插入、更改或删除“备注”字段

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

当您需要在数据库中存储大量文本时,应使用“备注”字段。本主题说明如何使用 Microsoft Office Access 2007 向新数据库表或现有数据库表中添加备注字段。

您要做什么?

了解备注字段

在数据表视图中添加备注字段

在设计视图中添加备注字段

删除备注字段

备注字段属性参考

了解“备注”字段

如果您还不熟悉 Access,那么需要牢记:数据库中的数据驻留在一个或多个表中。您可以通过数据表(类似于 Excel 工作表的网格)查看信息,也可以通过数据输入表单或报表查看信息,但数据最终驻留在一个或多个表中;而每个表都包含一组字段(列),每个字段都设置为接受一种特定类型的数据。例如,当您需要存储日期和时间时,应将字段设置为“日期/时间”数据类型。当您需要存储大量文本时,则会将字段设置为“备注”数据类型。  

“备注”字段规格

Office Access 2007 中的“备注”字段最多可以存储 1GB 的字符,或者说存储容量为 2GB(每个字符为 2 字节),这样您可以在窗体或报表上的一个控件中显示 65,535 个字符。此外,您现在还可以对“备注”字段中的数据应用 RTF 格式。例如,您可以设置颜色、更改字体以及使数据加粗或倾斜。

有关如何设置格式的备注字段中的格式文本数据的详细信息,请参阅文章设置表、 窗体和报表中数据的格式

创建“备注”字段的方法

Office Access 2007 提供了多种向新表或现有表中添加“备注”字段的方法:

  • 数据表视图    在数据表视图中,可以通过添加新字段,然后向字段的空白行中粘贴 256 个字符以上的文本,或者从下拉列表中选择“备注”数据类型,来向新表或现有表中添加“备注”字段。

  • 在设计视图   当您想要添加备注字段、 启用格式文本字段中,编辑和设置不能在设计视图中,如默认值设置的属性时,您可以使用设计视图。有关您可以设置为备注字段的属性的详细信息,请参阅备注字段属性参考一节。

在创建新表以及修改现有表时,可以使用上述任何一种方法。

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在数据表视图中添加“备注”字段

本节中的步骤说明如何在数据表视图中向新表或现有表添加“备注”字段。如果您还不熟悉 Access,那么可以将数据表想像为与 Excel 工作表类似的网格。

向现有表中添加一个新的“备注”字段

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. 在导航窗格中,双击要更改的表。

    Access 将在数据表视图中打开该表。

  4. 如有必要,请水平滚动以找到第一个空白字段。

    默认情况下,Access 在所有新字段的标题行中都会显示“添加新字段”,如下所示:

    数据表中的新字段

  5. 双击标题行,输入新字段的名称。

    “备注”字段通常使用像“注释”或“说明”这样的名称。

  6. 选择标题下面的第一个空白行,输入长度超过 256 个字符的文本块。

    Access 向该字段应用“备注”数据类型,因为该字段包含 256 个以上的字符。或者,可以在第一行中粘贴 256 个字符以上的文本数据。

  7. 保存所做的更改。

向新表中添加“备注”字段

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. “创建”选项卡上的“表”组中,单击“表”

    Access 将在数据表视图中打开新表。

  4. 双击第一个表字段的标题行(标记为“添加新字段”的行),键入字段的名称。“备注”字段通常使用像“注释”或“说明”这样的名称。

  5. 选择标题下面的第一个空白行,键入长度超过 256 个字符的文本块。Access 向该字段应用“备注”数据类型,因为该字段包含 256 个以上的字符。或者,可以在字段中粘贴 256 个字符以上的文本数据。

  6. 保存所做的更改。

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在设计视图中添加“备注”字段

当您需要向新表或现有表中添加“备注”字段时,应使用设计视图,然后将该字段设置为支持 RTF 格式。本节中的步骤说明如何向现有表和新表中添加“备注”字段,以及如何将“备注”字段设置为支持 RTF 编辑。

向现有表中添加一个“备注”字段

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. 在导航窗格中,右键单击要更改的表,然后单击“设计视图”

  4. “字段名称”列中,选择第一个空白行,输入字段的名称。“备注”字段通常使用像“注释”或“说明”这样的名称。

  5. 选择“数据类型”列中与之相邻的单元格,然后从列表中选择“备注”

  6. 保存所做的更改。

向新表中添加“备注”字段

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. “创建”选项卡上的“表”组中,单击“表”

  4. 右键单击新表的文档选项卡,然后单击快捷菜单上的“设计视图”

  5. “字段名称”列中,选择第一个空白行,输入字段的名称。“备注”字段通常使用像“注释”或“说明”这样的名称。

  6. 选择“数据类型”列中与之相邻的单元格,然后从列表中选择“备注”

  7. 保存所做的更改。如果要对字段启用 RTF 编辑,请继续下面的步骤。

启用 RTF 编辑

  • “字段属性”下的“常规”选项卡上,找到“文本格式”属性框,将值从“纯文本”更改为“RTF”

注意: 如果将一个文本框绑定到备注字段,还必须将该文本框的“文本格式”属性设置为“RTF”

有关设置数据格式的文本格式的信息,请参阅文章表、 窗体和报表中数据的格式输入或编辑控件或支持格式文本的列中的数据

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删除“备注”字段

您可以使用数据表视图或设计视图从表中删除“备注”字段。但是,当您删除包含数据的“备注”字段时,会永远地丢失这些数据。此删除操作无法撤消。因此,在删除任何表字段或其他数据库组件之前,应先备份数据库。

在数据表视图中删除“备注”字段

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. 在导航窗格中,双击要更改的表。

    Access 将在数据表视图中打开该表。

  4. 找到“备注”字段,右键单击标题行(名称),然后单击“删除列”

  5. 单击“是”确认删除。

在设计视图中删除“备注”字段

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. 在导航窗格中,右键单击要更改的表,然后单击“设计视图”

    Access 将在设计视图中打开该表。

  4. 单击“备注”字段旁边的行选择器(空白方块),然后按 Delete。

    - 或 -

    右键单击行选择器,然后单击“删除行”

  5. 单击“是”确认删除。

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“备注”字段属性参考

使用设计视图来向表中添加“备注”字段时,可以设置和更改字段的许多属性。下表列出了“备注”字段属性,并对每个属性进行了说明,其中包括设置或更改属性可能带来的结果。

属性

用法

格式

输入自定义格式设置字符来定义显示格式。此处定义的格式会出现在数据表、窗体和报表中。

有关自定义格式的详细信息,请参阅文章设置表、 窗体和报表中数据的格式

标题

指定“文本”字段的名称。此属性最多可以有 2,048 个字符。如果不指定标题,Access 将应用默认字段名。

默认值

指定在您创建新记录时自动出现在字段中的值。例如,您可以指定像“最多可以输入 65 KB 的文本”这样的值。这样做可以提醒用户:他们处理的是“备注”字段。最大长度(默认值):255 个字符。

有效性规则

指定输入记录、字段或控件中的数据应满足的要求。当您输入的数据违反为该字段定义的规则时,可以使用“有效性文本”属性来指定所生成的错误消息。最大长度:2,048 个字符。

有关创建有效性规则的详细信息,请参阅文章创建用于验证字段中的数据有效性规则

有效性文本

指定当用户违反有效性规则时出现的错误消息中的文本。最大长度:255 个字符。

有关创建有效性规则的详细信息,请参阅文章创建用于验证字段中的数据有效性规则

必填

如果设置为“是”,那么您必须在该字段或绑定到该字段的所有控件中输入值,并且该值不能为 Null。

允许空字符串

当设置为“是”时,您可以在字段中输入零长度字符串。零长度字符串不包含任何字符,您可以使用它们来表示您知道该字段没有值。输入零长度字符串的方法是键入两个彼此之间没有空格的双引号 ("")。

索引

使用索引可以加快对大量数据执行查询、排序和分组操作的速度。您还可以使用索引来防止用户输入重复值。选项如下:

  •     关闭索引(默认设置)

  • 有(有重复)    对字段编制索引并允许有重复值。例如,可以有重复的名字和姓氏。

  • 有(无重复)    对字段编制索引,但不允许有重复值。

Unicode 压缩

Access 使用 Unicode 来呈现“文本”、“备注”和“超链接”字段中的数据。Unicode 会占用更多的存储空间,因为它对每个字符使用 2 个字节(而不是一个字节)。为了尽量减小文件大小,“文本”、“备注”或“超链接”字段的“Unicode 压缩”属性的默认值为“是”。当设置为“是”时,第一个字节为 0 的任何字符在存储时都会压缩,并会在检索时解压缩。

对于“备注”字段中的数据,除非要求压缩后的存储空间不超过 4,096 字节,否则不会压缩。由此导致的结果是,“备注”字段中的内容可能在一个记录中压缩,而在另一个记录中不压缩。

输入法模式

指定输入法编辑器,借助该工具,可使用英语版的 Access 来处理使用日语或朝鲜语版的 Access 创建的文件。默认值:“随意”。有关使用此属性的详细信息,请按 F1。

输入法语句模式

指定可以使用输入法编辑器输入的数据类型。有关使用此属性的详细信息,请按 F1。

智能标记

为字段以及绑定到该字段的所有控件指定一个或多个智能标记。智能标记是这样一些组成部分,它们识别字段中的数据的类型并使您得以根据该类型执行操作。例如,在“电子邮件地址”字段中,智能标记可以创建一个新邮件或者将地址添加到联系人列表中。

单击 “生成器”按钮 以查看可用智能标记列表。

文本格式

启用或禁用 RTF 编辑。选择“格式文本”将启用 RTF 编辑。

注意: 如果您对字段启用 RTF 编辑,然后将一个文本框控件绑定到该字段,那么,必须对该控件也启用 RTF 编辑。

启用格式文本编辑控件,以及使用常规格式的详细信息,请参阅文章设置表、 窗体和报表中数据的格式

文本对齐

为“备注”字段中的数据指定对齐方式。有如下选项:

  • 常规    文本左对齐,数字和日期右对齐

  •     所有文本、日期和数字均左对齐

  • 居中    所有文本、日期和数字均居中

  •     所有文本、日期和数字均右对齐

  • 分散    所有文本、日期和数字均匀分散在字段或文本框两端之间

仅追加

确定是否修订字段值。有两个设置︰

  •   跟踪更改。若要查看字段值历史记录,请右键单击该字段中,,然后单击显示列历史记录

  • No  不会跟踪更改。

    警告: 将此属性设置为删除任何现有的字段值的历史记录。


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