插入、创建或删除存储文本数据的字段

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

当需要存储少量的文本数据(例如姓名、地址和电话号码)时,可向表中添加文本字段。本文介绍了如何使用 Microsoft Office Access 2007 在新数据库表和现有数据库表中添加和删除文本字段。

本文内容

了解文本字段

在数据表视图中添加文本字段

在设计视图中添加文本字段

删除文本字段

文本字段属性参考

了解文本字段

如果您是 Office Access 2007 新手,需记住的一点是,数据库中的数据存储在一个或多个表中。您既可以在数据表(一种类似 Microsoft Office Excel 2007 工作表的网格)中查看信息,也可以在数据输入窗体或报表中查看信息。但数据库实际将所有数据存储在一个或多个表中。反过来,每个表都包含一组字段(列),每个字段都设置为接受一种特定类型的数据。例如,当需要存储日期和时间时,将字段设置为“日期/时间”数据类型;当需要存储文本数据(如姓名、地址或电话号码)时,将字段设置为“文本”数据类型。如果需要存储大量文本(超过 256 个字符),可以将字段设置为“备注”数据类型。  

文本字段说明

Office Access 2007 中的文本字段最多可以存储 256 个字母数字字符。在表字段以及窗体或报表上的控件中,可以显示全部 256 个字符。与备注字段不同,不能对文本字段中的数据应用 RTF 格式。但是,可以应用自定义显示格式,并且还可以应用可控制用户数据输入方式的输入掩码。

有关文本数据格式的详细信息,请参阅文章设置表、 窗体和报表中数据的格式。关于输入掩码的信息,请参阅文章创建输入的掩码来输入字段或控件以特定格式的值

创建文本字段的方法

Office Access 2007 提供了多种向新表或现有表中添加文本字段的方法:

  • 数据表视图    在数据表视图中,通过添加新字段,然后向该字段的空行中键入文本,或者向空行中粘贴文本(最多 256 个字符),可以向新表或现有表中添加文本字段。也可以从下拉列表中选择数据类型并设置属性,如“必填”(强制用户在字段中输入日期)和“唯一”(强制用户在字段中输入非重复的值)。

  • 在设计视图   若要添加文本字段并设置为不能在数据表视图中设置字段属性,您可以使用设计视图。这些属性包括输入的掩码和默认值的字段。有关您可以在设计视图中设置字段属性的详细信息,请参阅本文末尾的文本字段属性参考

返回页首

在数据表视图中添加文本字段

本节中的步骤说明如何在数据表视图中,向现有表和新表中添加文本字段。如果您是 Access 新手,那么可以将数据表想像为外观与 Office Excel 2007 工作表类似的网格。

向现有表中添加文本字段

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. 在导航窗格中,双击要更改的表。

    Access 将在数据表视图中打开该表。

  4. 如有必要,请水平滚动以找到第一个空白字段。默认情况下,Access 在所有新字段的标题行中显示“添加新字段”

  5. 双击标题行,然后键入新字段的名称。

  6. 选择标题下面的第一个空白行,然后键入文本块或文本数字组合。最多可以输入 256 个字符。Access 会在您输入文本或文本数字组合(不超过 256 个字符)时推断出字段数据类型为“文本”。如果输入 256 个以上的字符,Access 将推断出数据类型为“备注”。

    - 或 -

    在第一行中粘贴不超过 256 个字符的文本数据。

  7. 保存所做的更改。

向新表中添加文本字段

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. “创建”选项卡上的“表”组中,单击“表”

    Access 将在数据表视图中打开新表。下图显示了一个新表:

    新数据库中的新的空白表

  4. 单击保存 按钮图像 ,然后在另存为对话框中,输入新表的名称。

  5. 双击第一个表字段的标题行(标记为“添加新字段”的行),然后键入字段的名称。

  6. 选择标题下面的第一个空白行,然后键入文本块或文本数字组合。最多可以输入 256 个字符。Access 会在您输入文本或文本数字组合(不超过 256 个字符)时推断出字段数据类型为“文本”。如果输入 256 个以上的字符,Access 将推断出数据类型为“备注”。

    - 或 -

    在第一行中粘贴不超过 256 个字符的文本数据。

    - 或 -

    “数据表”选项卡上的“数据类型和格式”组中,从“数据类型”列表中选择“文本”

返回页首

在设计视图中添加文本字段

使用设计视图向新表或现有表中添加文本字段,然后设置或更改无法在数据表视图中设置或更改的字段属性。例如,您可以指定输入掩码或默认值。本节中的步骤说明如何添加文本字段以及如何为该字段设置属性。

向现有表中添加文本字段

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. 在导航窗格中,右键单击要更改的表,然后单击“设计视图”

  4. “字段名称”列中,选择第一个空白行,然后为字段键入一个名称。

  5. 选择“数据类型”列中的相邻单元格,然后从列表中选择“文本”

  6. 保存所做的更改。

向新表中添加文本字段

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. “创建”选项卡上的“表”组中,单击“表”

  4. 单击保存 按钮图像 ,然后在另存为对话框中,输入新表的名称。

  5. 右键单击新表的文档选项卡,然后单击“设计视图”

  6. “字段名称”列中,选择第一个空白行,然后为字段键入一个名称。

  7. 选择“数据类型”列中的相邻单元格,然后从列表中选择“文本”

  8. 保存所做的更改。如果要设置字段的属性,请在设计视图中将该表保持为打开状态,并继续下面的步骤。

设置或更改字段属性

  1. 在表设计器下半部分中的“常规”选项卡上的“字段属性”下,找到要更改的属性。

  2. 选择属性旁边的字段。根据属性,您可以输入的数据 (例如默认文本或输入的掩码),通过单击 “生成器”按钮 ,启动表达式生成器或从列表中选择一个选项。

    有关如何使用各个字段属性的信息,请选择该属性,然后按 F1。

返回页首

删除文本字段

可以使用数据表视图或设计视图从表中删除文本字段。但是,当您删除包含数据的文本字段时,会永久丢失这些数据。此删除操作无法撤消。为此,在删除任何表字段或其他数据库部分之前,应当先备份数据库。 

在数据表视图中删除文本字段

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. 在导航窗格中,双击要更改的表。

    Access 将在数据表视图中打开该表。

  4. 找到文本字段,右键单击标题行(名称),然后单击“删除列”

在设计视图中删除文本字段

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. 在导航窗格中,右键单击要更改的表,然后单击“设计视图”

    Access 将在设计视图中打开该表。

  4. 单击文本字段旁的行选择器(空白正方形),然后按 Delete。

    - 或 -

    右键单击行选择器,然后单击“删除行”

  5. 单击“是”确认删除。

返回页首

文本字段属性参考

当使用设计视图来向表中添加文本字段时,可以设置和更改该字段的许多属性。下表列出了文本字段属性,描述了每个属性的作用,并说明了设置或更改属性的含义。

属性

用法

字段大小

控制文本字段的大小。有效值:0 到 255。如果将此属性保留为空,字段将接受 256 个字符。

格式

输入自定义格式设置字符来定义显示格式。此处定义的格式会出现在数据表、窗体和报表中。

有关自定义格式的详细信息,请参阅文章设置表、 窗体和报表中数据的格式

输入掩码

当需要控制用户在字段中输入数据的方式时,应定义输入掩码。

有关使用输入的掩码的详细信息,请参阅文章创建输入的掩码来输入字段或控件以特定格式的值

标题

指定“文本”字段的名称。此属性最多可以有 2,048 个字符。如果不指定标题,Access 将应用默认字段名。

默认值

指定在您创建新记录时自动出现在字段中的值。例如,在地址表中可以将“城市”字段的默认值设置为某个城市。当用户向表中添加一条记录时,他们可以接受此值,也可以输入一个不同的城市名。最大长度:255 个字符。

有效性规则

指定输入到整个记录、单个字段或控件中的数据应满足的要求。当用户输入的数据违反规则时,可以使用“有效性文本”属性来指定所生成的错误消息。最大长度:2,048 个字符。

有关创建有效性规则的详细信息,请参阅文章创建用于验证字段中的数据有效性规则

有效性文本

指定当用户违反有效性规则时出现的错误消息中的文本。最大长度:255 个字符。

有关创建有效性规则的详细信息,请参阅文章创建用于验证字段中的数据有效性规则

必填

如果此属性设置为“是”,那么您必须在该字段或绑定到该字段的所有控件中输入值,并且该值不能为空。

允许空字符串

当此属性设置为时,您可以在字段中输入零长度字符串。零长度字符串不包含任何字符。用于指示您知道字段没有值。通过键入两个双引号没有间距输入零长度字符串 ("")。

索引

使用索引可以加快对大量数据执行查询、排序和分组操作的速度。您还可以使用索引来防止用户输入重复值。选项如下:

  •     关闭索引(默认设置)。

  • 有(有重复)     对字段编制索引并允许有重复值。例如,可以有重复的名字和姓氏。

  • 有(无重复)     对字段编制索引,但不允许有重复值。

Unicode 压缩

Access 使用 Unicode 来呈现“文本”、“备注”和“超链接”字段中的数据。由于 Unicode 对每个字符使用 2 个字节而不是 1 个字节,因此它占用较多的存储空间。

为弥补这一影响,确保最佳性能,Access 将“文本”、“备注”和“超链接”字段的此属性的默认值设置为“是”。当此属性设置为“是”时,第一个字节为 0 的任何字符在存储时都会压缩,并会在检索时解压缩。

输入法模式

指定输入法编辑器,借助该工具,可使用英语版的 Access 来处理使用日语版或朝鲜语版的 Access 创建的文件。默认值:“随意”。有关使用此属性的详细信息,请按 F1。

输入法语句模式

指定可以使用输入法编辑器输入的数据类型。有关使用此属性的详细信息,请按 F1。

智能标记

为字段以及绑定到该字段的所有控件指定一个或多个智能标记。智能标记是这样一些组成部分,它们识别字段中的数据的类型并使您得以根据该类型执行操作。例如,在“电子邮件地址”字段中,智能标记可以创建一封新邮件或者将地址添加到联系人列表中。

单击 “生成器”按钮 以查看可用智能标记列表。

文本对齐

指定“文本”字段中数据的对齐方式。选项如下:

  • “常规”     将所有文本左对齐。

  • “左”     将所有文本左对齐。

  • “居中”     将所有文本居中。

  • “右”     将所有文本右对齐。

  • “分散”     所有文本均匀分散在字段或文本框两端之间。

返回页首

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

扩展你的技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×