按自定义次序对记录排序

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有时可能需要按用户定义的次序(也称为自定义或逻辑次序)而不是按字母或数字次序,来对数据进行排序。例如,如果对星期进行排序以使星期一最先出现,将比按字母次序排序(这种情况下,星期五最先出现)更有意义。可以在数据表视图中对表或查询的数据进行排序,或者在窗体视图中对窗体的数据进行排序。

您要做什么?

对小、 有限的唯一字段值排序

大量的唯一字段值排序

对少量、有限的唯一字段值排序

在此过程,您将编写使用IIf函数来进行排序的员工的标题的表达式。

首先,创建包含三个字段的表 — 标题、 名字和姓氏。在标题字段中的四条新记录中输入以下值︰

  • 内部销售协调员

  • 销售经理

  • 销售代表

  • 销售副总裁

在这四条记录的“名字”和“姓氏”字段中,输入所需的姓名。

  1. 现在,在数据表视图中打开该表。

  2. 开始选项卡的排序和筛选组中,单击高级,然后单击快捷菜单上的高级筛选/排序

  3. 在网格中添加所需的字段,例如,“名字”、“姓氏”和“职务”。

  4. 右键单击字段行中的第一个空列中,单击缩放,然后键入以下表达式︰

    IIf ([标题] ="总经理,销售"、 1、 IIf ([标题] ="销售经理",2, IIf ([标题] ="销售代表",3, IIf ([标题] ="内部销售协调",4,5)))

    “职务”是包含排序值的字段的名称。引号引起来的值是存储在字段中的各个值。后面的数值则是分配给它的序号。前面的表达式将序号 1 到 4 分配给四个不同的职务,并将序号 5 分配给所有其他人。执行排序时,将为此表达式中未提到的职务分配相同的序号 (5)。

  5. 在包含表达式的列的“排序”行中,单击“升序”。

  6. 开始选项卡的排序和筛选组中,单击切换筛选器

    IIf函数将返回到标题字段中的值的相对应的数值。例如,如果标题字段中的值是销售经理,分配的编号为2。如果未列出的函数的参数为标题字段中没有值-例如,地区协调— 分配数字5。查询然后将这些数字升序顺序进行排序。

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对大量的唯一字段值排序

如果有大量的值需要排序,则更好的数据排序方式是创建查阅表。

假设“雇员”表引用了 50 多个不同的职务。那么,您首先需要创建查阅表,并使现有表准备查找新表。然后使两个表相关,并创建查询。

创建查阅表并修改现有表

  1. 创建新的查阅表格将存储的标题。命名表职务表中,并设置到后面的括号中所示的数据类型的字段,如下表所示︰

职务 Id
(自动编号)

标题
(文本)

1

销售副总裁

2

销售经理

3

销售代表

4

内部销售协调员

  1. 将“职务 ID”字段设置为主键。

  2. 修改“雇员”表,使它能够查找“职务表”表。

    • 在设计视图中,将“职务”字段的名称更改为“职务 ID”。

    • “数据类型”列中,将“数据类型”更改为“数字”

  3. 常规选项卡上,在字段属性将更改为长整型字段大小

  4. 保存表,并忽略有关损失数据的警告。

  5. 切换至数据表视图。

  6. 用对应于职务值的“职务 ID”值填充“职务”列。

    例如,对于“职务”值为“销售经理”的记录,请键入“2”。对于“销售代表”,请键入“3”。

  7. 保存并关闭该表。

使两个表相关

  1. “数据库工具”选项卡上的“显示/隐藏”组中,单击“关系”

  2. 设计选项卡上的显示/隐藏组中,单击表名称

  3. 选择职务表员工,然后单击添加以将其添加到关系窗口。关闭显示表对话框。

  4. 将“职务 ID”字段从“职务表”表拖到“雇员”表中的“职务 ID”字段上。

    编辑关系对话框随即打开。

  5. 确保两列中显示的字段名称既职务 Id,并显示关系类型框显示一到多。如有必要,您可以更改字段名称。

  6. 选中“实施参照完整性”复选框。

  7. 单击“创建”以创建关系。

    “编辑关系”对话框将关闭,并保存更改。

  8. 关闭“关系”选项卡。

创建查询

  1. “创建”选项卡上的“其他”组中,单击“查询设计”

  2. “显示表”对话框中,单击“表”选项卡,双击“雇员”,然后双击“职务表”

  3. 关闭“显示表”对话框。

  4. 将“雇员”表中的“职务 ID”、“姓氏”和“名字”字段以及“职务表”表中的“职务”字段添加到查询设计网格中。

  5. 切换至数据表视图。

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