托管元数据简介

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元数据是有关信息的信息。例如,书的标题和作者是元数据。元数据可以是信息的许多类型--位置、 日期或目录项数字。当您使用SharePoint产品时,您可以集中管理元数据。您可以在组织中在您的企业有意义的方法的元数据并使用元数据更加轻松地查找所需内容。

本文描述了托管元数据的一些重要术语,并概括介绍了如何使用 SharePoint 中的工具管理元数据。

重要术语

此部分包含一些关键术语的定义。 这些术语和概念频繁出现在有关托管元数据的文章中。

分类是一种正式的归类系统。 分类对描述某些内容的字词、标签或术语进行分组,然后按层次结构排列这些组。

用户几乎可为任何种类的信息(从生物学系统到组织结构)构建分类。 例如,生物学家将生命有机体分组成四大主要类别:动物、植物、真菌和微生物。 这些主要组每个都包含许多分支。 从整体来看,整个系统就是分类。

组织创建分类的方式不胜枚举。 他们创建“会计科目表”分类来管理会计系统,并创建组织结构图和职务分类来管理员工、产品目录等。 所有这些分类都是信息的结构化层次结构以及可帮助用户处理信息的正式归类系统。

分众分类是一种非正式的归类系统。 它逐渐演变为网站用户协同处理网站上的字词、标签或术语。 最初,分众分类是从书签等流行的应用发展而来的。

如果您曾看到网站上的标签云,则您肯定见过分众分类的可视化效果。 下图显示了 SharePoint 网站上的标签云。

标签云

元数据的基于分众分类的方法非常有用。 它创建了一种方式来分享网站用户的知识和特长。 通过使用分众分类,内容归类可以随着不断变换的业务需求和用户兴趣而演变。

术语集是一组相关的术语。

术语集的范围可以不同,具体取决于您创建术语集的位置。

  • 本地术语集   是在网站集的上下文中创建的,仅对属于该网站集的用户可用(和可见)。 例如,如果您为某个列表或库中的元数据列创建术语集,则该术语集是本地的。 它仅在包含此列表或库的网站集中可用。 例如,媒体库可能具有一个元数据列,显示媒体种类(图表、照片、屏幕截图、视频等)。 允许的术语列表仅与此库相关,可供在该库中使用。

  • 全局术语集   ”可在订阅了特定 Managed Metadata Service 应用程序的所有网站上使用。 例如,某个组织可能创建一个术语集,列出组织内业务单位的名称(如人力资源、市场营销、信息技术等)。

此外,您可以将某个术语集配置为关闭或打开。在关闭的术语集中,除非拥有适当权限,否则用户不能添加新术语。在打开的术语集中,用户可以在映射到术语集的列中添加新术语。

术语是与 SharePoint 网站上的项目关联的特定字词或短语。它是术语集中的单个项目。术语具有唯一 ID,并且可以具有多个文本标签(同义词)。如果您是在多语言网站上工作,术语可以具有不同语言的标签。

有两种类型的术语:

  • 托管术语    托管术语是预定义的术语。 术语库管理员会将托管术语组织为分层术语集。

  • 企业关键字   企业关键字是字词或短语的用户添加到 SharePoint 网站上的项目。企业关键字的集合称为关键字设置。通常情况下,用户可以添加任何字词或短语的项目作为关键字。这意味着,您可将企业关键字,用于 folksonomy 样式标记。有时,术语库管理员将移动到特定托管的术语集的企业关键字。当他们是托管的术语集的一部分时,关键字该术语集的上下文中可用。

若要了解有关如何创建和管理术语的详细信息,请参阅创建和管理术语集中的术语

在 SharePoint 产品中,组是一个安全术语。 关于托管元数据,组是一组术语集,所有这些术语集都共享公用安全要求。 只有拥有特定组参与者权限的用户可以管理属于该组的术语集,或者在该组中创建新术语集。 组织应为具有独特访问需求或安全需求的术语集创建组。

若要了解有关如何为术语集创建组的更多信息,请参阅为术语集设置新组

管理分类的用户可以使用术语库管理工具创建或管理术语集以及术语集内的术语。 术语库管理工具显示所有全局术语集,以及任何可用于您从中访问术语库管理工具的网站集的本地术语集。

托管元数据列是您可以添加到列表或库的特定种类的列。它使网站用户能够从特定术语集中选择术语。托管元数据列可以映射到现有术语集,或者您可以专门为该列创建术语集。

若要了解如何处理托管元数据栏,请参阅创建托管元数据栏

企业关键字列是这样的列:您可以将它们添加到内容类型、列表或库中,以便用户使用自己选择的单词或短语标记项目。 默认情况下,它是多值列。 当用户在列中键入字词或短语时,SharePoint 会提供键入提示建议。 键入提示建议可能包括托管术语集和关键字术语集中的项目。 用户可以选择现有值,也可以输入一些新值。

社会性标签是一些字词或短语,网站用户可以将这些字词或短语应用到内容,以帮助他们按照对其有意义的方式对信息进行分类。 社会性标签非常有用,因为它帮助网站用户改进网站上信息的可发现性。 用户可以将社会性标签添加到 SharePoint 网站上的内容和 SharePoint 网站外部的 URL。

社会性标签包含以下三种信息的指针:

  • 用户标识

  • 项目 URL

  • 术语

将社会性标签添加到项目时,您可以指定是否要将自己的标识和项目 URL 设置为“私有”。 但是,社会性标签的术语部分始终是公共的,因为它存储在术语库中。

当创建社会性标签时,您可以从一组现有术语中选择,也可以输入新术语。 如果选择现有术语,则社会性标签将包含指向该术语的指针。

如果输入新术语,则 SharePoint 会在关键字术语集中为该术语创建新的关键字。 新的社会标签指向此术语。 按这种方式,社会性标签支持基于分众分类的标记。 此外,当用户更新企业关键字或托管元数据列时,SharePoint 可以自动创建社会性标签。 然后,这些术语作为标签在新闻源、标签云或“我的网站”配置文件中可见。

列表或库所有者可以通过更新列表或库的“企业元数据和关键字设置”来启用或禁用元数据发布。

若要了解如何添加特殊关键字栏,请参阅向列表或库添加企业关键字栏

总的来说,标记指将元数据应用到项目(无论是托管元数据还是社会性标签)的操作。

元数据方案:从分类到分众分类

SharePoint 元数据管理功能支持一系列元数据方法,从正式分众分类到用户驱动的分众分类。 您可以通过托管术语和术语集实现正式分类。 您也可以使用企业关键字和社会性标签,这使网站用户能够使用他们选择的关键字标记内容。

此外,SharePoint 产品提供一定的灵活性。 您可以选择与元数据配合使用的结构和控制量,并选择控制和结构的范围。 例如:

  • 您可以跨网站全局应用控制,或者在本地对特定网站应用。

  • 您可以将术语集配置为关闭或打开以允许或禁止用户参与。

  • 您可以选择将企业关键字和社会性标签与托管术语一起使用,也可以选择不一起使用。

SharePoint 产品使组织能够通过自定义方式将正式托管分类的好处与社会性标签的动态好处结合在一起。

下图介绍了不同要求如何使用不同级别的范围和控制。

灵活的托管元数据配置

托管元数据的好处

在组织的网站上使用托管元数据有几个好处:

通过 SharePoint 产品中的托管元数据功能,您可以控制用户向内容添加元数据的方式。例如,使用术语集和托管术语,您能够控制用户可向内容添加哪些术语以及谁可以添加新术语。您还可以通过将关键字术语集配置为关闭来将企业关键字限制为特定列表。

如果在所有网站中一致地使用了相同的术语,则更容易构建依赖于元数据的可靠进程或解决方案。 此外,网站用户可更加轻松且一致地将元数据应用到其内容。

如果某个组织中多个网站上的内容具有一致的元数据,则使用搜索功能可以更容易地找到业务信息和数据。用户可以使用搜索功能(如显示在搜索结果页左侧的精简面板)来根据元数据筛选搜索结果。

精简面板显示可用于筛选搜索结果的元数据。

这让用户可以根据特定的元数据字段动态创建信息视图。然后,用户可以使用文件夹或元数据透视找到库,并使用其他关键字筛选器精简结果。若要了解如何对此进行设置,请参阅为列表或库设置元数据导航

元数据导航控件

托管元数据功能让术语库管理员可以更轻松地根据业务需求的变化来维护和改编元数据。您可以轻松地更新术语集。并且,当您将托管元数据列与该术语集相关联时,新术语或更新的术语将自动变为可用。例如,如果将多个术语合并为一个术语,则使用这些术语标记的内容将自动更新,以反映此更改。可以为单个术语指定多个同义词(或标签)。如果网站使用多种语言,则还可以为单个术语指定多语言标签。

管理元数据

高效地管理元数据需要认真思考和规划。 考虑您希望管理列表和库的内容的信息种类,并考虑在组织内使用信息的方式。 您可以为许多不同信息创建元数据数据的术语集。

例如,您可能对某个文档使用一种内容类型。每个文档可以包含识别许多相关事实的元数据,例如这些示例:

  • 文档用途。 是销售提案吗? 工程规范? 人力资源流程?

  • 文档作者以及更改该文档的人员的名称

  • 创建日期、批准日期以及最新的修改日期

  • 负责文档的任何财政预算影响的部门

  • 访问群体

下面是一些了管理元数据涉及的重要活动 ︰

  • 规划和配置

  • 管理术语、术语集和组

  • 指定元数据的属性

在您开始使用托管元数据之前,您的组织可能需要仔细进行规划。 您必须执行的规划程度取决于您的分类的正式程度。 这也取决于您希望对元数据施加的控制程度。

如果您希望让用户帮助开发分类,只需让用户将关键字添加到项目中,然后根据需要将这些项目组织到术语集内。

如果您的组织希望使用托管术语集实施正式分类,则在规划和开发阶段让关键利益干系人参与非常重要。 组织中的关键利益干系人对所需术语集达成一致意见后,您可以使用术语库管理工具来导入或创建术语集。 当用户开始使用元数据时,您也可以使用该工具管理术语集。 如果您的 Web 应用程序已正确配置,并且您拥有适当的权限,则可以按照以下步骤转到术语库管理工具。

  1. 单击设置 Office 365“设置”按钮 ,,然后单击网站设置

  2. 网站管理下,单击术语存储管理

    术语库管理工具对话框。

术语库管理工具提供了可用来执行大多数任务的树控件。 您对此工具的用户角色决定了您可以执行的任务。 若要在术语库管理工具中工作,您必须是服务器场管理员或术语库管理员。 或者,您可以是为术语集指定的组管理员或参与者。

有关详细信息,请参阅创建和管理组及术语集

若要对层次结构中的项目执行操作,请按照以下步骤执行操作。

  1. 指向要更改的 Managed Metadata Service 应用程序、组、术语集或术语的名称,然后单击显示的箭头。

  2. 从菜单中选择所需操作。

例如,如果您是术语库管理员或组管理员,则可以在组中创建、导入或删除术语集。 术语集参与者可以创建新术语集。

在层次结构的每个级别,术语库管理工具级别相应的菜单。

在层次结构的每个级别,您可以使用术语库管理工具中的属性窗格为组、术语集或术语配置特定属性。 例如,如果要配置术语集,您可以在“常规”选项卡上的可用窗格中指定“名称”、“说明”、“所有者”、“联系人”和“利益干系人”等信息。 您还可以指定希望术语集对用户新提交的内容是打开还是关闭。 或者,您可以选择“预期用途”选项卡,指定术语集是否应用于标签或网站导航。

术语库属性允许您配置标签等设置

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