报表设计指南

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Access 为你提供了许多工具, 可帮助你快速构建引人注目、易于阅读的报表, 这些报表以最符合其用户需求的方式呈现数据。 你可以使用 "创建" 选项卡上的命令, 只需要单击一次即可创建简单的报表。 可以使用报表向导创建更复杂的报表, 也可以通过自己添加所有数据和格式设置元素来创建报表。 无论选择哪种方法, 你都可能至少对报表的设计进行少量更改, 以使其按所需方式显示数据。 本文介绍设计报表的常规过程, 然后介绍如何向报表中添加特定的设计元素。

本文内容

确定如何对报表进行布局

使用控件布局对齐数据

添加或删除报表或页面页眉和页脚节

对不同数据类型进行格式设置的提示

确定如何对报表进行布局

设计报表时, 必须首先考虑希望数据在页面上的排列方式以及数据在数据库中的存储方式。 在设计过程中, 你甚至可能会发现表中的数据排列不允许你创建所需的报表。 这可能表明表不标准化, 这意味着数据不会以最高效的方式存储。

创建报表草图

此步骤不是必需的-您可能会发现 Access 报表向导或报表工具 (在 "创建" 选项卡上的 "报表" 组中可用) 为报表提供了足够的开始设计。 但是, 如果您决定在不使用这些工具的情况下设计报表, 您可能会发现, 通过在每个字段中绘制一个框并在每个框中写入字段名称, 对一张纸上的报表进行粗略草图很有帮助。 或者, 你可以使用 Word 或 Visio 等程序创建报表的模型。 无论使用哪种方法, 请确保包含足够的行来指示数据重复的方式。

与最初的草图重叠的完成版设计

例如, 您可以将某行用于产品信息, 然后为该产品的销售额使用多个重复行, 最后为产品提供一列销售总额。 然后, 该序列对下一个产品重复, 依此类推, 直到报表结束。 或者, 你的报表可能是表中数据的简单列表, 在这种情况下, 你的草图只能包含一系列行和列。

注意: 如果你要为其他人设计报表, 此技术也非常有用。 在这种情况下, 其他人可以在开始工作之前绘制草图。

创建草图后, 确定要在报表上显示的数据所在的一个或多个表。 如果所有数据都包含在单个表中, 则可以直接将报表基于该表。 通常, 所需的数据存储在多个表中, 这些表必须一起提取到查询中, 然后才能在报表上显示。 查询可以嵌入在报表的RecordSource属性中, 也可以创建单独的已保存查询并将报表基于该查询。

确定每个报表部分要放入哪些数据

每个报表都有一个或多个报表节。 每个报表中显示的一节是详细信息部分。 此部分针对报表所基于的表或查询中的每条记录重复一次。 其他分区是可选的, 并且通常不太频繁, 并且通常用于显示一组记录、报表页面或整个报表所共有的信息。

下表描述了每个部分的位置以及该节的通常使用方式。

部分

位置

典型内容

报表页眉节

在报表第一页的顶部出现一次。

  • 报表标题

  • 徽标

  • 当前日期

报表页脚节

显示在报表最后一页上的页面页脚部分上方的最后一行数据的上方。

报表总计 (总和、计数、平均值等)

页面页眉节

显示在报表每一页的顶部。

  • 报表标题

  • 页码

页面页脚节

显示在报表的每个页面的底部。

  • 当前日期

  • 页码

组页眉节

仅显示在一组记录之前。

按其进行分组的字段

组页脚节

紧接在一组记录之后出现。

组合计 (总和、计数、平均值等)

有关添加或删除报表页眉和页脚节或页面页眉和页脚节的信息, 请参阅本文中的添加或删除报表或页面页眉和页脚部分。 通过使用布局视图或设计视图中的 "组"、"排序" 和 "汇总" 窗格, 可以添加组页眉和页脚节。

确定如何排列明细数据

大多数报表以表格式或堆叠布局的形式排列, 但Access 使您能够灵活地使用所需记录和字段的任何排列方式。

表格式布局    表格式布局类似于电子表格。 标签位于顶部, 数据在标签下方的列中对齐。 "表格式" 指的是类似于表格的数据外观。 这是在 "创建" 选项卡上的 "报表" 组中单击 "报表" 时Access 创建的报表类型。 如果你的报表具有相对较少的字段, 而你希望以简单列表格式显示, 则表格布局是一个不错的布局。 下图显示了使用表格式布局创建的员工报表。

采用表格式布局的员工报表

堆叠式布局    堆叠式布局类似于您在打开银行帐户或从在线零售商处进行购买时填写的窗体。 每个数据片段都带有标签, 并且字段在彼此的顶部堆积。 此布局适用于包含过多要以表格格式显示的字段的报表, 也就是说, 列的宽度将超过报表的宽度。 下图显示了使用堆叠式布局创建的员工报表。

采用堆叠布局的员工报表

注意: 在报表向导中, 此布局称为纵栏布局。

混合布局    你可以混合表格和堆叠式布局的元素。 例如, 对于每条记录, 你可以在主体节的顶部排列水平行中的某些字段, 并在顶部行下的一个或多个堆叠布局中排列同一记录中的其他字段。 下图显示了使用混合布局创建的员工报表。 "ID"、"姓氏" 和 "名字" 字段按表格式控件布局排列, "职务" 和 "商务电话" 字段按堆叠布局排列。 在此示例中, 网格线用于为每个员工提供字段的直观分隔。

使用混合布局的员工报表

两端对齐布局    如果使用报表向导创建报表, 则可以选择使用两端对齐布局。 此布局使用页面的整个宽度, 以尽可能显示记录 compactly。 当然, 您可以在不使用报表向导的情况下获得相同的结果, 但它可以是一个 painstaking 的过程来精确对齐字段。 下图显示了使用报表向导的两端对齐布局创建的员工报表。

使用两端对齐布局的员工报表

如果在报表上显示大量字段, 则两端对齐布局是一种很好的布局。 在前面的示例中, 如果使用表格布局显示相同的数据, 则字段将延伸到页面的边缘。 如果您使用堆叠式布局, 每条记录都会占用更多垂直空间, 这将浪费纸面文档, 使报表难以阅读。

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使用控件布局对齐数据

控件布局是在 "布局" 视图或 "设计" 视图中打开报表时可以添加到报表的参考线。 Access 在使用报表向导生成报表时, 或者在创建报表时单击 "创建" 选项卡的 "报表" 组中的 "报表", 将自动添加控件布局。 控件布局类似于一个表, 其中每个单元格都可以包含标签、文本框或任何其他类型的控件。 下图显示了报表上的表格式控件布局。

基本表格式控件布局

橙色线条指示控件布局的行和列, 并且仅当报表在布局视图或设计视图中处于打开状态时才可见。 控件布局可帮助你在行和列中实现统一的数据对齐, 并且可以更轻松地添加、调整大小或删除字段。 通过使用 "排列" 选项卡上的 "" 和 "位置" 组中的工具 (在 "布局" 视图或 "设计" 视图中可用), 您可以将一种类型的控件布局更改为另一种, 并且可以从布局中删除控件, 以便您可以将在报表上的所需位置控制。

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添加或删除报表或页面页眉和页脚节

如本文前面所述, 页眉和页脚是报表节, 可用于显示整个报表或报表的每个页面的常规信息。 例如, 你可以添加页面页脚节以在每个页面底部显示页码, 也可以添加报表页眉节以显示整个报表的标题。

添加报表或页面页眉和页脚节

  1. 在导航窗格中, 右键单击要更改的报表, 然后单击快捷菜单上的 "设计视图"。

  2. 验证报表上已有哪些节。 分区由称为 "节选择器" 的带阴影的水平条分隔。 每个分区选择器上的标签表示它紧下方的部分。

    “设计”视图中的报表

    每个报表都有一个详细信息部分, 还可以包含报表页眉、页面页眉、页面页脚和报表页脚节。 此外, 如果报表中有分组级别, 你可能会看到组页眉或页脚 (如上图中所示的 "文件标头")。 默认情况下, 组页眉和页脚使用作为组的基础的字段名称或表达式命名。 在这种情况下, 分组字段的名称为 "文件"。

  3. 若要向报表添加页眉和页脚节或报表页眉和页脚节, 请右键单击任何节选择器, 然后单击快捷菜单上的 "页面页眉/页脚" 或 "报表页眉/页脚"。

    警告: 如果该节已存在于报表上, Access 会警告你它将删除现有分区和它所包含的控件。

    现在, 你可以移动现有控件或将新控件添加到新分区。

Access 始终以成对的形式添加页面和报表页眉和页脚节。 也就是说, 您不能添加页面或报表页眉节, 也不会添加相应的页脚部分。 如果不需要这两个部分, 则不能删除分区, 但可以将未使用的节的高度调整为零 (0), 以避免向报表添加额外的垂直间距。 将指针放在未使用的节的底部, 直到它变为双箭头 双箭头 , 然后向上拖动, 直到隐藏该部分。 如果分区中有任何控件, 则必须删除它们, 然后才能完全隐藏分区。

删除报表或页面页眉和页脚节

  1. 在导航窗格中, 右键单击要更改的报表, 然后单击快捷菜单上的 "设计视图"。

  2. 右键单击任何节选择器, 然后单击快捷菜单上的 "页面页眉/页脚" 或 "报表页眉/页脚"。

如果要删除页眉和页脚对, 并且这些分区包含控件, Access 会警告你删除分区也将删除这些控件, 并且你将无法撤消该操作。 单击"是"删除分区并删除控件, 或单击 "" 取消操作。

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对不同数据类型进行格式设置的提示

使用 "报表" 工具创建报表 (在 "创建" 选项卡上的 "报表" 组中可用) 或使用 "报表向导" 时, Access 将字段添加到报表, 并创建最合适的控件进行显示每个字段 (基于字段的数据类型)。 如果您自己向报表添加字段, 则首选方法是将字段列表中的每个字段拖动到报表中。 对于 "报表向导" 或 "报表" 工具, Access 将为每个字段创建最合适的控件, 具体取决于字段的数据类型。 对于大多数数据类型, 要使用的最合适的 (默认) 控件是文本框。

以下各节提供了有关如何设置某些特殊事例数据类型格式的提示。

多值字段    多值字段的默认控件是组合框。 对于报表上的控件, 这似乎是奇怪的选项, 因为不能单击报表中的组合框上的箭头。 但是, 在报表的上下文中, 组合框的行为类似于文本框。 箭头仅在 "设计" 视图中可见。

如果该字段包含多个值, 则这些值以逗号分隔。 如果组合框的宽度不足以显示一行中的所有值, 并且组合框的CanGrow属性设置为"是", 则这些值将换行到下一行。 否则, 值将被截尾取整。 若要设置控件的CanGrow属性, 请在 "设计" 视图或 "布局" 视图中打开报表, 单击控件, 然后按 F4 显示控件的属性表。 CanGrow属性位于控件的属性表的 "格式" 选项卡和 "全部" 选项卡上。

格式文本字段    格式文本字段的默认控件是文本框。 如果文本框的宽度不足以显示一行中的所有值, 并且文本框的CanGrow属性设置为"是", 则这些值将换行到下一行。 否则, 值将被截尾取整。 若要设置控件的CanGrow属性, 请在 "设计" 视图或 "布局" 视图中打开报表, 单击控件, 然后按 F4 显示控件的属性表。 CanGrow属性位于控件的属性表的 "格式" 选项卡和 "全部" 选项卡上。

格式文本字段可帮助你以各种方式设置文本格式。 例如, 字段中的多个单词可以加下划线, 并且同一字段中的几个单词可以为斜体。 但是, 您仍然可以为包含格式文本的文本框设置整体格式样式。 文本框格式仅适用于尚未使用 rtf 格式设置格式的文本。

设置显示格式文本字段的文本框的格式样式

  1. 在导航窗格中右键单击报表, 然后单击快捷菜单上的 "布局视图"。

  2. 单击显示 rtf 文本字段的文本框, 然后在 "格式" 选项卡上的 "字体" 组中, 单击要应用的格式样式。

    Access 将格式应用于格式文本字段中尚未应用于支持数据输入的视图 (而非值) 的所有文本, 例如表或查询的数据表视图或窗体视图。 例如, 如果字段中的部分文本使用红色字体颜色进行格式设置, 并将蓝色字体颜色应用于文本框, 则Access 会将所有文本设置为蓝色, 除了单独设置为红色的文本。 另一个示例是, 如果字段中的部分文本的格式设置为11磅字号, 并且对文本框应用了14磅字号, 则Access 将14磅字号应用到所有文本, 除了单独设置 11 poin 的格式终端.

    附件字段    附件字段使用不用于任何其他数据类型的特殊控件。 可以使用单个附件字段将多个文件附加到记录, 但字段一次只能显示一个附件的相关信息。 默认情况下, "附件" 控件显示图标或图像, 具体取决于控件当前显示的附件的文件类型。 如果需要, 您可以设置附件控件的属性, 以便所有附加的文件显示为图标, 或者使该字段只显示曲别针图标和附件数。 假设您已在报表上使用了附件控件, 则可以使用以下过程来调整控件的不同用途的控件属性。

设置附件字段的 "显示" 属性

  1. 在导航窗格中右键单击报表, 然后单击快捷菜单上的 "布局视图"。

  2. 单击 "附件" 控件。 如果尚未显示属性表,请按 F4 显示该表。 在属性表上, 单击 "格式" 选项卡。

    使用下表作为设置附件控件属性的指南。

    属性

    设置

    显示为

    • 图像/图标将图形显示为图像, 并将所有其他文件显示为图标。 这是默认设置。

    • 图标将所有文件显示为图标。

    • 曲别针显示一个曲别针图标, 后跟括号中的附件数。

    默认图片

    若要在没有附加文件时将默认图片显示在附件控件中, 请单击属性框中的 " “生成器”按钮 ", 通过浏览找到所需的图片, 然后单击 "打开"。

    注意: 如果 "显示为" 属性设置为 "曲别针", 则不会显示默认图片。

    图片对齐方式

    从列表中选择所需的对齐方式。 默认设置为 "居中"。 调整此设置可能会产生意外的结果, 具体取决于 "图片大小" 模式属性的设置。

    图片大小模式

    仅当 "显示为" 属性设置为 "图像/图标" 时, 此设置才可用。

    • 剪辑以实际大小显示图像。 如果图像太大, 无法容纳在控件内, 则会剪裁图像。

    • 拉伸对图像进行拉伸, 使其填满整个控件。

      注意: 除非附件控件的大小与图像完全相同, 否则使用此设置将会扭曲图像, 使其以垂直或水平方向拉伸。

    • "缩放" 会尽可能大地显示图像, 而无需剪切或扭曲图像。 这是默认设置。

  3. 如果使用控件显示图形, 请调整附件控件的大小, 以便可以看到所需的详细信息量。

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