应用或删除网站的文件删除策略

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组织通常受法规、法律或其他规定的制约,要求其将文件保留特定时间段。但是,将文件保留超过所要求的时间可能使组织面临法律风险。因此,您的组织可能已为您的网站创建文件删除策略。例如,一般的商务文件可能需要在其创建 5 年后删除。

根据组织的情况,文件删除策略可能是:

  • 强制    网站所有者无法选择退出强制策略,该策略自动应用于网站。

  • 默认    默认策略自动应用于网站,但网站所有者可以:

    • 选择其他策略(如果可用)。

    • 如果该策略与网站内容无关,则选择完全退出策略。

  • 既不强制也不是默认    在这种情况下,没有策略会自动应用于网站,并且网站所有者需要执行操作来应用一个策略。

文件删除策略可能包含多个规则。例如,一个规则可能表明在文件创建 1 年后将其删除,但另一个规则可能表明在文件最后一次修改的 1 年后将其删除。如果一个策略包含多个规则,您可以选择最适用于您网站的规则。删除规则将应用于网站内的所有库。网站中同时只能有一个策略和一个规则处于活动状态。与策略一样,规则可设置为默认,从而在应用策略时自动应用。

最后,文件删除策略是继承的。当您为网站选择策略或规则时,所有子网站都会继承该选择,尽管子网站的所有者可以通过选择其他策略或规则来中断继承。当您选择策略或规则时,请考虑属于您网站的所有子网站的内容。

查看网站集中可用的文件删除策略

您的组织可能将不同的策略分配到不同的网站集。在网站集级别上,网站集所有者可以查看适用于该网站集的所有文件删除策略。这些策略可能在网站集模板(以及根据此模板创建的所有网站集)或此特定的网站集中可用。

  1. 在网站集的最高级别网站中,依次选择右上角的“设置”[齿轮图标]>“网站设置”。

  2. 在“网站集管理”>“文件删除策略”下。

    注意: 除非已将策略分配到网站集,否则“文件删除策略”链接不会显示。此外,将策略分配到网站后,链接不会立即显示。在分配策略后,可能需要最多 24 小时才能显示“文件删除策略”链接。

  3. 在本页中,您可以查看:

    • 当前分配的策略和相关规则。选择一个策略,以在右侧窗格中查看规则。

    • 默认策略(若有)会在“默认”列中显示“是”。

    • 如果策略已分配为“强制”,则会在列表下方显示一条消息。

该列表只能查看,供网站集所有者查看所有可用的策略和规则。若要应用策略,请参阅下一节。

分配给网站集的文档删除策略的视图

应用或删除网站的文件删除策略

作为网站所有者或网站集所有者,您的组织可能已创建策略,您可以将其应用到网站或选择完全退出。

  1. 在右上角,选择“设置”[齿轮图标]>“网站设置”。

  2. 在“网站管理”>“文件删除策略”下。

    注意: 除非已将策略分配到网站集,否则“文件删除策略”链接不会显示。此外,将策略分配到网站后,链接不会立即显示。在分配策略后,可能需要最多 24 小时才能显示“文件删除策略”链接。

  3. 执行下列操作之一:

    • 应用策略    选择一个策略>选择该策略中的某个规则>“保存”。

      网站中同时只能有一个策略和一个规则处于活动状态。您的组织可能提供多个策略和规则以供选择,或者仅提供一个策略或规则。

      选择策略选项

    • 选择退出策略    选择“选择退出:不删除”>“保存”。

      作为网站所有者,如果您确定该策略不适用于您网站中的内容,可以选择退出文件删除策略。不过,您无法选择退出已标记为“强制”的策略。

      通过选择加入出选项

文件删除策略覆盖其他策略

网站可以使用其他策略来保留和删除内容:

  • 网站集的内容类型策略。

  • 列表或库的信息管理策略。

如果您将文件删除策略应用于已使用列表或库的内容类型策略或信息管理策略的网站,则这些策略会在文件删除策略生效时被忽略。如果其他策略被忽略,您将看到“本网站中的内容使用文件删除策略”消息。

这表示您应该对网站进行规划,以仅使用针对结构化内容(信息管理策略和内容类型策略)或非结构化内容(文件删除策略)的策略,而非同时使用。如果您选择退出文件删除策略,将不会显示警告,并且其他类型的策略将继续工作。

网站策略不受文件删除策略的影响。

确定内容类型策略是否被忽略

如果您的网站曾使用内容类型策略,而您现在看到此信息,则这些策略不再有效。若要恢复内容类型策略,您可以按之前所述从网站中删除文件删除策略(如果退出选项可用)。如果没有退出选项,则文件删除策略是强制的,并且您需要与组织中的合规部主管联系。

  1. 在右上角,选择“设置”[齿轮图标]>“网站设置”。

  2. 在“网站管理” >“内容类型策略模板”下。

    正在使用文档删除策略的网站上的警告

确定信息管理策略是否被忽略

如果您的网站曾使用信息管理策略,而您现在看到此信息,则这些策略不再有效。若要恢复信息管理策略,您可以按之前所述从网站中删除文件删除策略(如果退出选项可用)。如果没有退出选项,则文件删除策略是强制的,并且您需要与组织中的合规部主管联系。

  • 对于列表或库,在功能区>“库”选项卡>“库设置”上>“权限和管理”>“信息管理策略设置”下。

    正在使用文档删除策略的网站上的警告

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

另请参阅

文档删除策略的概述

创建文档删除策略

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