库简介

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库是网站上的一个位置,您可以在此处与工作组成员一起创建、收集、更新和管理文件。每个库都会显示一个文件列表以及有关文件的关键信息,这有助于成员使用文件一起工作。您可以从许多现成的库和库模板中进行选择,这些库和库模板为组织文件提供了一个良好的起点。创建库后,您可以按照多种方式自定义库。例如,可以控制查看、管理和创建文档的方式。或者,可以跟踪版本(包括版本的数量和类型)。您甚至可以创建自定义视图、窗体和工作流以使项目和业务流程更加顺畅。

本文内容

库的概述

什么是库?

典型工作组如何使用库?

库的类型

使用库的方式

在网站中组织库

将文档存储在一个库中

将文档存储在多个库中

组织库中的文件

添加栏

定义视图

创建文件夹

组合使用栏、 视图和文件夹

后续步骤

库概述

与四处寻找不同位置(如个人计算机、网络磁盘和电子邮件文件夹)的文档相比,您的工作组将 SharePoint 库用作一个中心位置更为高效,工作组中的每个人都可以看到和使用这个中心位置。

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什么是库?

典型库 在 SharePoint 库是在其中创建、 存储、 更新和协作处理文件与工作组成员的网站上的位置。每种类型的库 — 文档、 图片、 窗体和 wiki 的页面,显示的文件和有关的文件,如修改文件的最后一个人是谁的关键信息的列表。您可以从多种类型的库,具体取决于您想要存储的文件和您打算如何使用它们的类型。完后与库,您可以存档文件、 删除未使用的库,并保存服务器磁盘空间。

还可以用若干种方式来自定义库。可以控制查看、跟踪、管理和创建文档的方式。可以跟踪版本(包括版本数量和版本类型),而且可以限制在文档获得批准以前可以查看文档的用户。若要简化业务流程,可以使用工作流协作处理库中的文档。若要减少混乱,可以指定信息管理策略来管理库中文档的处理与过期。

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典型工作组如何使用库?

Contoso 营销团队需要协作处理项目和对文档分组。工作组成员需要一个中心位置以便可以协作处理文档,跟踪日历和会议,管理项目和跟踪工作组任务。该工作组有一个位于远程位置的签约人,因此使用 SharePoint 2010 有更多好处。

他们的首要任务是指定一个成员作为网站所有者,并指定该人管理网站。网站所有者的角色为网站管理员,他/她获取库的完全控制权限,首先确保工作组中的每个人对工作组网站上的共享文档库拥有“参与”权限级别。接下来,网站所有者将其重命名为“营销文档”,然后添加详细说明,以便所有用户(尤其是第一次登录的用户)清楚了解库的用途以及要在库中查看和添加的内容。该工作组决定使用此库管理新闻稿、预算文件、合同、建议和其他相关工作组文档。

网站所有者的首要任务之一是找到许多重要文档并将其上载到库中,使工作组的重点放在将库用作中心位置上。然后网站所有者决定执行下列操作:将库设置为需要签出,以便没有人会意外覆盖对文档的更改;跟踪版本,以便工作组了解文件发展历史并在需要时还原以前的版本。为了确保达到公司标准,网站所有者还向库中添加用于营销报表、销售合同、市场活动计划和预算工作表的标准模板。每个模板包含公司徽标和业务陈述。当成员通过文档库创建新文件时,他们可以轻松选择要使用的模板。

随着时间推移,当工作组成员添加文件和协作处理文档时,他们通过以下方式组织库:添加栏并创建以多种方式显示对其工作有意义的内容的视图。例如,网站所有者添加“项目名称”栏,以便成员可以按该栏进行筛选或排序。

其他工作组成员添加按财政季度分组的公共视图,并筛选六个月内到期的合同。每个成员还创建个人视图以帮助快速查找信息和完成工作。

经过员工会议上的大量讨论,工作组决定在库级别设置通知,以便每周报告一次更新。每个成员可以决定如何根据需要对特定文件设置附加通知或 RSS 源。该工作组还在此新的协作领域中付诸于重要的“最佳实践”。当成员想要分发库中的文档时,他们尽量不将其附加到电子邮件,而是在电子邮件中发送链接。向电子邮件中插入文档链接可以在库功能区中轻松实现,确保人们获取最新版本的访问权,并帮助本地网络扫除不需要的信息。

有时,由于工作组成员和其他用户没有相应的权限,因此被阻止访问内容。某些文档具有敏感内容(例如合同或预算信息),因此受到保护。但是由于启用了从网站所有者请求访问权的功能,因此这些成员和用户可以方便地从网页上请求访问权,网站所有者可以根据需要授予文档的权限。

营销团队的所有成员(尤其是签约人)喜欢使库内容脱机,在家中或远程站点处理库内容,然后重新联机时顺畅地同步更改,所有这些功能都可以使用 Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 来实现。

此营销团队的主要责任是建议营销市场活动来促进销售和收入。当工作组成员开发新的市场活动计划时,他们会跟踪文件的次要版本。如果在一个版本中产生错误,可以还原以前的版本。当完成市场活动计划时,他们可以创建主要版本,然后将其发布,让法律部门和经理来批准。文件批准后,公司中的其他员工可以查看该文件。网站所有者研究联机文档、培训和博客,然后在不使用代码的情况下解决如何设置工作流,将其与库相关联,以及自动实现收集反馈、收集签名和发布最终文档的过程。

经过三个月使用,营销库和网站已成为营销团队的重要组成部分,并帮助显著提高他们在企业中的生产力和可见性。他们无法想象在没有它的情况下该如何工作,他们还积极寻找 SharePoint 2010 的其他使用方法以实现更好的协作。

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库的类型

当您创建一个新网站时,将为您创建一些库,例如工作组网站中的“共享文档”库。您可自定义这些库以适合自己的用途,还可创建自己的附加库。每种类型的库都有特定的用途,某些库具有一组不同的行为和功能。

文档库    对于多个文件类型(包括文档和电子表格),请使用文档库。您可在文档库中存储其他类型的文件,只是有一些文件类型因安全原因而被阻止。当您使用未阻止的程序时,您可从库创建这些文件。例如,营销团队具有自己的文档库,用于存储计划资料、新闻稿和出版物。

图片库    若要共享数码图片或图形集,请使用图片库。虽然可将图片存储在其他类型的 SharePoint 库中,但图片库具有若干优势。例如,您可从图片库中以幻灯片放映的方式查看图片、将图片下载到计算机并使用兼容的图形程序(如 Microsoft 画图)编辑图片。如果您希望存储工作组活动或产品首发的图片,则可以考虑创建图片库。您还可从网站中的任意位置(如从 Wiki 和博客)链接到库中的图片。

表单库    如果需要管理一组基于 XML 的业务表,则请您使用表单库。例如,您的组织可能希望使用表单库来存储费用报表。设置表单库要求使用 XML 编辑器或 XML 表单设计程序,如 Microsoft InfoPath。人员填写的表单只是一个仅包含输入到表单中的数据(如支出日期和金额)的 .xml 文件。构成费用报表的任何其他内容都由表单模板提供。人员填写表单后,即可合并表单数据或将它导出以进行分析。

Wiki 网页库   若要创建 wiki 的集合,请使用 wiki 网页库。Wiki 允许多个用户收集常规信息,可以轻松地创建和修改的格式。您还可以添加包含图片、 表、 超链接和内部的链接,您的库的 wiki 网页。例如,如果您的团队创建 wiki 网站中的项目,网站可以存储的提示和技巧一系列相互连接的页面。

注意: 根据您的网站和配置、 其他系统库,例如样式库、 网站资产库和网站页面库,会自动创建SharePoint Server 2010。但是,不能创建这些特定库通过用户界面。

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使用库的方式

下面介绍一些使用库以及使库对小组更为有用的方式:

创建视图    您可以使用视图来查看库中的项目对你最重要或最适合用途。实际库的内容不变,但文件被组织或筛选,以使其更轻松地查找浏览有意义的方式。

要求签出文件    要求签出文件,您可以确保只有一个人可以编辑该文件,直到已签入。要求签出文档可防止多个用户在相同的时间,也可以创建编辑冲突,并产生混淆进行更改。要求签出还有助于提醒工作组成员添加批注,签入文件时,以便您可以更轻松地跟踪每个版本中已更改的内容。

跟踪版本     如果需要保留文件的以前版本,则库可帮助跟踪、存储和还原文件。您可以选择以相同的方式跟踪所有版本。也可以选择将某些版本指定为主要版本(如向手册中添加新的章节),将某些版本指定为次要版本(如修正拼写错误)。可以选择要存储的每种类型的版本的数量,这样可以帮助您管理存储空间。

要求审批文档    您可以指定对文档进行审批。文档仍处于挂起状态,直到它们被批准或拒绝具有权限来执行此操作的人。您可以控制之前获得批准,可以查看文档的用户组。此功能非常有用,如果您的库包含重要的准则或其他人看到它们之前必须最终的过程。

指定权限   SharePoint 组和权限级别可帮助您高效地管理内容的访问权限。默认情况下,在库、 库和文档内的文件夹的权限是从其父网站继承的。 将权限级别分配到特定项目可以帮助您保护敏感内容,合同或预算的信息,如无限制访问网站的其余部分。

及时了解更改情况    在 SharePoint 2010 中的库支持 RSS 技术,以便工作组成员可以自动接收和查看更新或源,新闻和在同一位置中的信息。您可以使用 RSS 技术,提醒您对库,例如在库中存储的文件的更改时的任何更改。RSS 源使您的工作组成员可以查看合并的已更改的文件列表。您也可以创建电子邮件通知,以便文件更改时通知您。

创建工作流    文档库或内容类型可以定义您的组织的工作流用于业务流程,如管理文档审批或审阅。 您的组可以应用于其文档,称为指定需要采取序列,如批准或翻译文档中的操作的工作流的业务流程。SharePoint 工作流是移动文档或项目完成一系列操作或任务的自动的求和。三个工作流可供默认库︰ 审批,将文档传送到一组人员以供审批;收集反馈,它文档传送到一组人员的反馈,并返回到启动编译; 为工作流的人员的文档和收集签名,将文档传送到一组人员以收集其数字签名

定义内容类型     如果您的组使用多个文件类型(如工作表、演示文稿和文档),则可通过启用和定义多种内容类型来扩展库的功能。内容类型使得多个库更具灵活性和一致性。每种内容类型可以指定模板,甚至可以 工作流 流程。模板作为工作起点,用于设置格式、添加任何样本文字,以及设置适用于该类型文档的属性,例如部门名称或合同编号。

客户端集成    某些兼容的客户端程序,处理直接从客户端的 SharePoint 功能。例如,使用Microsoft Word 2010时,可以管理签入和签出的详细信息轻松。从 Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 或Microsoft Outlook 2010,可以脱机库内容、 远程网站中,从处理它们,然后在恢复联机时顺利同步更改。

审核跟踪   如果您有一组敏感文件,并且会有所帮助以了解如何使用文档了,您可以定义策略以允许您启用事件,如文件更改、 复制或删除审核跟踪。

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在网站中组织库

如何组织库中的文件取决于小组的需要以及存储和搜索信息的首选方式。制定某些计划可以帮助您设置最适合小组的结构。库具有多种功能,可以帮助您处理一个库中的多个文件。不过,多个库可能更适合您所在的小组。

将文档存储在一个库中

您可能需要一个库来满足多种不同需要。例如,同一个小组可能要完成若干个项目,或者多个小组要共同完成一个项目。在下列情形下,请考虑使用单个库:

  • 小组需要查看有关同一组文件的摘要信息或者不同视图。例如,经理可能希望查看按部门或截止日期分组的所有文件。

  • 用户希望在网站上的同一位置中搜索文件。

  • 您希望向文件应用相同的设置,例如跟踪文件的版本或要求审批。

  • 正在使用库的各小组具有相似的特征,例如相同的权限级别。

  • 您希望对有关电子表格中的文件的信息进行分析或接收有关文件的合并更新。

若要高效处理一个库中的文档,可以通过添加栏、定义视图或创建文件夹来组织库中的文件。

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将文档存储在多个库中

当要存储和管理的若干组文件之间或者处理文件的小组之间有明显差别时,可能需要创建多个库。在下列情形下,请使用多个库:

  • 要存储和管理的文件类型不同,并且不希望用户经常一起查看文件摘要或搜索文件。

  • 使用文件的用户组不同,并且具有差别显著的权限级别。

  • 需要为不同的文件组应用不同的设置,例如,版本控制或审批。

  • 不需要将文件放在一起进行分析或者接收有关文件的合并更新。

  • 希望为创建新文件提供多组不同的选项,或者希望库的“新建”菜单上的选项按不同的顺序显示。

使用下面列出的方法可以高效地处理多个库。

设置网站模板和栏   如果要跨多个库建立一致的设置,则组织可设置网站模板和网站栏。可以在多个库间共享设置,这样就无需每次重新创建设置。

向其他位置发送文件    如果要使文件在多个库中可用,则您可在某一库中存储文件,然后将其复制至其他库中, 可以选择在更改原始文档时获得更新该文档的任何副本的提示。

创建库模板    如果您想要建立统一的一些设置库或跨库中重复使用特征,您可以将库另存为模板。单击网站操作菜单上的创建时,库模板,作为您的网站中的选项。

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组织库中的文件

组织库中的文件有多种方法。可以添加栏、定义视图和创建文件夹。每种方法有其自己的优点,您可以将每种方法组合在一起,以满足库和工作组的独特需要。

添加栏

默认情况下,库跟踪文件的名称以及有关文件状态的信息,例如该文件是否已签入。但是,您可以指定附加栏,以帮助您的小组对文件(例如市场活动名称或项目编号或其他对于团队而言重要的信息)进行分类和跟踪。创建栏时有几种栏类型可供选择,包括单行文本、选项的下拉列表、通过其他栏计算得出的数值,甚至还包括网站上人员的姓名和照片。

栏提供栏标题,以便于用户对文档进行排序和筛选。显示库中的文件时,可以通过指向栏名称,然后单击该名称旁边的下箭头,来临时对文件进行排序或筛选。如果需要以某种特定的方式查看文件,这样做将非常有用,但是下次查看库时必须重复这些步骤。

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定义视图

用户是否经常想要查看与特定项目相关的所有文档或属于特定部门的所有文档,或者按文档到期月份对文档进行分组?如果您希望经常以某种特定的方式查看文件,则可以定义视图。在使用库时,随时都可以使用此视图。当创建视图时,它会添加到库功能区中的“当前视图”下拉列表。

库视图是网页中某一选定范围的栏,它显示库中的项目,通常用于定义特定排序次序、筛选、分组和自定义版式。库可以有个人视图和公共视图。任何具有“参与”权限级别的人员都可以创建个人视图,从而以某种特定的方式查看文件,或者仅筛选出他们要查看的文件。如果您有设计库的权限,则可创建公共视图,查看库的任何人都可使用该视图。您还可将任意公共视图设置为默认视图,以便用户可以自动看到库的该视图。

如果小组成员在移动设备上查看库,您甚至可以创建移动视图,移动视图有一些限制(例如视图中显示的项目数),并且针对移动设备的带宽和限制进行优化。

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创建文件夹

文件夹(也称为容器)提供了另一种对库或列表中的内容进行分组和管理的方法。如果为库启用了文件夹,则可以将文件夹添加到大多数类型的库。如果库包含许多项目,文件夹还可以提高访问这些项目的效率。当您创建文件夹时,实际是在后台创建内部索引。还为根文件夹或者库或列表的顶层创建了此内部索引。当访问文件夹中的项目时,实际上是在使用此内部索引访问数据。

如果库包含许多可按特定方式分组的项目,您可以使用文件夹组织库中的内容。好的组示例包括项目、团队、部门、产品类别、期限范围、字母列表和字母子组(A-C、D-G 等)。文件夹可以帮助用户以熟悉的方式浏览和管理大量文件。

库中的文件夹

默认情况下,具有启用文件夹的库中没有任何筛选器库的默认视图显示文件夹。这是非常有用,因为它们插入新文档时,用户可以选择相应的文件夹。 显示所有文件夹也使不太可能的项目将外部库中的文件夹不正确添加。您可以轻松地重新组织文档到不同的库文件夹中使用库功能区上的可用使用 Windows 资源管理器打开命令。

注意: 可以定义库视图,排序为-是,这种情况下文件夹不显示任何项目会先在视图中。您可能不想要使用此视图排序选项,如果您希望用户能够轻松地找到正确的文件夹。

虽然库文件夹不显示在快速启动文档部分中,网站所有者或具有设计网站的权限的用户可以启用树视图中,这在快速启动中,显示网站层次结构部分中,您可以展开、 折叠并轻松地导航的库文件夹。

树视图中的文件夹

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组合使用栏、视图和文件夹

所有三种方法可以协同工作。用于跟踪项目的库的默认视图中的同一个列可以用于创建视图与多个筛选条件。也可以排序和筛选通过单击列标题来进一步隔离并识别矩正在所需的内容的动态视图。如果已在库中定义了一个文件夹结构,您可以"平整"库视图通过设置中不包含文件夹的所有项目的都显示选项文件夹部分,当您创建或修改的视图。每种方法可以补充另一个用于在正确的时间和正确的方式为您获得了正确的内容。

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后续步骤

既然您已大致了解了库,下面是可以使用库完成的常见和有用任务。

  • 创建或删除库或库中的文件夹

  • 在库中添加、打开和删除文件

  • 向库添加栏并创建库视图

  • 使用库模板和内容类型

  • 将计算机中的 SharePoint 库与客户端程序同步

  • 在库间移动和复制文档

  • 将工作流用于库

  • 设置库的权限和高级设置

  • 使用图片库

  • 管理具有许多文档的库

“请参阅”部分提供了有关这些任务的详细信息。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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