工作流与 InfoPath 表单结合使用的简介

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本文内容

什么是工作流?

使用 InfoPath 表单中使用工作流的方式

Office SharePoint Server 2007 中包含的工作流

在 Windows SharePoint Services 3.0 或 Office SharePoint Server 2007 中的自定义工作流的支持

使用工作流所涉及的步骤

对文档或项目启动工作流

什么是工作流?

有时,工作流被描述为一系列生成结果的任务。在 Microsoft SharePoint 产品和技术的上下文中,工作流定义更精确地为自动移动文档或项目通过特定序列操作或与业务流程相关的任务。工作流可以用于一致地管理允许企业业务逻辑附加到文档或项目的 SharePoint 列表或库中的组织内的常见业务流程。业务逻辑主要是一组的说明进行操作,指定并控制对文档或项目执行的操作。

工作流可以简化的成本和协调常见业务流程,如项目审批或文档审阅管理和跟踪这些过程涉及人工任务所需的时间。例如,在Microsoft Office SharePoint Server 2007网站中,可以向文档传送到一组人员以供审批文档库添加工作流。文档作者启动时此工作流上的库中的文档,工作流创建文档审批任务,将这些任务分配给工作流参与者,,然后将电子邮件消息通知发送给参与者,包括任务说明和指向要批准的文档的链接。在工作流过程中,工作流所有者 (在本例中为文档作者) 或工作流参与者可以检查工作流状态页,以查看哪些参与者已完成其工作流任务。工作流状态页可通过单击文档或文档库中的项目的工作流状态。当参与者完成其工作流任务、 工作流结束和所有者自动通知工作流已完成。

下图显示的审批工作流流程。

“审批”工作流的流程图

工作流不仅支持现有的手动工作流程还扩展人员可以协作和处理文档、 列表和库的方式。网站用户可以开始,并通过使用可访问文档或项目的 SharePoint 列表或库中的可自定义窗体参与工作流。这些自定义的窗体可以帮助用户可以查看或更改工作流的 SharePoint 页面。此外,与2007 Microsoft Office 系统紧密集成Office SharePoint Server 2007中的工作流功能。Office SharePoint Server 2007网站中或直接从属于2007 Office 版本某些程序,则可以执行下列工作流任务:

  • 查看可用于文档或项目的工作流列表。

  • 针对文档或项目启动工作流。

  • 查看、编辑或重新分配工作流任务。

  • 完成工作流任务。

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使用 InfoPath 表单中使用工作流的方式

您可以创建对工作流的当前状态显示对应的特定数据的 Microsoft Office InfoPath 表单。通过设计表单模板使用启动工作流状态的窗体中的操作的规则来执行此操作。这可以简化的人员使用填写表单的过程。例如,您可以设计表单时要显示只读视图工作流的状态为已完成,因此,应没有更改窗体中的数据。

您也可以使用规则进行响应工作流中的其他方法的窗体。例如,可以使用规则以显示一个对话框消息包含特定于特定工作流状态的说明进行操作。

注意: 不会在 Web 浏览器中填写的用户的浏览器兼容的表单模板中自动显示的对话框。

工作流必须添加到列表、 库或内容类型以使其在 InfoPath 表单可供使用。可用的工作流类型为网站有所不同,具体取决于网站、 是否激活了工作流,以及是否使用Microsoft Office SharePoint Designer 2007创建自定义工作流类型。与您的服务器场管理员联系以确定哪些工作流已安装并准备好供您的网站。

每个工作流的描述性名称,例如正在进行的不同状态由定义。根据工作流的类型而有所不同状态的名称。例如,审批工作流-这是在运行Microsoft Office SharePoint Server 2007服务器上可用 — 包括进行中已取消,和已完成的状态。三态工作流状态,可在Windows SharePoint Services 3.0 — 可以定义到库或列表中,添加工作流的人员,而其他工作流使用标准的状态,如上述的进度状态。虽然描述性名称是用户可见,数值以编程方式表示工作流状态。若要设计表单模板响应特定工作流状态,您必须知道您要使用的工作流状态的数值。这是因为 InfoPath 使用工作流的数值启动动作,例如切换视图。

在 SharePoint 网站中包含的工作流

以下工作流针对通用业务方案,包括在Windows SharePoint Services 3.0和Office SharePoint Server 2007。

包含在Windows SharePoint Services 3.0的工作流

三态工作流包含在Windows SharePoint Services 3.0和Office SharePoint Server 2007网站。三态工作流可用于管理需要组织跟踪大量问题或项目,如客户支持问题、 销售商机或项目任务的业务流程。

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包含在Office SharePoint Server 2007的工作流

Office SharePoint Server 2007网站还包括以下针对通用业务方案的工作流:

  • 审批    此工作流将窗体路由到一组人员以供审批。默认情况下,审批工作流是与文档内容类型,这意味着将文档库中自动可用。此外关联的审批工作流版本,则默认情况下,使用页面库中发布的网站,并且工作流可用于管理发布网页的审批流程。

  • 收集反馈    此工作流路由到一组人员以获得反馈表单。审阅者可以提供反馈,这是编译和发送给启动工作流的人员。默认情况下,收集反馈工作流是与文档内容类型,这意味着在文档库将自动可用的文档内容类型相关联。

  • 收集签名   此工作流路由Microsoft Office Word 2007、 Microsoft Office PowerPoint 2007或Microsoft Office Excel 2007从一组人员以收集其数字签名的文档。必须在2007 Microsoft Office 系统应用程序启动此工作流。默认情况下,收集签名工作流是与文档内容类型,这意味着将文档库中自动可用。但是,收集签名工作流是仅适用于包含一个或多个 Microsoft Office 签名行的 Office 文档。

    注意: 此工作流不适用于使用 InfoPath 表单。

  • 处置审批    此工作流支持记录管理流程,管理文档过期和保留通过允许参与者决定是保留还是删除过期的文档。处置审批工作流用于主要内记录中心网站。

  • 中文电子审批流程    此工作流类似于审批工作流,但它使用指定的文档库,并提供用户参与的审批流程的个性化的视图。此工作流提供了可供选择审批者层次结构组织结构图和工作流允许审批者使用图章控件,而不是签名。这种解决方案是 Office SharePoint Server 2007 的仅适用于东亚版本。

  • 翻译管理   通过创建要翻译的文档副本并将翻译任务分配给翻译,此工作流管理手动文档翻译流程。此工作流可仅用于翻译管理库。

每个以上的工作流可以为您的组织通过多种方式自定义。例如,将工作流添加到列表、 库或内容类型以使其可用于文档或项目时,您可以自定义任务列表和历史记录列表,有关工作流的信息的存储位置。

当用户针对文档或项目,具体取决于类型的工作流,启动工作流用户还可以通过指定参与者列表、 截止日期和任务说明进一步自定义工作流的选项。

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支持Windows SharePoint Services 3.0或Office SharePoint Server 2007中的自定义工作流

选择您的组织可能开发和部署特定于您的组织中的业务流程自定义工作流。工作流可以为简单或复杂的组织中的业务流程要求。开发人员可以创建的网站用户启动的工作流,或者他们可以创建开始自动根据特定的事件,例如当 SharePoint 列表项或文档库中的窗体创建或更改工作流。如果您的组织具有开发和部署自定义工作流,这些工作流可在您的网站上使用。

根据创建工作流所涉及的人员,有两种方法可以在其中创建自定义工作流Windows SharePoint Services 3.0或Office SharePoint Server 2007:

  • 专业软件开发人员    专业软件开发人员可以通过使用 Microsoft Visual Studio 2005 扩展名为 Windows Workflow Foundation 创建工作流。这些工作流包含自定义代码和工作流活动。专业开发人员创建自定义工作流之后,则服务器管理员可以跨多个网站部署该工作流。

  • 网站设计者   网站设计者可以通过使用与 Windows SharePoint Services,如Microsoft Office SharePoint Designer 2007兼容的 Web 设计程序设计用于特定列表或库中的无代码工作流。从列表中可用的工作流活动,创建这些工作流和 Web 设计器创建之一这些工作流的人员可以直接向列表或文档库将使用部署。

如果您想要实施自定义工作流,有关您的组织中的可用资源信息与服务器场管理员联系。有关开发Windows SharePoint Services 3.0的自定义工作流的详细信息,请参阅MSDN 上的 Windows SharePoint Services 开发人员中心。有关开发Office SharePoint Server 2007的自定义工作流的详细信息,请参阅 Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK,这是从 Microsoft Office SharePoint Server 2007 开发人员门户 MSDN 上可用。

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使用工作流所涉及的步骤

在文档或项目中使用工作流所涉及的是几个步骤。每个步骤旨在由不同角色中的人员来完成。例如,网站管理员可以将工作流添加到文档库、 内容创建者可以启动工作流或修改进度中的工作流和文档审阅者或审批者可以完成工作流任务。

下一节说明了与使用工作流相关的以下过程:

  • 将工作流添加到列表、库或内容类型

  • 对文档或项目启动工作流

  • 修改正在执行过程中的工作流

  • 完成工作流任务

  • 跟踪工作流状态

将工作流添加到列表、库或内容类型

可以使用工作流之前,它必须添加到列表、 库或内容类型。您需要管理列表权限若要向列表、 库或内容类型添加工作流。在大多数情况下,网站管理员或管理特定列表或库的个人执行此任务。

工作流在网站中的可用性会有所不同,具体取决于其添加位置:

  • 如果将工作流直接添加到列表或库中,则它仅对该列表或库中的项目可用。

  • 如果将工作流添加到列表内容类型(已添加到特定列表或库中的网站内容类型的实例)中,则它仅用于与该内容类型关联的特定列表或库中该内容类型的项目。

  • 如果向某个网站内容类型添加工作流,则该工作流是可用的每个列表和库添加该网站内容类型的实例中该内容任何的类型项目。如果希望工作流可跨网站集的特定内容类型的项目中列表或库广泛可用,以获得此结果最有效的方法是通过直接向网站内容类型添加该工作流。

将工作流添加到列表、 库或内容类型时,您可以通过指定下列选项之一中自定义特定位置的工作的流:

  • 工作流实例的名称。

  • 任务列表工作流相关任务的存储位置。

  • 记录的所有事件相关的工作流历史记录列表。

  • 您想要启动工作流的方式。

  • 特定于个别工作流的其他选项。例如,已完成任务传送给参与者如何、 什么情况下完成工作流和工作流后执行的操作。

注意: 将工作流添加到列表、 库或内容类型时,您将其用于文档或项目中的特定位置。没有启动实际的工作流。查找有关向列表、 库或另请参阅部分中的内容类型添加工作流的详细信息的链接。

对文档或项目启动工作流

工作流添加到列表、 库或内容类型之后,您可以在文档或在该位置中的项目启动工作流,(如果工作流配置为允许手动启动它)。启动工作流,您可以从可用的文档或项目的工作流的列表中选择所需的工作流。如有必要,您可能需要填写表单的工作流需要的信息。根据如何设计为并配置工作流,启动工作流时可能会有的选项来进一步自定义通过指定参与者、 截止日期和任务说明等选项。

修改正在执行过程中的工作流

工作流启动后,您可能需要对其进行更改。例如,您可能需要添加更多参与者,或者工作流参与者可能需要重新分配给其他人他或她任务或请求对文档或工作流焦点的项目进行更改。您可以修改工作流时Office SharePoint Server 2007中包含的预定义工作流。如果您的组织具有开发和部署自定义工作流,在进行时更改工作流的功能取决于设计的方式。

完成工作流任务

工作流任务表示需要手动交互任何工作流事件。任务分配给工作流参与者后,任务收件人可以完成该任务,也可以通过编辑关联的工作流任务表单中请求更改工作流本身。工作流参与者可以在Office SharePoint Server 2007,完成工作流任务的 SharePoint 网站上或直接从 Microsoft Office 2007 程序,如Microsoft Office InfoPath 2007。当工作流参与者完成工作流任务或请求对工作流进行更改时,系统会提示服务器移到下一步工作流中的工作流状态。

跟踪工作流状态

工作流所有者和参与者可以通过选中与 SharePoint 网站中的工作流关联的状态页中按照工作流的进度。状态页面包含有关未完成的工作流任务的状态信息。它还包括与工作流相关的历史记录信息。

Office SharePoint Server 2007还包括报告提供聚合分析的工作流历史记录的工具。组织可以使用此分析需要能够改进或以确定是否组是否达到给定的业务流程性能目标的过程中找到的区域。Office SharePoint Server 2007包括可以使用任何工作流中使用的多个预定义的 Microsoft Excel 报表。此外,工作流历史记录信息是可用的 SharePoint 列表数据源,可以使用和分析在其他程序,例如Microsoft Office Visio 2007、 Microsoft Office Access 2007、 Microsoft Office InfoPath 2007,或在自定义业务流程中监视解决方案。

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