工作流示例:发送通知消息

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

有关创建通知的通知的最新信息,请参阅创建通知或订阅 RSS 源。如果您使用的SharePoint Online列表,您也可以使用流创建通过电子邮件和其他渠道的通知。详细信息,请参阅添加流入 SharePoint Online 中的列表

注意: 仅与 SharePoint 2007 此主题信息。

更新 2016 2016年 12 月 12日,

若要了解有关工作流的详细信息,请参阅SharePoint 工作流简介

重要: 若要创建工作流,您的网站必须位于运行Windows SharePoint Services 3.0或Microsoft Office SharePoint Server 2007的服务器上。

开始之前

您的团队使用共享文档库协作处理文档,以及您的工作组使用分配给列以跟踪其文档分配给。而非让所有团队成员频繁地查看工作组网站以查看是否有新分配给他们的文档,您希望创建自动将电子邮件发送到任何团队成员,当他们收到工作分配的工作流。通过创建一步工作流可以快速执行此项。

也许您认为,为什么不使用通知?通知提供了许多选项 — 例如,添加或修改项目时收到通知。但是,您无法设置特定列更改为特定设置时的通知。另外,与警报不能创建告知到底什么操作是必需的收件人的电子邮件。

设计工作流之前,您需要对您的网站、 列表或库中进行任何必要的更改或自定义设置,例如︰

  • 工作流始终附加到一个SharePoint列表或库中。创建工作流之前,您的网站必须至少一个列表或库。如果没有在您的网站列表,您会提示您创建的工作流时,请创建一个。

  • 如果需要使用任何自定义列或设置工作流,您必须完成这些更改,以便这些列和设置可供您在工作流设计器中创建工作流之前。

  • 如果希望工作流使用任何列表或库的功能未启用了默认情况下,如内容审批,您必须打开这些功能设计工作流之前。

注意: 工作流功能是基于 Microsoft Windows Workflow Foundation Microsoft Windows 中的一个组件。您的计算机和服务器上必须安装相同版本的基础工作流。第一次创建工作流,您可能会提示您安装基础工作流。

将列添加到文档库

此示例使用的共享文档库,默认情况下显示在工作组网站。但是,必须向共享文档库添加分配到列,因为此列不显示默认情况下,在库中。

  1. 在浏览器中,转到共享文档库。

    提示: 单击共享文档文件夹列表中,在,然后按 F12。

  2. 在库工具栏上,单击设置,然后单击从网站栏添加栏

  3. 可用网站栏中,单击分配对象,然后单击添加

  4. 单击“确定”。

    当您在浏览器中查看共享文档时,分配给列现在将显示在库中。

  5. 关闭浏览器。

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设计工作流

设置具有正确的列的共享文档库后,您就可以使用工作流设计器。

  1. 启动Office SharePoint Designer 2007。

  2. 文件菜单上,单击打开网站

  3. 打开网站对话框中,通过浏览找到并选择您要在其中创建工作流的 SharePoint 网站,然后单击打开

  4. 文件菜单上,指向新建,然后单击工作流

    工作流设计器随即打开。

  5. 为此工作流的名称框中,键入工作分配通知

    在浏览器中查看的工作流状态和工作流页面时,网站访问者会看到此名称。

  6. 哪些 SharePoint 列表应此工作流附加到?列表中,单击共享文档

    当团队成员查看共享的文档库时,他们将看到此工作流,名为工作分配通知的新列。此列指示的每个项目的工作流状态 — 例如,是否工作流已开始或已完成。

  7. 选择共享文档中的项目的工作流启动选项,请执行以下所有操作︰

    • 清除允许从项目手动启动此工作流复选框。

    • 选择自动启动此工作流时创建项复选框。

    • 选择自动启动此工作流时更改的项目复选框。

      通过选择以下选项,您可以确保每次创建或更改项目运行工作流。工作流设计器的第一页现在应如下所示。

      工作流设计器的第一页

  8. 单击“下一步”

  9. 单击条件,,然后单击列表中的自定义条件 (共享文档)

    如果域等于值的条件显示在工作流。

    此表提供了许多现成的条件,但要为其创建工作流发送的邮件,仅当某一特定字段的位置的条件,这种情况下,分配给 — 等于某个值-在本例中,在您的团队人员的姓名。若要完成此任务,您可以创建自定义条件。

  10. 如果域等于值的条件中, 单击,然后单击列表中的分配到

  11. 在条件中,单击

    选择用户对话框随即打开。要选择您的团队的成员。您可以执行此操作通过键入其姓名或电子邮件地址,然后单击添加,或者您可以选择从现有用户的列表。您也可以从通讯簿中选择用户或查找从列表或列表项的名称。

  12. 键入或选择用户名或地址,单击添加,然后单击确定

  13. 单击操作,然后单击列表中的发送电子邮件

    如果此操作不会出现在列表中,单击更多操作单击所需的操作,然后单击添加

  14. 操作中的电子邮件此消息,请单击此消息,,然后完成通过输入收件人、 主题和邮件正文文本的窗体。

    行中,您想要作为条件的一部分中输入相同的名称或您选择的地址。

  15. 单击“确定”。

    显示条件和操作的“工作流设计器”第二页

    现在具有一个规则,如果特定工作组成员分配共享文档库中的项目,将该人员将收到电子邮件通知。但是,如果将文档分配给不同的工作组成员?接下来您将在团队创建每个人的"else if"的条件。

  16. 单击添加 Else If 条件分支

    条件分支添加到工作流。重复此过程为不同的工作组成员创建相同的规则的步骤 8-14。

  17. 如有必要,单击添加还 If 条件分支您要为其分配的文档时收到通知的人员的团队的每个成员添加规则。

    显示带有条件分支的结果的“工作流设计器”

  18. 若要退出工作流设计器之前,请检查错误的工作流,请单击检查工作流

    如果工作流错误,颜色更改的超链接,并之前和之后的无效参数将出现星号。此外,在工作流步骤,下一个错误符号旁边显示包含错误值的每个步骤。

  19. 单击完成以保存工作流。

    测试工作流,浏览到该共享文档库、 创建一个新项目,以及将分配到列设置为人员作为工作流中的条件。检查以查看该人员是否收到您创建的通知消息。

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