插入下拉列表框

您可以使用 Microsoft Office InfoPath 表单模板中的下拉列表框来向用户提供互斥选项列表。在用户单击下拉列表右侧的箭头之前,列表是隐藏的。

本文内容

什么时候使用下拉列表框

用户体验

插入下拉列表框

版式提示

什么时候使用下拉列表框

当您要实现以下目的时,请使用下拉列表框:

  • 使用户能够在预定义的项目列表中选择单个选项。

  • 默认情况下,隐藏表单上的列表项。

  • 显示从固定列表、表单模板的 数据源 或外部数据源(如数据库或 Microsoft Windows SharePoint Services 列表)检索的值。

在下图中,用户通过在打开的下拉列表框中选择预定义的值来对零用金报销单中的零用金进行分类。

在打开的下拉列表框中选中的项目

在表单模板上插入下拉列表框后,必须指定要在其中显示的值。否则,当用户单击下拉列表框旁边的箭头时,他们将看到一个空列表。在“下拉列表框属性”对话框中,您可以自己键入条目,或者配置下拉列表框以从数据库或其他数据源检索条目。

相关控件

InfoPath 包含一些与下拉列表框类似但用途不同的控件。要确定这些控件中的哪一个最适合用在您的表单模板上,请参考以下列表:

列表框    与下拉列表框类似,列表框使用户能够在列表中选择值。但与下拉列表框不同的是,列表框在表单上显示整个列表。如果表单模板上的空间不是问题,您可以考虑使用列表框,它可使用户更轻松地浏览和选择项目。

组合框    与下拉列表框类似,组合框使用户能够在列表中选择值。列表在用户选择显示它之前是隐藏的。但是,在组合框中,用户不仅可以从预定义的值中选择,还可以向列表中键入他们自己的值。

多选列表框    如果您希望用户能够在列表中选择多个项目,可以使用多选列表框,而不是使用下拉列表框。多选列表框看上去像是可滚动列表中有两个或更多个复选框。

选项按钮    与下拉列表框类似,一组选项按钮使用户能够从互斥选项列表中选择。但是,使用选项按钮,用户单击小圆圈进行选择,而不是单击列表框中的项目。

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用户体验

下拉列表框在外观上类似于组合框。如果您在创建下拉列表框时在“下拉列表框属性”对话框中手动键入了您自己的列表项,则 InfoPath 显示文本“选择”作为列表中的默认项。这使用户知道他们必须从下拉列表中进行选择。如果列表项来自表单中其他位置的值或来自 辅助数据源 的值,则省略“选择”文本。

当用户首次打开表单时,下拉框中的列表项是隐藏的。要从列表中选择项目,用户需单击下拉列表框右侧的箭头,然后单击所需的项目。

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插入下拉列表框

根据您要设计新的空白表单模板,还是基于数据库或其他外部数据源设计表单模板,插入下拉列表框的过程略有不同。

下图显示了在设计模式下选中下拉列表框时下拉列表框的样子。

在设计模式中选中的下拉列表框

控件可以绑定,也可以不绑定。当控件被绑定时,它会连接到数据源中的域或组,以便控件中输入的数据保存在基础表单 (.xml) 文件中。控件未被绑定时,它不会连接到一个域或组,并且控件中输入的数据不会保存。当选择控件或将鼠标指针移动到控件上时,文本和绑定图标显示在控件右上角。文本指明控件绑定到的数据源中的组或域。图标指明控件是否正确绑定到该组或域。如果绑定正确,则显示绿色图标。如果绑定出现问题,则会看到蓝色或红色图标。

表单模板的数据源由“数据源”任务窗格中以分层视图形式显示的域和组构成。下拉列表框始终绑定到域。在以下示例中,表单模板上的“类别”下拉列表框绑定到“数据源”任务窗格中的“类别”域。

表单模板上的下拉列表框与数据源中对应的域之间的关系

设计新的空白表单模板时,“控件”任务窗格中的“自动创建数据源”复选框默认情况下处于选中状态。将控件添加到该表单模板时,该表单模板允许 InfoPath 自动创建数据源中的域和组。这些域和组由“数据源”任务窗格中的文件夹和文件图标表示。

如果您在现有可扩展标记语言 (XML) 文件、数据库或 Web 服务的基础上设计表单模板,InfoPath 将从这些现有数据源中派生出“数据源”任务窗格中的域和组。

插入下拉列表框

  1. 在表单模板中,将光标置于要插入控件的位置。

  2. 如果看不到“控件”任务窗格,请单击“插入”菜单上的“其他控件”,或按 Alt+I、C。

  3. 在“控件”任务窗格中,执行下列操作之一:

    • 要在绑定到列表框的数据源中自动创建域,请选中“自动创建数据源”复选框。

    • 要将列表框绑定到某个现有域,请清除“自动创建数据源”复选框。

      注意: 如果该复选框不可用,则表示数据源已锁定。例如,如果根据 XML 架构来设计表单模板,则可能无法在 InfoPath 中向数据源添加新的域或组。这一限制有助于防止您无意中对该架构进行更改,而所做的更改可能使该架构无效。

  4. 在“插入控件”下,单击“下拉列表框”。

  5. 如果您在步骤 3 中清除了“自动创建数据源”复选框,请在“下拉列表框绑定”对话框中选择要将列表框绑定到的域。

  6. 要将标签添加到控件,请在控件上方或左侧键入文本,然后键入冒号 (:)。

  7. 要指定要用作列表项的值,请双击下拉列表框。

  8. 单击“数据”选项卡。

  9. 执行下列操作之一来填充列表框:

    自己键入列表框值

    当您具有预先确定的、有限的一组值并且不希望将来更改这些值时,此选项很有用。如果这些值碰巧发生更改,则必须发布更新版本的表单模板,这样用户才能看到并使用最新的列表项。

    1. 单击“添加”。

    2. 在“”框中,键入您希望在用户选择此项时保存的文本。

    3. 在“显示名称”框中,键入要为此项显示的文本,然后单击“确定”。

    4. 对要添加到列表框中的每一项重复步骤 1 到步骤 3。

    5. 要测试所做的更改,请单击“常用”工具栏上的“预览”,或者按 Ctrl+Shift+B。

    使用来自表单中其他部分的值

    如果您希望列表中的值根据用户在其表单中输入的其他值而更改,此选项将很有用。

    1. 在“列表框项”下,单击“在表单数据源中查找值”。

      列表框中的项必须与表单模板上的特定重复组或重复域相关联。

    2. 单击“”框旁边的“选择 XPath数据源图像 ,然后在“选择域或组”对话框中单击包含将为列表框提供值的域的重复域或重复组,然后单击“确定”。

    3. 单击“”框旁边的“选择 XPath数据源图像 ,单击包含列表框中各项的可能值的域,然后单击“确定”。当用户单击列表框中的某一项时,将在基础 XML 中保存其中的一个值。

    4. 单击“显示名称”框旁边的“选择 XPath数据源图像 ,单击包含列表框中所显示的值的域,然后单击“确定”。

      提示: 为防止显示名称值在列表框中出现多次,请选中“仅显示具有唯一显示名称的条目”复选框。

    使用来自数据库、Web 服务、XML 文档或 SharePoint 网站的值

    如果您希望列表框中的值保持最新或定期刷新,此选项很有用。这些值通常存储在数据库或其他外部数据源中,每次打开表单时都会进行检索。

    1. 单击“从外部数据源查找值”。

    2. 执行下列操作之一:

      • 如果已经添加了数据连接,请在“数据连接”框中单击该连接。

      • 要添加新数据连接,请单击“添加”,然后按照数据连接向导中的说明操作。

        列表框中的项必须与特定重复域或重复组相关联。

    3. 单击“”框旁边的“选择 XPath数据源图像 ,然后在“选择域或组”对话框中单击包含将为列表框提供值的域的组或域,然后单击“确定”。

    4. 单击“”框旁边的“选择 XPath数据源图像 ,单击包含列表框中各项的可能值的域,然后单击“确定”。当用户单击列表框中的某一项时,将在基础 XML 中保存其中的一个值。

    5. 单击“显示名称”框旁边的“选择 XPath数据源图像 ,单击包含列表框中所显示的值的域,然后单击“确定”。

      提示: 为防止显示名称值在列表框中出现多次,请选中“仅显示具有唯一显示名称的条目”复选框。

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版式提示

下列提示可帮助您调整下拉列表框的外观、大小及其他方面:

  • 考虑加宽下拉列表框,使它比列表项的一般宽度大几个空格。这样,列表项就不会部分隐藏了。

  • 要同时更改若干个下拉列表框的宽度,请选择要更改其大小的下拉列表框,按 Alt+Enter,单击“大小”选项卡,然后在“宽度”框中键入新的数字。

  • 要同时更改若干个下拉列表框的背景色,请选择要更改的下拉列表框。在“格式”菜单上,单击“边框和底纹”,然后在“底纹”选项卡上进行必要的调整。

  • 要自定义下拉列表框中显示的字体,请使用“格式”工具栏上的“字体”和“字号”框。要同时更改表单模板上所有下拉列表框的字体和字号,请单击包含所需格式的下拉列表框,然后单击“格式”菜单上的“对所有下拉列表框控件应用字体”。

  • 如果要调整表单模板上下拉列表框与其周围的对象之间的间距,您可以在“下拉列表框属性”对话框(“大小”选项卡)中调整边距设置。使用边距增加间距相较于使用分段符增加间距可提供更为精细的控制。

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