报表中的计数

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此功能在对报表中包含的记录进行计数时非常有用。在分组或摘要报表中,可以显示每个组中的记录计数。或者,可以为每个记录添加一个行号,以便于记录间的相互引用。本文将逐步骤解释如何为报表添加计数和行号。

您要做什么?

在报表或组中的记录数

在报表或组中添加行号的每条记录

对报表或组的记录数进行计数

布局视图提供了向报表添加计数的最快方式。

使用布局视图进行记录计数

  1. 在导航窗格中,右键单击报表,,然后单击布局视图 按钮图像 快捷菜单上。

  2. 单击您要计数的字段。若要确保所有记录进行都计数,请单击您知道不包含任何空值,如 ID 字段的字段。

  3. 格式选项卡上的分组和汇总组中,单击汇总按钮图像

  4. 执行下列操作之一:

    • 要对报表中所有记录进行计数(无论所选字段中是否有值),请单击“记录计数”

    • 要仅对所选字段中有值的记录进行计数,请单击“值计数”

      注意: “值计数”不能用于以下数据类型的字段:

      • 备注

      • OLE 对象

      • 超链接

Access 为“报表页脚”节添加文本框,并将其“控件来源”属性设置为执行“计数”功能的表达式。如果报表中有任何分组级别,Access 还会为每个执行相同计算的组页脚添加一个文本框。

注意: 如果使用布局视图来创建特定字段的计数,Access 将生成一个仅对包含非 Null 字段的那些记录进行计数的表达式。例如,该报表中有 10 个记录,有一个字段包含三个 Null 值,如果进行计数,则计数文本框将显示“7”(包含非 Null 值的数字记录)。要避免这种情况的发生,可以仅对不允许 Null 的字段(如 ID 字段)添加计数,或者可以编辑文本框的控件来源,从而使得无论记录是否包含 Null 值,将始终对所有记录进行计数。为此,请执行下列操作: 

  1. 选择显示计数的文本框。如果尚未显示属性表,请按 F4 显示该表。

  2. 单击“数据”选项卡。

  3. “控件来源”属性框中,删除表达式和类型=Count(*)

  4. 保存报表并切换到报表视图以查看结果。

使用设计视图对记录进行计数

  1. 在导航窗格中,右键单击报表,然后单击快捷菜单上的设计视图 按钮图像

  2. 设计选项卡上的控件组中,单击文本框按钮图像

  3. 请执行下列操作之一:

    • 要添加报表中所有记录的计数,请单击要放置文本框的报表页眉或报表页脚节。

    • 要添加分组报表每个组中所有记录的计数,请单击要放置文本框的组页眉或组页脚节。

  4. 选择文本框并按 F4 以显示属性表。

  5. 单击“数据”选项卡。

  6. 控件来源属性框中,键入=Count(*)

    此表达式使用Count函数计算报表中的所有记录或组即使某些记录的字段都为 null。进行计数的记录仅在其中某一特定字段不为 null (例如,供应商名称),请改用以下表达式︰ =CDbl(Nz(Count ([供应商名称]),0))

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为报表或组的每一个记录添加行号

可以对报表中的项目进行编号。例如,在按产品排序的“销售额”报表中,您可能要让“1”显示在某产品组中第一个项目的前面,要让“2”显示在第二个项目的前面,依此类推。在下一产品组开始时,计数将重新开始,“1”将显示在第一个项目前面。

对报表中的项目进行编号

可以使用计算控件并通过设置其“运行总和”属性,对报表中的项目进行编号。

  1. 在导航窗格中,右键单击报表,然后单击快捷菜单上的设计视图 按钮图像

  2. 设计选项卡上的控件组中,单击文本框按钮图像

  3. 在该报表的“主体”节,拖动指针创建一个文本框,确保其宽度足以容纳最大的项目编号。

    例如,如果可能有 100 个订单,则至少需要能容纳 3 个字符 (100) 的空间。如果文本框旁出现一个标签,可单击该标签然后按 Delete,来将其删除。如果将文本框放在左侧边缘附近,则标签可能隐藏在文本框下。使用文本框左上角的移动控点,将文本框拖到右边以便您可以看到该标签。然后,可以单击标签并按 Delete。

  4. 选择文本框。如果尚未显示属性表,请按 F4 显示该表。

  5. 单击全部选项卡。在名称属性框中键入名称,如txtItemNumber

  6. 单击“数据”选项卡。

  7. “运行总和”属性框中,选择“工作组之上”

  8. “控件来源”属性框中,键入 =1

  9. 单击“格式”选项卡。

  10. “格式”属性框中,键入 #.(井号后面跟有一个句点)。

    将行号的格式设为数字后面跟有一个句点。

  11. 保存报表并切换到报表视图以查看结果。

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