报表设计指南

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

Microsoft Office Access 2007 提供了许多工具,可帮助您快速生成既引人注目、又易于理解的报表,并按照最适合用户需要的方式显示数据。使用“创建”选项卡上的命令,您只需通过一个单击操作即可创建简单的报表。您可以使用报表向导创建更为复杂的报表,您也可以自行添加所有数据和格式元素,以此来创建报表。无论您选择哪种方法,都可能至少需要对报表的设计进行一些更改,以便让报表按照您希望的方式显示数据。本文将讨论设计报表的一般过程,然后演示如何向报表中添加特定的设计元素。

本文内容

决定如何排放报表

使用控件布局对齐数据

添加或删除报表或页的页眉和页脚节

有关不同数据类型设置格式的提示

确定如何设置报表布局

设计报表时,应先考虑如何在页面上排列数据以及如何在数据库中存储数据。在设计过程中,您甚至可能发现表中的数据排列方式不允许创建所需的报表。这可能说明表未被规范化,而这意味着数据并未采用最有效的存储方式。

有关规范化的详细信息,请单击请参阅部分中有关数据库设计基础的链接。

创建报表的草图

此步骤并不是必需的。因为您可能会发现,“Access 报表向导”或“报表”工具(都位于“创建”选项卡上的“报表”组中)已提供了足以满足需要的初始报表设计。但是,如果您决定在不使用这些工具的情况下设计报表,则可能发现,通过在纸上绘制报表草图并用每个框来标明每个字段的布局及其名称,将对创建报表大有裨益。此外,您还可以使用 Microsoft Office Word 2007 或 Microsoft Office Visio 2007 等程序创建报表的模型。无论使用哪种方法,都需要确保在报表中包括足够的行来指示数据的重复方式。

与最初的草图重叠的完成版设计

例如,您可以使用一个行来填写产品信息,然后用几个重复行来填写该产品的销售情况,最后用一个行来汇总该产品的销售总额。接下来,将对下一个产品重复该序列,直至报表结束。也可能您的报表只是表中的一个数据列表,此时只需在草图中包含一系列行和列即可。

注意: 当您为其他人设计报表时,这种方法也非常有用。在此情况下,您可以在开始工作前让此人先绘制报表的草图。

创建您素描后,确定哪个表包含您要在报表中显示的数据。如果在一个表中包含的所有数据,您可以基于报表直接该表。更频繁,您必须将一起放在查询中之前在报表中显示, 的多个表中存储所需的数据。查询可以嵌入在RecordSource属性中的报表,或者您可以创建一个单独的已保存的查询和报表基于的。

有关将查询用作报表的记录源的详细信息,请在请参阅部分中查找相应的链接。

确定要置于每个报表节中的数据

每个报表都有一个或多个报表节。而“详细”节则是每个报表所共有的。对于报表所基于的表或查询中的每个记录,此节会重复一次。其他节则是可选节,重复率较低,通常用于显示一组记录、一页报表或整个报表的通用信息。

下表描述了每个节的位置及其常见用法。

位置

典型内容

报表页眉节

只出现一次,位于报表第一页的顶部。

  • 报表标题

  • 徽标

  • 当前日期

报表页脚节

出现在最后一行数据之后,且位于报表最后一页的页脚节之上。

报表汇总(求和、计数、平均值等)

页眉节

出现在报表每个页面的顶部。

  • 报表标题

  • 页码

页脚节

出现在报表每个页面的底部。

  • 当前日期

  • 页码

组页眉节

出现在一组记录的紧前面。

作为分组依据的字段

组页脚节

出现在一组记录的紧后面。

组汇总(求和、计数、平均值等)

有关添加或删除报表页眉和页脚分区或页面页眉和页脚节的信息,请参阅本文中的部分添加或删除报表或页面页眉和页脚节。您可以通过使用布局视图还是设计视图中的分组、 排序和汇总窗格添加组页眉和页脚节。

有关使用“分组、排序和汇总”窗格的详细信息,请参阅请参阅部分中有关创建分组报表或摘要报表的链接。

确定明细数据的排列方式

大多数报表排列在表格或堆叠式的布局,但Office Access 2007使您可以灵活地使用几乎任何排列的记录和所需的字段。

表格式布局    表格式布局类似于电子表格,其顶部横向排列了若干标签,数据则在这些标签之下的列中对齐。此布局之所以称为表格式布局,是因为数据的外观与表类似。在 Office Access 2007 中,当您在“创建”选项卡上的“报表”组中单击“报表”时,创建的便是此类报表。当报表中的字段相对较少且您希望用简单的列表格式显示它们时,表格式布局将是一个不错的选择。下图显示了使用表格式布局创建的员工报表。

采用表格式布局的员工报表

堆叠布局    堆叠布局类似于您在开设银行帐户或从联机零售商处进行采购时要填写的表单。其中,每条数据都加以标记,而字段则互相堆叠在一起。此布局适合因包含的字段过多而无法用表格式布局显示的报表,如果采用表格式布局,列的宽度将超出报表的宽度。下图显示了使用堆叠布局创建的员工报表。

采用堆叠布局的员工报表

注意: 在报表向导中,此布局称为纵栏式布局。

混合布局    您可以混合使用表格式布局和堆叠布局的元素。例如,对于每个记录,您都可以将部分字段排列在“详细”节顶部的水平行中,同时将同一记录的其他字段以一种或多种堆叠布局排列在最上面一行的下方。下图显示了使用混合布局创建的员工报表。其中,“ID”、“姓氏”和“名字”字段按表格式控件布局排列,而“职务”和“业务电话”字段则按堆叠布局排列。在此示例中,网格线用于将每个员工的记录从视觉上隔开。

使用混合布局的员工报表

两端对齐布局    如果您使用报表向导创建报表,则可以选择使用两端对齐布局。此布局使用页面的整个宽度,以尽可能细密的方式显示记录。当然,即使不使用报表向导也可以实现相同的效果,但要让各个字段完全对齐,则需要下一番功夫。下图显示了使用报表向导的两端对齐布局创建的员工报表。

使用两端对齐布局的员工报表

如果要在报表上显示大量字段,则适合使用两端对齐布局。在上面的示例中,如果使用表格式布局显示同一数据,这些字段将伸出页面边缘。而如果使用堆叠布局,每个记录将占据更多的垂直空间,这样不仅浪费纸张,还会增加阅读报表的难度。

有关分步介绍如何创建使用这些不同布局的报表的信息,请参阅请参阅部分中有关创建简单报表的链接。

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使用控件布局对齐数据

控件布局是 Office Access 2007 中新增的一项功能。它们实际上是一些参考线,当在“布局”视图或“设计”视图中打开报表后,便可以在报表中添加它们。如果您使用报表向导生成报表,或通过在“创建”选项卡上的“报表”组中单击“报表”来创建报表,Access 2007 将自动添加控件布局。控件布局与表格类似,其中每个单元格都可以包含标签、文本框或任何其他类型的控件。下图显示了报表上的表格式控件布局。

基本表格式控件布局

其中,橙色线条指示控件布局的行和列,您只有在“布局”视图或“设计”视图中打开报表时才会看到它们。控件布局不仅有助于在行和列中实现统一的数据对齐方式,还可以简化添加、调整或删除字段的操作。利用“排列”选项卡(可在“布局”视图或“设计”视图中找到)上的“控件布局”组中的工具,您可以将一种控件布局更改为另一种控件布局,同时还可以删除布局中的控件,这样您就可以在报表上随意布置控件了。

有关使用控件布局的详细信息,请参阅请参阅部分中有关修改、编辑和更改报表的链接。

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添加或删除报表/页面页眉和页脚节

正如本文前面所提到的,页眉和页脚属于报表节,可用于显示整个报表或报表中每个页面的通用信息。例如,您可以添加页面页脚节,以便在每个页面的底部显示页码,也可以添加报表页眉节来显示整个报表的标题。

添加报表/页面页眉和页脚节

  1. 在导航窗格中,右键单击要更改的报表,然后单击快捷菜单上的“设计视图”

  2. 验证报表上已有哪些节。各个节之间用称为节选择器的阴影水平栏分隔。每个节选择器上的标签用于指示其正下方的节名称。

    “设计”视图中的报表

    每个报表都有“详细”节,此外它们还可以包含报表页眉、页面页眉、页面页脚和报表页脚节。另外,如果报表中设置了分组级别,您还可能看到组页眉或页脚(例如上图中显示的“File As 页眉”)。默认情况下,组页眉和页脚使用组所基于的字段名或表达式命名。在此示例中,分组字段的名称为“File As”。

    有关创建分组报表或摘要报表的详细信息,请在请参阅部分中查找相应的链接。

  3. 要在报表中添加页面/报表页眉和页脚节,请右键单击任意节选择器,然后单击快捷菜单上的“页面页眉/页脚”“报表页眉/页脚”

    注意: 如果报表上已有该节,Access 便会发出警告,指示将删除现有的节以及它所包含的控件。

    现在,您可以向新节中移动现有控件或添加新控件。

    有关在报表中添加字段和其他控件的详细信息,请在请参阅部分中查找相应的链接。

Office Access 2007始终成对添加页面和报表页眉和页脚部分。也就是说,不能添加页或报表页眉节而不添加相应的脚注部分。如果您不需要两个分区,不能删除分区,但您可以调整零 (0),以避免向报表添加额外的垂直间距为高度的未使用的部分。将鼠标指针底部的未使用过部分中,直到它变为双向箭头 双箭头 ,,然后向上拖动,直至部分中处于隐藏状态。如果在部分中有任何控件,必须将其删除之前,您可以完全隐藏部分。

删除报表/页面页眉和页脚节

  1. 在导航窗格中,右键单击要更改的报表,然后单击快捷菜单上的“设计视图”

  2. 右键单击任意节选择器,然后单击快捷菜单上的“页面页眉/页脚”“报表页眉/页脚”

当您删除页眉和页脚对时,如果这些节中含有控件,Office Access 2007 将发出警告,指出删除节的同时也会删除控件,并且该操作不可撤消。如果单击“是”,则删除节和控件,单击“否”则取消操作。

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对不同数据类型设置格式的提示

当您使用“报表”工具(位于“创建”选项卡上的“报表”组中)或报表向导创建报表时,Office Access 2007 将为您添加报表字段,并基于字段的数据类型创建最适合的控件来显示每个字段。如果您要自己向报表中添加字段,则首选方法是将每个字段从“字段列表”中拖动到报表上。无论使用报表向导还是“报表”工具,Office Access 2007 都会根据字段的数据类型创建最适合于每个字段的控件。对于大多数数据类型而言,最适于(默认)使用的控件是文本框。

以下部分提供有关如何对 Office Access 2007 中新增的部分数据类型进行格式设置的提示。

多值字段    多值字段的默认控件是组合框。对于报表上的控件来说,此选择看上去有些奇怪,因为在报表中您将无法单击组合框上的箭头。但是,在报表上下文中,组合框的行为类似于文本框。您只有在“设计”视图中才会看到箭头。

如果字段包含多个值,这些值将用逗号分隔。当组合框因宽度不够而无法在一行上显示所有值时,如果组合框的“可以扩大”属性设置为“是”,这些值将自动换行。否则,这些值将被截断。要设置控件的“可以扩大”属性,请在“设计”视图或“布局”视图中打开报表,单击该控件,然后按 F4 显示控件的属性表。“可以扩大”属性同时位于控件属性表的“格式”选项卡和“全部”选项卡上。

RTF 字段    RTF 字段的默认控件是文本框。当文本框因宽度不够而无法在一行上显示所有值时,如果文本框的“可以扩大”属性设置为“是”,这些值将自动换行。否则,这些值将被截断。要设置控件的“可以扩大”属性,请在“设计”视图或“布局”视图中打开报表,单击该控件,然后按 F4 显示控件的属性表。“可以扩大”属性同时位于控件属性表的“格式”选项卡和“全部”选项卡上。

当您设置文本的格式时,RTF 字段可从多个方面提供帮助。例如,您可以将某字段中的一些字设置为带有下划线,同时将同一字段中的其他一些字设置为倾斜。不过,您仍然可以对包含格式文本的文本框设置整体格式样式。文本框格式仅适用于未专门用 RTF 格式设置的文本。

对显示 RTF 字段的文本框设置格式样式

  1. 在导航窗格中,右键单击报表,然后单击快捷菜单上的“布局视图”

  2. 单击显示 RTF 字段的文本框,然后在“格式”选项卡上的“字体”组中单击要应用的格式样式。

    Access 功能区图像

    对于尚未在支持数据输入的视图(例如针对表或查询的“数据表”视图或针对表单的“表单”视图)中应用该格式类型(但不是值)的 RTF 字段,Office Access 2007 将对其中的所有文本应用该格式。例如,如果将字段中部分文本的格式设置为红色字体,则当您向该文本框应用蓝色字体时,Access 2007 会将所有文本都变为蓝色,但单独设置为红色的文本除外。再举一例,如果将字段中部分文本的格式设置为 11 磅字号,则当您向该文本框应用 14 磅字号时,Access 2007 将向所有文本应用 14 磅字号,但单独设置为 11 磅的文本除外。

    附件字段    附件字段使用任何其他数据类型都不使用的特殊控件。通过单个附件字段,您可以向记录附加多个文件,但该字段一次只能显示有关一个附件的信息。默认情况下,附件控件会显示一个图标或图像,具体取决于控件当前显示的附件的文件类型。如有必要,您可以设置附件控件的属性,以便将所有附加的文件都显示为图标,或者只让该字段显示一个曲别针图标和附件的数目。假设您已在报表中使用了附件控件,您可以使用以下过程调整控件的属性,以实现该控件的不同用途。

    有关向报表中添加附件字段的详细信息,请参阅请参阅部分中有关如何向数据库中的记录附加文件和图形的链接。

设置附件字段的显示属性

  1. 在导航窗格中,右键单击报表,然后单击快捷菜单上的“布局视图”

  2. 单击该附件控件。如果尚未显示属性表,请按 F4 来显示它。在属性表上,单击“格式”选项卡。

    请使用下表作为设置附件控件属性的指南。

属性

设置

显示为

  • “图像/图标”将图形显示为图像,而将所有其他文件显示为图标。这是默认设置。

  • “图标”将所有文件显示为图标。

  • “曲别针”显示曲别针图标,并在图标后显示用括号括起的附件数。

默认图片

要使默认图片显示附件控件中存在任何附加的文件,请单击 “生成器”按钮 属性框中,浏览到所需,图片,然后单击打开

注意: 如果将“显示为”属性设置为“曲别针”,则不会显示默认图片。

图片对齐方式

请从列表中选择所需的对齐方式。默认设置为“居中”。根据“图片缩放模式”属性的设置,调整此设置可能会产生意外的结果。

图片缩放模式

只有将“显示为”属性设置为“图像/图标”时,此设置才可用。

  • “剪辑”按实际大小显示图像。如果图像因过大而无法容纳在控件内,则会将图像截断。

  • “拉伸”可拉伸图像,以使其填充整个控件。

    注意: 除非附件控件的大小与图像完全相同,否则使用此设置将扭曲图像,以致图像显示为垂直或水平拉伸。

  • “缩放”会尽可能大地显示图像,而不会剪切或扭曲图像。这是默认设置。

  1. 如果要使用该控件显示图形,请调整附件控件的大小,以便您可以看到所需的详细信息量。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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