报表中的计数

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对报表中包含的记录计数很有用。 在分组或汇总报表中, 可以显示每个组中的记录数。 或者, 你可以为每条记录添加行号, 以便更轻松地引用每条记录。 本文分步介绍了如何向报表中添加计数和行号。

想进行什么操作?

统计报表或组中的记录数

为报表或组中的每条记录添加行号

统计报表或组中的记录数

"布局" 视图为你提供将计数添加到报表的最快方法。

使用布局视图对记录进行计数

  1. 在导航窗格中, 右键单击报表, 然后单击快捷菜单上的 "布局视图"。

  2. 单击要统计的字段。 若要确保对所有记录进行计数, 请单击已知不包含任何 null 值的字段, 例如 ID 字段。

  3. 在“设计”选项卡上的“分组和汇总”组中,单击“总计”。 

  4. 请执行下列操作之一:

    • 若要对报表中的所有记录进行计数 (无论所选字段中是否存在值), 请单击 "计数记录"。

    • 若要仅对所选字段中有值的记录进行计数, 请单击 "计数值"。

      注意: Count 值不可用于以下数据类型的字段:

      • 长文本(备忘录)

      • OLE 对象

      • 超链接

      • 附件

  5. Access 将文本框添加到报表页脚部分, 并将其 "控件来源" 属性设置为执行Count函数的表达式。 如果报表中有任何分组级别, Access 还会向每个执行相同计算的组页脚添加一个文本框。

    注意: 如果使用布局视图创建特定字段的计数, Access 将生成一个仅对字段不为 null 的记录进行计数的表达式。 例如, 如果报表中有10条记录, 并将计数添加到包含三个 null 值的字段, 则 "计数" 文本框将显示7 (包含非 null 值的数字记录)。 你可以通过将 count 仅添加到不允许使用 null 的字段 (如 ID 字段) 来避免这种情况, 也可以编辑文本框的控件源, 以便它将始终对所有记录进行计数, 无论它们是否包含 null 值。 为此,请执行以下操作:

  6. 选择显示计数的文本框。 如果尚未显示属性表,请按 F4 显示该表。

  7. 单击“数据”选项卡。

  8. 在 "控件来源" 属性框中, 删除表达式, 然后键入= Count (*)

  9. 保存报表并切换到报表视图以查看结果。

使用设计视图对记录进行计数

  1. 在导航窗格中, 右键单击报表, 然后单击快捷菜单上的 "设计视图"。

  2. 在“设计”选项卡上的“控件”组中,单击“文本框”。

  3. 请执行下列操作之一:

    • 若要添加报表中所有记录的计数, 请单击要在其中放置文本框的报表页眉或报表页脚部分。

    • 若要添加分组报表每个组中所有记录的计数, 请单击要在其中放置文本框的组页眉或组页脚部分。

  4. 选择文本框, 然后按 F4 显示属性表。

  5. 单击“数据”选项卡。

  6. 在 "控件来源" 属性框中, 键入= Count (*)

    此表达式 使用count函数对报表或组中的所有记录进行计数, 即使某些记录中的某些字段为 null 时也是如此。 若要仅对特定字段不为 null (如 "供应商") 的记录进行计数, 请改用以下表达式: = CDbl (Nz ([供应商]), 0)

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为报表或组中的每条记录添加行号

你可以对报表中的项目进行编号。 例如, 在 "按产品销售额" 报表中, 你可能希望 "1" 位于产品组中的第一个项目之前, "2" 位于第二个项目的前面, 依此类推。 当下一个产品组开始时, 计数将重新开始, "1" 位于第一个项目之前。

对报表中的项目进行编号

通过使用计算控件并设置其 "运行总和" 属性, 可以对报表中的项目进行编号。

  1. 在导航窗格中, 右键单击报表, 然后单击快捷菜单上的 "设计视图"。

  2. 在“设计”选项卡上的“控件”组中,单击“文本框”。

  3. 在报表的 "详细信息" 部分中, 拖动指针以创建文本框, 确保其宽度足以容纳最大的项目编号。

    例如, 如果可能有100订单, 则至少需要3个字符 (100) 的空间。 如果文本框旁边显示标签, 请通过单击来删除标签, 然后按 delete。 如果将文本框放置在左边距附近, 则该标签可能隐藏在文本框下方。 使用文本框左上角的移动手柄, 将文本框向右拖动, 以便可以看到标签。 然后, 您可以单击标签, 然后按 DELETE。

  4. 请选择文本框。 如果尚未显示属性表,请按 F4 显示该表。

  5. 单击 "全部" 选项卡。 在 "名称" 属性框中, 键入一个名称, 如txtItemNumber

  6. 单击“数据”选项卡。

  7. 在 "运行总和" 属性框中, 选择 "工作组之上"。

  8. 在 "控件来源" 属性框中, 键入= 1

  9. 单击“格式”选项卡。

  10. 在 "格式" 属性框中, 键入#。 (一个井号, 后跟一个句点)。

    这会将行号的格式设置为数字后面的句点。

  11. 保存报表并切换到报表视图以查看结果。

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