插入邮件合并域

如果开始邮件合并标签合并信函合并,并且将文档连接到邮寄列表,可添加邮件合并域,以对内容进行个性化。合并域来自邮寄列表(也称为“数据源”)中的列标题。下面的示例显示 Excel 邮寄列表中的字段如何在邮件合并文档中显示。

导入到邮件合并域的数据

插入的邮件合并域从邮寄列表中提取信息,并自定义每个信封、电子邮件、标签或信函。

若要保存在文档中放置每个字段的工作,Word 将添加地址块和问候语工具,可添加地址或问候语的所有字段,因此无需逐一添加每个字段。

添加地址块

若要轻松将地址块添加到信函、信封或标签,请使用“地址块”工具。

  1. 单击文档中要添加地址块的位置。

  2. 选择“地址块

插入“地址块”合并域

注意: 如果“地址块”命令灰显,请单击“选择收件人”,然后选择您将要使用的邮寄列表类型,即 Outlook 联系人Excel 电子表格或者您之前在 Word 中创建的 .mdb 文件。如果您没有邮寄列表,请单击“键入新列表”以在 Word 中创建列表

Word 提供了使地址上的名称更加正式或非正式的选项。

提示: 要使邮件标签采用单倍行距,请选择“地址块”域,单击“页面布局”(Word 2013) 或“布局”(Word 2016),然后在“间距”下的“段前”和“段后”框中输入 0

段落间距

要确保 Excel 电子表格中的地址成功正确合并,请参见设置 Excel 中用于邮件合并的数字、日期和其他值的格式

添加问候语

例若要将某一标准问候语添加到电子邮件或信函中,请使用“问候语”工具

  1. 单击文档中要添加问候语的位置。

  2. 选择“问候语”。

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“问候语”命令处于高亮状态。

    注意: 如果“问候语”命令灰显,请选择“选择收件人”,然后选择要使用的邮寄列表类型,即 Outlook 联系人Excel 电子表格或者之前在 Word 中创建的 .mdb 文件。如果没有邮寄列表,请单击“键入新列表”以在 Word 中创建列表

  3. 选择要使用的名称样式,然后设置其他选项。

    “问候语”选项

    提示: 若要确保 Word 在你的列表中找到姓名和地址,请选择“匹配域”。检查所需的域是否显示在列表中。如果所需的域显示“不匹配”,请选择该域的下拉列表,然后在列表中选择与该列相匹配的列名。

  4. 要确保按您所需的方式设置该域的格式,请突出显示整个域,包括末端的标记。

    邮件合并文档中的问候语域

  5. 选择“开始”,然后选择字体和字号。

    “开始”选项卡上的“字体”组

  6. 选择“行距”以确保行距与文档其余部分的行距匹配。

    “开始”选项卡上的“行距”

添加要合并的域后,键入想在合并期间撰写的每封信函、电子邮件、信封或标签中均相同的信息。

添加各个合并域

如果想向文档添加邮寄列表中的信息,你可以逐一添加合并域。

  1. 单击文档中要添加邮件合并域的位置。

  2. 选择“插入合并域”旁边的下拉列表,然后选择域名称。

    可用域的“插入合并域”菜单

  3. 如果在列表中没有看到域名称,请选择“插入合并域”按钮。

    “插入合并域”按钮

  4. 选择“数据库域”,查看数据源中的字段列表。

  5. 注意: 如果看不到数据源中的字段,请检查文档是否已连接到正确的数据源。选择“编辑收件人列表”并确保“数据源”字段匹配要使用的源。

  6. 选择“插入”。

注意: 如果某些数字、货币或日期的格式不正确,请参阅设置邮件合并数字、日期和其他域的格式以获得帮助。

使用高级邮件合并域

向所有客户撰写信函或电子邮件时,如果希望信件根据数据源特定字段中的不同值表达不同含义,可以使用规则填充字段。例如,如果发票余额的截止日期为过去,该发票可能包含“已经过期”字样。

若要设置一个规则和一个高级域,请在“邮件”选项卡的“编写和​​插入域”组中,选择“规则”,然后选择要添加的字段类型。

用于打开“规则”菜单的“规则”按钮

有关如何使用邮件合并规则的详细信息,请参阅设置邮件合并规则

有关端到端邮件合并步骤,请参阅为电子邮件使用 Word 邮件合并为标签使用邮件合并使用邮件合并对信函进行个性化设置

添加日期或时间

若要在文档中插入当前日期和/或时间,请转到功能区的“插入”选项卡,并选择“文本”组中的“日期和时间”。在“日期和时间”对话框中,选择匹配要插入内容的格式。单击“确定”插入你的选择。

提示: 如果希望将来任何时候,每当打开此文档时,日期或时间自动更新为当前日期和时间,请在单击“确定”前先选择“自动更新”。

另请参阅

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