指定哪些用户可以查看草稿

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您可以控制哪些用户组可以读取列表项和文件的草稿。草稿是次要版本的文件或列表项,或者不已批准的文件。草稿可以是新项目或已更改的项目。

以下两种情况下会创建草稿:

  • 在同时跟踪主要版本和次要版本的库中创建或更新文件的次要版本时

  • 在需要内容审批的列表或库中创建或更新了列表项或文件,但尚未执行审批时

您可以指定哪些用户组可以查看文件的草稿。 此设置可能不同于可以查看您的列表或库中其余项目的用户组的设置,例如文件的主要版本,或者已通过审批的文件或列表项。

跟踪主要版本和次要版本时,您可以指定用户是否需要具备文件编辑权限才能查看和读取次要版本。应用此设置时,具有文件编辑权限的用户可以处理该文件,但仅具有文件读取权限的用户无法查看次要版本。例如,您可能不想让可以访问库的所有用户都能在文件尚在编辑时查看注释或修订。如果同时跟踪主要版本和次要版本但还没有用户发布主要版本,则无权查看草稿项目的用户将看不到该文件。

当要求进行内容审批时,您可以指定等待审批的文件是否能由具有读取、编辑权限的用户查看,还是仅能由其作者和具有项目审批权限的用户查看。如果同时跟踪主要版本和次要版本,则作者必须发布主要版本才能提交文件以供审批。当要求内容审批时,具有内容读取权限但无草稿项目查看权限的用户看到的将是最后一次经过审批的主要版本文件。

例如,您可能希望在重大发布之前限制未参与审批流程的用户,禁止其查看包含推测性信息的文档,也或者您的组织要求将某些文件保密。 在这种情况下,您应接受默认限制。 另一方面,您可能想要使用内容审批指定正在修订的列表项或文件的状态,但不一定控制其访问。 例如,您可能希望读取文件的用户了解这是一份可能发生更改的草稿,因为它尚未通过审批,但您并不想禁止访问您网站的用户读取此文件。 在这种情况下,您可以允许任何有权读取列表或库中项目的用户查看草稿。

若要指定哪些用户可以查看草稿,您必须具有设计列表或库的权限。

以下过程仅适用于同时跟踪主要版本和次要版本的库,以及要求内容审批的库。

  1. 如果列表或库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果未显示该列表或库的名称,则请单击“查看所有网站内容”,然后单击列表或库的名称。

    1. 设置菜单 设置菜单 中,单击列表设置,或单击要打开的库的类型设置。

      例如,在文档库中,单击“文档库设置”

  2. “常规设置”下,单击“版本控制设置”

  3. “草稿项目安全性”部分,在“哪些用户可查看此列表中的草稿项目”“哪些用户可查看此文档库中的草稿项目”下,单击允许其查看草稿的用户组。

    仅在库需要内容审批的情况下,有权审批项目的用户才能看到此选项。

  4. 单击“确定”。

注意: 当要求内容审批时,具有内容读取权限但无草稿项目查看权限的用户看到的将是最后一次经过审批的版本或最新的主要版本文件。如果同时跟踪主要版本和次要版本但还没有用户发布主要版本,则无权查看草稿项目的用户将看不到该文件。

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