我应该将文档保存到 OneDrive for Business 还是工作组网站?

我应该将文档保存到 OneDrive for Business 还是工作组网站?

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将所有文档保存到OneDrive for Business是很诱人的。指向你的OneDrive for Business库的链接始终位于页面顶部, 你可以在OneDrive for business 中上载或创建文档。但是, 你需要考虑谁可以和不能访问保存到OneDrive for Business的文档。如果文档是与项目相关的协作工作, 则将其保存到工作组网站可能是更好的选择。

OneDrive for Business和SharePoint团队网站之间的区别是什么

OneDrive for Business是一个可在其中将文件从计算机存储到云并从任何设备进行访问或与他人共享的位置。在Office 365或SharePoint Server中, OneDrive for Business允许你从任意位置更新和共享文件并与其他人同时处理 Office 文档。

SharePoint 团队网站是一个用户可以共同处理文件、文档和想法的网站。网站被设置成用来促进团队成员之间的双向沟通。SharePoint 集齐了文档库、任务列表、日历、工作流、Wiki 和其他帮助团队进行沟通和协作的功能。

对于OneDrive for Business和SharePoint团队网站, 你的文件存储在云中。你可以将OneDrive for Business或SharePoint同步到你的计算机。有关详细信息, 请参阅在 Windows 中与 OneDrive 同步客户端同步文件同步 SharePoint 文件

何时将文档保存到OneDrive for Business

  • 你不打算共享它们。
    你放在OneDrive for Business中的文档是保密的, 直到你共享它们。这使OneDrive for Business成为无需查看其他人的草稿文档或个人文档的最佳选择。

  • 你计划在有限的范围或生命周期内单独共享文件
    例如, 您正在撰写可能未与某个项目相关联的博客文章, 您希望在发布它之前审阅一些同事来对其进行审阅。在这种情况下, 你希望用户在不需要其他存储空间或上下文信息的情况下使用该文档。他们所需的全部是指向文档和编辑权限的链接。

  • 您无法确定文档所属的现有工作组网站,并且您不认为文档的用途准许创建新文档。

需要将文档保存到团队网站库的情况

  • 您希望工作组成员将文档识别为与正在进行的项目相关。

  • 您希望跨较为广泛的一组人员分配所有权和权限。 如果某文档对于项目的成功非常重要,则最好确定除您以外的哪些人能够控制网站上发生的情况。

  • 您希望基于网站而不是单个文档授予权限。 如果用户有权访问工作组网站,则他们能够访问网站中存储的文档。

  • 其他项目相关的文档以保存到工作组网站库,而其他人期望在那里找到它们。

  • 您希望创建可向某人分配文档的签入工作流。

如果你有小型企业版, 最好是设置你的文件存储和共享, 以便同时使用OneDrive for Business和Office 365团队网站。有关自定义工作组网站的介绍, 请查看此教程。本教程包含有关如何提升团队网站的步骤, 以便团队成员可以在其OneDrive for Business文件夹和您的Office 365团队网站之间快速来回导航。

将文档从OneDrive for Business移动到团队网站

有时, 单个文档的重要性会增加, 并与项目相关。当发生这种情况时, 将文件从 OneDrive for business 复制到工作组网站可能是有意义的。

从OneDrive for Business移动文档的疑难解答

将文档从OneDrive for Business移动到团队网站库时, 有一些问题需要记住:

  • 复制或移动文件的步骤可能会因OneDrive for Business和SharePoint的版本而异。有关详细信息, 请参阅移动或复制文档库中的文件夹、文件或链接

  • 指向原始文档的超链接不再起作用, 因为你已在OneDrive for Business中删除了该文档。你可能想要共享你移动到团队网站的文档, 以便向网站上的用户提供更新的、工作的链接。

  • 如果用户关注原始文档,则其新闻源中指向该文档的链接将停止工作。 若要还原此关联,用户需要关注新位置中的文档

  • 你可能需要将OneDrive for Business中的原始文档替换为仅提供指向新文件的链接的原始文档, 并宣布新的位置。

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