常见问题和解答有关中文电子审批流程工作流

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此帮助主题中介绍的功能已安装任何以下版本的 Office SharePoint Server 2007 和 Microsoft Office Enterprise 2007 时才可用: 中文 (繁体)、 简体中文、 日语或朝鲜语。

中文电子审批流程是否能与其他工作流结合使用?

Microsoft Office SharePoint Server 2007 提供的解决方案不仅支持中文电子审批流程,而且支持组织内可能使用的许多工作流。有关受支持的工作流的详细信息,请参阅其中每个工作流的帮助。不过,由于中文电子审批流程以独占方式使用文档库,因此它不能与其他工作流解决方案共享同一个文档库。必须在“工作组网站”上创建单独的文档库,这样才能使用其他工作流解决方案。有关详细信息,请参阅有关工作流的帮助。

换句话说,即使在“自定义我的审批”网页(它是中文电子审批流程的指定网页)上选择添加其他工作流,所添加的工作流也不能正常工作。

网站集功能组和网站功能组都有一个用于激活“中文电子审批流程”的按钮。这两个按钮有什么不同?

要确保中文电子审批流程正常工作,必须先在“网站集功能”网页上激活中文电子审批流程功能,然后在“网站功能”网页上激活该功能。

如果先在“网站功能”网页上激活该解决方案,则中文电子审批流程将无法正常工作。要停用中文电子审批流程,请按相反顺序执行操作。

注意: 仅可以在网站集的顶级网站中激活中文电子审批流程。

是否能更改中文电子审批流程的屏幕配置?是否也能创建和添加新视图?是否能够添加中文电子审批流程的 Web 部件?

更改或删除现有视图可能导致中文电子审批流程不能正常工作。如果在修改视图后遇到问题,请停用中文电子审批流程并再次激活中文电子审批流程以修复该问题。中文电子审批流程的 Web 部件(如“我的审批”文档库和“文档 ID 日志报告”列表的 Web 部件)都是可用的,但由于访问其中的一些部件需要更高的权限,因此在发布网站之前,请使用各个权限级别对网页进行测试。

注意: 避免使用 SharePoint Designer 或“编辑页面”功能来编辑视图。

是否能在屏幕上添加新栏?

添加新列的默认视图显示时,个人文件夹、 审批、 由我、 我、 拒绝和由我的已批准-不允许,您可以创建和管理视图中添加新列。

您可以在自定义我的审批页面上的文件夹中创建一个新列并将其添加到管理员视图视图文件夹中。

图章是否能保证提交者和签署人的身份?

图章的图像是可以伪造的。因此,只能在一定程度上保证真实签署人的身份。单击屏幕上显示的图章,并右键单击鼠标按钮,然后单击“签名信息”。在“签名信息”对话框中,单击“查看”以查看有关签名时所使用的证书的详细信息。证书比图章图像更可信,但是,由于发行公司或证书共享策略的可靠性问题,仍然只能在一定程度上保证真实签署人的身份。因此,管理员必须构建企业可靠的证书系统。有关详细信息,请参阅有关 Windows Server 帮助中有关证书的帮助。

注意: 中文电子审批流程监控所有工作流过程并根据用户的帐户信息验证用户。没有正确权限和帐户的用户无法参与审批过程。

我知道中文电子审批流程基于 Microsoft Office SharePoint Server 中的文档库。是否需要在管理中对它加以特别关注?

是的,中文电子审批流程基于 Microsoft Office SharePoint Server 中的文档库。每个文档库都有用于管理相关设置的“自定义文档库名称”网页。如同任何其他文档库一样,中文电子审批流程也使用“自定义我的审批”网页来自定义功能。要访问“自定义我的审批”网页,请单击“我的审批”“设置”,然后单击“网站设置”网页上的“我的审批设置”

修改某些可自定义设置的默认值可能会影响中文电子审批流程的运行。请单击“常规设置”下的“高级设置”,以转到“文档库高级设置: 我的审批”网页,然后确保以下设置采用下面的默认值。

  • 允许管理内容类型?     将其设置为仅可确保可以注册并在中文电子审批流程中使用多个模板。请确保已选中了

  • 打开启用了浏览器的文档    选中“在客户端应用程序中打开”复选框,以允许 Microsoft Office Word 或 Microsoft Office Excel 打开文档。

是否能够在备份中文电子审批流程网站后将其还原到 Microsoft Office SharePoint Server 网站中?

是的,应该按照 Web 应用程序备份和还原中文电子审批流程网站。请备份和还原被设置为该应用程序的每个网站。

是否能为中文电子审批流程设置 RSS 源?

中文电子审批流程提供了“RSS 源”,这是 Microsoft Office SharePoint Server 文档库的基本功能之一。用户可以订阅“RSS 源”,并使用 RSS 阅读器查看文档列表。不过,在 RSS 阅读器中不能按审批流程的状态为文档分类。可以查看文档属性,但不能使用 RSS 提供的列表打开、批准或拒绝文档。

中文电子审批流程如何反映对组织所做的任何更改,如重组以及休假或离职的雇员?

如果已解散并删除组织,存储在已删除组织文件夹中的文件将被移走并存储于父组织的文件夹中。如果组织被重命名,已存档的文件将自动反映所做的更改,不必进行手动控制。

另一方面,审批过程中发生的任何更改需要管理员手动控制 (如果适用)。例如,如果文档已提交以供审批,公司解散提交者的部门,该文档存储在存档中的下列文件夹中。这是因为文档编号,只要提交的文档分配,用于确定在哪个文件夹来存储文档。当后面的审批者从组织结构图将被删除之前以前审批者批准时,审批流程取消通知是通过电子邮件发送给以前审批者和取消审批流程。但是,如果后面的审批者将被删除组织结构图从以前的审批者批准之后,未取消审批流程,但不会通知提交因此需要有单独管理。然后,文档将保留在由我文件夹以防提交者和由我已批准中在前面的审批者的情况下的文件夹。选择其余的文档并右键单击鼠标按钮然后选择查看属性命令时,将发生错误。这需要提交者或管理员,以检查并取消审批流程,根据需要提交再次审批的文档。

单击“中文电子审批流程”下的“用户和组织”网页时,出现一条错误消息,说明组织结构图不一致。出现此问题的原因以及此问题的解决方案是什么?

这是因为您通过 Microsoft Office SharePoint Server 的“人员和组”网页删除了“中文电子审批流程”下的“组”。在显示的错误消息上,单击“此处”。在移动的网页上,单击“操作”-“解决组织树不一致问题”。从组织结构图中删除已从 Microsoft Office SharePoint Server 中删除的组织。要在中文电子审批流程中使用已删除的组,应在“中文电子审批流程”组织结构图中重新注册该组。使其位置与现有组织结构图和部门文件夹结构一致。有关详细信息,请参阅创建组织结构图

在创建角色组(或审批角色)的同时,我也在 Microsoft Exchange Server 上创建了通讯组。如果角色组被删除或其成员发生更改,会有什么后果?通讯组会自动反映此类更改吗?

是的,它们会自动反映此类更改。删除角色组也会连带删除其通讯组。重命名角色组会删除现有的通讯组并创建采用新名称的通讯组。此外,对角色组成员所做的任何更改都会立即反映到通讯组中,前提是 Microsoft Office SharePoint Server 管理员具有 Exchange Server 管理员权限。

是否能删除中文电子审批流程中的注册模板?

是的您可以这样做,只要 Web 服务器了当您尝试删除它时,使用该模板创建的文档。使用模板需要从 Web 服务器的回收站以及中文电子审批流程存档删除创建的所有文档。我们建议您模板将对用户隐藏而不是删除。

在审核存档的文档时,文档存档中不应该缺少编号。有没有什么方法可以检查每个文档的编号?

中文电子审批流程提供除了文档存档文档日志报告。文档 ID 日志报告是用于管理和审核由数字文档、 按部门列出所有编号的文档和显示每个文档摘要的审批记录日志的有用工具。

若要查看报表,请在网站设置页面上中文电子审批流程管理下方单击文档 ID 日志报告。报表将列出任何组织的组织结构图中注册并且具有任何已提交的文档。单击 + 组织旁边列出颁发的文档编号的所有文档。单击所需的文档旁边的 + 显示文档的记录。括号 () 中的数字按状态,表示文档的实例数并且可能因此大于实际的文档数。

您可以根据需要以不同的格式显示日志报告。在任务栏上的文档 ID 日志报告页面上,单击操作,然后单击在数据表中编辑导出到电子表格以将报告转换为电子表格或数据表格式。根据需要控制转换后的数据。请注意删除或修改的数据使文档日志报告无效。

如何设置电子邮件通知?

中文电子审批流程是由 Microsoft 创建的电子审批解决方案,它基于 Microsoft Office SharePoint Server 技术,通过链接到电子邮件系统启用了通知功能。有关设置电子邮件通知的详细信息,请参阅 Microsoft Office SharePoint Server 帮助。

设置电子邮件通知后,提交者或审批者就会自动收到审批请求或审批状态的通知,并在审批流程完成时收到摘要电子邮件。如果使用 Exchange Server,还能很方便地为“中文电子审批流程”审批角色创建和管理通讯组。有关详细信息,请单击创建审批角色

如何更改中文电子审批流程以使其与公司的审批过程相结合?

中文电子审批流程提供了一种方法更改或自定义工作流流程。可以指可找到下载中心在 2007 Office System ECM 初学者工具包

我需要手动处理的文件或文件夹。如何执行此操作?

您需要使用剪切和粘贴,而不是复制和粘贴。

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