提交和报告实际工时上的最佳做法

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组织选择通过多种方式跟踪由资源执行的工作。 Microsoft Project Server 2010 支持组织的各种跟踪需求的灵活性。 某些组织需要由资源提交的工作每天进行记录, 尤其是在实际工时用于帐单、工资单或其他财务用途时。 Project Server 2010 可用于捕获用户提交的实际工时。 某些组织选择将实际工时转移到其他企业资源规划 (ERP) 和报告系统。 例如, 组织可以选择使用Project Server 2010 捕获实际工时, 然后将实际工时转移到会计工具, 以推动向内部和外部客户开票。

由于 Project Server 可帮助你管理项目, 因此可以通过多种方式捕获实际工作, 并将其显示为对访问它的用户最有用的方式。 例如, 在时间表中, 焦点在每日 (或每个周期) 的基础上按用户输入的数据, 而在 Microsoft Project 客户端中, 焦点位于任务的 "聚合" 或 "标量" 值上, 任务的 "已完成" 和 "剩余工时" 值有助于规划。

本文概述了在Project Server 2010 中提交和报告实际工作的最佳做法集。

本文内容

1. 使用单输入模式

2. 保护用户更新

3. 使用时间表中提交的实际工时, 而不是项目计划, 以按时间分段的报告

4. 使用管理时间类别跟踪非项目工时

5. 关闭更新的任务, 而不是使用 "发布" 和 "预订" 类型字段

摘要

确认

1. 使用单输入模式

帮助确保在整个Project Server 2010 中正确填充实际工时的最佳做法是使用单输入模式, 并且仅让资源通过 "时间表" 视图输入实际工时。

要打开单输入模式, 请执行以下操作:

  1. 在 "快速启动" 上的 "设置" 部分中, 单击 "服务器设置"。

  2. 在 "服务器设置" 页面上的 "时间和任务管理" 部分中, 单击 "时间表设置和默认值"。

  3. 在 "单输入模式" 部分中, 选中 "单输入模式" 复选框。

如果您的组织使用单一输入模式, 则可能最感兴趣的是完全隐藏 "任务" 视图, 以便资源只能使用 "时间表" 视图输入实际工时。 当两个视图都可用时, 用户可以在其中一个视图中输入实际工时, 并且数据将在两个视图中保持。 例如, 如果您的组织从时间表中提取数据以推动帐单或工资单, 则最佳做法是仅允许用户在 "时间表" 视图中输入实际工时。 如果用户也可以在 "任务" 视图中输入实际工时, 这将降低实际工时被错误覆盖的可能性。

这种最佳做法的一个例外是存在材料资源。 材料资源的工作分配所有者必须使用 "任务" 视图为这些材料资源输入时间。 如果您的组织具有为材料资源记录时间的工作分配所有者, 则 "任务" 视图应保持可见, 并且应指示用户仅在 "时间表" 视图中输入其作业的实际工时。

隐藏 "任务" 视图:

  1. 在 "快速启动" 上的 "设置" 部分中, 单击 "服务器设置"。

  2. 在 "服务器设置" 页面上的 "外观" 部分中, 单击 "快速启动"。

  3. 在 "设置菜单项详细信息" 下, 单击 "任务" 视图, 在 "名称" 列中。

  4. 在 "快速启动" 列表的 "显示" 链接中单击 "", 然后单击"确定"

在你的组织中启用单一输入模式时, 需要考虑一些重要的注意事项。 假设用户的时间表包含特定作业的一行, 并且该作业已删除。 下次用户打开该时间表时, 可能会删除与删除的作业相关联的行, 具体取决于以下条件:

  • 如果行中不包含用户条目, 则将其删除。

  • 如果用户更新不受保护, 并且该行包含已批准的实际工时, 则将其删除。

  • 如果用户更新受保护, 并且该行包含已批准的实际工时, 则该行保留在时间表中。 但是, 如果已批准的时间表被撤回, 则会删除该行。

  • 如果该行包含已输入到时间表但仍在等待审批的实际工时, 则会删除该行, 即使用户更新受到保护也是如此。

在删除或更改作业时, 项目经理应谨慎使用, 以确保所有提交的实际工时在更改或删除之前都得到评审。 这有助于确保用户输入的有效数据不会丢失。 在下面列出的任何方案中, 可以显式或隐式更改工作分配:

  • 项目经理将显式删除有挂起的实际工时更新的作业。

  • 包含作业的项目计划将从其存档中还原。

  • 将删除包含作业的项目计划。

  • 包含作业的项目计划将使用Microsoft Project 2010 中的 "另存为" 功能覆盖。

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2. 保护用户更新

某些组织可能会选择阻止项目经理在项目内部更新团队成员的实际工作。

注意:  项目经理无法更新在时间表上记录的资源的实际工时。

如果您的组织希望为时间表中的实际工时保留资源输入值, 并确保该值反映在项目计划中, 则最佳做法是在Project Server 2010 中打开保护用户更新的功能。

要保护用户更新, 请执行以下操作:

  1. 在 "快速启动" 上的 "设置" 部分中, 单击 "服务器设置"。

  2. 在 "服务器设置" 页面上的 "时间和任务管理" 部分中, 单击 "任务设置和显示"。

  3. 在 "保护用户更新" 部分中, 选中 "仅允许通过任务和时间表更新任务" 复选框。

当您保护用户更新时, 时间表始终保持用户输入的时间分段工时的实际值, 并且时间表和项目计划之间的标量值始终保持一致。 但是, 标量值的时间分段分布在项目计划中可能稍有不同, 因为它适用于将来的工作计划, 而不是实际工时历史值的维护。 计划引擎可以调整一些按时间分段的实际工时以保持计划一致。

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3. 使用时间表中提交的实际工时, 而不是项目计划, 以按时间分段的报告

可以使用Project 2010 客户端 (项目计划) 或时间表捕获实际工时。 但是, 许多用户仅通过使用时间表从其资源中直接捕获实际工时, 尤其是在这些用户也保护实际更新 (如前面所述) 的情况下。 使用时间表跟踪每天或每周的实际值时, 最佳做法是直接针对在与外部 ERP 和报告系统同步时在时间表中捕获的实际工作进行报告。 时间表数据的呈现方式与用户输入的内容完全相同, 以确保每个周期的准确性, 即使项目计划中的条件发生更改也是如此。

虽然在项目计划中进行了许多计算 (例如基于成本费率的成本), 但可以使用时间表数据轻松复制这些计算。 另一方面, 项目计划将呈现实际工作数据 (以及其他计划数据), 重点介绍未来的工作计划 (分析和挣值计算)。 因此, 可能存在用户在时间表中输入的值与特定日期的项目计划中的值不完全匹配的情况。 但是, 当启用受保护的实际值时, 作业的整体聚合或标量值将在项目计划和时间表之间保持一致。

如果你正在报告来自时间表的已提交实际工时, 则要求资源不要重新分配或自分配任务非常重要。 所有工作分配都应经历项目经理或资源经理。 这有助于确保正确处理实际工作数据。

Microsoft Project Web App 中的 BI 中心提供了报表模板, 这些模板利用了报表数据库 (t-sql) 和 Analysis Services (OLAP)。 这些模板可帮助你创作针对时间表的数据存储的报表。

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4. 使用管理时间类别跟踪非项目工时

某些组织需要跟踪管理活动或非项目工作。 管理活动的示例包括病假、假期和与工作相关的重复性活动, 如客户支持、系统维护或会议。 我们建议使用管理时间类别跟踪这些活动。 这些类别需要最少的维护, 并且在这些类别中捕获的时间可用于从相应的 OLAP 多维数据集中生成数据分析报告。

如果管理时间类别不满足组织的需求, 并且你决定使用项目来跟踪管理活动, 则项目所有者应遵循以下指南以获得更高效的项目:

  • 将分配给项目计划的资源数限制为小于100的资源。

  • 限制项目计划的持续时间, 以每季度或每半年的频率跟踪管理活动。

  • 使用固定单位任务类型, 让项目计划中的任务自动安排。

  • 将项目计划的计划与时间报告阶段保持一致。

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5. 关闭更新的任务, 而不是使用 "发布" 和 "预订" 类型字段

项目经理可能会发现 "发布" 和 "预订" 类型字段有助于控制任务和资源可见性。 Publish域可用于控制哪些任务在Project Web App 中可见, 并且 "预订类型" 域可用于控制在资源规划过程中哪些资源可见。 但是, 请注意, 这些字段是早期规划过程的一部分。 它们不是为限制用户继续跟踪特定任务的时间而设计的。 如果未正确使用 "发布" 和 "预订类型" 字段, 则可能会导致从用户的时间表或任务状态中删除任务条目。 这一点尤其重要, 因为删除任务条目可能意味着丢失提交的时间。

如果您希望关闭特定任务, 以便不会再提交额外时间, 则可以使用Project Server 2010 中的 "关闭任务" 更新选项。

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摘要

如果你的组织使用Project Server 2010 中捕获的与其他 ERP 或报告系统一起捕获的实际工作, 则按照本文中所述的指南进行操作时, 您最有兴趣:

  • 使用单输入模式

  • 保护用户更新

  • 使用时间表中提交的实际工时, 而不是项目计划 (按时间分段的报表)

  • 使用管理时间类别跟踪非项目工时

  • 关闭更新的任务, 而不是使用 "发布" 和 "预订" 类型字段

通过遵循这些最佳做法, 你正在努力保留你的组织的资源在工时单中输入的实际工时数据的准确性。

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确认

Project Server 内容发布团队感谢以下有关本文的参与者:

  • 胡继烧伤, 程序管理器 II, Project/project Server

  • Aik chen's、高级支持升级工程师、Project/project Server

  • Christophe Fiessinger、高级技术产品经理、Project/project Server

  • Heather O'Cull、高级计划经理主管、Project/project Server

  • Keshav Puttaswamy、主要小组计划经理、Project/Project Server

  • Matt Roe、Program Manager、project/project Server

  • Saurabh Sanghvi、Program Manager、project/project Server

  • 黎国 Sheldon、计划经理、project/project Server

  • Brian Smith、高级支持升级工程师、Project/project Server

  • Eric Zenz、高级计划经理主管、Project/project Server

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