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数据划分到不同的表中

使用计划既省时又省力。

在本课程以及本系列的其他课程中,假定您管理公司的资产数据,包括计算机、办公桌和其他设备。 您一直在使用电子表格输入和管理数据,但该文件变得特别大,以致于很难找到和更改数据,而且有些记录也不准确。

如果将这些数据移到 Access 数据库,将可以简化您的工作,但从哪里入手呢? 答案是从了解数据库设计开始。 有关数据库设计的语言可能很专业,您可能会听到类似“范式”的术语,但下面讲述的是一些基本知识:

查看需要捕获的数据。 这些数据中有多少是重复的? 例如,电子表格列出供应商的次数是多少? 您需要查找这些重复的数据,并将其单独移到一个表中。 重复此过程,直到标识出各种类型的重复数据并将每一种数据移动到其自己的表中。

在此过程中,您将确保每个表都包含唯一的数据。 例如,资产数据表不能包含销售信息,工资单数据表不能包含医疗记录。 将数据划分为较小的表的过程称为“标准化”。

对数据进行标准化处理后,将通过关系将表链接起来,从而对数据进行重组。 上图显示的就是这种情况。 虽然原始电子表格将数据存放在一个长列表中,但数据库将数据划分到了多个表中。 而这些表以某种方式紧急地联系在一起,以便您可以从数据中查找信息并提取含义。

这组表和关系是任何关系型数据库的主干。 没有它们,就没有数据库。 请继续往下学习,我们将逐步向您讲解设计过程。

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