的项目。

将数据区域隔离开    在工作表中,在相关的数据区域和其他数据之间保留至少一个空白列或空白行。之后进行排序、筛选或插入自动小计时,Excel 可以更轻松地检测和选择区域。

将关键数据放在区域上方或下方    避免将关键数据放在区域左侧或右侧,因为筛选区域时该数据可能会隐藏起来。

避免在区域中保留空白行或空白列    避免在数据区域内放置空白行或空白列。此操作的目的在于让 Excel 能够更轻松地检测和选择相关的数据区域。

显示区域内的所有行和列    确保显示出所有隐藏的行或列,然后再对数据区域进行更改。区域中有行和列未显示出来时,数据可能会被不小心删除。有关详细信息,请参阅隐藏或显示行和列

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数据格式设置指南

使用列标签标识数据    对数据区域第一行中的数据应用不同的格式,以创建列标签。之后 Excel 可以使用这些标签来创建报表和查找整理数据。对列标签使用字体、对齐方式、格式、图案、边框或大写样式,将标签的格式和区域中数据使用的格式区分开。键入列标签之前,将单元格设置为文本格式。有关详细信息,请参阅设置工作表格式的方法

使用单元格边框来区分数据    希望将标签和数据区分开时,可以使用单元格边框(而不是空白行或虚线)在标签下方插入行。有关详细信息,请参阅在工作表上应用或删除单元格边框

避免前导或尾随空格以避免错误    避免通过在单元格开头或结尾插入空格来缩进数据。这些多余的空格可能会影响对单元格的排序、搜索和格式设置。不要键入空格,可以改为在单元格内使用增加​​缩进量命令来缩进数据。有关详细信息,请参阅重新定位单元格中的数据

扩展数据格式和公式    在数据区域末尾添加新的数据行时,Excel 会扩展一致的格式和公式。前面的五个单元格中必须有三个单元格使用的格式相同才能扩展格式。前面的所有公式必须一致才能扩展公式。有关详细信息,请参阅在工作表单元格中自动填充数据

使用 Excel 表格格式处理相关数据    可以将工作表中一组连续的单元格区域转变为 Excel 表格。表格定义的数据可撇开表格之外的数据进行单独操作,可以使用特定的表格功能对表格中的数据进行快速排序、筛选、求和或计算。还可使用表格功能将一系列相关数据整理为一个工作表中的多个表格,从而将该数据分隔开。有关详细信息,请参阅 Excel 表格概述

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