指导性演练:为你的组织设置新闻

指导性演练:为你的组织设置新闻

使用 SharePoint ,您可以以有意义且易于发现的方式在您的组织内共享新闻内容。 默认情况下,根据新闻适用于用户的方式," SharePoint 起始页"、"工作组网站"、"通信网站"、"中心网站" 和 "移动应用" 上的 " SharePoint 新闻" 将显示在 "开始" 页面上。 例如,如果重要的新闻报道由某人在您的结束工作球体中发布或发布到您处于活动状态的网站,它将显示给用户。

组织有许多选项,如图所示,其中显示了可创作帖子的人员。

在本文中,我们将向你介绍如何实现在你的组织的所有级别设置新闻的综合策略。

策略

在本演练中,我们将不仅仅是在各个网站上设置新闻 web 部件-我们将向你展示一个全面的战略,其中包括为新闻添加 "官方" 新闻网站,该网站以可视方式区分为组织新闻;为不同类型的新闻设置类别;甚至为新闻文章设置审批流程。 我们将在来自企业通信网站、部门通信网站和部门团队网站的 intranet中心网站上显示新闻。

中心网站主页显示与中心相关联的任何网站的所有已批准的新闻报道。 这意味着,用户可查看在企业新闻站点中创建的所有新闻文章、在部门的通信网站中创建的所有新闻文章以及新闻报道,仅适用于其部门的工作组网站。

Intranet 中心网站上的新闻的示例。

从属于中心网站的 "官方" 公司通信网站 数字 1 新闻

从属于中心网站的部门通信网站 数字 2 新闻

从属于中心网站的部门团队网站 数字 3 新闻

内容以下列方式显示在中心网站中:

  • 每个部门通信网站仅显示该部门的新闻帖子。

  • 每个部门工作组网站显示在该工作组网站中创建的新闻文章以及在企业新闻网站中创建的文章。

下面介绍了新闻流的工作原理:

  • 所有员工都具有在其工作组网站上创建新闻的权限。 帖子可以标记为 "里程碑" 或简单地 "部门"。

  • 每个部门都有一个或多个员工分配了一个或多个在其部门的通信网站中创建新闻文章的任务。

  • 在部门通信网站中创建的所有新闻报道都将经历一个页面审批流程,其中由企业通讯部门的指定人员批准帖子。

  • 来自企业通信部门的正式新闻文章在一个称为企业新闻的特殊网站中创建,该网站不与中心网站相关联。 此网站被指定为 "官方" 新闻

  • 在每月的基础上,包含来自企业通信的选定新闻报道的新闻稿将通过电子邮件发送给所有员工

中心网站结构

所有团队和通信网站(企业通信网站除外)都与单个中心网站相关联。

每个部门都有一个通信网站,可与组织的其余部分共享信息,以及一个团队网站,用于部门员工之间的内部通信。

中心网站结构的示例。

实施策略

在本部分中,你将逐步完成设置你的 SharePoint 环境以满足此新闻策略的要求的过程。 这涉及到设置 "新闻" web 部件和在 "页面" 库中创建页面审批流程、创建新闻类别以及将一个网站指定为 "正式新闻"。

在此示例中,假设每个通信和团队网站均已与中心网站相关联(企业通信除外),并且公司通信网站中已有多个新闻文章。 如果需要了解如何设置这些类型的网站,请参阅设置 sharepoint 中心网站在 sharepoint Online 中创建通信网站在 sharepoint 中创建团队网站

为 "官方" 组织新闻设置公司通信网站

为 "官方" 组织新闻设置公司通信网站可使来自公司通信的新闻报道以强调方式显示,以便你的用户立即知道这是正式的公司消息,如以下示例中所示:

网站上的企业新闻示例

若要启用此功能并指定组织新闻的网站, SharePoint 管理员必须使用SharePoint Online Powershell 命令

SPOOrgNewsSite

Set-SPOOrgNewsSite

在部门团队网站上设置新闻

在你的部门团队网站中,你将 "新闻" web 部件添加到页面三次。 每个 web 部件将根据新闻来源和类别显示不同的新闻信息。 若要创建类别,请将栏添加到页面库,以允许作者使用相应的类别标记其页面

为类别创建列

  1. 在你的部门团队网站上,单击网站导航中的 "页面" 链接以转到 "页面" 库。

  2. 选择 "+ 在页面顶部的最后一列名称右侧添加列" 或 " + "。

    为新闻类别设置列的示例

  3. 在 "名称" 字段中,输入名称发布类型

  4. 在下拉菜单中,选择 "选项" 作为列的类型。

  5. 提供两个选项: "部门新闻" 和 "里程碑"。

  6. 单击“保存”。

    接下来,我们将向部门团队网站主页添加新闻 web 部件,以显示公司网站中的部门新闻、里程碑新闻和新闻。

添加部门新闻

  1. 向主页添加三分之一右部分

  2. 在第一列中,添加 "新闻" web 部件,并将其标题为 "部门新闻"。

  3. 单击 web 部件工具栏中的 "编辑 "Web 部件编辑" 按钮 "。

  4. 在 web 部件属性窗格中设置以下选项:

    • 新闻源:此网站

    • 显示标题和命令:打开

    • 版式:热门故事

    • 筛选:页面属性

    • 属性名称:发布类型等于部门消息

  5. 单击 "应用" 以保存所做的更改。

添加里程碑新闻

  1. 在同一列中,在刚刚添加的 web 部件下,再次添加 "新闻" web 部件,并将其标题为 "里程碑"。

  2. 单击 web 部件工具栏中的 "编辑 "Web 部件编辑" 按钮 "。

  3. 在 web 部件属性窗格中设置以下选项:

    • 新闻源:此网站

    • 显示标题和命令:打开

    • 布局:并排

    • 筛选:页面属性

    • 属性名称:发布类型等于里程碑

  4. 单击 "应用" 以保存所做的更改。

添加企业新闻

  1. 在第二(右侧)列中,再次添加 "新闻" web 部件,并将其标题为 "企业新闻"。

  2. 单击 web 部件工具栏中的 "编辑 "Web 部件编辑" 按钮 "。

  3. 在 web 部件属性窗格中设置以下选项:

    • 新闻来源:选择 "选择网站",然后选择您的企业新闻网站。

    • 显示标题和命令:打开

    • 布局:并排

    • 筛选:页面属性

    • 属性名称:发布类型等于里程碑

  4. 单击 "应用" 以保存所做的更改。

若要测试到目前为止所执行的操作,请在部门网站中创建多个新闻文章。 在您的新闻报道页面上设置页面属性,以便在某些帖子类型中设置为 "部门新闻",而在 "其他" 中,将 "发布类型" 设置为 "里程碑"。 有关设置页面属性的复习,请参阅查看、编辑和添加页面详细信息

这是部门主页在完成后的外观:

部门网站上的新闻示例

设置部门通信网站

在此示例中,必须批准在通信网站中创建的新闻文章。 您可以使用 Microsoft 流程设置页面审批。 为流程提供包含网站名称(如 "人力资源页面审批")的名称,并将审批者设置为企业通信部门中的员工。

"页面审批" 选项窗格

下一步,设置网站主页以显示此网站中的新闻报道。

  1. 在部门通信网站的主页上,添加 "新闻" web 部件。

  2. 在 web 部件工具栏中选择 "编辑 "Web 部件编辑" 按钮 "。

  3. 在 web 部件属性窗格中设置以下选项:

    • 新闻源:此网站

    • 版式:热门故事

  4. 创建要在主页上显示的新闻文章。 完成后,通过选择页面右上角的 "提交供审批" 来提交页面进行审批。

设置流程时指定为审批者的员工将收到页面正在等待审批的电子邮件。 审批页面后,它将显示在你的部门通信网站上的 "新闻" web 部件中。

继续操作并在此网站中创建多个新闻文章。 确保提交每个页面以供审批,然后进行审批。

在此示例中,您可以看到人力资源部门的部门沟通网站上显示的消息类型:

部门通信网站的示例

设置 Intranet 中心网站主页

  • 向中心网站主页添加两列的区域

  • 在左侧列中,添加 "新闻" web 部件。

    在 web 部件工具栏中选择 "编辑 "Web 部件编辑" 按钮 "。

  • 在 web 部件属性窗格中设置以下选项:

    • 新闻来源:选择 "选择网站",然后选择 "企业通信网站"。

    • 版式:热门故事

  • 在右侧列中,再次添加 "新闻" web 部件。

  • 在 web 部件属性窗格中设置以下选项:

    • 新闻源:中心中的所有网站

    • 布局:中心新闻

完成后,您应该只看到来自于页面左侧的企业沟通的新闻文章,以及与右侧 web 部件中的中心相关的每个网站的新闻文章。

中心网站上总成型新闻的示例

开发自己的新闻策略

现在,你已了解如何投入一个特定策略来工作,你可以考虑自己的策略。 下面是一些问题,可让您自己和您的组织帮助您做好准备:

  • 目前如何传达新闻? 在使用新方法时,如何使用已有的相同人员或流程?

  • 您想要共享哪种类型的新闻内容?

  • 谁将创作内容?

  • 是否需要批准新闻? 如果是,审批流程应该是什么?

  • 目前如何传达新闻?

组织和部门范围的通信

在许多组织中,已有一种正式的方法可向员工组织范围内的信息进行沟通。 此外,在许多情况下,部门内的员工以一种不太正式的方式与另一个部门进行通信。 请务必考虑这些过程,因为在某些情况下,你可以在 SharePoint 中继续使用相同的人员或进程。

在考虑通信组织范围时,请询问自己以下类型的问题:

  • 您的组织中的某人是否创建并发送新闻稿?

  • 他们是否通过电子邮件发送? 如果是,让该用户知道需要包含哪些新闻的当前流程是什么? 新闻稿的发送频率是多少?

  • 确定哪些新闻是包含哪些内容并不包含哪些过程? 谁将做出该决策?

  • 什么是编辑内容的过程?

  • 决定哪些图像包含在故事中的过程是什么?

在部门级别,请询问您自己的各种问题:

  • 是否有某人的工作职责包括与部门的其他人共享信息?

  • 员工使用电子邮件或消息等工具以非正式的方式与其他人共享信息?

  • 共享哪些内容?

内容的类型及其相关性

构建新闻策略的下一步是评估由你的组织生成的新闻内容的类型。 新闻报道的类型可能包括:

  • "在新闻" 情景中通知员工你的公司或组织已获得公共新闻,如显示在贸易出版物或新闻计划中

  • 公司公告或里程碑,例如发布新产品或启动新计划

  • 员工里程碑,例如当员工结婚、有儿童或停用时

  • 需要员工采取行动(如注册福利或参加培训)的信息

在考虑此内容时,请务必考虑组织内各种组的相关性和重要性。 例如:

  • 您的组织中的每个人都需要知道他们何时可以注册福利。 这一点非常重要,并且与所有人密切相关。

  • 财务部门中的人员需要了解与他们的会计活动相关的新法律。 这一点非常重要,并且非常重要。 但是,对于组织中的任何其他人,它既不相关也不重要。

  • 销售部门在星期五的休息房间里有一个烹饪竞争。 这可能与销售部门中的人员相关,但它不符合您的重要条件,组织中的任何其他人都不会认为它相关或重要。

思考内容的目的是记录哪些内容需要以一种更主流的方式呈现,或者根本就不是。 您对此问题的回答可能取决于贵公司的规模等因素。 如果您是一家小型公司,您可能决定员工里程碑应在公司范围内显示,而大型公司可能仅向特定部门的员工显示此内容。

谁在做什么

谁在创作新闻内容?

在某些组织中,新闻内容由一个中心人或一组人员(如企业通信部门)创建和管理。 此集中式做法创建了一种简单的创作和管理新闻内容的方法,确保仅为公司范围内的员工发布重要的相关内容。 但是,此方法减少了通常生成的新闻内容的数量,因为它需要一个人或一组人的大量时间。 通过向您的组织中的其他人打开出版物流程,您可以让其他人创作新闻内容。 用户在其自己的部门中创建的新闻内容将更新,并且重点关注其部门活动,从而增加内容的相关性。

谁正在审批新闻内容?

允许其他人创建新闻内容后,可能会创建不符合质量内容条件的内容。 其中可能包含拼写和语法错误、使用不当的语言或只是不相关的内容。 您可能决定实施审批流程以确保内容满足发布所需的条件。

用户如何使用 SharePoint 来使用新闻?

传统上,intranet 网站是通过假设用户导航到 intranet 主页并在那里使用新闻而生成的。 在此方案中,重要的公司消息将显示在主页上,其中包含从部门网站聚合的文章的附加新闻源。 这是一个 "拉取" 方案,其中 "官方" 内容(通常是重要和与所有员工相关)将显示,而聚合内容从其他部门网站 "拉出"。 但是,在许多情况下,用户不再导航到 intranet 主页。 用户可能只需直接导航到其部门网站主页,因为该网站包含他们发现的大部分信息。 在某些情况下,组织可能会选择实施 "推送" 方案,其中正式信息 "推送" 到其部门网站,并与在其部门中创建的新闻报道一起显示。

如果您的组织使用中心网站,则可以在中心级别聚合新闻内容。 如果你的组织实施了多个集线器,请务必考虑如何将这些重头戏介绍到你的整体新闻策略中。 创建内部和外部部门网站的常见做法是。 内部部门网站通常是群组连接的 SharePoint 团队网站。 该网站仅适用于该部门的成员。 但是,还有一个公共的 SharePoint 通信网站,用于将来自该部门的信息向整个组织进行通信。

使用此模型,所有用户都将看到在部门通信网站中创建的所有新闻文章,但用户将只看到在其所属的工作组网站中创建的新闻文章。

考虑用户可能使用者新闻内容的其他位置也很重要。 用户可以使用其移动设备上的 " SharePoint " 应用和 Office 365 中的 " SharePoint " 页面阅读新闻报道。 此外,网站所有者还可以创建最新新闻报道的新闻稿,这些新闻报道可发送给用户,或者用于用户将新闻报道从与组连接的 SharePoint 网站发布到 Microsoft 团队频道。

注意:  本页面是自动翻译的,可能包含语法错误或不准确之处。 我们的目的是使此内容能对你有所帮助。 能否告知我们此信息是否有所帮助? 下面是该参考内容的英文版

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