常见邮件合并问题

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本文将帮助你在使用Publisher时获取最常见的邮件合并问题的答案: 在邮件合并过程中对数据源或地址列表进行更改时, 向合并域添加空格, 以使其外观符合您的要求, 保存合并的出版物, 并在工作表上打印不同的合并页 (例如, 标签页上的不同标签)。

编辑现有地址列表

如果您正在处理合并出版物, 并且想要更改数据源或地址列表, 请执行下列操作:

  1. 在 "创建收件人列表" 下, 单击 "使用现有列表", 然后单击 "下一步: 创建或连接到收件人列表"。

    默认情况下, Microsoft Publisher 将数据源存储在 "我的数据源" 文件夹中。您可能需要通过浏览找到您的数据源。

  2. 在 "选择数据源" 对话框中, 单击所需的数据源。

  3. 单击“打开”

    根据所选数据源的类型, 可能会显示请求特定信息的其他对话框。

    例如, 如果数据源是包含多个工作表上的信息的 Microsoft Office Excel 工作簿, 则需要选择包含所需信息的工作表, 然后单击"确定"

  4. 在 "邮件合并收件人" 对话框中, 单击数据源的名称, 然后单击 "编辑"。

    编辑现有地址列表

  5. 在 "编辑数据源" 框中, 您可以编辑或删除现有地址, 或添加新的 entrys。

  6. 完成地址列表编辑后, 单击"确定" , 然后单击"是"更新地址列表。

注意: 有关创建数据源或地址列表的详细信息, 请参阅创建用于邮件合并的数据源

在文档中插入合并域的最常见的问题是在合并域之间获得正确的间距, 尤其是对于并非始终存在的合并域 (如中间名首字母)。你可以在页面上的合并字段之间直接添加空格, 但如果某些地址未使用所有合并域, 这将导致多余的空格。若要确保所有字段都能获得所需空间, 请在地址列表本身中插入空格。

例如, 若要确保 reciprient 的名称正确显示, 无论地址列表中的某个项目是否包含中间名, 请执行下列操作:

  1. 在包含 Middile 初始的每个收件人的中间初始条目中, 在初始时按空格键, 添加一个空格。

  2. 在不包含初始的每个收件人中间的初始条目中, 添加一个空格。

    地址列表中的间距

邮件合并包含每个副本中相同的信息, 以及每个副本特有的信息的一些占位符。其中的一个示例是个性化新闻稿, 其中新闻稿的正文对于所有收件人都是相同的, 但邮件地址和简介不同。

创建合并出版物的最常见问题不会同时保存包含合并域和合并页面出版物的出版物。

"创建合并出版物" 是 "邮件合并向导" 中的步骤3。在此步骤中, 你有三种选择:

  1. 打印     此选项打印合并后的出版物。

  2. 合并到新出版物     此选项将打开一个新的出版物, 其中包含每个合并数据集的页面。

  3. 添加到现有出版物此选项提示你选择一个发布, 然后将合并页添加到该发布的末尾。

若要同时保存合并后的出版物和包含合并域的出版物, 请单击 "合并到新出版物" 选项。此时将打开一个新的出版物窗口, 并显示合并后的页面出版物。合并字段出版物隐藏在合并页面出版物之后。请确保同时保存这两个发布。

然后, 您可以打印合并的页面出版物。

打印出版物的最常见问题是打印一张纸上每个合并页中的一个, 例如一页邮件标签纸上每个不同的邮件标签。

出现这种情况的原因是, 如果您选择 "打印" 选项, 则 "打印" 对话框默认为 "每版打印多份" 选项, 并打印每个地址的整页标签, 而不是在纸张上打印每个标签的一个地址。

若要在每张纸上打印不同的合并数据集 (例如不同名称和地址), 请在 "打印选项" 部分中单击 "每版打印多页"。

包含“每版打印多页”选项的“打印”对话框

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