报表设计指南

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

Access为您提供了多种工具来帮助您快速构建更具吸引力、 易读最适合其用户的需求的方式显示数据的报表。可以使用创建选项卡上的命令只需单击创建简单报表。您可以使用报表向导创建更复杂的报表,也可以通过添加的所有数据和格式设置用户元素创建报表。任何一种方法的选择,您可能将的一些更改报表的设计,以使其显示的数据所需的方式。本文讨论设计报表时的常规过程并显示您如何将特定设计元素添加到您的报表。

本文内容

决定如何排放报表

使用控件布局对齐数据

添加或删除报表或页的页眉和页脚节

有关不同数据类型设置格式的提示

决定如何排放报表

设计报表时,您首先必须考虑要如何排列在页面上的数据和数据存储在数据库中的方式。在设计过程中,您甚至可能会发现的表中的数据排列不允许您创建所需的报告。这可能表明尚未标准化表,这意味着数据不存储在最有效的方式。

使报表的素描

此步骤不需要,您可能会发现 Access 报表向导或报表工具 (这两者都是在创建选项卡的报表组上可用) 为报表提供足够开始设计。但是,如果您决定不使用这些工具设计您的报表,您可能会有帮助以获得一张纸上报表的粗糙素描绘制一个框中,每个字段的位置和每个框中撰写的字段名称。或者,您可以使用 Word 或 Visio 等程序来创建报表的模型。任何一种方法使用,请务必包括足够的行来指示重复数据的方式。

与最初的草图重叠的完成版设计

例如,可以对产品使用行产品的信息,然后为该产品的销售的多个重复行和总销售额的最后一行。然后,序列重复的下一个产品,依此类推直到报表的末尾。或可能是您的报表简单列出了的数据的表中,在这种情况下您素描可以包含只是一系列的行和列。

注意: 此方法也是非常有用,如果您为他人设计报表。在此例中,其他人可以绘制草图之前开始工作。

创建您素描后,确定哪个表包含您要在报表中显示的数据。如果在一个表中包含的所有数据,您可以基于报表直接该表。更频繁,您必须将一起放在查询中之前在报表中显示, 的多个表中存储所需的数据。查询可以嵌入在报表中,记录源属性或您可以创建一个单独的已保存的查询和报表基于的。

确定哪些数据放在每个报表部分

每个报表将具有一个或多个报表节。每个报表中存在的一个部分是详细信息部分。本部分中的表或报表基于的查询每条记录重复一次。其他分区通常是可选和较低的重复和通常用于显示通用的一组记录、 报表或整个报表页面的信息。

下表介绍了每个分区的位置,以及如何通常使用的部分。

部分

位置

典型的内容

报表页眉节

仅显示一次,在报表的第一页的顶部。

  • 报表标题

  • 徽标

  • 当前日期

报表页脚节

显示后,最后一页上的报表页面页脚节上面数据点的最后一行。

报表总和 (求和、 计数、 平均值等)

页面页眉节

显示在报表的每一页的顶部。

  • 报表标题

  • 页码

页面页脚节

显示报表的每一页的底部。

  • 当前日期

  • 页码

组页眉节

显示只是前一组数的记录。

中的分组字段

组页脚节

出现一组记录的后面。

分组的汇总 (求和、 计数、 平均值等)

有关添加或删除报表页眉和页脚分区或页面页眉和页脚节的信息,请参阅本文中的部分添加或删除报表或页面页眉和页脚节。您可以通过使用布局视图还是设计视图中的分组、 排序和汇总窗格添加组页眉和页脚节。

决定如何排列的明细数据

大多数报表排列在表格或堆叠式的布局,但Access使您可以灵活地使用几乎任何排列的记录和所需的字段。

表格式布局   表格式布局是类似于电子表格。标签是出现在顶部,并且数据对齐的标签下方的列中。表格引用的数据的表类似的外观。这是一种报表当您单击创建选项卡的报表组中的报表时,将创建该Access 。表格式布局是好用于如果报表中有较少的字段,并且想要以简单列表格式显示。下图显示了使用表格式布局创建的员工报表。

采用表格式布局的员工报表

堆积布局   堆叠式的布局类似于您填写当您打开银行帐户或进行从联机零售商处购买的窗体。标记为每段数据,并彼此堆叠字段。此布局非常适合包含太多字段以显示表格式报表 — 列的宽度,即会超过报表的宽度。下图显示了使用堆叠式的布局创建的员工报表。

采用堆叠布局的员工报表

注意: 在报表向导中,此布局称为纵栏布局。

混合的布局   您可以混合表格式和堆叠式布局中的元素。例如,对于每个记录,您可以排列在一个横行中顶部的详细信息部分中的字段的一些和排列首行下方的一个或多个堆叠式布局中的相同记录中的其他字段。下图显示了使用混合的布局创建的员工报表。排列在表格式控件布局中,ID、 姓氏和名字字段和职务和商务电话字段排列堆叠式布局中。在此示例中,网格线用于提供的每个员工的可视分隔的字段。

使用混合布局的员工报表

两端对齐布局   如果您使用报表向导创建报表,您可以选择使用两端对齐的布局。此布局使用页面的全宽尽可能精简模式显示的记录。当然,您可以实现相同结果,而无需使用报表向导中,但它可能是辛苦的过程,以准确对齐字段。下图显示了创建使用报表向导两端对齐的布局的员工报表。

使用两端对齐布局的员工报表

两端对齐的布局是良好的布局以使用如果要在报表上显示大量的字段。在前面的示例中,如果您使用的表格式布局显示相同的数据,字段超出页面边缘。如果您使用的堆叠式的布局,每个记录将占据了更多的垂直空间,这浪费纸张,并使报表更加难以阅读。

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使用控件布局对齐数据

控件布局可以在布局视图还是设计视图中打开时,可以添加到报表的指导。使用报表向导生成报表,或通过单击创建选项卡的报表组中的报表中创建报表时, Access将自动添加控件布局。控件布局就像一个表,其中每个单元格可以包含标签、 文本框或其他类型的控件。下图显示了报表上的表格式控件布局。

基本表格式控件布局

橙色的线指示的行和列的控件布局,并仅在布局视图或设计视图中打开报表时,它们均可见。控件布局帮助您获得统一的行和列中的数据对齐方式和它们更加轻松地添加、 调整大小,或删除字段。通过使用排列选项卡上的位置组中的工具 (在布局视图还是设计视图中可用),您可以更改一种类型的控件布局为另一种,和您可以从版式删除控件,以便可以定位无论您希望在报表上的控件。

注意: 如果您正在使用 Access 2007 中,您可以在排列选项卡上的控件布局组中找到这些工具。

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添加或删除报表或页的页眉和页脚节

如上文所述,页眉和页脚是报表节可用于显示常见到显示整个报表或报表的每一页的信息。例如,您可以添加页面页脚节底部的每个页面,显示页码,也可以添加报表页眉节,以显示整个报表的标题。

添加报表或页的页眉和页脚节

  1. 在导航窗格中,右键单击您想要更改的报告,然后单击快捷菜单上的设计视图

  2. 验证在报表上的已有哪些部分。各节分隔阴影的水平条,称为部分选择器。每个节选择器上的标签表示什么是直接位于其下的部分。

    “设计”视图中的报表

    每个报表具有主体节,也可以包含报表页眉、 页眉、 页脚和报表页脚节。此外,如果在报表中的分组级别,您可能会看到组页眉或页脚 (如文件作为页眉上图中所示)。默认情况下,使用字段名或表达式,它是组的基础被命名组页眉和页脚。在此例中,分组字段的名称是"作为文件"。

  3. 要向报表添加页眉和页脚节或报表页眉和页脚节,请右键单击任何部分选择器,然后单击快捷菜单上的页面页眉/页脚报表页眉/页脚

    警告: 如果已存在报表部分中,Access 会警告您,它会删除现有的分区和其包含的控件。

    您现在可以将现有控件移动,或将新的控件添加到新分区。

Access始终成对添加页面和报表页眉和页脚部分。也就是说,不能添加页或报表页眉节而不添加相应的脚注部分。如果您不需要两个分区,不能删除分区,但您可以调整零 (0),以避免向报表添加额外的垂直间距为高度的未使用的部分。将鼠标指针底部的未使用过部分中,直到它变为双向箭头 双箭头 ,,然后向上拖动,直至部分中处于隐藏状态。如果在部分中有任何控件,必须将其删除之前,您可以完全隐藏部分。

删除报表或页的页眉和页脚节

  1. 在导航窗格中,右键单击您想要更改的报告,然后单击快捷菜单上的设计视图

  2. 右键单击任何部分选择器,然后单击快捷菜单上的页面页眉/页脚报表页眉/页脚

如果您要删除的页眉和页脚对这些节包含控件, Access警告您删除节也将删除控件,您将无法撤消操作。单击以删除节和删除控件,或单击以取消操作。

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有关不同数据类型设置格式的提示

当您创建报表,通过使用报表工具 (可在创建选项卡的报表组),或通过使用报表向导时, Access为您向报表添加字段并创建要显示的最适合控件每个字段,根据字段的数据类型。如果您域向报表添加您自己,首选的方法是将每个字段从字段列表拖动到报表。为使用报表向导或报表工具, Access创建每个字段,具体取决于字段的数据类型最适合控件。对于大多数数据类型,要使用的最适合 (默认值) 控件是文本框。

以下各节提供了有关如何设置格式的特殊大小写的数据类型的一些提示。

多值的字段   多值字段的默认控件,则组合框。因为您无法单击组合框中的报表上的箭头,则可以似乎奇怪选择报表上的控件。但是,在报表的上下文中,组合框好比文本框。等于仅在设计视图中显示的箭头。

如果字段包含多个值,则这些值用逗号分隔。如果不想将组合框不够宽而无法在一行和可以扩大属性的显示所有值组合框设置为,换到下一行的值。否则,值将被截尾。若要设置控件的属性扩大,在设计视图或布局视图中打开报表,单击该控件,然后按 F4 以显示控件的属性表。可以扩大属性位于格式选项卡和控件的属性表的所有选项卡。

格式文本字段   格式文本字段的默认控件是文本框。如果文本框不是不够宽而无法在一行和可以扩大属性的显示所有值的文本框设置为,换到下一行的值。否则,值将被截尾。若要设置控件的属性扩大,在设计视图或布局视图中打开报表,单击该控件,然后按 F4 以显示控件的属性表。可以扩大属性位于格式选项卡和控件的属性表的所有选项卡。

格式文本字段可帮助您的各种方式设置文本格式。例如,可以下划线字段中的多个单词,并且在同一个字段中的多个其他单词可以以斜体显示。您,但是,仍然可以设置文本框中包含丰富的文本的整体格式样式。文本框格式设置仅适用于未在使用丰富的文本格式进行专门格式化的文本。

设置格式的显示格式文本字段的文本框中的样式

  1. 右键单击导航窗格中的报告,然后单击快捷菜单上的布局视图

  2. 单击显示格式文本字段中,文本框,然后在格式选项卡上的字体组中,单击要应用的格式样式。

    Access适用于不已经进行过支持数据输入的视图中应用的格式的类型 (而不是值) 的表或查询,数据表视图或窗体的窗体视图等格式文本字段中的所有文本的格式。例如,如果字段中的文本的一部分的格式的红色字体颜色,并且您将蓝色字体颜色应用于文本框中, Access将变成的所有文本蓝色除外,这单独格式设置为红色。为另一个示例中,如果 11 磅字号格式的文本字段中的一部分,到文本框中,应用 14 磅字号Access适用范围 14 磅字号的所有文本除外,这分别在 11 poin 格式化ts。

    附件字段   使用不用于任何其他数据类型的特殊控件的附件字段。您可以使用单个附件字段中,多个文件附加到记录,但字段仅一次显示一个附件的信息。默认情况下,附件控件显示图标或图像,具体取决于该控件当前显示的附件文件类型。如果需要,您可以设置附件控件的属性,使所有附加的文件显示为图标,或者该字段只显示曲别针图标和附件的数量。假设您已经使用附件控件在您的报表,可以使用以下过程来调整控件的属性的不同使用的控件。

将附件字段的显示属性设置

  1. 右键单击导航窗格中的报告,然后单击快捷菜单上的布局视图

  2. 单击附件控件。如果尚未显示属性表,请按 F4 显示该表。在属性表中,单击格式选项卡。

    使用下表用作指南来设置控件的属性的附件。

    属性

    设置

    将显示为

    • 图标图像/图形显示为图像和所有其他文件以图标形式显示。这是默认设置。

    • 图标以图标形式显示所有文件。

    • 曲别针显示在括号中的附件数后跟一个曲别针图标。

    默认图片

    要使默认图片显示附件控件中存在任何附加的文件,请单击 “生成器”按钮 属性框中,浏览到所需,图片,然后单击打开

    注意: 如果显示为属性设置为曲别针未显示默认图片。

    图片的对齐方式

    从列表中选择所需的对齐方式。默认设置是中心。调整此设置可能产生意外的结果,具体取决于图片大小模式属性的设置。

    图片大小模式

    此设置为显示为属性设置为图像/图标时才可用。

    • 剪裁以实际大小显示图像。如果它太大,以填满控件,则剪裁图像。

    • 拉伸伸展图像,以便填满整个控件。

      注意: 除非附件控件的确切图像大小相同,则使用此设置将扭曲图像,使其看起来拉伸垂直或水平。

    • 缩放无需剪辑或扭曲图像显示尽可能大的图像。这是默认设置。

  3. 如果您正在使用该控件以显示图形,调整附件控件的大小,以便您可以看到所需的详细信息的量。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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