将 Project Online 用于外部用户

在 Project Online 中,Project Web App 网站是 SharePoint Online 内的网站集,而与外部用户共享 Project Web App 网站就像共享任何其他 SharePoint Online 网站一样。本文介绍 Project Online 中与 Project Web App 相关的外部共享选项,以及在 Project Online 中为外部用户授予 Project Web App 功能访问权限的许可含义。我们还建议阅读了解如何管理 SharePoint Online 环境的外部共享

与外部用户共享 Project Web App 网站后,用户即可就该网站中的文档和列表进行协作,包括风险和问题。但是,如果想要使用管理任务或提交时间表等 Project Web App 功能,他们还必须具有 Project Online 许可证。

对外部用户管理许可证和权限与对内部用户进行管理是一样的。(要查找用户列表中的外部用户,请查找用户姓名中具有 #EXT# 的用户。)

规划与外部用户共享 Project Web App

在 Project Online 中共享 Project Web App 网站有两种方法。可以使用想与之共享网站的用户来预填充 Office 365 目录,或者直接从 Project Web App 网站向用户发送共享邀请。

预填充目录   

可以使用外部用户来预填充 Office 365 目录,方法是使用 Azure Active Directory B2B 协作,或者手动添加用户并将用户类型更改为“来宾”。采用这种方式的好处如下:

  • 配置 Project Web App 网站共享时,可以选择“仅允许与组织目录中现存的外部用户进行共享”选项。通过限制受邀者范围,这可让你更好地控制网站共享。

  • 如果一次性将用户列表导入目录,则可自动将其添加到安全组,并使用这些安全组来控制各种 Project Web App 角色的网站权限,如项目经理、团队成员等。

  • 可以先向导入用户分配许可证,再向其发送指向 Project Web App 网站的链接,因此在他们登录 Project Web App 时会有适当的访问权限。

随时随地添加用户   

如果不选择预填充目录,则在配置网站共享时可以选择“允许接受共享邀请并作为授权用户登录的外部用户”选项。

此方法的优点是网站可以与具有 Office 365 或 Microsoft 帐户的任何人轻松共享。在 Project Web App 网站上单击“共享”,即可随时随地邀请需要的新用户。接受邀请的用户将添加到 Office 365 目录,可在那里对他们进行管理。

使用此方法需要注意,只有用户接受共享邀请后才可将其添加到 Office 365 目录,他们必须位于目录中,你才可向其分配 Project Online 许可证。因此,最初他们收到邀请时,对 Project Web App 网站不具有完全访问权限。他们仍可处理文档、问题和风险,但不能管理项目或处理时间表,直到拥有 Project Online 许可证。

选择共享方法   

可以使用上述任一共享方法,或者结合使用两者。可以使用初始用户列表预填充目录,稍后邀请其他用户。重要的一点是选择最适合你的共享选项。

仅允许与组织目录中现存的外部用户进行共享”选项更具限制性,并向你提供对网站受邀者的更大控制。若要使用此选项,则必须使用想邀请到网站的用户来预填充目录。

允许接受共享邀请并作为授权用户登录 Office 365 的外部用户”选项最为常用,使你可向具有 Office 365 或 Microsoft 帐户的任何人发送邀请。仍可使用此选项在目录中预填充用户,但这不是必需的。

配置 Project Web App 的共享

使用以下过程在 Project Online 中配置 Project Web App 网站的共享。请先确保共享是在租户级别上启用,再继续操作。

配置 Project Web App 的共享

  1. 在 SharePoint Online 管理中心的“网站集”区域中,选中想要共享的 Project Web App 网站的复选框。

  2. 在功能区中,单击“共享”。

  3. 选择要用于共享的选项。

    • 如果只想与已从其他目录或租户导入的用户共享,则选择“仅允许与组织目录中现存的外部用户进行共享”。

    • 如果想向具有 Microsoft 或 Office 365 帐户的用户发送邀请,则选择“允许接受共享邀请并作为授权用户登录的外部用户”。

  4. 单击“保存”。

一旦为 Project Web App 网站配置了共享选项并根据需要向 Office 365 目录添加了用户,则可使用网站上的“共享”按钮将外部用户邀请到网站,就像邀请内部用户一样。

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