我无法像使用 Outlook 的早期版本那样在电子邮件中插入批注

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症状

在 Microsoft Office Outlook 2007 中,无法插入与 Microsoft Office Word 文档中的批注标注类似的批注标注。

下面提供了批注标注的示例:

带批注标注的电子邮件

原因

在 Outlook 的早期版本中,Word 可以用作电子邮件的编辑器。在将 Word 用作电子邮件编辑器时,可以在邮件答复和转发中插入与 Word 文档中提供的批注样式类似的批注。

Office Outlook 2007 使用一种基于 Microsoft Office Word 2007 的电子邮件编辑器。当在 Outlook 2007 中编辑电子邮件时,Office Word 2007 中提供的几个命令(包括插入批注命令)将不可用。

解决方案

虽然无法在电子邮件中直接插入批注标注,但可以使用另外两种替代方法插入批注。

第一种替代方法允许您插入吸引读者注意的内嵌批注。您的响应将显示在定位光标以键入批注的位置,其前方将显示您的名称。如有必要,您可以自定义文本来标识邮件中的批注。

图像

打开内嵌批注并创建标识文本

  1. “工具”菜单上,单击“选项”

  2. “首选参数”选项卡上,单击“电子邮件选项”

  3. 选中“标记批注”复选框,然后键入要用于标识批注的文本。在向邮件答复中添加内嵌批注后,此文本会显示在括号内。

向邮件中添加内嵌批注

  1. 打开已收到的邮件,然后单击“答复”“全部答复”“转发”

  2. 单击原始邮件的正文,然后开始键入批注。

    内嵌批注文本

第二种替代方法允许使用与 Word 和早期 Outlook 版本中的批注类似的批注外观。此替代方法要求将邮件的内容从 Outlook 复制并粘贴到 Word 中,接着在 Word 中添加批注,然后再将邮件内容复制并粘贴回 Outlook。此方法生成的批注与使用 Microsoft Office Outlook 2003 中的插入批注命令(键盘快捷键为先按 Alt+I,再按 M)所生成的批注相同。

创建批注标注

  1. 打开已收到的邮件,然后单击“答复”“全部答复”“转发”

  2. 单击电子邮件正文中的任意位置,然后按 Ctrl+A 选择邮件正文中包含的所有内容。

  3. 单击右键,然后单击“复制”

    键盘快捷方式若要将所选内容复制到剪贴板上,按 CTRL + C。

  4. 打开 Word 2007 并创建一个新文档。

  5. 右键单击该新文档,然后单击“粘贴”

    键盘快捷方式若要粘贴到文档,剪贴板的内容,请按 CTRL + V。

    注意: 在 Outlook 邮件窗口中显示的某些格式不显示在 Word 中(例如,各个答复之间的线条以及邮件标题“发件人”“发送时间”“收件人”“主题”后面的底纹)。在将内容复制回 Outlook 后,这些格式将再次出现。

  6. 要添加批注,请选择文档中的文本,然后在“请审阅”选项卡上单击“新建批注”

    键盘快捷方式若要插入注释,选择文本,然后按 ALT + R、 c。以前的键盘快捷键 ALT + I、 M 也适用。

  7. 选择文本,然后按 Ctrl+A 选择整个文档。

  8. 单击右键,然后单击“复制”

    键盘快捷方式若要将所选内容复制到剪贴板上,按 CTRL + C。

  9. 切换回已打开的邮件并删除其中的内容。

  10. 单击右键,然后单击“粘贴”

    键盘快捷方式若要粘贴到文档,剪贴板的内容,请按 CTRL + V。

如果收件人使用 Outlook 2007 或 Outlook 2003,则会看到类似于以下图示的标注:

带批注标注的电子邮件

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