工作流示例:传送零用金报销单以供审阅

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您的团队填写的表单设计Microsoft Office InfoPath 2007每月费用报表。您的团队填写,并在您的 SharePoint 网站上的窗体库中存储这些窗体。费用报表超过一定量时,您希望自动通知相应人员查看报表。您可以快速自动化一步工作流使用此过程。

Office InfoPath 2007的强大功能之一是,您可以指定字段中显示为表单库中的列的实际窗体。当您选择要为表单库中的一列中显示的窗体字段时,您正在升级该字段。升级字段非常有用,当您想要查看的窗体中的重要信息而不必分别打开每个窗体。更重要的是,通过提升到表单库中的列中的数据表单中的数据,可以使其可以创建基于该工作流设计器中的数据的规则。通过升级的总费用从窗体于一列,您现在可以创建的总费用超过一定量时,将路由报销单以供审阅工作流。

若要了解有关工作流的详细信息,请参阅SharePoint 工作流简介

重要: 若要创建工作流,您的网站必须位于运行Windows SharePoint Services 3.0或Microsoft Office SharePoint Server 2007的服务器上。

本文内容

开始之前

设计工作流

开始之前

设计工作流之前,您需要对您的网站、 列表或库中进行任何必要的更改或自定义设置,例如︰

  • 工作流始终附加到一个 SharePoint 列表或库中。创建工作流之前,您的网站必须至少一个列表或库。如果没有在您的网站列表,您会提示您创建的工作流时,请创建一个。

  • 如果需要使用任何自定义列或设置工作流,您必须完成这些更改,以便这些列和设置可供您在工作流设计器中创建工作流之前。

  • 如果希望工作流使用任何列表或库的功能未启用了默认情况下,如内容审批,您必须打开这些功能设计工作流之前。

注意: 工作流功能是基于 Microsoft Windows Workflow Foundation Microsoft Windows 中的一个组件。您的计算机和服务器上必须安装相同版本的基础工作流。第一次创建工作流,您可能会提示您安装基础工作流。

发布窗体并创建表单库

在此示例中,您需要为表单库来存储您的窗体,然后您需要从窗体的某些字段升级为表单库中的列。Office InfoPath 2007使很容易发布表单、 升级字段,和甚至创建表单库。所有这可以通过使用发布向导 (在文件菜单上单击发布)。

在下面的过程,您可以在Office InfoPath 2007,使用现成的费用报表模板,然后使用发布向导升级字段,并在您的 SharePoint 网站上创建表单库。

  1. 启动Office InfoPath 2007。

  2. 填写表单对话框中,双击示例费用报表。

    费用报表在设计模式中打开。窗体已经具有要提升为表单库中的列的字段︰ 名称、 ID 号和总费用。您将使用该模板。

  3. “文件”菜单上,单击“另存为”

  4. 另存为对话框中,在文件名框中,键入名称,然后单击保存

  5. 在“文件”菜单上,单击“发布”。

    发布向导随即打开。

  6. 在下您要在其中发布表单模板?,单击具有或不 InfoPath Forms Services 的 SharePoint 服务器,然后单击下一步

  7. 键入您的 SharePoint 网站的地址,然后单击下一步

  8. 在下您想要发布?,单击文档库,,然后单击下一步

    请注意,您还可以利用窗体作为内容类型。您可能希望选择此选项,例如,如果您希望为表单模板可供门户网站中的所有子网站。

  9. 在下您想要做?,单击创建新的文档库,,然后单击下一步

  10. 键入费用报表的名称,为文档库中,键入说明,然后单击下一步

  11. 在下一页上,单击添加

  12. 选择域或组对话框中,在员工文件夹中,单击名称,,然后单击确定

  13. 重复上述步骤两次以添加identificationNumber (在员工文件夹中) 和汇总字段 (在邮件文件夹中)。

    注意: 在选择域或组对话框中的网站列组列的名称中使用的默认设置。或者,您可能会窗体字段映射到现有网站栏或为不同的窗体字段本身的名称的列。

  14. 单击下一步,验证信息正确无误,,然后单击发布

    现在,您可以使用的列,您需要创建工作流命名费用报表表单库。在浏览器中,表单库中的列应类似于下图中进行查看。

    显示已提升为表单库栏的表单域的表单库

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设计工作流

设置具有正确的列的表单库后,您就可以使用工作流设计器。

  1. 启动Microsoft Office SharePoint Designer 2007。

  2. 文件菜单上,单击打开网站

  3. 打开网站对话框中,通过浏览找到并选择您要在其中创建工作流的 SharePoint 网站,然后单击打开

  4. 文件菜单上,指向新建,然后单击工作流

    工作流设计器会打开。

  5. 为此工作流的名称框中,键入费用报表审阅

    在浏览器中查看的工作流状态和工作流页面时,网站访问者会看到此名称。

  6. 哪些 SharePoint 列表应此工作流附加到?列表中,单击费用报表

  7. 选择费用报表中的项目的工作流启动选项,请执行以下所有操作︰

    • 清除允许从项目手动启动此工作流复选框。

    • 选择自动启动此工作流时创建项复选框。

    • 选择自动启动此工作流时更改的项目复选框。

      通过选择以下选项,您可以确保工作流运行时工作组成员填写新的费用报表或修改现有报表。

      工作流设计器的第一页

  8. 单击“下一步”

    要为其创建的规则,如果窗体中报告的总费用大于 500 美元,相应的人员通知复查费用报表。

  9. 工作流设计器中,单击条件,,然后单击列表中的高级条件

    如果值等于值的条件显示在工作流。

    此表提供了许多现成的条件,但要为其创建工作流发送的邮件,仅当特定值的位置的条件,这种情况下,总费用 — 大于某个值-在本例中为 500。若要完成此任务,您可以创建高级的条件。

  10. 如果值等于值的条件,在第一个超链接,请单击,然后单击显示数据绑定 按钮图像

  11. 定义工作流查找对话框中,在列表中,单击当前项目。在字段列表中,单击,,然后单击确定

    使用此对话框中,您可以查找任何列表中的任何字段或在网站中的库中的值,以便您可以在工作流规则中使用该值。在此例中,要汇总的字段中的当前项目数。

  12. 在工作流规则中,单击等于,,然后单击列表中的大于

  13. 单击第二个超链接,然后键入500

  14. 单击操作,然后单击列表中的发送电子邮件

    如果此操作不会出现在列表中,单击更多操作单击所需的操作,然后单击添加

  15. 操作中的电子邮件此消息,请单击此消息,,然后完成通过输入收件人、 主题和邮件正文文本的窗体。

    为该收件人,选择的人员必须检查费用报表。

  16. 单击“确定”。

    显示条件和操作的“工作流设计器”第二页

    现在,您将可以对规则位置费用报表创建或更改在费用报表库和总费用报表是大于 500 美元,如果正确的联系人将通知以查看该报表。

  17. 若要退出工作流设计器之前,请检查错误的工作流,请单击检查工作流

    如果工作流错误,颜色更改的超链接,并之前和之后的无效参数将出现星号。此外,在工作流步骤,下一个错误符号旁边显示包含错误值的每个步骤。

  18. 单击完成以保存工作流。

    若要测试工作流,通过浏览找到费用报表库,单击填写此表单来创建一个新项目,并确保您输入大于 500 美元的费用。保存到表单库中的窗体,然后检查是否指定的人员将收到您创建的消息。

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