帮助用户使用 OneDrive 中的“发现”视图

本文适用于 IT 管理员。如果你不是 IT 管理员,若要了解使用 探索视图 的信息,请参阅我的文档在 OneDrive for Business 的“发现”视图中安全吗?

利用 Office 365 中的 OneDrive for Business 进行合作的用户越多(查看、编辑和共享彼此的文档),探索 OneDrive for Business 中的视图 的用途就越广。深入了解管理员可如何帮助用户充分利用 探索视图。

探索视图 由 Office Delve 支持,二者均依赖于 Office Graph。前者基于用户的协作对象和工作内容向用户显示最相关的内容。探索视图 中的信息特定于每位用户。探索视图 不会更改权限,用户只能看到有权访问的内容。

管理员要确保允许你的组织访问 Office Graph,并且已设置 探索视图 使用的其他 Office 365 服务,例如 SharePoint Online 和 Delve。还可以帮助用户开始使用 探索视图 并解决用户遇到的问题。

本文内容:

获取“发现”视图需具备哪些条件

探索视图 功能面向 OneDrive for Business 中的 Office 365 用户推出,可通过 Office 365 的以下订阅计划获取:

  • Office 365 企业版(E1、E3 和 E4)

  • Office 365 教育版(E1、E3 和 E4)

  • Office 365 政府版(E1、E3 和 E4)

  • Office 365 商业基本版

  • Office 365 商业高级版

如果拥有以上任一 Office 365 计划,则需要先激活 SharePoint Online 服务并为用户分配 SharePoint Online 许可证,然后他们才可开始使用 探索视图。

Office 365 中的 OneDrive for Business 设计为适用于 Internet Explorer 或 Firefox 的当前版本/上一版本或者 Chrome 或 Safari 的最新版本。有关详细信息,请参阅 Office 365 系统要求

控制访问 Office Graph 以启用/禁用“发现”视图的权限

控制通过 SharePoint 管理中心 访问 Office Graph 的权限。

如果不允许访问 Office Graph,则可禁用 Office 365 中由 Office Graph 支持的所有功能,包括 探索视图。探索视图 不可用于 OneDrive for Business 用户,且组织中的用户将不可使用 探索视图 中的文档发现功能。

  1. 使用您的工作或学校帐户登录 Office 365

  2. 转到 SharePoint 管理中心。

  3. 选择“设置”。

  4. 在 Office Graph 下,选择下列某个选项:

    • 允许访问 Office Graph

    • 禁止访问 Office Graph

重要: 选择不允许访问 Office Graph 也将禁用 Delve for Office 365 中的功能(该软件同样依赖于 Office Graph)。

在组织中推出“发现”视图

可利用以下资源帮助组织开始使用 探索视图。

推出“发现”视图之前

SharePoint Online 和 OneDrive for Business 是 探索视图 中的主要内容来源。你和用户管理文档和网站权限的方式将影响用户在 探索视图 中看到的内容。有关详细信息,请参阅创建和管理团队网站的最佳做法规划权限策略

日常使用“发现”视图

可指引用户访问 探索视图 帮助文章:我的文档在 OneDrive for Business 的“发现”视图中安全吗?

帮助用户解决“发现”视图的问题

使用此部分的信息帮助解决 探索视图 中的问题。

用户看不到“发现”视图

如果组织中的一位或多位用户看不到 探索视图,应检测下述几项内容。必须在组织中部署所有这些内容,用户才可开始使用 探索视图。

解决方案

用户在“发现”视图中看不到用户图片

探索视图 中的用户图片来自 SharePoint Online 用户个人资料。如果用户的 SharePoint Online 用户个人资料中没有图片,则没有图片可供 探索视图 显示。

解决方案

确保用户将其用户个人资料图片上传到 SharePoint Online。有关详细信息,请指引用户访问在 Office Delve 中查看和编辑配置文件(“发现”视图由 Delve 提供支持)。

用户在“发现”视图中看到的内容极少或看不到内容

探索视图 中的内容来自 Office 365 的不同内容来源,如 SharePoint Online 和 OneDrive for Business。

如果用户最近未修改或查看这些内容来源中的任何内容,并且无权访问其他用户的内容,则 探索视图 可能显示极少内容或不显示内容。用户若想查看 探索视图 中的内容,还需要具有 Office 365 服务的许可证和 Office Graph 的访问权限。

解决方案

  • 鼓励用户在 SharePoint Online 和 OneDrive for Business 中存储和共享文档。有关详细信息,请参阅在 Office Delve 可访问的位置存储文档(“发现”视图由 Delve 提供支持)。

  • 检查 SharePoint Online 网站和网站集的权限设置,确保用户有权访问正确的网站及其内容。

  • 检查用户是否在 Active Directory 中且是否加入适当的 Active Directory 组。若要验证,请转到“Office 365 管理中心”>“用户”>“活动用户”。

  • 确保用户允许 探索视图 显示文档。若要验证,请让用户转到“Office 365”>“Delve”>“功能设置”,并确保“Delve 中的文档”未关闭。需要验证此 Delve 设置,因为 探索视图 由 Delve 提供支持。

  • 对于已激活的 Office 365 服务,请确保已为用户分配访问此服务的许可证。

用户担心“发现”视图中的隐私或敏感文档可供他人使用

用户可在 Office 365 中查看或编辑的任何文档也会在 探索视图 中显示。探索视图 不会更改任何权限,用户仅可看到其有访问权限的内容。但是,你有时可能希望 探索视图 中不显示某文档。

解决方案

  • 检查文档、网站和库的权限设置,确保只有目标用户有权访问该内容。

  • 如果希望阻止在 探索视图 中显示特定文档,请执行向 Delve 隐藏文档中的步骤。可将文档继续存储在 Office 365 中,用户仍可通过搜索找到 - 它只是不再显示在 探索视图 或 Delve 中。

关于 Office Graph

Office Graph 由 探索视图 提供支持。Office Graph 将所有 Office 365 项目的数据表示形式作为图形索引中的节点进行存储。Office Graph 数据存储在 SharePoint Online 和 Exchange Online 环境的客户分区中,与同一云服务中存储的其他客户数据具有相同的数据保护和安全性。

Office Graph 使用丰富的关系描述不同类型项目之间的连接。此外,Office Graph 使用高级分析和机器学习技巧创建丰富的推断关系 - 我们称之为“见解”。

为了在不同上下文(例如 探索视图 或 Delve)中显示最相关的内容,Office Graph 将使用两步式分析。第一步,它计算 Office Graph 中的哪些用户与当前上下文的相关性最高。第二步,它检索与这些用户关联且最相关的内容。此内容特定于每位用户,但用户仅可看到其有权访问的内容。

对于开发人员,Office Graph 见解和丰富的关系可通过 Microsoft Graph 公开,该软件是可从 Microsoft 云服务公开多个 API 的单个 REST API 终结点 (https://graph.microsoft.com)。有关详细信息,请参阅 Office Graph。

允许或不允许访问 Office Graph 有哪些影响?

如果允许访问 Office Graph,组织中用户将在 OneDrive for Business 中具有 探索视图,并且其可使用所有功能。如果不允许访问 Office Graph,OneDrive for Business 用户将无法使用 探索视图。

注意: 是否允许访问 Office Graph 还将影响 Delve 功能。有关详细信息,请参阅面向 Office 365 管理员的 Office Delve 中的关于 Office Graph 部分。

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