应用筛选器以查看 Access 数据库中的选择记录

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筛选是仅查看您希望在 Access 数据库中显示的数据的一种有用方式。 可以使用筛选在窗体、报表、查询或数据表中显示特定记录, 或者仅打印报表、表或查询中的特定记录。 通过应用筛选器, 可以在视图中限制数据, 而无需更改基础对象的设计。

本文内容

筛选器的用途

选择并应用筛选器类型

删除或重新应用筛选器

清除筛选器

保存筛选器

筛选器的用途

由于应用筛选器后收到的视图仅包含所选值的记录, 其余数据将保持隐藏, 直到你清除筛选器。

注意: 数据表中的列和绑定到表达式的窗体和报表中的控件不支持筛选。

筛选器有多种类型, 其中一些是易于应用和删除的。 Access 包含一些内置于每个视图中的常见筛选器。 筛选命令的可用性取决于字段的类型和值。

例如, 若要查看生日在特定月份中的记录, 请单击 "出生日期" 列, 在 "开始" 选项卡上的 "排序 & 筛选" 组中, 单击 "日期筛选", 然后选择所需的日期段。

针对日期字段的筛选

1. 可用的筛选器取决于所选列中的数据类型。

2. "期间筛选" 中的所有日期忽略日期值的日和年部分。

在此筛选的视图中, 你将仅看到 "出生日期" 字段中的 "月" 部分设置为四月的记录。

筛选条件为“April”的“BirthDate”列

1. 列标题和记录导航器栏中的筛选器图标指示当前视图已在 "出生日期" 列上筛选。

2. 在 "数据表" 视图中, 将鼠标悬停在列标题上方时, 将看到 "当前筛选条件"。

注意:  将筛选器应用到已筛选的列时, 将自动删除以前的筛选器。 虽然一个字段一次只能有一个筛选器有效, 但你可以为视图中的每个字段指定不同的筛选器。

例如, 若要查看在英国 (生日在四月) 的居住的联系人姓名, 您可以筛选 "国家/地区" 字段上的 "联系人" 表, 还可以筛选 "出生日期" 字段上的联系人表。 在单个视图中筛选多个字段时, 筛选器将通过使用 AND 运算符组合, 如下所示:

国家/地区 = UK 和出生月份 = 四月

若要还原为未筛选的视图: 删除筛选器。 删除筛选器会暂时将其从视图中删除, 以便你可以切换回未筛选的原始视图。

若要在筛选和未筛选的视图之间切换: 在 "开始" 选项卡上的 "排序 & 筛选" 组中, 单击 "切换筛选"。

从视图中永久删除筛选: 清除筛选器。 若要了解如何清除筛选器, 请参阅清除筛选器部分。

筛选设置将一直有效, 直到你关闭该对象, 即使你切换到该对象的另一个视图也是如此。 换言之, 如果在 "数据表" 视图中筛选窗体, 即使切换到 "窗体" 视图或 "布局" 视图, 筛选设置仍将有效, 并且在您关闭窗体之前将一直有效。 如果在应用筛选器时保存对象, 则下次打开该对象时, 该对象将可用。 若要了解有关保存筛选器的信息, 请参阅本文中的 "保存筛选器" 部分。

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选择并应用筛选器类型

你可以从多个准备使用的筛选器中选择数据类型。 这些筛选器可用作以下视图中的菜单命令: 数据表、窗体、报表和布局。 除了这些筛选器, 您还可以通过填写窗体 (称为 "按窗体筛选") 来筛选窗体或数据表。

如果你需要更多的灵活性, 并且如果你舒适编写表达式, 则可以使用 "筛选文档" 选项卡上的选项创建自己的筛选器。

从以下筛选器类型中进行选择:

公用筛选器: 筛选特定值或值的范围。

按选定内容筛选: 通过筛选数据表视图来筛选表中包含一个值与行中选定的值相匹配的所有行。

按窗体筛选: 筛选窗体或数据表中的多个字段, 或者尝试查找特定记录。

高级筛选: 筛选定义自定义筛选条件的类型。

注意: 如果在任何视图中看不到 "筛选" 命令, 则该窗体或数据库的设计者可能已禁用筛选。 请联系设计器以获取进一步帮助。

公用筛选器

除了用于显示计算值的 OLE 对象字段和字段, 所有字段类型均提供通用筛选器。 可用筛选器列表取决于所选字段的数据类型和值。

右键单击要筛选的字段。 若要筛选多个列或控件, 必须单独选择和筛选每个列或控件, 或使用高级筛选选项。 有关详细信息, 请参阅本文的 "按窗体筛选" 和 "高级筛选" 部分。

例如, 若要查看 "出生日期" 字段的可用筛选器, 请在 " 开始" 选项卡上的 "排序 & 筛选" 组中, 单击"筛选"

公用日期筛选器
常见日期筛选器示例

1. 若要筛选特定值, 请使用复选框列表。 该列表显示字段中当前显示的所有值。

2. 若要筛选值的范围, 请单击其中一个筛选器, 然后指定所需的值。 例如, 若要查看当前日期和年份结束时间之间的生日, 请单击 "介于", 然后在 "介于" 对话框中指定相应的开始和结束日期。 若要查看特定日期上的所有生日, 请单击显示该特定日期的日期和所有生日。

请务必注意, 日期字段中的值对特定于类型的筛选器列表有影响。 如果日期字段中的最新日期值在过去两年内, 您将看到较长的、更详细的筛选列表。 如果字段中的日期都不是两岁以上, 您将看到较短的筛选器列表。

较长和较短的公用日期筛选列表
较长和较短的公用日期筛选列表

注意: 特定于类型的筛选器不可用于 "是/否"、"OLE 对象" 和 "附件" 字段。 "值" 列表不可用于备注字段或包含格式文本的字段。

应用公用筛选器

  1. 在以下任意视图中打开表、查询、窗体或报表: 数据表、窗体、报表或布局。

  2. 请确保尚未筛选视图。 在记录选择器栏上, 验证 "未筛选" 或 " 灰显的无筛选器" 图标是否存在。

    提示: 若要删除特定对象的所有筛选器, 请在"开始" 选项卡上的 " 排序 & 筛选" 组中, 单击"高级", 然后单击 " 清除所有筛选器"。

  3. 单击与要筛选的第一个字段相对应的列或控件中的任意位置, 然后在 " 开始" 选项卡上的 "排序 & 筛选" 组中, 单击 "筛选"

若要应用公用筛选器, 请执行以下操作: 指向"文本" (或 "数字" 或 "日期") 筛选器, 然后单击所需的筛选器。 诸如 " 等于" 和"介于" 之类的筛选器将提示您输入必要的值。

提示:  某些字符 (如 *、% 和?) 在筛选文本框中指定时有特殊的含义。 例如, * 表示一个字符串, 因此字符串 a * 将匹配以a开头的任何字符串, 而不仅仅是文本字符串a *。 若要忽略某个字符的特殊含义, 请将其括在方括号 [] 中, 如下所示: [*]。 使用 ANSI-89 标准的数据库将 *、?、[、]、!,-, 和 # 视为特殊字符。 使用 ANSI-92 标准的数据库将%、_、[、]、^ 和-视为特殊字符。 您可以对 Access 使用任一标准, 但不能将这两个标准混合 (如a *)在特定表达式中 .。。

若要应用基于字段值的筛选器, 请执行以下操作: 清除不希望筛选的值旁边的复选框, 然后单击"确定"

若要筛选长列表中的一个或多个值, 请首先清除 " (全选) " 复选框, 然后选择所需值。

筛选 "文本"、"数字" 和 "日期" 字段中的 null 值 (null 值表示缺少数据): 在复选框列表中, 清除" (全选) " 复选框, 然后选中 " (空白)" 旁边的复选框。

按选定内容筛选

若要查看表中包含与行中的值相匹配的值的所有行, 可以通过选择特定值, 然后单击 "选择" 命令快速筛选 "数据表" 视图。 下拉列表显示可用的筛选选项。 这些选项将有所不同, 具体取决于所选值的数据类型。 访问选择筛选选项的另一种方法是右键单击特定的单元格。

例如, 如果值2/21/1967 当前在 "出生日期" 字段中被选中, 请在 "开始" 选项卡上的 "排序 & 筛选" 组中, 单击 "选择" 以显示 "按选定内容筛选" 命令, 然后选择筛选选项。

基于选定内容的筛选列表

命令列表还取决于所选的值的数量。 例如, 如果只选择值中的部分字符, 则会看到不同的命令列表, 具体取决于所选字段的哪个部分。

基于部分选定字段的筛选

1. 使用字段值的开头进行筛选 .。。

2 .。。字段值的中间 .。。

3 .。。或字段值的结尾。

注意: 对部分选定内容的筛选不可用于多值字段。 " 选择" 命令不可用于附件。

若要删除筛选器, 请在 "开始" 选项卡上的 "排序 & 筛选" 组中单击 "切换筛选" 或单击 "高级", 然后单击 "清除所有筛选器"。

基于选定内容应用筛选

  1. 在以下任意视图中打开表、查询、窗体或报表: 数据表、窗体、报表或布局。

  2. 请确保尚未筛选视图。 在记录选择器栏上, 验证 "未筛选" 或 " 灰显的无筛选器" 图标是否存在。

  3. 移动到包含要用作筛选器一部分的值的记录, 然后在列 (数据表视图中) 或控件 (在窗体、报表或布局视图中) 内单击。

要基于部分选定内容进行筛选;选择所需的字符, 在 " 开始" 选项卡上的"排序 & 筛选" 组中, 单击 "所选内容", 然后单击要应用的筛选器。

按窗体筛选

当你想要筛选窗体或数据表中的多个字段时, 或者当你尝试查找特定记录时, 此筛选器很有用。 Access 将创建一个与原始窗体或数据表类似的空白窗体或数据表, 然后允许您根据需要填写任意数量的字段。 完成后, Access 将查找包含指定值的记录。

注意: 您不能使用 "按窗体筛选" 或 "带有备注"、"超链接"、"是/否" 或 "OLE 对象" 数据类型的字段为多值字段指定字段值, 但可以为记录集中的其他字段指定值。

例如, 如果你想要查找联系人职务为 "所有者" 的所有客户记录, 并且该人员位于 "开始" 或 " Eugene" 中, 请打开 "客户" 数据表或窗体, 然后在 "开始" 选项卡上的 "开始" 选项卡上的 " 排序 & 筛选器组, 单击 "高级", 然后单击 "按窗体筛选"。

输入第一个值集, 然后单击数据表或窗体底部的 "" 选项卡, 然后输入下一组值。 请注意, 如果你希望某个字段值作为独立于其他字段值的筛选器操作, 必须在 "查找" 选项卡和每个 "" 选项卡上输入该值。 每个Or选项卡代表一组备用筛选值。

若要仅查看与输入匹配的记录:   在 "开始" 选项卡上的 "排序 & 筛选" 组中, 单击 "切换筛选"

通过填写表单应用筛选器

  1. 在数据表视图中打开表或查询, 或在窗体视图中打开窗体。

  2. 请确保尚未筛选视图。 在记录选择器栏上, 验证 "未筛选" 或 " 灰显的无筛选器" 图标是否存在。

  3. 在 "开始" 选项卡上的 " 排序 & 筛选" 组中, 单击 "高级", 然后单击快捷菜单上的 " 按窗体筛选"。

  4. 根据您使用的是数据表视图还是在 "窗体" 视图中, 请执行下列操作之一:

    数据表视图:单击要筛选的列中的第一行, 单击出现的箭头, 然后选择一个值。 若要添加其他值, 只需单击数据表底部的 "" 选项卡, 然后选择其他值。

    "窗体" 视图: 单击控件中显示的箭头, 然后选择要筛选的值。 若要添加其他值, 请单击窗体底部的 "" 选项卡, 然后选择其他值。

    提示: 不能通过使用 "按窗体筛选" 来指定多值字段的字段值, 但可以在记录集中为非多值字段指定值。

    • 若要为字段指定可能值的列表, 请使用or运算符。 例如, 在 "城市" 字段中指定"上海" 或 "俄勒冈"以筛选出包含两个值的记录。

    • 若要基于控件的状态 (如复选框或按钮) 进行筛选, 请单击控件, 使其处于所需的状态。 若要将控件返回到非特定位置, 以便它不会用作筛选记录的条件, 请确保它不可用 (显示为灰色)。

    • 若要筛选具有 null (缺失)、非 null、空值 (empty 或 "") 或非空值的记录, 请在字段中键入is null不是 null""不是 ""

  5. 例如, 如果要指定两组替代条件, 例如, 仅查看国家/地区值为美国的联系人的姓名以及生日在四月, 您可以执行以下任一操作:

    • 若要检索满足多组条件的所有记录, 请通过输入第一组条件来指定条件, 单击 " " 选项卡, 然后输入下一组条件。 请注意, 如果你希望某个字段值作为独立于其他字段值的筛选器操作, 必须在 " 查找" 选项卡和每个"" 选项卡上输入该值。 换句话说, " 查找" 选项卡和每个"" 选项卡代表一组替代的筛选值。

    • 另请注意, 每次将字段条件添加到 " " 选项卡时, Access 将创建另一个选项卡。 这使你可以指定多个 "或" 条件。 筛选器返回任何记录, 其中包含在 " 查找" 选项卡上指定的所有值, 或第一个"" 选项卡上指定的所有值, 或者在第二个或 "tab" 选项卡上指定的所有值等。

若要删除筛选器并显示所有记录, 请再次单击 "切换筛选"。

若要修改按窗体筛选, 请单击 "高级", 然后再次单击 " 按窗体筛选"。 将显示 "当前筛选条件" 设置。

高级筛选器

有时, 你可能希望应用属于高级筛选器类型的筛选器, 你可能需要自己编写筛选条件。 例如, 查找包含在过去七天或过去六个月内出现的日期的记录。

使用高级筛选器需要编写表达式。 表达式与 Excel 中的公式和设计查询时指定的条件类似。

您可能使用高级筛选器的一个示例是, 查找在过去七天内发生生日的联系人的姓名。 在应用高级筛选器后, 您可以进一步将结果限制为国家/地区为美国的国家/地区。

应用高级筛选器

  1. 在以下任意视图中打开表、查询、窗体或报表: 数据表、窗体、报表或布局。

  2. 请确保尚未筛选视图。 在记录导航器栏上, 验证 "无筛选" 是否显示为灰色 (不可用)。 如果 "记录导航器" 栏不可见, 请在 "开始" 选项卡上的 "排序 & 筛选" 组中单击 "高级", 然后单击 "清除所有筛选器" (如果 "清除所有筛选器" 灰显, 则没有有效的筛选器)。

  3. 在 "开始" 选项卡上的 "排序 & 筛选" 组中, 单击 "高级", 然后单击快捷菜单上的 " 高级筛选/排序"。

  4. 将要筛选的字段添加到网格。

  5. 在每个字段的 "条件" 行中, 指定一个条件。 条件将应用为集, 并且仅显示与 "条件" 行中的所有条件相匹配的记录。 若要为单个字段指定替换条件, 请在 "条件" 行中键入第一个条件, 在 "" 行中键入第二个条件, 依此类推。

    提示: 

    • "" 行中的整个条件集被应用为 "条件" 行中的条件集的替代项。 你希望对这两组条件应用的任何条件都必须在 "条件" 行和 "" 行中键入。 单击 "切换筛选" 以查看筛选出的行。

    • 了解编写条件的一种好方法是应用通用筛选器或基于选定内容的筛选器, 该筛选器生成与所需内容接近的结果。 然后, 将筛选器应用于视图, 显示 " 筛选对象" 选项卡

"筛选文档" 选项卡上的特殊命令

可以在 " 筛选器文档" 选项卡上使用两个特殊的命令。 右键单击选项卡上设计网格上方的任意位置时, 将在快捷菜单上提供"查询中的加载" 和 "另存为查询" 命令。

特殊筛选选项

"从查询加载" 命令将所选查询的设计加载到网格中。 这允许你将查询条件用作筛选条件。

"另存为查询" 命令使您可以将筛选器设置另存为新查询。

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删除或重新应用筛选器

若要切换到数据的未筛选视图, 请单击记录导航器栏上的 "已筛选" 以还原到完整视图来删除筛选器。

删除当前筛选器时, 筛选器会暂时从视图中的所有字段中删除。 例如, 如果你首先在 "国家/地区" 和 "出生日期" 字段上应用筛选器, 然后删除筛选器, 则会再次看到所有记录。

若要重新应用最新筛选器, 请单击记录导航器栏上的 "未筛选"。

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清除筛选器

如果不再需要筛选器, 可将其清除。 清除筛选器会将其从视图中删除, 不能再通过单击状态栏上的 "未筛选" 来重新应用它。 可以从单个字段中清除单个筛选器, 或从视图中的所有字段中清除所有筛选器。

  • 若要从单个字段中清除单个筛选器: 右键单击筛选的列或控件, 然后单击 "从字段名称中清除筛选器"。

  • 若要从所有字段中清除所有筛选器: 在 " 开始" 选项卡上的 " 排序 & 筛选" 组中, 单击"高级", 然后单击快捷菜单上的 " 清除所有筛选器"。

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保存筛选器

如果再次使用筛选器, 则保存筛选可能会很有用。 在关闭表、查询、窗体或报表时生效的筛选设置将随对象自动保存, 并且可用于重新应用。 但是, 默认情况下, 当您下一次打开该对象时, 筛选设置不会自动应用于您。

若要确保下次从对象的属性表中打开表、查询、窗体或报表时, 将自动应用当前筛选器, 请将该对象的FilterOnLoad属性设置为"是"。 下次打开对象时, 将应用FilterOnLoad属性。 每当您更改此设置时, 您必须关闭并重新打开该对象才能应用新设置。

注意:  仅当加载对象时, 才会应用FilterOnLoad属性设置。 在 "设计" 视图中为对象设置此属性, 然后切换到另一个视图不会导致应用设置。 必须关闭并重新打开对象才能使对FilterOnLoad属性设置所做的更改生效。

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