按自定义顺序对记录进行排序

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有时, 你可能想要对数据进行排序, 而不是按字母顺序或数字顺序排序, 而是按用户定义的顺序 (也称为 "自定义" 或 "逻辑顺序") 进行排序。 例如, 对工作日进行排序, 以便星期一显示时比按字母顺序排序, 首先显示星期五。 您可以在表或查询的 "数据表" 视图中或在窗体的窗体视图中对数据进行排序。

想进行什么操作?

对少量的、有限数量的唯一字段值进行排序

对较大数量的唯一字段值进行排序

对少量的、有限数量的唯一字段值进行排序

在此过程中, 你将编写一个使用IIf函数对员工职务进行排名的表达式。

首先, 创建一个包含三个字段的表: "标题"、"名字" 和 "姓氏"。 在 "标题" 字段中, 为四条新记录输入以下值:

  • 内部销售协调员

  • 销售经理

  • 销售代表

  • 销售额副总裁

在四条记录的 "名字" 和 "姓氏" 字段中, 输入所需的任何名称。

  1. 现在, 在 "数据表" 视图中打开表。

  2. 在 "开始" 选项卡上的 "排序 & 筛选" 组中, 单击 "高级", 然后单击快捷菜单上的 "高级筛选/排序"。

  3. 向网格添加所需的字段, 例如 "名字"、"姓氏" 和 "职务"。

  4. 右键单击第一个空白列中的 "字段" 行, 单击 "显示比例", 然后键入以下表达式:

    IIf ([标题] = "副总裁, 销售额", 1, iif ([title] = "销售经理", 2, iif ([title] = "销售代表", 3, iif ([title] = "内部销售协调员", 4, 5) )))

    "标题" 是包含正在排名的值的字段的名称。 括在引号中的值是存储在字段中的各个值。 其后的数值是分配给它的名次。 上面的表达式将秩1到4分配给四个不同的标题, 并将排名5分配给所有其他标题。 当你执行排序时, 此表达式中未提及的标题将分配相同的秩 (5)。

  5. 在包含表达式的列的 "排序" 行中, 单击 "升序"。

  6. 在 "开始" 选项卡上的 "排序 & 筛选" 组中, 单击 "切换筛选"。

    IIf函数返回与 Title 域中的值相对应的数值。 例如, 如果 "职务" 字段中的值为 "销售经理", 则分配的数字为2。 如果 Title 字段中的值未在函数中列为参数 (例如,地区协调器), 则将其分配为数字5。 然后, 该查询将按升序对这些数字进行排序。

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对较大数量的唯一字段值进行排序

如果你有大量的值进行排序, 则对数据进行排序的一种更好的方法是创建一个查阅表。

假设 "雇员" 表引用了50多个不同的标题。 首先需要创建一个查阅表格并准备现有表以查找新表。 然后将这两个表相关联, 并创建一个查询。

创建查阅表格并修改现有表

  1. 创建用于存储标题的新查找表。 将表命名为tblTitles, 并将字段设置为括号中指示的数据类型, 如下表所示:

    TitleID
    (自动编号)

    标题
    (文本)

    1

    销售额副总裁

    2

    销售经理

    3

    销售代表

    4

    内部销售协调员

  2. 将 "TitleID" 字段设置为主键。

  3. 修改 Employee 表, 使其查找 tblTitles 表。

    • 在 "设计" 视图中, 将 "职务" 字段的名称更改为 " TitleID"。

    • 在 "数据类型" 列中, 将 "数据类型" 更改为 "数字"。

  4. 在 "常规" 选项卡的 "字段属性" 下, 将 "字段大小" 更改为 "长整型"。

  5. 保存表并忽略有关数据丢失的警告。

  6. 切换到数据表视图。

  7. 用对应于 title 值的 TitleID 值填充 Titles 列。

    例如, 对于 "职务" 值为 "销售经理" 的记录, 请键入 " 2"。 对于 "销售代表", 请键入3

  8. 保存并关闭表格。

将两个表相关联

  1. “数据库工具”选项卡上的“关系”组中,单击“关系”

  2. 在 "设计" 选项卡上的 "关系" 组中, 单击 "显示表"。

  3. 选择 " tblTitles员工", 然后单击 "添加" 以将其添加到 "关系" 窗口。 关闭“显示表”对话框。

  4. 将 "TitleID" 字段从 "tblTitles" 表拖动到 "雇员" 表中的 "TitleID" 字段。

    "编辑关系" 对话框随即打开。

  5. 确保两列中显示的字段名称同时为TitleID, 并且关系类型框显示一对多。 如果需要, 您可以更改字段名称。

  6. 选中“实施参照完整性”复选框。

  7. 单击“创建”以创建关系。

    "编辑关系" 对话框将关闭, 并保存所做的更改。

  8. 关闭 "关系" 选项卡。

创建查询

  1. 在“创建”选项卡上的“查询”组中,单击“查询设计”。

  2. 在 "显示表" 对话框中, 单击 "" 选项卡, 双击 "雇员", 然后双击 " tblTitles"。

  3. 关闭“显示表”对话框。

  4. 将 "雇员" 表中的 "雇员 id"、"姓氏" 和 "名字" 字段添加到查询设计网格中的 "tblTitles" 表中的 "标题" 字段。

  5. 切换到数据表视图。

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