提交表单数据介绍

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本文内容

概述

将表单数据提交到 Access 或 SQL Server 数据库

将表单数据提交到 Web 服务

将表单数据提交到运行 Microsoft Windows SharePoint Services 的服务器

在电子邮件中提交表单数据

将表单数据提交到 Web 服务器上的应用程序

使用数据连接文件提交表单数据

使用代码提交表单数据

概述

在较大型业务流程中使用 Microsoft Office InfoPath 表单收集数据时,该数据通常并不留在用户填写的表单中。实际上,表单数据从表单移向业务流程的下一步,通常是移到外部数据源,如数据库、Web 服务或 Web 服务器上的应用程序。例如,一名雇员可能使用 InfoPath 填写零用金报销单,然后将表单提交给能够处理该表单的 Web 服务。

正提交到外部数据源的 InfoPath 表单

如果保存表单,用户会在填写时选择一个位置存储其表单。与此不同的是,提交表单即会将表单数据发送到特定位置,该位置是在设计与表单关联的表单模板时定义的。如果设计一个表单模板并启用表单提交,则可以选择将用户输入到表单中的数据提交到以下位置:

  • Microsoft Office Access 或 Microsoft SQL Server 数据库

  • Web 服务

  • 运行 Microsoft Windows SharePoint Services 的服务器

  • 电子邮件中

  • Web 服务器上的应用程序

  • 承载 InfoPath 的自定义应用程序

指定表单数据的提交位置可以对业务流程实施更多控制,因而能够增加业务流程的准确性和有效性。在用户能够提交其表单数据之前,InfoPath 确保表单数据是有效的,并且允许用户更正无效数据。此功能有助于确保只将有效数据发送到外部数据源。

除了设计表单模板允许用户将其数据发送到单个位置外,还可以对表单模板进行设计,使用户能够将其表单数据一次发送到多个位置。例如,可以设计一个零用金报销单模板,以便在用户提交其完成的表单时,将表单数据发送到数据库,同时在电子邮件中将每个完成的表单的副本发送给用户的上级。

设计可提交到外部数据源的表单模板时,默认情况下,InfoPath 会启用“文件”菜单上的“提交”命令,以及“标准”工具栏上的“提交”按钮。您可以根据自己的需要选择更改“提交”命令的名称。此外,您还可以在表单模板上直接插入按钮,以便用户可以在填写完表单后单击该按钮来提交表单数据。

您还可以设置表单模板,以便在表单提交后执行下列操作之一:

  • 关闭现有表单。

  • 关闭现有表单,打开一个新的空白表单。

  • 保持打开现有表单。

此外,您还可以编写在用户提交表单后显示的消息,说明表单是否已成功提交。

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将表单数据提交到 Access 或 SQL Server 数据库

无论 InfoPath 表单是用于使用客户记录更新单个表格还是用于更复杂的方案(如修改零用金报销单模板中链接到一起的多个表格),通常都将表单提交到数据库。您可以在 InfoPath 中设计表单模板以便可以直接提交到 Access 或 SQL Server 数据库,而不必使用脚本或自定义代码。您还可以将表单数据提交到其他类型的数据库,方法是使用自定义代码或将表单提交到与该数据库连接的 Web 服务。

要将表单提交到 Access 或 SQL Server 数据库,必须设计基于相应数据库的表单模板。这样可确保表单模板的数据源与数据库的结构匹配。如果向现有表单模板添加数据库连接,用户将不能将完成的表单提交到数据库,原因是表单的数据源与数据库的结构不匹配。如果表单模板与数据库的结构不匹配,则在提交数据时,InfoPath 无法更新数据库中相应的字段。

设计基于数据库的 InfoPath 表单模板时,请注意以下问题:

  • 将表单模板与数据库中的多个表连接时,必须通过键字段连接表。

  • 长数据类型(如图片、图像、OLE 对象、文件附件和 Access 中的“备注”或 SQL 数据类型)应从数据连接中排除。InfoPath 不支持到这些长数据类型的数据连接。要排除数据库中的特定字段,请使用数据连接向导来设置数据连接。

您可以通过阅读数据连接向导最后一页上的“摘要”框来判断上述两个问题是否适用。“摘要”说明是否启用表单提交,如果禁用,则“摘要”会说明原因。

设置表单模板和数据库之间的数据连接后,可以自定义所需的任何其他提交选项。例如,可以更改在表单模板的“提交”按钮上显示的文本。还可以更改向用户说明表单是否成功提交的消息,并且可以指定是否在提交后保持打开表单。

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将表单数据提交到 Web 服务

无论是使用 Web 服务建立业务流程的工作流,还是作为数据库上面的中间层,InfoPath 都可以方便地创建与 Web 服务交互的表单模板。InfoPath 的数据连接向导可以指导您逐步完成将表单模板连接到 Web 服务的过程。

可将表单提交到 Web 服务的表单模板的常用设计方法有两种:

  • 将现有表单模板连接到 Web 服务

  • 设计基于 Web 服务的新表单模板

这两种方法中,InfoPath 都会创建基于 Web 服务架构的数据源。这使基于表单模板的表单可以将数据提交到 Web 服务。

技术详细信息

当用户提交到 Web 服务窗体时,表单是作为 SOAP 信封中可扩展标记语言 (XML) 数据发送的。SOAP 信封函数作为输入参数为指定的 Web 服务操作。您可以比较这通过使用 HTTP 提交表单,结果为 XML 文档中的 HTTP 发送请求。

将 InfoPath 表单模板连接到 Web 服务之前,请考虑以下问题:

  • InfoPath 无法连接到使用远程过程调用 (RPC) 编码形式的 Web 服务。只支持 Document Literal 编码。

  • 如果将表单模板配置为其表单能够将数据提交到 Web 服务,则可以指定仅某些域或组中的数据可以提交,或者可以提交表单中的所有数据。

建立到 Web 服务的数据连接后,可以为表单模板添加“提交”按钮并自定义所需任何其他提交选项。

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将表单数据提交到运行 Microsoft Windows SharePoint Services 的服务器

可以设计将数据提交到运行 Microsoft Windows SharePoint Services 的服务器的表单模板。这样,即可在文档库中存储和组织所有用户的表单。此外,您的用户还可以直接从文档库填写基于表单模板的表单。他们还可以将表单数据导出到 Microsoft Office Excel 中,或将多个表单的数据合并到一个表单中。此外,如果启用向文档库直接提交表单,则可以使用静态值、基于表单数据的值,或通过使用公式来预定义表单的文件名。

将表单模板配置为表单可以提交到 SharePoint 文档库之后,可以向表单添加“提交”按钮并自定义其他提交选项(如“提交”按钮上的文本,向用户说明表单是否成功提交的消息,以及提交后是否保持打开表单)。

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在电子邮件中提交表单数据

使用电子邮件程序是为业务流程建立工作流最简便和最常用的方法之一。您可以设计一个 InfoPath 表单模板,它允许用户单击“常用”工具栏或“文件”菜单上的“提交”按钮将完成的表单作为电子邮件附件或在电子邮件正文中进行发送。电子邮件地址、主题行和附件文件名都可以在设计表单模板时预定义,定义时可以使用静态值、基于表单项的值,也可以使用公式。例如,您可以设计一个表单模板,使完成的表单可以自动通过具有预定义主题行的电子邮件发送至基于表单中某项的电子邮件地址。此外,可以为表单定义基于用户在表单中输入的数据的动态文件名。 

为使表单以电子邮件形式提交,用户的计算机上必须装有 Microsoft Office Outlook 2003 或 Microsoft Office Outlook 2007。在 Web 浏览器中填写表单的用户不需要 Outlook 也能够实现以电子邮件形式提交表单。

将表单模板配置为可以通过电子邮件形式进行表单提交之后,可以向“常用”工具栏添加一个“提交”按钮,并向“文件”菜单添加一个“提交”命令以用于该表单模板,还可以自定义任何其他提交选项(如“提交”按钮上显示的文本、向用户说明表单是否成功提交的消息以及是否希望表单在提交后仍保持打开状态)。

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将表单数据提交到 Web 服务器上的应用程序

如果您有可以处理 XML 数据的 Web 服务器上的现有活动服务器页面 (ASP) 网页或其他代码,您可以设计表单模板,以便用户可以通过 HTTP 发送方法提交到该 Web 服务器的已完成的表单。配置表单模板以允许用户提交这种方式在其表单,InfoPath 将创建一条消息,包括表单数据,然后将此邮件发送到 Web 服务器。在设计表单模板以将数据提交到 Web 服务器时,可以添加到表单模板的提交按钮、提交按钮上指定显示的文本、 自定义向用户说明是否成功提交表单,并指定是否要保留打开表单提交后显示的消息。

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使用数据连接文件提交表单数据

在 Microsoft Office InfoPath 2007 中,还可以创建一个包含进行数据连接所需全部设置的 XML 文件,称为数据连接文件。您可以将该文件存储在 Microsoft Office SharePoint Server 2007 网站的数据连接库中,然后设计多个使用该 XML 文件配置数据连接的表单模板。使用数据连接文件意味着,如果数据连接发生任何更改(例如,外部数据源的位置发生更改),您可以一次性更新数据连接文件,而不必逐个更新表单模板的数据连接。所有使用该数据连接文件的表单模板都将自动更新为新的设置。  

数据连接文件可以包含确定用户提交表单数据的方式的设置。您可以将表单模板设计为使用此数据连接文件中的设置。将表单模板配置为允许进行表单提交之后,可以在基于表单模板的表单上向“文件”菜单添加一个“提交”命令,并向“常用”工具栏添加一个“提交”按钮,还可以自定义任何其他提交选项(如“提交”按钮上显示的文本、向用户说明表单是否成功提交的消息以及是否希望表单在提交后仍保持打开状态)。

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使用代码提交表单数据

要在表单模板中创建提交表单数据的高级功能,可以使用 Microsoft Visual Basic .NET、Microsoft Visual C# .NET 或脚本编写托管代码。例如,可以向表单模板添加一次向多个位置提交表单的功能,或向 InfoPath 通常不支持的外部数据源提交表单的功能。

提示: 如果不能用 InfoPath 数据连接选项将表单模板配置为允许用户向外部数据源提交表单,则可以使用此功能自己编写到外部数据源的数据连接实现。

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