工作流与 InfoPath 表单结合使用的简介

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本文内容

什么是工作流?

工作流与 InfoPath 表单结合使用的方式

Office SharePoint Server 2007 中包含的工作流

Windows SharePoint Services 3.0 或 Office SharePoint Server 2007 中的自定义工作流支持

使用工作流所涉及的步骤

针对文档或项目启动工作流

什么是工作流?

工作流有时被描述为一系列可产生结果的任务。在 Microsoft SharePoint 产品和技术环境中,工作流被更确切地定义为通过与业务流程相关的一系列特定操作或任务自动移动文档或项目的过程。通过允许组织将业务逻辑附加到 SharePoint 列表或库中的文档或项目,工作流可用于统一管理组织内部的通用业务流程。业务逻辑主要是一组说明,用于指定和控制对文档或项目所进行的操作。

通过管理和跟踪与通用业务流程(例如项目批准或文档审阅)相关的人员任务,工作流可以节省协调这些流程所需的成本和时间。例如,在 Microsoft Office SharePoint Server 2007 网站中,可以将工作流添加到文档库,此文档库将文档传送给一组人员进行审批。当文档作者对该库中的文档启动此工作流时,工作流将创建文档审批任务,将这些任务分配给工作流参与者,然后向参与者发送电子邮件通知,其中包括任务说明和一个指向要进行审批的文档的链接。在工作流进行过程中,工作流所有者(在本例中为文档作者)或工作流参与者可以检查“工作流状态”页面以查看哪些参与者已完成他们的工作流任务。通过单击文档库中文档或项目的工作流状态,便可访问“工作流状态”页面。当参与者完成他们的工作流任务时,工作流将结束,并自动向所有者发送通知,告知该工作流已完成。

下图显示了“审批”工作流的过程。

“审批”工作流的流程图

工作流不仅支持现有的手动处理流程,还扩展了人员合作和处理文档、列表和库的方式。通过使用可从 SharePoint 列表或库内的文档或项目中访问的可自定义表单,网站用户可以启动和参与工作流。这些自定义表单是有助于用户查看或更改工作流的 SharePoint 页面。此外,Office SharePoint Server 2007 中的工作流功能与 2007 Microsoft Office 系统 紧密集成。可以在 Office SharePoint Server 2007 网站中或直接在 2007 Office 版本 中的某些程序内执行下列工作流任务:

  • 查看可用于文档或项目的工作流的列表。

  • 针对文档或项目启动工作流。

  • 查看、编辑或重新分配工作流任务。

  • 完成工作流任务。

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工作流与 InfoPath 表单结合使用的方式

您可以创建对工作流的当前状态显示对应的特定数据的 Microsoft Office InfoPath 表单。通过设计表单模板使用启动工作流状态的窗体中的操作的规则来执行此操作。这可以简化的人员使用填写表单的过程。例如,您可以设计表单时要显示只读视图工作流的状态为已完成,因此,应没有更改窗体中的数据。

还可以使用规则让表单以其他方式响应工作流。例如,可以使用规则显示一条具有特定工作流状态说明的对话框消息。

注意: 用户在 Web 浏览器中填写的与浏览器兼容的表单模板中将不会自动显示对话框。

为了使工作流可以在 InfoPath 表单中使用,必须将工作流添加到列表、库或内容类型。网站的可用工作流类型多样,具体取决于网站类型、工作流是否处于活动状态以及自定义工作流是否是使用 Microsoft Office SharePoint Designer 2007 创建的。请联系场管理员来确定已安装并准备用于网站的工作流。

每个工作流的描述性名称,例如正在进行的不同状态由定义。根据工作流的类型而有所不同状态的名称。例如,审批工作流-这是在运行Microsoft Office SharePoint Server 2007服务器上可用 — 包括进行中已取消,和已完成的状态。三态工作流状态,可在Windows SharePoint Services 3.0 — 可以定义到库或列表中,添加工作流的人员,而其他工作流使用标准的状态,如上述的进度状态。虽然描述性名称是用户可见,数值以编程方式表示工作流状态。若要设计表单模板响应特定工作流状态,您必须知道您要使用的工作流状态的数值。这是因为 InfoPath 使用工作流的数值启动动作,例如切换视图。

包含在 SharePoint 网站中的工作流

下列工作流针对通用的业务方案,并且包含在 Windows SharePoint Services 3.0 和 Office SharePoint Server 2007 中。

包含在 Windows SharePoint Services 3.0 中的工作流

Windows SharePoint Services 3.0 和 Office SharePoint Server 2007 网站中包含三态工作流。此三态工作流可用于管理组织跟踪大量问题或项目(例如客户支持问题、潜在销售顾客或项目任务)所需的业务流程。

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包含在 Office SharePoint Server 2007 中的工作流

Office SharePoint Server 2007 网站还包含针对通用业务方案的下列工作流:

  • 审批     此工作流将表单发送给一组人员进行审批。默认情况下,“审批”工作流与文档内容类型相关联,这表示在文档库中可以自动获得文档内容类型。某版本的“审批”工作流默认情况下还与发布网站中的页面库相关联,并且此工作流可用于管理发布网页的审批流程。

  • 收集反馈     此工作流将表单发送给一组人员以收集反馈。审查者可以提供反馈,然后将对反馈进行编译并发送给启动此工作流的人员。默认情况下,“收集反馈”工作流与文档内容类型相关联,这表示在文档库中可以自动获得文档内容类型。

  • 收集签名   此工作流路由Microsoft Office Word 2007、 Microsoft Office PowerPoint 2007或Microsoft Office Excel 2007从一组人员以收集其数字签名的文档。必须在2007 Microsoft Office 系统应用程序启动此工作流。默认情况下,收集签名工作流是与文档内容类型,这意味着将文档库中自动可用。但是,收集签名工作流是仅适用于包含一个或多个 Microsoft Office 签名行的 Office 文档。

    注意: 此工作流不可以与 InfoPath 表单结合使用。

  • 处理审批    该工作流支持记录管理流程,通过允许参与者决定是保留还是删除过期的文档来管理文档的过期和保留。处理审批工作流主要适用于记录中心网站。

  • 中文电子审批流程     此工作流类似于“审批”工作流,但是它使用指定的文档库并提供用户所参与的审批流程的个性化视图。此工作流提供一个可从中选择审批者的组织结构图,并允许审批者使用邮戳控件来替代签名。此解决方案只可用于东亚版本的 Office SharePoint Server 2007。

  • 翻译管理    此工作流通过创建要翻译的文档的副本并将翻译任务分配给译员来管理手动文档翻译流程。此工作流只可用于“翻译管理”库。

可以用多种方式为组织自定义以上每个工作流。例如,在将工作流添加到列表、库或内容类型以使其可用于文档或项目时,可以自定义在其中存储有工作流信息的任务列表和历史记录列表。

当用户对文档或项目启动工作流时,用户可以据工作流类型选择通过指定参与者列表、截止日期和任务说明来进一步自定义工作流。

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Windows SharePoint Services 3.0 或 Office SharePoint Server 2007 中的自定义工作流的支持

组织可以选择开发和部署组织业务流程所特有的自定义工作流。根据组织业务流程的需要,工作流可以简单也可以复杂。开发人员可以创建由网站用户启动的工作流,或者他们可以创建根据特定事件(例如在创建或更改 SharePoint 列表项目或文档库中的表单时)自动启动的工作流。如果组织已开发和部署自定义工作流,则这些工作流或许可用于您的网站。

取决于创建工作流所涉及的人员,可采用以下两种方式为 Windows SharePoint Services 3.0 或 Office SharePoint Server 2007 创建自定义工作流:

  • 适用于专业软件开发人员     专业软件开发人员可以使用 Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation 创建工作流。这些工作流包含自定义代码和工作流活动。当专业开发人员创建了自定义工作流后,服务器管理员可以在多个网站中部署该工作流。

  • 适用于网站设计者    网站设计者通过使用与 Windows SharePoint Services 兼容的网站设计程序(例如 Microsoft Office SharePoint Designer 2007),可以设计无代码工作流以用于特定列表或库。这些工作流是根据可用工作流活动列表创建的,并且创建这些工作流之一的网站设计者可以将工作流直接部署到将在其中使用此工作流的列表或文档库。

如果您想要实施自定义工作流,有关您的组织中的可用资源信息与服务器场管理员联系。有关开发Windows SharePoint Services 3.0的自定义工作流的详细信息,请参阅MSDN 上的 Windows SharePoint Services 开发人员中心。有关开发Office SharePoint Server 2007的自定义工作流的详细信息,请参阅 Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK,这是从 Microsoft Office SharePoint Server 2007 开发人员门户 MSDN 上可用。

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使用工作流所涉及的步骤

对文档或项目使用工作流涉及若干个步骤。每个步骤都将由不同角色的个人来完成。例如,网站管理员可以将工作流添加到文档库,内容创建者可以启动工作流或修改进行中的工作流,文档审阅者或审批者可以完成工作流任务。

下一节描述了以下与使用工作流相关的流程:

  • 将工作流添加到列表、库或内容类型

  • 对文档或项目启动工作流

  • 修改进行中的工作流

  • 完成工作流任务

  • 跟踪工作流的状态

将工作流添加到列表、库或内容类型

在可以使用工作流之前,必须将工作流添加到列表、库或内容类型。您需要具有“管理列表”权限才能将工作流添加到列表、库或内容类型。在大多数情况下,此任务由管理特定列表或库的网站管理员或个人来执行。

工作流在网站中的可用性会有所不同,具体取决于其添加位置:

  • 如果将工作流直接添加到列表或库中,则它仅对该列表或库中的项目可用。

  • 如果将工作流添加到列表内容类型(已添加到特定列表或库中的网站内容类型的实例)中,则它仅用于与该内容类型关联的特定列表或库中该内容类型的项目。

  • 如果向某个网站内容类型添加了工作流,则对于添加了该网站内容类型实例的每个列表和库中属于该内容类型的任何项目而言,该工作流都是可用的。如果您希望工作流对于网站集内所有列表或库中属于特定内容类型的项目都广泛可用,则达到此目的的最有效方式是将该工作流直接添加到相应的网站内容类型。

在将工作流添加到列表、库或内容类型时,可以通过指定以下选项之一来针对工作流的特定位置自定义工作流:

  • 工作流的实例名称。

  • 任务列表(存储与工作流相关的任务)。

  • 历史记录列表(记录与工作流相关的所有事件)。

  • 所需的工作流启动方式。

  • 特定于个别工作流的其他选项。例如,将任务发送给参与者的方式,完成工作流所处的环境,以及工作流完成后执行的操作。

注意: 在将工作流添加到列表、库或内容类型时,可使工作流可用于特定位置中的文档或项目。您未启动实际工作流。请查找“请参阅”部分中指向有关将工作流添加到列表、库或内容类型的更多信息的链接。

对文档或项目启动工作流

在将工作流添加到列表、库或内容类型后,可以对该位置中的文档或项目启动工作流(如果工作流被配置为允许手动启动)。若要启动工作流,则应从可用于文档或项目的工作流列表中选择所需的工作流。如有需要,您可能要使用工作流所需的信息填写表单。取决于工作流的设计和配置方式,在启动工作流时,可能需要通过指定参与者、截止日期和任务说明等选项来进一步自定义工作流。

修改进行中的工作流

启动了工作流后,可能需要对工作流进行更改。例如,可能需要添加其他参与者,或者某位工作流参与者可能需要重新将其任务分配给其他人员或请求对作为工作流核心的文档或项目进行更改。当包含在 Office SharePoint Server 2007 中的某些预定义工作流正在进行时,您可以修改这些工作流。如果贵组织已开发和部署了自定义工作流,则更改进行中的工作流的功能取决于工作流的设计方式。

完成工作流任务

任何需要手动交互的工作流事件都用一个工作流任务来表示。将任务分配给工作流参与者时,任务参与者既可以完成该任务,也可以编辑关联的工作流任务表单以请求更改工作流本身。在 Office SharePoint Server 2007 中,工作流参与者可以在 SharePoint 网站上或直接在 Microsoft Office 2007 程序(例如,Microsoft Office InfoPath 2007)中完成工作流任务。当工作流参与者完成工作流任务或请求对工作流进行更改时,会提示服务器将工作流状态移动到工作流中的下一个步骤。

跟踪工作流的状态

通过在 SharePoint 网站中检查与工作流关联的状态页面,工作流所有者和参与者可以跟踪工作流的进度。状态页面包括未完成的工作流任务的状态信息。它还包括与工作流相关的历史记录信息。

Office SharePoint Server 2007 还包括报告工具,此报告工具可对工作流的历史记录进行综合分析。组织可以使用此分析来查找需要改进的流程环节,或确定组是否达到了指定业务流程的绩效目标。Office SharePoint Server 2007 包括若干个可用于任何工作流的预定义 Microsoft Excel 报表。此外,工作流历史记录信息可用作 SharePoint 列表数据源,可以在其他程序(例如 Microsoft Office Visio 2007、Microsoft Office Access 2007 和 Microsoft Office InfoPath 2007)中或在自定义业务流程监控解决方案中使用和分析此数据源。

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