数据透视表和数据透视图概述

可使用数据透视表汇总、分析、浏览和呈现汇总数据。数据透视图通过对数据透视表中的汇总数据添加可视化效果来对其进行补充,以便用户轻松查看比较、模式和趋势。借助数据透视表和数据透视图,用户可对企业中的关键数据做出明智决策。此外,还可以连接外部数据源(例如 SQL Server 表、SQL Server Analysis Services 多维数据集、Azure Marketplace、Office 数据连接 (.odc) 文件、XML 文件、Access 数据库和文本文件),创建数据透视表,或使用现有数据透视表创建新表。

注意: 本文的屏幕截图取自 Excel 2016。如果使用其他版本,视图可能会略有不同,但功能相同,除非另有说明。

数据透视表是一种可以快速汇总大量数据的交互式方法。可用于深入分析数值数据和回答有关数据的一些预料之外的问题。数据透视表专门针对以下用途设计:

  • 以多种用户友好的方式查询大量数据。

  • 分类汇总和聚合数值数据,按类别和子类别汇总数据,以及创建自定义计算和公式。

  • 展开和折叠数据级别以重点关注结果,以及深入查看感兴趣的区域的汇总数据的详细信息。

  • 可以通过将行移动到列或将列移动到行(也称为“透视”),查看源数据的不同汇总。

  • 通过对最有用、最有趣的一组数据执行筛选、排序、分组和条件格式设置,可以重点关注所需信息。

  • 提供简明、有吸引力并且带有批注的联机报表或打印报表。

例如,左侧是一张简单的家庭开支列表,右侧是基于该列表的数据透视表:

家庭开支数据

对应的数据透视表

采用示例家庭费用数据,创建包含月份,类别和金额的数据透视表



示例数据透视表,其中行部分为“类别”,列部分为“月份”

有关详细信息,请参阅创建数据透视表以分析工作表数据

通过选择数据源、在数据透视表的“字段列表”中排列字段,并选择初始布局来创建数据透视表后,可在使用数据透视表时执行下列任务:

通过执行下列操作浏览数据   :

  • 展开和折叠数据,并显示与值有关的基本明细。

  • 对字段和项执行排序、筛选和分组操作。

  • 更改汇总函数,以及添加自定义计算和公式。

通过执行下列操作更改窗体布局和字段排列   :

  • 更改数据透视表格式:“紧凑”、“大纲”或“表格”。

  • 添加、重新排列和删除字段。

  • 更改字段或项的顺序。

通过执行下列操作更改列、行和分类汇总的布局   :

  • 打开或关闭列和行字段标题,或者显示或隐藏空行。

  • 在其行上方或下方显示分类汇总。

  • 刷新时调整列宽。

  • 将列字段移动到行区域,或将行字段移动到列区域。

  • 合并或取消合并外部行和列项的单元格。

通过执行下列操作更改空白和错误的显示   :

  • 更改错误和空单元格的显示方式。

  • 更改不含数据的项和标签的显示方式。

  • 显示或隐藏空白行

通过执行下列操作更改格式   :

  • 对单元格和区域手动执行条件格式设置。

  • 更改整个数据透视表的格式样式。

  • 更改字段的数字格式。

  • 包含 OLAP 服务器格式设置。

有关详细信息,请参阅设计数据透视表的布局和格式

数据透视图为关联数据透视表​​中的数据提供其图形表示形式。数据透视图也是交互式的。创建数据透视图时,会显示数据透视图筛选窗格。可使用此筛选窗格对数据透视图的基础数据进行排序和筛选。对关联数据透视表中的布局和数据的更改将立即体现在数据透视图的布局和数据中,反之亦然。

数据透视图显示数据系列、类别、数据标记和坐标轴(与标准图表相同)。也可以更改图表类型和其他选项,例如标题、图例的位置、数据标签、图表位置等。

下面是基于以上示例数据透视表的数据透视图。

Excel 数据透视图示例

有关详细信息,请参阅创建数据透视图

如果你熟悉标准图表,就会发现数据透视图中的大多数操作是一样的。但也存在一些差异:

行/列方向   与标准图表不同的是,不能通过“选择数据源”对话框切换数据透视图的行/列方向。但是,可以通过旋转关联数据透视表的“行”和“列”标签来达到相同的效果。

图表类型   你可以将数据透视图更改为除 xy(散点图)、股价图或气泡图之外的任何图表类型。

源数据   标准图表直接链接到工作表单元格,数据透视图则基于关联数据透视表的数据源。与标准图表不同的是,不能在数据透视图的“选择数据源”对话框中更改图表数据范围。

格式   刷新数据透视图时,将保留大多数格式(包括添加的图表元素、布局和样式)。但是,不保留趋势线、数据标签、误差线,以及对数据集执行的其他更改。一旦应用此类格式,标准图表就不会将其丢失。

虽然不能直接调整数据透视图中的数据标签大小,但可以增大文本的字体大小来有效地调整标签大小。

创建数据透视表或数据透视图时,可任意使用多种不同的源数据类型。

从工作表数据创建数据透视表或数据透视图

可将 Excel 工作表中的数据用作数据透视表或数据透视图的基础。数据应采用列表格式,第一行包含列标签,Excel 会将其用作字段名称。后续行中的每个单元格应包含适合其列标题的数据,且不应将不同数据类型混合在同一列中。例如,不应将货币值和日期混合在同一列中。另外,数据区域内也不应有任何空行或空列。

Excel 表格    Excel 表格已经采用列表格式,非常适合充当数据透视表的源数据。刷新数据透视表时,将在刷新操作中自动包含 Excel 表格中的新数据和更新的数据。

使用动态命名区域   若要使数据透视表更易于更新,可创建动态命名区域,并将该名称用作数据透视表的数据源。如果命名区域扩展以包含更多的数据,那么刷新数据透视表可包含新的数据。

包括总计    Excel 会在数据透视表中自动创建分类汇总和总计。如果源数据中包含你通过使用“数据”选项卡上“大纲”组中“分类汇总”命令创建的自动分类汇总和总计,请先使用同一个命令删除分类汇总和总计,再创建数据透视表。

使用外部数据源创建数据透视表或数据透视图

可以从外部数据源(例如数据库、联机分析处理 (OLAP) 多维数据集或文本文件)检索数据。例如,你可能会对要用于汇总和分析的销售记录的数据库进行维护。

Office 数据连接文件   如果使用 Office 数据连接 (ODC) 文件 (.odc) 为数据透视表检索外部数据,可以直接将数据输入到数据透视表中。建议使用 ODC 文件为报表检索外部数据。

OLAP 源数据   从 OLAP 数据库或多维数据集文件检索源数据时,数据将仅作为已转换为工作表函数的数据透视表或数据透视图返回到 Excel。有关详细信息,请参阅将数据透视表单元格转换为工作表公式

非 OLAP 源数据   这是源于非 OLAP 数据库的源的数据透视表或数据透视图的基础数据。例如,来自关系数据库或文本文件的数据。

有关详细信息,请参阅使用外部数据源创建数据透视表

将其他数据透视表用作数据源

数据透视表缓存   每当创建新数据透视表或数据透视图时,Excel 会在内存中存储该报表的数据副本,并将该存储区域保存为工作簿文件的一部分(这部分称为数据透视表“缓存”)。每个新数据透视表需要更多的内存和磁盘空间。但是,如果将现有数据透视表用作同一工作簿内新报表的源,这两个报表将共用相同的缓存。由于重复使用缓存,这将减小工作簿文件的大小,并在内存中保留更少的数据。

位置要求   若要使用一个数据透视表作为另一个数据透视表的源,两个数据透视表都应位于同一个工作簿中。如果源数据透视表位于其他工作簿中,请将其复制到要显示新数据透视表的工作簿中。位于不同工作簿中的数据透视表和数据透视图彼此独立,各自在内存和工作簿中拥有自己的数据副本。

更改会影响两个数据透视表   在新数据透视表中刷新数据时,Excel 也会更新源数据透视表中的数据,反之亦然。在其中一个数据透视表中对项进行分组或取消分组,或者创建计算字段或计算项时,两个数据透视表都将受到影响。如果需要使两个数据透视表彼此独立,可以创建一个基于原始数据源的新数据透视表,而不是复制原始数据透视表。请注意,频繁执行此操作会对内存造成潜在的影响。

数据透视图   可以基于另一个数据透视表创建新的数据透视表或数据透视图,但不能直接基于另一个数据透视图创建新的数据透视图。更改数据透视图将影响关联的数据透视表,反之亦然。

更改现有数据透视表的源数据

更改源数据会导致用于分析的数据发生变化。例如,你可能想要方便地从测试数据库切换到生产数据库。重新定义源数据,使用与原始数据连接信息类似的新数据来更新数据透视表或数据透视图。如果数据与许多新字段或其他字段明显不同,那么创建新的数据透视表或数据透视图可能会更容易。

显示通过刷新增加的新数据   刷新数据透视表也可能会更改可供显示的数据。对于基于工作表数据的数据透视表,Excel 将在指定的源区域或命名区域内检索新字段。对于基于外部数据的报表,Excel 将检索满足基础查询条件的新数据或在 OLAP 多维数据集内变为可用的数据。你可以查看“字段列表”中的任何新字段,也可以将这些字段添加到报表中。

更改你创建的 OLAP 多维数据集   基于 OLAP 数据的报表始终可以访问多维数据集内的所有数据。如果创建了一个包含服务器多维数据集中的一小组数据的脱机多维数据集,则可以使用“脱机 OLAP”命令修改你的多维数据集文件,以使其包含来自该服务器的其他数据。

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另请参阅

创建数据透视表以分析工作表数据

创建数据透视图​​

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