将 Access 数据导出到 Word 文档

将 Access 数据导出到 Word 文档

可以使用“导出 - RTF 文件”向导将数据从 Access 数据库导出到 Microsoft Word 文档。本文介绍如何使用“导出 - RTF 文件”向导,以及如何将导出设置保存为规范以供日后再次使用。

本文内容

将数据导出到 Word:基础知识

将数据导出到 Word

了解 Access 如何将对象导出到 Word

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将数据导出到 Word:基础知识

可以将表、查询、窗体或报表导出到 Microsoft Word。使用“导出 - RTF 文件”向导将对象导出时,Access 将在 Microsoft Word RTF 格式文件 (*.rtf) 中创建对象数据的副本。对于表、查询和窗体,可见字段和记录在 Word 文档中显示为表。导出报表时,向导会导出报表数据和布局 - 尽量使 Word 文档与报表一致。

  • 从 Access 开始操作    要将数据从 Access 导出到 Word,需要在 Access 中操作。Word 中没有从 Access 数据库导入数据的功能。也不能使用 Access 中的“另存为”命令将 Access 数据库或表保存为 Word 文档。

  • 可导出的对象    可以导出表、查询、窗体或报表。还可以仅导出视图中选中的记录。无法导出宏和模块。导出包含子窗体或子数据表的窗体或数据表时,仅会导出主窗体或主数据表。对于想要在 Word 中查看的每个子窗体和子数据表,必须重复执行导出操作。相反,导出报表时,报表中所含的子窗体和子报表会随主报表一同导出。

  • 操作结果   “导出 - RTF 文件”向导始终导出带格式的数据。这意味着,仅对象或视图中可见的字段或记录会与其显示格式设置一同导出。由于筛选器设置而隐藏的列和记录不会导出。对于报表,导出时还会保留报表布局。

  • 与现有文档合并    从 Access 导出到 Word 文档时,数据将始终导出到新的 Word 文件中。如果希望将数据插入现有 Word 文档,必须先将其从 Access 导出到新的 Word 文档,然后从新的 Word 文档复制数据并将其粘贴到现有文档。或者,可以直接从 Access 表、查询、窗体或报表中复制行,然后将其粘贴到现有文档。

将数据导出到 Word

将数据导出到 Word 文档的过程分为以下几大步骤:

  • 准备要导出的源数据。在此步骤中,请确保数据无误,并且确定要导出源表中的全部数据还是部分数据。

  • 运行“导出 - RTF 文件”向导。

  • (可选)将设置保存为导出规范以供日后再次使用。

下面各节中的步骤说明了如何执行每个任务。

准备执行导出

  1. 打开源 Access 数据库。

  2. 在导航窗格中,选择包含要导出数据的对象。

    可以导出表、查询、窗体或报表。

  3. 查看源数据,确保其不包含错误标记(绿色三角形)或错误值,如 #Num

    将数据导出到 Word 前,确保已解决所有错误。否则,将会发现这些值被替换为 NULL 值。

  4. 如果目标 Word 文档已存在并且处于打开状态,需将其关闭才能继续执行操作。覆盖文档前,向导会进行提示。

    注意: 不能将数据追加到现有 Word 文档中。

  5. 在 Access 数据库中,如果仅想导出表、查询或窗体的一部分,请打开该对象,然后选择所需记录。

导出数据

  1. “导出 - RTF 文件”向导的位置因 Access 版本略有不同。选择与你的 Access 版本相匹配的步骤:

    • 如果使用的是 Access 2016、Access 2013 或 Access 2010,在“外部数据”选项卡上的“导出”组中,单击“更多”按钮以下拉显示选项列表,然后单击“Word”。

    • 如果使用的是 Access 2007,请在“外部数据”选项卡上的“导出”组中,单击“Word”。

  2. 导出 - RTF 文件”导出向导随即打开。

    在“导出 - RTF 文件”对话框中选择目标和导出选项。

    注意: “导出”命令仅在数据库打开时可用。

  3. 在“导出 - RTF 文件”向导中,指定目标文件的名称。

  4. 向导始终导出带格式的数据。如果想要在导出操作完成后查看 Word 文档,请选择“导出操作完成后打开目标文件”复选框。

  5. 如果在开始导出操作之前已选择要导出的记录,可选择“仅导出所选的记录”复选框。但是,如果想要导出视图中的所有记录,请清除该复选框。

    注意: 如果未选定任何记录,则此复选框不可用(呈灰色)。

  6. 单击“确定”。

  7. 如果目标文档存在,系统将提示单击“”覆盖该文件。单击“”可更改目标文件名称,然后再次单击“”。

根据向导中指定的导出选项,Access 将导出数据并在 Word 中打开目标文档。Access 还会在向导的最后一页上显示操作状态。

了解 Access 如何将对象导出到 Word

下表介绍了 Access 如何将不同的对象和值导出到 Word。如果导出操作未按预期进行,这可以帮助你确定问题所在。

项目​

导出注意事项

字段名称

导出表、查询或窗体后,字段名称位于 Word 文档中的表的第一行。导出报表时,Word 文档中的字段名称的位置随报表布局变化。

多值字段

在 Access 中支持多个值的字段在 Word 中导出为单列。以逗号分隔的值 (,)。

图片、对象和附件

不会导出所有图形元素 - 源数据中的徽标、OLE 对象字段中的数据以及附件。

图形

Microsoft Graph 对象不会导出。

表达式

表达式不会导出到 Word 文档。仅导出表达式的结果。

子窗体和子数据表

导出窗体或数据表时,将只导出主窗体或主数据表。对于要导出的每个子窗体和子数据表,必须重复执行导出操作。

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