总结对 Excel 数据进行相加和计数的方法

总结对 Excel 数据进行相加和计数的方法

计数与求和
无论对西北地区的销售额进行小计还是对每周收据进行汇总,求和(将值相加)都是数据分析不可或缺的一部分。Excel 提供了多种方法进行数据求和。

为了帮助你做出最佳选择,本文提供各种方法的综合摘要、有助于快速决定要使用的技术的支持信息,以及深层次文章的链接。

不应将求和与计数混淆。有关对包含数据的单元格、列或行进行计数的详细信息,请参阅对包含数据的单元格、列或行进行计数

本文内容

简单加减法

可通过使用简单函数、单击按钮或使用工作表函数对数字进行加减。

使用简单公式对单元格中的值进行求和

如果只需要快速结果,可以使用 Excel 作为迷你计算器。使用加号 (+) 算术运算符达到此目的。例如,如果在单元格中键入公式 =5+10,则 Excel 将显示 15 作为结果。

若要深入了解如何在公式中使用算术运算符,请参阅使用 Excel 作为计算器文章。

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使用简单的公式将单元格中的值相减

使用减号 (-) 算术运算符达到此目的。例如,公式 = 12-9 将显示结果 3。

若要深入了解如何在公式中使用算术运算符,请参阅使用 Excel 作为计算器文章。

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使用按钮对列或行中的值进行求和

可以使用自动求和对列或行中某区域内的数字进行快速求和。单击数字列下方或数字行右侧的空白单元格,然后单击“自动求和”。Excel 将选择它认为最可能的数据区域。再次单击“自动求和”以接受 Excel 所选区域,或者选择自己的区域然后单击“自动求和”。

使用“自动求和”快速地将一行数据相加

若要深入了解如何使用“自动求和”,请参阅使用 Excel 作为计算器文章。

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使用函数对区域中的值进行求和

当你想加减不同区域中的值或组合数字值与数字范围时,SUM 函数很有用。使用 SUM 函数对你在左右括号内指定的所有参数进行求和。每个参数可以是区域、单元格引用或正/负数值。

若要输入简单公式,请在单元格中键入 = SUM,后跟左括号。然后键入一个或多个数字、单元格引用或单元格区域,用逗号分隔。然后键入右括号并按 Enter 以显示结果。也可使用鼠标选择包含待求和数据的单元格。

1

2

3

A

考勤

4823

12335

例如,使用上一个表中的数据时,以下所有公式都将使用 SUM 函数返回相同的值 (17158):

  • =SUM(4823,12335)

  • =SUM(A2,A3)

  • =SUM(A2:A3)

  • =SUM(A2,12335)

下图显示了一个公式,它使用 SUM 函数将单元格 A2 的值与 12335 相加。在公式下方,屏幕提示提供了有关使用 SUM 函数的指南。

使用 SUM 函数将单元格中的值以及数值相加

注释: 

  • Excel 中没有 SUBTRACT 函数。若要使用函数将值相减,请在 SUM 函数中使用负数值。例如,公式 =SUM (30,A3,-15,-B6) 会将 30 与单元格 A3 中的值相加,并减去 15 和单元格 B6 中的值。

  • 你可以在 SUM 函数中包含至多 255 个数值、单元格或区域引用的任意组合作为参数。

有关详细信息,请参阅 SUM 函数文章。

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使用函数将区域中的值相减

使用 SUM 函数减去数字,方法是在该公式中将要减去的数字输入为负数。

1

2

3

A

考勤

29072

12335

例如,使用上一个表中的数据时,以下所有公式都将使用 SUM 函数返回相同的值 (16737):

  • =SUM(29072,-12335)

  • =SUM(A2,-A3)

  • =SUM(A2,-12335)

  • =SUM(A2,(-1*(A3)))

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通过分组和透视进行数据求和

可以使用大纲或数据透视表对数据进行分组和汇总。

使用大纲对列中的值进行求和

如果数据位于列表中且可按列值对其进行逻辑分组,你可以通过创建大纲来对数据进行分组和汇总。创建大纲可通过插入小计和总计来汇总数据。假设你拥有以下按地区和月份排列的销售数据。

1

2

3

4

5

6

7

A

B

C

地区

月份

销售额

东部

一月

$18,000

东部

二月

$23,000

东部

三月

$19,000

西部

一月

$17,000

西部

二月

$27,000

西部

三月

$21,000

下图显示了包含小计(按地区分组)和总计的大纲。

带分类汇总和总计的大纲

使用“小计”命令(“数据”选项卡,“大纲”组)创建大纲、小计和总计。

原始数据包括有关东部地区的 3 行数据和有关西部地区的 3 行数据(从第 2 行到第 7 行)。请注意,小计操作在第 5 行中插入了“东部总计”,位于“东部”数据的最后一行和“西部”数据的第一行之间。

如果单击单元格 A4 然后单击“小计”命令,Excel 将创建大纲并插入“东部总计”、“西部总计”和“总计”行,并用这些总计填充“销售额”列中的单元格。

有关详细信息,请参阅以下文章:

分级显示工作表中的数据列表

在工作表内的数据列表中插入分类汇总

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使用函数对列表或 Excel 表格列中的值进行求和

SUBTOTAL 函数是“小计”命令更灵活的替换方法,可用于在包含隐藏行或列的列表或 Excel 表格上计算小计和总计。在 SUBTOTAL 函数中,指定包含或不包含隐藏值的参数。

注意: SUBTOTAL 函数能够控制结果中是否包括隐藏行,并将始终忽略已筛选的行。

例如,假设你要计算单元格 C2 到 C7 中数据的小计和总计,但希望忽略第 3 行和第 6 行中的隐藏数据。你使用的函数将如下所示:

= SUBTOTAL( 109,C2:C7)

第一个参数 (109) 指定你希望对区域中的值进行求和并忽略隐藏的值。若要包括隐藏的值,你应改用 9 作为第一个参数。

有关深入信息,请参阅 SUBTOTAL 函数汇总 Excel 表中的数据文章。

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对数据进行求和,并从不同角度分析数据

当工作表包含数百甚至数千个相似数据行时,要理解这些数字的意义可能会很困难。你可以利用该数据在 Excel 中构建数据透视表,该表将显示小计和总计,并可根据指定类别对数据进行汇总。

你可以通过选择数据区域或 Excel 表格来快速创建数据透视表,然后,在“插入”选项卡上的“表格”组中,单击“数据透视表”。

为展现数据透视表的强大功能,请注意以下示例中的销售数据包含许多行(实际上共有 40 行数据,但图中仅显示了一部分)。此外,未对数据进行汇总,因此无小计或总计。

在数据透视表中使用的数据

基于相同数据的数据透视表显示了小计和总计,并提供一目了然的简明摘要。

在数据透视表中进行汇总和合计的数据

创建和使用数据透视表可能要求你对数据进行一些初始准备并熟悉一些概念。

有关可帮助你入门的详细信息,请参阅以下文章:

在数据透视表中计算值

数据透视表中的小计和总和字段

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根据一个或多个条件进行数据求和

使用工作表函数时可应用条件,以便仅对满足指定条件的数据进行求和。

使用单个函数或函数组合,根据单个条件对区域中的值进行求和

使用 SUMIF 函数,或在 IF 函数内嵌套 SUM 函数。

可通过使用 SUMIF 函数或使用 SUM 函数和 IF 函数的组合,根据单个条件进行数字求和。

例如,公式 =SUMIF(A2:A6,">20") 仅将 A2 到 A6 区域中大于 20 的数字相加。

注意: 以下信息略有技术性,但确实值得学习。

如果 SUMIF 函数不存在,你仍可通过组合使用 IFSUM 得出相同答案。以这种方式组合函数也称为“嵌套”,因为在一个函数中使用了另一个函数。

若要创建模仿 SUMIF 函数的公式,请输入一个将 A2 到 A6 区域视为数组(即将其视为包含五个单元格的单个实体)的公式。

你的公式将类似如下:{=SUM(IF(A2:A6>20,A2:A6))}。公式周围的“花”括号指示它是数组公式。数组公式需要一些特殊处理:请勿自行键入大括号,而务必按 Ctrl+Shift+Enter,Excel 随后将用大括号包围公式 =SUM(IF(A2:A6>20,A2:A6))。如果自己键入大括号,你不会创建任何数组公式。

请尝试以下方法!   

将下表中的数据复制到工作表中的单元格 A1。粘贴数据后,你将注意到单元格 A10 包含 #VALUE! 错误。这意味着你需要将单元格 A10 转换为数组公式。按 F2 然后按 Ctrl+Shift+Enter 以执行此操作。Excel 在单元格 A8 和 A10 中显示结果 (65)。

如何复制示例工作表数据

  • 创建一个空白工作簿或工作表。

  • 选择“帮助”主题中的示例。

    注意: 请勿选择行标题或列标题。

    从“帮助”中选择示例
    从“帮助”中选择示例
  • 按 Ctrl+C。

  • 在工作表中,选择单元格 A1,然后按 Ctrl+V。

  • 若要在查看结果和查看返回结果的公式之间切换,请按 Ctrl+` (重音符)。

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

A

权重

18

29

36

11

16

使用 SUMIF 函数

=SUMIF(A2:A6,">20")

使用 SUM 和 IF 函数

=SUM(IF(A2:A6>20,A2:A6))

此外,知识库文章 XL:何时使用 SUM(IF()) 而非 CountBlank() 提供了有关何时使用 SUMIF 函数的更多指导。

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使用函数,根据单个或多个条件对列中的值进行求和

使用 DSUM 函数对符合你所指定条件的列表或数据库中记录字段(列)中的数字进行求和。

处理列列表时,如果你认为在单独的单元格区域中定义条件比使用嵌套函数更简单,那么你也可以使用 DSUM 函数。

有关详细信息,请参阅 DSUM 函数文章。

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使用向导,根据多个条件对区域中的值进行求和(仅限 Excel 2007)

可使用条件求和向导(“公式”>“解决方案”>“条件求和”)对符合多个条件的值进行求和。

重要: 条件求和向导仅适用于 Excel 2007 及早期版本。相关详细信息,请参阅条件求和向导加载项有何变化?

如果此命令不可用(“解决方案”组可能也不可见),请安装并加载“分析工具库”加载项。

如何加载“分析工具库”

依次单击“Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 ”、“Excel 选项”和“加载项”类别。

  1. 在“管理”列表中选择“Excel 加载宏”,然后单击“定位”。

  2. 在“可用加载项”列表中,选择“分析工具库”框,然后单击“确定”。

  3. 如果“非活动应用程序加载项”列表中显示了向导,请选择该向导然后单击“执行”以将其激活。

  4. 如有必要,请按照安装程序中的说明进行操作。

若要使用条件求和向导,请选择数据区域并单击“条件求和”命令(“公式”选项卡上的“解决方案”组)。按照步骤 1 至步骤 4 完成该向导。下图显示了该向导的步骤 2,其中有一个条件:待求和的值必须大于 100。

条件求和向导:步骤 2(共 4 步)

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使用单个函数或函数组合,根据多个条件对区域中的值进行求和

使用 SUMIFS 函数。提供待求和的区域,该区域包含条件以及应用到该条件区域的条件。你还可以嵌套 SUMIF 函数作为替代方法。

有关详细信息,请参阅 SUMIFS 函数文章。

另请参阅下列知识库文章以了解更多信息:

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对平方值和数组值进行求和

可使用工作表函数对两个或多个相互对应的列中的值进行求和。此类操作可以是简单的确定加权平均(参阅以下计算平均绩点的示例),也可以是复杂的统计或工程计算。

对一个或多个数组中对应值的乘积进行求和

使用 SUMPRODUCT 函数。例如,可通过使用 SUMPRODUCT 函数并将结果除以学分来计算学生的平均绩点,如下图所示。

乘以两个数组中的对应值

公式 =SUMPRODUCT(A2:A6,B2:B6)/SUM(B2:B6) 将每个班级取得的成绩乘以其学分,对这些乘积进行求和 (61.3),并将该和除以总学分 (18),然后确定平均绩点 (3.41)。此类计算也称加权平均。

还可通过将多个数组相乘,在更高级的数学运算中使用 SUMPRODUCT 函数。

SUMPRODUCT 函数对于有相同维度的数组来说简单易用,但是如果需要更大的灵活性,你可以在 数组公式 中使用 SUM 函数。

有关更多详细信息,请参阅 SUMPRODUCT 函数文章。

以下四个函数通常仅用于高级统计或复杂数学应用,因此仅提供了简要说明。有关详细信息,请单击函数名称以直接转到其参考主题。

  • SUMSQ 函数 返回区域中某列数字或值的平方和。例如,SUMSQ(2,3) 将返回 13。

  • SUMX2PY2 函数 对两数组中对应值的平方和进行求和。

  • SUMX2MY2 函数 返回两数组中对应值的平方差之和。

  • SUMXMY2 函数 返回两数组中对应值的差的平方之和。

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特殊情况(汇总、唯一值)

可以使用工作表函数创建将在向区域或表格中添加数据时自动更新的总计,或仅添加在区域或表格中找到的唯一值。

使用函数创建汇总

使用 SUM 函数。例如,在工作表中创建名为“存款”、“取款”和“余额”的列标题。

  1. 在“余额”列下的第一个单元格中,输入初始余额。

  2. 在余额正下方的单元格中(此例中为 C3),输入公式 (=SUM(C2,A3,-B3),该公式将加上同一行“存款”列中的值并减去“取款”列中的值。

  3. 将此公式向下拖动到你添加的任意新行。在以下示例中,将其拖动到了第 4 行。

    如果将示例复制到一个空白工作表中,可能会更易于理解。

    如何复制示例

    • 创建一个空白工作簿或工作表。

    • 选择“帮助”主题中的示例。

      注意: 请勿选择行标题或列标题。

      从“帮助”中选择示例

      从“帮助”中选择示例

    • 按 Ctrl+C。

    • 在工作表中,选择单元格 A1,然后按 Ctrl+V。

    • 若要在查看结果和查看返回结果的公式之间切换,请按 Ctrl+`(重音符),或在“公式”选项卡上的“公式审核”组中单击“显示公式”按钮。

1

2

3

4

A

B

C

存款

取款

余额

500

1000

625

=SUM(C2,A3,-B3)

1000

740

=SUM(C3,A4,-B4)

可像使用支票登记簿一样,使用累积余额观察单元格中项的值随新项和值的输入而增加或减少。

有关详细信息,请参阅计算累计余额文章。

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使用复合公式对区域中的唯一值进行求和

在列中,输入一列包含重复项的值,然后使用 SUMIFFREQUENCY 函数组合,仅对该区域中找到的唯一值进行求和。

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在公式中包括其他工作表或工作簿中的值

可加减其他工作表或工作薄中的单元格或数据区域,方法是在公式中包含对其的引用。若要引用其他工作表或工作薄中的单元格或区域,请利用下表中的说明。

若要引用:

输入此

示例

同一工作薄的其他工作表中的单元格或区域

工作表的名称后跟感叹号,感叹号后跟单元格引用或区域名称。

Sheet2!B2:B4
Sheet3!SalesFigures

当前打开的其他工作薄中的单元格或区域

工作薄的文件名位于大括号 ([]) 内,工作表的名称后跟感叹号,感叹号后跟单元格引用或区域名称。

[MyWorkbook.xlsx]Sheet1!A7

未打开的其他工作薄中的单元格或区域

工作薄的完整路径和文件名位于大括号 ([]) 内,工作表的名称后跟感叹号,感叹号后跟单元格引用或区域名称。如果完整路径包含任何空格字符,请用单引号包围路径的开头和工作表名称的结尾(见示例)。

['C:\My Documents\[MyWorkbook.xlsx]Sheet1'!A2:A5

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对日期与时间值进行求和与求差

可使用日期与时间函数和简单的加减来计算经过的时间、项目的预计完成日期和其他更多内容。下表显示了一些用于计算经过时间和天数的公式。请注意,如果减去日期或时间后结果为负值,则 Excel 将在包含该公式的单元格中显示 ### 字符。

如果将示例复制到一个空白工作表中,可能会更易于理解。

如何复制示例

  • 创建一个空白工作簿或工作表。

  • 选择“帮助”主题中的示例。

    注意: 请勿选择行标题或列标题。

    从“帮助”中选择示例

    从“帮助”中选择示例

  • 按 Ctrl+C。

  • 在工作表中,选择单元格 A1,然后按 Ctrl+V。

  • 若要在查看结果和查看返回结果的公式之间切换,请按 Ctrl+`(重音符),或在“公式”选项卡上的“公式审核”组中单击“显示公式”按钮。

1

2

3

4

5

A

B

C

开始时间

结束时间

经过时间公式

说明(结果)

11:55:24 AM

2:48:13 PM

=B2-A2

以时、分和秒显示经过的时间。在这种情况下,Excel 将以“AM”格式显示结果 (2:52:49 AM),因为时间差小于 12 小时。如果时间差大于或等于 12 小时,则 Excel 将显示“PM”格式。

开始日期

终止日期

经过天数公式

说明(结果)

2008/5/28

2008/6/03

=B5-A5

将经过的天数显示为数字 (6)。

处理日期和时间值可能得出意外的结果,因此请谨慎操作。

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在 Excel 状态栏上显示计算

若要快速查看工作表中所选单元格的总计,请查看 Excel 状态栏(文档窗口底部的状态栏)。

当选中一个或多个单元格时,Excel 状态栏上将显示有关这些单元格中数据的信息。例如,如果选择工作表中的四个单元格,其值分别为 2、3、文本字符串(如“云”)和 4,则可在状态栏上同时显示下列所有值:平均值、计数、数值计数、最小值、最大值和求和结果。右键单击状态栏以显示或隐藏任意或全部值。这些值显示在下图中。

显示选定单元格的计算和计数的状态栏

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