在 Outlook 中创建更多易访问的电子邮件

让电子邮件更易访问

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大范围发送电子邮件时,请确保视力不佳或失明的用户也能访问该邮件。

将默认的邮件格式设置为 HTML

  1. 选择“文件”>“选项”>“邮件”。

  2. 将“撰写邮件”设置为“使用此格式撰写邮件: HTML”。

将单封邮件更改为 HTML 格式

  • 在正在撰写的邮件中,选择“设置文本格式”>“HTML”。

仔细选择字体

  • 使用简单的无衬线字体,这些字体不使用装饰细节,且通常线宽粗细一致。举例来说,无衬线字体包括:

    • Arial

    • Calibri

    • Segoe

    • Franklin Gothic Book

  • 避免使用斜体、艺术字或边缘弯曲的花哨字体。

  • 使用 12 磅或以上字号。

  • 使用与背景色形成对比的字体颜色。

设置所有邮件的默认字体

  1. 选择“文件”>“选项”>“邮件”。

  2. 在“撰写邮件”中,选择“信纸和字体”>“个人信纸”。

  3. 在“新建电子邮件”中,选择“字体”,选择默认字体,然后单击“确定”。

更改单封邮件的字体

  • 在新的空白邮件中,选择“邮件”,然后更改“字体”、“字号”和“字体颜色”等属性。

  • 若要更改已有文本的字体,请选中该文本,然后选择“邮件”,再更改字体。

创建易访问的签名

  1. 选择“文件”>“选项”>“邮件”。

  2. 在“撰写邮件”中,选择“签名”。

  3. 选择一个签名进行编辑,或者创建一个新的签名。

  4. 选中要设置格式的文本,然后应用易于访问的字体、大小和颜色。

  5. 若要向签名添加图片,请选择想放置图片的位置,然后选择“插入图片”。浏览找到图片,然后选择“插入”。

  6. 若要为图像添加可选文字,请右键单击该图像,然后选择“图片”。

  7. 选择“可选文字”,添加文本对签名中的图片进行描述,然后选择“确定”。

设置易访问电子邮件的背景或信纸

  1. 选择“文件”>“选项”>“邮件”。

  2. 选择“撰写邮件”>“信纸和字体”>“主题”。

  3. 选择一个主题,然后选择“确定”。
    最易于访问的主题颜色对比度高,且没有背景图片或线条干扰邮件中的文字。

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单就美国来说,至少有 1200 万人使用屏幕阅读器、屏幕放大镜或者盲文阅读器进行阅读。所以对于大范围发送的电子邮件,最好能够保证视力不佳或失明的用户也能访问该邮件。

我将使用 Outlook 演示创建易访问电子邮件的一些技巧。但这些技巧适用于所有电子邮件程序。

几乎所有的辅助技术都可以很好地处理 HTML,但纯文本不行。

HTML 格式的邮件可以包含带格式的链接,链接指向显示文本、列表、标题和图片的可选文字。

要在 Outlook 中将 HTML 设置为默认格式,请依次选择“文件”、“选项”和“邮件”。

在“撰写邮件”中,选择“HTML”。

现在创建的所有新邮件都是 HTML 格式。

如果收到的邮件是纯文本格式,答复时不能应用任何格式。

所以我选择“设置文本格式”,然后选择“HTML”。

现在我可以将这个日期设置为粗体,

然后添加一个超链接指向会议中心的网站。

电子邮件中的字体选择对有阅读障碍的人影响很大。

请避免使用衬线字体,这些字体的起笔和落笔处带有小尾巴

构成衬线字体的线条还粗细不均,这不利于有阅读障碍的人阅读。

请改为使用简单的无衬线字体。

构成无衬线字体的线条粗细更加均匀。

避免使用斜体、艺术字或边缘弯曲的花哨字体。

请务必使用 12 磅或以上字号。

我决定在我的邮件中使用 12 磅的 Segoe UI。

可在“字体”和“字号”框中随意调整具体邮件中使用的字体。

要进行强调时,结合使用颜色、大小和粗体,因为如果只通过颜色进行强调,色盲用户无法看出差异。

将字体设置为所有邮件的默认设置,这样就不用在每次新建邮件时更改字体。

依次选择“文件”、“选项”和“邮件”。

在“撰写邮件”中,选择“信纸和字体”。

在“个人信纸”下,将“新邮件”的字体更改为 12 磅的 Segoe UI,

并对“答复或转发邮件”的字体进行相同设置。

现在所有邮件都将使用 12 磅的 Segoe UI 格式。

我想对签名也进行同样的字体设置。

在“撰写邮件”下,选择“签名”。

键入想要使用的签名,

然后设置字体:12 磅 Segoe UI。

然后将公司徽标添加到签名中。

添加可选文字进行说明,方便使用屏幕阅读器的用户理解。

让邮件背景保持简洁清晰,以便突出文本。深色背景与浅色文本对比明显,效果不错。

不要使用背景图片。

可在此处选择或删除电子邮件主题。选择“个人信纸”,然后选择“主题”。

有些主题效果很好,色彩对比强烈,没有背景图片或线条来干扰文本。

有些主题过于杂乱,不易于访问。

我在此选择“无主题”。

通过这些步骤,我确保了我的电子邮件方便所有收件人访问。

如需详细信息,请访问 aka.ms/OfficeAccessibility

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