打开或编辑库中的文件

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选择要打开或编辑库中的文件的方法取决于您想要对文件执行的操作。

当您单击从兼容的Windows SharePoint Services 3.0,如Microsoft Office Word 2007,某些程序文件时您可以选择以查看该文件的只读副本或打开文件进行编辑。选项有助于您以匹配您的意图的方式打开该文件。

注意: 最常见的文件,例如文档和电子表格,可以查看或编辑库中Windows SharePoint Services 3.0。如果您的系统无法识别的文件类型 — 例如,因为在您的系统程序不是与文件类型关联,您可以下载或保存文件的本地。以后,您可以打开它的程序,可以识别的文件类型。

你要做什么?

打开文件的只读副本

签出文件

编辑文件

脱机使用文档库中的文件

打开文件的只读副本

  1. 如果该库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果没有显示该库的名称,则单击“查看所有网站内容”,然后单击库的名称。

  2. 单击要打开的文件的名称,然后执行下列操作之一:

    • 如果您打开在某些Windows SharePoint Services 3.0,如Office Word 2007,与兼容的程序中创建的文件,您可能会看到一个对话框,询问您要打开的文件。如果出现一个对话框,请选择以只读方式打开文件的选项。

    • 在其他程序 (如早期版本的程序或与Windows SharePoint Services 3.0,不兼容的程序) 自动打开文件为只读时单击它。

      如果您想要编辑的文件,请不通过单击打开它相反,指向要显示的向下箭头的文件名。单击向下箭头,,然后在出现的菜单,上,单击应用程序中编辑

    • 在图片库中,单击文件时将显示图像的属性。可在“预览”部分中预览图像,或在浏览器窗口中查看只读副本,单击图像预览或图像名称。

注意: 如果您想要保留在查看只读文件的更改,您可能无法直接向库中保存文件,并保留相同的文件名。可以将您的工作,但是。您可以重命名文件,并将其保存到文档库中,或者您可以将文件保存到您的硬盘,然后将其上载更高版本。如果以后上载文件,则可以上载它为现有文件的版本如果正在跟踪版本,以便它是文件的版本历史记录的一部分。

提示: 与Windows SharePoint Services 3.0兼容的某些程序提供了编辑只读文件的选项。在某些情况下,此选项显示在文件顶部工具栏上。如果您第一次打开文件要阅读它,然后决定您需要改为编辑文件,使用此选项会有帮助。

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签出文件

当您签出文件,要确保其他人无法进行更改到的文件时对其进行编辑。其他用户看不到所做的更改,直到您签入文件。

您所在的组织可能要求您签出文件进行编辑。这样可以防止多个用户同时进行更改,从而有助于避免编辑冲突和混乱。在要求签出的库中,如果尚未签出文件,则编辑文件时会自动签出该文件。

  1. 如果该库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果没有显示该库的名称,则单击“查看所有网站内容”,然后单击库的名称。

  2. 指向要显示的向下箭头的文件名。

    在图片库中,单击该文件,然后在出现的属性中单击“签出”

  3. 单击该下箭头,并在出现的菜单中单击“签出”

    除图片之外的任何文件签出,将更改在库中文件的图标指明该文件已签出 图标图像 。图片已签出时,属性页面上的按钮将更改为签入

  4. 如果您想要用于编辑文件的程序与Windows SharePoint Services 3.0兼容,您可能会看到一条消息询问您是否想要使用本地草稿为该文件。如果您想要处理您的硬盘上的文件的副本,将选中使用本地草稿文件夹复选框。如果您想要同时签出给您存储在服务器上的草稿副本,请清除复选框。

    注意: 

    • 以后,如果决定签入文件而不保存更改,则可放弃更改。文件签出时所做的全部更改都将丢失。文件将还原为上一签入版本,并且不为未保存的更改保留版本记录。

    • 您可以签入文件,以便其他人可以看到您的更改,并保留在继续处理文件签出文件。要这样做,您可以选择保留签入此版本后签出文档复选框时签入文件重新。

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编辑文件

根据库的设置方式,可能要求在进行编辑之前签出文件,以防止其他人同时更改该文件。如果其他人已签出该文件,则您无法对其进行编辑。

如果您不签出的文件之前对其进行编辑,其他人无法编辑文件时您正在处理它。两个或多个用户同时处理文件,时,可能会意外覆盖彼此做出的更改。

  1. 如果该库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果没有显示该库的名称,则单击“查看所有网站内容”,然后单击库的名称。

  2. 请执行下列操作之一:

    • 如果您要打开的文件与Windows SharePoint Services 3.0,兼容的程序中创建的如Office Word 2007,单击文件。如果您看到一个对话框,询问您要打开的文件,选择要编辑文件的选项。

    • 如果您正在编辑在早期版本的程序,或与Windows SharePoint Services 3.0不兼容的程序中的文件,指向要显示的向下箭头的文件名。单击向下箭头,然后在出现的菜单上,单击程序中编辑

    • 在图片库中,选择要编辑的单个图片或对应的复选框。在操作菜单 菜单图像 中,单击编辑

  3. 打开文件时,具体取决于您的库和您正在使用编辑该文件的程序的设置,您可能会看到一条消息。例如,邮件可能会要求您认为安全地打开文件或会通知您的文件签出,如果您的库需要签出文件。如果您想要继续,通过单击确定或类似响应邮件。

  4. 编辑文件,保存文件,然后关闭程序。

  5. 如果文件签出,并且您使用的程序处于与Windows SharePoint Services 3.0兼容,您会提示您签入文件中,当您将其关闭。如果不想再签入文件,您可以签入文件更高版本在库中使用的文件的下拉菜单。

    注意: 

    • 如果您正在编辑该文件,但不是具有签出状态,所做的更改将显示当您将文件保存回库。如果文件签出,所做的更改将显示当签入文件。

    • 根据库的设置方式,在您保存文件时可能会提示您提供有关该文件的其他信息。例如,可能会要求您选择文件的内容类型或输入有关该文件的更多详细信息。

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脱机处理文档库中的文件

如果您正在使用与Windows SharePoint Services 3.0,如Office Word 2007,兼容的程序中编辑文档库中的文件可以签出和处理您的硬盘上的文件。根据您的服务器,处理您的硬盘上的文件可能比使用您的服务器上的文件更快。

必须连接至服务器,才能签出文件,但无论是否与服务器连接,都可以处理您的计算机上的服务器草稿文件夹中的文件。例如,可从 Windows SharePoint Services 网站中签出文件,然后在便携式计算机上处理该文件。无论在哪里处理该文件,重新签入文件时都会更新服务器上的副本。

此选项仅可用于文档库。

  1. 如果该库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果没有显示该库的名称,则单击“查看所有网站内容”,然后单击库的名称。

  2. 指向要显示的向下箭头的库中的文件名。

  3. 单击该下箭头,然后单击“签出”

  4. 在对话框中选中“使用本地草稿文件夹”复选框。

    注意: 如果您要签出由与Windows SharePoint Services 3.0不兼容的程序创建的文件,未显示使用本地草稿文件夹复选框,然后您不能脱机处理文件。

  5. 编辑该文件,然后在完成后重新签入该文件。

注意: 在某些与Windows SharePoint Services 3.0兼容的程序,您可以更改您的本地草稿文件夹位置时在签出文件的位置。有关详细信息,请参阅在您的程序中的帮助。

提示: 您还可以对某些电子邮件程序,以便您可以阅读、 编辑和搜索您的文件脱机Windows SharePoint Services 3.0,如Microsoft Office Outlook 2007,与兼容的连接您的库。有关详细信息,请参阅电子邮件程序中的帮助。

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