数据收集电子邮件选项

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通过使用“使用电子邮件收集数据选项”对话框,可以查看和更改用来控制 Microsoft Office Access 2007 如何处理对数据收集电子邮件的答复的选项。这些设置应用于将来对当前选定的或正在生成的电子邮件的所有答复。

请注意,对这些设置所做的更改不会影响 Outlook 邮箱中的已有答复。

“使用电子邮件收集数据选项”对话框

若要显示的对话框

  1. 打开包含要更改其选项的电子邮件的数据库。

  2. 外部数据选项卡上的收集数据组中,单击管理答复按钮图像

  3. “管理数据收集邮件”对话框中,选择要更改其设置的邮件,然后单击“邮件选项”

导入设置

自动处理答复并将数据添加到数据库中

此选项允许 Microsoft Office Access 2007 在答复到达 Microsoft Office Outlook 2007 收件箱后立即对其进行处理。Office Outlook 2007 和 Office Access 2007 共同协作,将每个答复的表单内容导出到 Access 中的目标表中。如果未选中此复选框,则必须手动处理答复。

了解有关自动和手动处理答复的详细信息

如果在答复到达 Outlook 邮箱时满足以下条件,答复将自动从 Outlook 导出到 Access 中:

  • Office Outlook 2007   必须在计算机上安装Office Outlook 2007 。如果答复到达时未运行程序,处理将开始下一次启动 Outlook。 

  • Office Access 2007   必须在计算机上安装Office Access 2007 。 

  • 数据库    数据库必须不受密码保护,且不应以独占模式打开。从发送电子邮件开始,没有更改数据库的名称或位置。

  • 表和查询    没有在发送电子邮件后更改指定的表或查询的名称和基础字段的属性。例如,如果在发送邮件后将某个字段的数据类型从“编号”更改为“自动编号”,导出操作将失败。

  • 权限    您必须具有添加或更新基础表和查询的内容所需的权限。

如果不满足一个或多个条件,自动处理将失败。修复相关问题,然后手动导出失败的答复。解决相关问题后,到达邮箱的所有答复将会继续得到自动处理。

手动处理    如果希望控制处理哪些答复以及何时进行处理,则请选择手动处理。在这种情况下,答复将到达您的 Outlook 收件箱,但不会被立即导出到数据库中,您需要在 Outlook 中手动选择并右键单击每个答复,然后为每个答复单击“将数据导出到 Microsoft Office Access”

您还可能需要对未能自动处理的所有答复进行手动处理。解决了导致失败的问题后,必须手动导出每个答复。

在开始执行导出操作前,请记住以下注意事项:

  • Office Access 2007   必须在计算机上安装Office Access 2007 。 

  • 数据库    如果数据库受密码保护,则数据库会在开始执行导出操作时提示您输入密码。另外,数据库不应以独占模式打开,而且发送电子邮件后,数据库的名称和位置不能更改。

  • 表和查询    发送电子邮件后,指定的表和查询的名称以及基础字段的属性都不能发生更改。

  • 权限    您必须具有添加或更新基础表和查询的内容所需的权限。

放弃未向其发送邮件的人员的答复。

此选项仅允许自动处理邮件原始收件人发送的答复。来自其他收件人的答复将存储在 Outlook 中的目标文件夹中,但不会进行自动处理。如果您愿意,可以手动处理这些答复。

接受同一收件人的多次答复

此选项允许收件人发送对同一电子邮件的多个答复。如果选择此选项,每个收件人就可以多次对邮件进行答复,而且每个答复都会得到自动处理。如果未选择此选项,每个收件人仍可以发送多个答复,但只会自动处理每个收件人的第一个答复。该收件人发出的任何后续答复都将存储在 Outlook 中的目标文件夹中,可以随后手动处理或删除它们。

注意: 此设置只控制所处理的答复的数量,而不是单个答复中的记录数量。换句话说,如果发送了 Microsoft Office InfoPath 2007 表单,收件人将可以在单个答复中发送多条记录。Access 将自动处理答复中的所有记录,因为记录全部都包含在单个邮件中的一个表单中。

允许每个答复包含多行

使用 InfoPath 表单发送数据时,收件人可以通过单击电子邮件底部的“插入行”来添加更多记录。如果希望仅处理每个答复中的一条记录,则请清除此复选框。

只允许更新现有数据

使用 InfoPath 表单更新数据时,除了对现有记录进行更新之外,收件人还可以发送新记录。若要阻止收件人使用 InfoPath 表单添加新记录,请选中此复选框。

自动处理的设置

处理的答复数

键入希望自动处理的答复(来自所有收件人)总数。如果希望自动处理所有答复,则请在该文本框中输入一个较大的值。达到指定值后收到的答复将存储在目标文件夹中,但不会自动进行处理。

停止日期和时间

指定应当停止自动处理此电子邮件的答复的日期和时间。此日期和时间后接收到的答复将存储在 Outlook 中的目标文件夹中,但不会自动进行处理。

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