按颜色对数据进行排序和筛选的指南和示例

按颜色对数据进行排序和筛选是一种很好的办法,它能简化数据分析,帮助您的工作表的用户一眼看出重点和数据趋势。

光穿过色谱,在工作表上显示出 6 种颜色

本文内容

按颜色和图标集对数据进行排序和筛选的概述

在分析数据时有效地运用颜色

选择所需的最佳颜色

查看一些示例

按颜色和图标集对数据进行排序和筛选的概述

对数据进行排序和筛选以及按条件设置数据格式是数据分析必不可少的组成部分,它们还有助于您回答诸如下列问题:

  • 本月谁销售的服务价值超过了 50,000 美元?

  • 哪些产品的年收入增长率超过了 10%?

  • 大一新生班级中,哪些学生表现最好,哪些学生表现最差?

  • 过去五年的收益汇总中有哪些例外?

  • 员工的总体年龄分布是怎样的?

对数据进行排序可以快速组织和找到所需的数据。对数据进行筛选可以只显示一列或多列数据中符合您指定条件的行,同时隐藏您不希望显示的行。按条件设置数据格式可帮助您直观地浏览和分析数据、检测关键问题及标识图案和趋势线。同时使用排序、筛选和按条件设置数据格式可以帮助您和使用您的电子表格的其他人基于数据做出更有效的决策。

无论是手动还是按条件设置的单元格格式,您都可以按格式(包括单元格颜色和字体颜色)对数据进行排序和筛选。

此图显示基于“类别”、“M/M Δ%”和“标记”列上的颜色或图标进行筛选和排序。

具有单元格背景颜色和图标集的条件格式

您也可以按通过条件格式创建的图标集来进行排序和筛选。使用图标集可对数据进行注释和将数据分为三到五个类别,这些类别由阈值分隔。每个图标代表一个值的范围。例如,在以下图标集表中,3 个箭头的图标集中向上的绿色箭头代表更大值,旁边的黄色箭头代表中间值,向下的红色箭头代表更小值。

图标集表

图标集表

您可以:使用双色阶、三色阶、数据条和图标集来设置单元格的格式;设置包含特定文本、数字、日期或时间值、排名靠前或靠后的值、高于或低于平均值的值、唯一值或重复值的单元格的格式;更轻松地创建多种规则并管理规则。

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在分析数据时有效地运用颜色

几乎每个人都喜欢颜色。在任何文档中有效地使用颜色均可以显著提高文档的吸引力和可读性。在 Excel 报表中妥善使用颜色和图标,将有助于用户将注意力集中在关键信息上并直观地理解结果,从而提高决策能力。妥善使用颜色,可以从一开始就令用户产生积极的情绪感受。另一方面,颜色运用不当不仅会分散用户的注意力,过度使用甚至会令他们感到疲劳。下列各部分提供了指南,帮助您妥善使用颜色,避免颜色的运用不当。

有关文档主题的更多信息    利用 Excel,可以轻松创建一致的主题并添加自定义样式和效果。通过运用采用了精彩配色方案的预定义文档主题,可以让你免于为颜色搭配而绞尽脑汁。通过应用文档主题,可以轻松迅速地设置整个文档的格式,使其具备专业、现代的外观。文档主题由一组格式选项构成,其中包括一组主题颜色、一组主题字体(包括标题和正文字体)以及一组主题效果(包括线条和填充效果)。

使用标准颜色和限制颜色的数目

当按颜色进行排序和筛选时,您可能会选择自己喜欢的颜色,并且对结果也感到满意。但是,需要考虑到一个关键问题,“用户喜欢同样的颜色吗?他们看到的颜色与这些颜色一样吗?”您的计算机能够以 24 位颜色模式显示 16,777,216 种颜色。但是,大部分用户仅能区分这些颜色中的一小部分。此外,不同计算机的颜色质量也可能不同。室内照明、纸张质量、屏幕和打印机分辨率以及浏览器设置等都有可能不同。高达 10% 的人在区分和识别某些颜色方面有困难。这些都是您可能无法控制的重要变量。

但是,您可以控制颜色选择、颜色数目和工作表或单元格背景等变量。通过根据基本的调查做出合理的选择,可以使颜色传递数据的正确信息和内涵。也可以使用图标和图例作为颜色的补充,以帮助确保用户理解您要表达的意思。

考虑颜色对比度和背景

通常,您应该使用饱和度较高的颜色,如亮黄色、墨绿色或深红色。确保背景与前景之间具有高对比度。例如,工作表背景为白色或灰色时,单元格就应该是其他颜色;单元格为白色或灰色时,字体就应该是另一种颜色。如果必须使用背景色或图片,那么请尽可能使颜色或图片的色度较浅,以免单元格或字体颜色不醒目。如果仅利用字体颜色,那么请考虑增大字号或将字体设为加粗。字体越大,用户也就越容易看到或区分颜色。如有必要,请调整或删除镶边、行或列,因为镶边颜色可能会干扰单元格或字体颜色。所有这些注意事项都旨在帮助所有用户正确理解和解读颜色的含义。

避免使用可能会降低视觉效果或让观看者混淆的颜色组合。您肯定不希望无意中创建令人难以辨别的图片或幻觉效果。如果无法避免问题颜色(如红色和绿色)放置在相邻位置,请考虑使用单元格边框将其区分开来。使用互补色或对比色可增强对比度,请避免使用相似的颜色。您最好能了解基本颜色盘和确定相似色、对比色和互补色的方法。

基本颜色盘

1. 相似色是指颜色盘中与另一种颜色相邻的颜色(例如,紫色和橙色就是红色的相似色)。

2. 与一种颜色相隔三种颜色的颜色就是它的对比色(例如,蓝色和绿色就是红色的对比色)。

3. 互补色是指颜色盘上彼此相反的颜色(例如,蓝绿色是红色的互补色)。

如果有时间,请测试您的颜色,您可以询问其他同事的意见,并在不同的照明条件下、不同计算机屏幕上和打印机设置中进行测试。

提示: 如果要打印彩色的文档,请认真检查单元格颜色和单元格字体以确保可读性。如果单元格颜色太暗,请考虑使用白色字体以提高可读性。

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选择所需的最佳颜色

需要快速汇总? 请使用红色、黄色、绿色或蓝色,并使用灰色或白色背景。

根据访问群体和预期目的为所选颜色分配含义。如有必要,请提供图例以明确阐述每种颜色的含义。大多数人可以轻松地在同一个工作表中区分七种到十种颜色。人们最多可以区分多达 50 种颜色,但这需要经过专门的培训,且不是本文讨论的范围。

10 种主要颜色

当按颜色对数据进行排序和筛选时,可以使用下表来帮助您决定选择哪种颜色。这些颜色提供了最鲜明的对比度,通常,对于大多数人来说,这些颜色也是最容易区分的。

颜色选择表

使用“开始”选项卡上的“字体”组中的“填充颜色”“字体颜色”按钮,可以轻松地将这些颜色应用到单元格和字体。

标准颜色

使用能够自然地传达含义的颜色

当读取财务数据时,数字为红色(负值)或黑色(正值)。红色传达了人们所接受的约定俗成的某种含义。如果要突出显示负值,则红色是首选颜色。根据您所拥有的数据类型,您也许能够使用特定颜色,因为它们可以向访问群体传达含义,或者这些颜色可能具有人们所接受的含义标准。例如:

  • 对于表示温度的数据,您可以使用暖色(红色、黄色和橙色)来指示较高的温度,使用冷色(绿色、蓝色和紫色)来指示较低的温度。

  • 对于表示地形的数据,您可以使用蓝色代表水,绿色代表植被,棕色代表沙漠和山脉,白色代表冰和雪。

  • 对于表示交通和安全的数据,您可以使用红色代表停止或中断情况,橙色代表设备危险,黄色代表注意,绿色代表安全,蓝色代表常规信息。

  • 对于表示电阻器的数据,您可以使用标准颜色代码:黑色、棕色、红色、橙色、黄色、绿色、蓝色、紫色、灰色和白色。

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查看一些示例

假设你正在准备一组关于产品说明、定价和库存水平的报表。下列各节阐明了关于此数据通常询问的问题以及如何使用颜色和图标集回答每个问题。

示例数据

该示例中使用了以下示例数据。

示例中使用的示例数据

若要将数据复制到空白工作簿,请执行下列操作:

如何将示例数据另存为 .xlsx 文件

  1. 启动 Microsoft 记事本。

  2. 选择示例文本,然后复制示例文本并将其粘贴到记事本中。

  3. 为文件命名并选择扩展名,例如 Products.csv,然后保存文件。

  4. 退出记事本。

  5. 启动 Excel。

  6. 打开使用记事本保存的文件。

  7. 将文件另存为 .xlsx 文件。

示例数据

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

产品包装有哪些不同类型?

问题

要找出不同类型的产品容器,但是不存在“容器”列。可以使用“单位数量”列手动为每个单元格着色,然后按颜色进行排序。也可以添加图例,向用户阐明每种颜色的含义。

结果

不同类型的产品包装问题的示例结果

解决方案

  1. 要根据上表中的配色方案手动为每个单元格着色,请单击每个单元格,然后使用“开始”选项卡上“字体”组中的“填充颜色”按钮应用每个颜色。

    提示: 使用“开始”选项卡上“剪贴板”组中的“格式刷”按钮,可快速将所选颜色应用到其他单元格。

  2. 单击“单位数量”列中的一个单元格,在“开始”选项卡上的“编辑组”中,单击“排序和筛选”,然后单击“自定义排序”。

  3. 在“排序”对话框中,选择“”下的“单位数量”,并选择“排序依据”下的“单元格颜色”,然后单击“复制条件”两次。

  4. 在“顺序”下的第一行中,选择红色,在第二行中选择蓝色,在第三行中选择黄色。

    如果单元格不包含这三种颜色中的任何一种,如颜色为白色的单元格,那么这些行将保留原来的样子。

    注意: 所列的颜色是列中的可用颜色。没有默认颜色排序顺序,并且无法使用自定义列表创建自定义排序顺序。

  5. 以下表为指南,使用报表一侧的单元格添加图例。

图例:

红色

包装和盒装

蓝色

金属罐装和听装

绿色

灌装和瓶装

白色

(不确定)

哪些产品的标记高于 67% 或低于 34%?

问题

希望在报表顶部快速查看最大和最小标记值。

结果

产品标记的示例结果问题

解决方案

  1. 选择单元格 E2:E26,然后在“开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,单击“图标集”,然后选择“三向箭头(彩色)”图标集。

  2. 右键单击“标记”列中的单元格,指向“排序”,然后单击“自定义排序”

  3. “排序”对话框中,选择“列”下的“标记”,选择“排序依据”下的“单元格图标”,然后单击“复制条件”

  4. “顺序”下的第一行中选择向上的绿色箭头,在第二行中选择向上的红色箭头。

哪些产品需要立即重新排序?

问题

您希望快速生成需要立即重新排序的产品的报表,然后寄给员工。

结果

需要重新排序的产品的示例结果问题

解决方案

  1. 选择单元格 I2:I26,然后在“开始”选项卡的“样式”组中,单击“条件格式”旁的箭头,指向“突出显示单元格规则”,然后单击“等于”。

  2. 在第一个框中输入“是”,然后从第二个框中选择“浅红填充色深红色文本”

  3. 右键单击列中任一格式化的单元格,指向“筛选”,然后选择“按所选单元格的颜色筛选”

    提示: 将鼠标悬停在列标题中的“筛选”按钮上以查看列的筛选方式。

哪些产品的价格和成本最高,哪些最低?

问题

您希望最高的与最低的价格和成本集中在报表的顶部。

结果

产品价格和成本的示例结果问题

解决方案

  1. 对于单元格 C2:C26 和 D2:D26,请执行下列操作:

    • “开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,指向“项目选取规则”,然后单击“10 个最大的项”

    • 在第一个框中输入“1”,然后从第二个框中选择“黄填充色深黄色文本”。

    • “开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,指向“项目选取规则”,然后单击“10 个最小的项”

    • 在第一个框中输入“1”,然后从第二个框中选择“绿填充色深绿色文本”。

  2. 对“成本”和“价格”列执行以下操作:

    • 右键单击最小值,指向“排序”,然后选择“按所选单元格的颜色排序”。

    • 右键单击最大值,指向“排序”,然后选择“按所选单元格的颜色排序”。

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