库简介

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库是网站上的一个位置,在该位置,工作组成员可以一起创建、收集、更新和管理文件。每个库都会显示一个文件列表以及有关文件的关键信息,这有助于用户使用文件一起工作。

您可以自定义以下几种方式的库。您可以控制如何文档是查看、 修订、 管理和创建。您可以跟踪版本,包括数量以及哪种类型的版本,并可以限制哪些人可以查看文档之前获得批准。

可以从几种库类型中进行选择,具体情况取决于要存储的文件类型以及计划如何使用这些文件。

Microsoft Windows SharePoint Services 创建新网站时,将为您创建的共享文档库。您可以立即开始使用此库、 自定义,或创建其他库。

下面介绍一些使用库以及使库对小组更为有用的方式:

  • 创建和管理视图    您可以使用视图来查看库中的项目对你最重要或最适合用途。实际库的内容不变,但文件被组织或筛选,以使其更轻松地查找浏览有意义的方式。

  • 要求审批文档    您可以指定对文档进行审批。文档仍处于挂起状态,直到它们被批准或拒绝具有权限来执行此操作的人。您可以控制之前获得批准,可以查看文档的用户组。

  • 跟踪版本    如果您需要保留早期版本的文件时,库可以帮助您跟踪、 存储和恢复文件。您可以选择以相同的方式跟踪所有版本。也可以选择要作为主要,如手册,和为次要版本,如修正拼写错误的某些版本中添加新的章节指定某些版本。为了帮助管理存储空间,您可以选择要存储的版本的每种类型的数字。

    例如,某个旅行社可能使用文档库来管理其文件。工作组成员制定新销售计划期间,他们将跟踪该文件的次要版本。如果某个版本出错,则可以还原到先前版本。当制定完计划后,他们可以创建一个主要版本,然后将其发布,以便让其法律部门及其主管进行审批。文件经过批准后,公司的其他员工就可以查看该文件。

  • 要求签出文件    要求签出文件,您可以确保只有一个人可以编辑该文件,直到已签入。要求签出文档可防止多个用户在相同的时间,也可以创建编辑冲突,并产生混淆进行更改。要求签出还有助于提醒工作组成员添加批注,签入文件时,以便您可以更轻松地跟踪每个版本中已更改的内容。

  • 及时了解更改情况    库中Windows SharePoint Services 3.0支持 RSS 技术,以便工作组成员可以自动接收更新。RSS 使用户可以接收和查看更新或源,新闻和在同一位置中的信息。您也可以创建电子邮件通知,以便文件更改时通知您。

  • 编辑文件脱机    如果您希望处理您的硬盘上的文件,您可以签出和脱机工作,如果您使用的应用程序与Windows SharePoint Services 3.0,如2007 Microsoft Office 系统兼容。

  • 使用库中的电子邮件程序    通过使用与Windows SharePoint Services 3.0,如Microsoft Office Outlook 2007,兼容的电子邮件程序,您可以与您重要的信息。您可以阅读、 编辑和从您的邮件程序中搜索文件脱机。

  • 复制到另一个位置轻松的文档    到Windows SharePoint Services 3.0网站上的另一个位置,您可以轻松地发送文件。更新原始文档时,您可以选择将提示您更新其他位置中的文件。

  • 定义内容类型    如果您的组处理多种类型的文件,例如工作表、 演示文稿和文档,您可以通过启用和定义多个内容类型扩展您的库的功能。内容类型添加多个库的灵活性和一致性。每种内容类型可以指定模板和工作流过程。

    例如,销售部门可以有销售报表、标准文档、预算和演示文稿的模板。每个模板包含公司徽标和宗旨。当用户通过文档库创建新文件时,他们可以选择要使用的模板。

  • 指定独有权限    您可以指定唯一权限的库,或者甚至在库内的文件。

  • 创建工作流    文档库或内容类型可以定义您的组织的工作流用于业务流程,例如管理文档审批或审阅。

您使用的库的类型取决于您要共享的文件类型︰

  • 文档库    对于许多文件类型,包括文档和电子表格,使用文档库。尽管某些文件类型被阻止出于安全原因,您可以存储在文档库中,其他类型的文件。当您使用与 Windows SharePoint Services 兼容的程序,您可以从库中创建这些文件。例如,市场营销工作组可能具有其自己的库来计划材料、 新闻发布和出版物。

  • 图片库    若要共享的数字图片或图形集合,请使用图片库。虽然可以在其他类型的 SharePoint 库中存储的图片,图片库有多个优点。例如,图片库中,您可以通过查看幻灯片放映中的图片,将图片下载到计算机,并编辑与图形程序与 Windows SharePoint Services 兼容的图片。考虑创建图片库,如果您的工作组要重用大量图形,如徽标和公司图像,或者如果您想要储存工作组事件的图片或产品启动。

  • Wiki 网页库    若要创建 wiki 的集合,请使用 wiki 网页库。Wiki 允许多个用户收集常规信息,可以轻松地创建和修改的格式。您可以添加到您的库 wiki 网页包含图片、 表、 超链接和内部链接。例如,如果您的团队创建 wiki 网站中的项目,网站可以将存储提示和技巧在一系列相互连接的页面。

  • 表单库    如果需要管理组的基于 XML 的业务窗体,请使用表单库。例如,您的组织可能想要使用的费用报表表单库。设置表单库需要 XML 编辑器或与 Windows SharePoint Services,如 Microsoft Office InfoPath 兼容的 XML 设计程序。

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