报表中的计数

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将很有用的报表中包含多少记录计数。在分组或汇总报表中,您可以显示的每个组中的记录数的计数。或者,您可以添加到每个记录,以使其更轻松地为每个引用的行号。本文介绍,分步,如何向报表添加计数和行数。

你要做什么?

在报表或组中的记录数

在报表或组中添加行号的每条记录

在报表或组中的记录数

布局视图为您提供的最快方法向报表添加计数。

使用布局视图对记录进行计数

  1. 在导航窗格中,右键单击报表,,然后单击快捷菜单上的布局视图

  2. 单击您要计数的字段。若要确保所有记录进行都计数,请单击您知道不包含任何空值,如 ID 字段的字段。

  3. 设计选项卡上的分组和汇总组中,单击汇总。注意,如果您使用的 Access 2007 中,汇总命令位于格式选项卡。

  4. 执行下列操作之一:

    • 无论报表中的所有记录进行计数是否在所选的字段值,请单击记录计数

    • 若要仅有记录计数的值的选定字段中,单击计算值

      注意: 计算值不适用于下面的数据类型的字段:

      • 长文本 (备注)

      • OLE 对象

      • 超链接

      • 附件

  5. Access 将文本框添加到报表页脚节,并将其控件来源属性设置为执行Count函数的表达式。如果在报表中有任何分组级别,Access 可执行相同计算每个组页脚中添加文本框。

    注意: 如果您使用布局视图在某一特定字段上创建计数,Access 将生成一个对该字段不为 null 的记录进行计数的表达式。例如,如果在报表中,有 10 个记录,包含三个空值的字段添加计数计数文本框中显示7 -包含非 null 值的数字记录。您可以通过仅向 (如 ID 字段),不允许空值的字段添加计数避免此或,以便它始终将计算所有记录,或不包含 null 值是否满足以下条件,您可以编辑文本框中的控件来源。若要执行此操作:

  6. 选择文本框中显示计数。如果尚未显示属性表,请按 F4 显示该表。

  7. 单击“数据”选项卡。

  8. 控件来源属性框中,删除该表达式,然后键入=Count(*)

  9. 保存报表,并切换到报表视图以查看结果。

通过使用设计视图的记录进行计数

  1. 在导航窗格中,右键单击报表,然后单击快捷菜单上的设计视图

  2. 在“设计”选项卡上的“控件”组中,单击“文本框”。

  3. 执行下列操作之一:

    • 若要在报表中添加的所有记录的计数,请单击报表页眉或报表页脚的部分中要放置文本框的位置。

    • 若要在每组的分组报表中添加的所有记录的计数,请单击组页眉或页脚组的部分中要放置文本框的位置。

  4. 选择文本框中,请按 F4 显示属性表。

  5. 单击“数据”选项卡。

  6. 控件来源属性框中,键入=Count(*)

    此表达式使用Count函数计算报表中的所有记录或组即使某些记录的字段都为 null。进行计数的记录仅在其中某一特定字段不为 null (例如,供应商名称),请改用以下表达式: =CDbl(Nz(Count([SupplierName]),0))

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在报表或组中添加行号的每条记录

在报表中对项目进行编号。例如中的产品销售报表,, 您可能希望"1"的产品组中,"2"之前第二个项目,依此类推前面的第一个项目。当下一步产品组开始,计数将重新开始,并"1"前面的第一个项目。

对报表中的项目进行编号

可以通过使用计算的控件并将它的运行总和属性设置,在报表中的项目进行编号。

  1. 在导航窗格中,右键单击报表,然后单击快捷菜单上的设计视图

  2. 在“设计”选项卡上的“控件”组中,单击“文本框”。

  3. 在报表的详细信息部分中,拖动指针以创建文本框中,确保它不够宽而无法容纳最大的项目数。

    例如,如果您可能有 100 个订单,您需要空间至少三个字符 (100)。如果出现文本框旁边的标签,请通过单击它,然后按 DELETE 删除标签。如果将文本框放到左边距附近的形状时,可能在文本框下隐藏标签。在左上角的文本框中使用的移动控点,向右拖动文本框中,以便您可以看到该标签。然后,您可以单击标签,然后按 DELETE。

  4. 请选择文本框。如果尚未显示属性表,请按 F4 显示该表。

  5. 单击全部选项卡。在名称属性框中键入名称,如txtItemNumber

  6. 单击“数据”选项卡。

  7. 运行总和属性框中,选择在新组

  8. 控件来源属性框中,键入= 1

  9. 单击“格式”选项卡。

  10. 格式属性框中,键入#。(井号后跟句点)。

    这将句点关注数字设置格式的行号。

  11. 保存报表,并切换到报表视图以查看结果。

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