将项目添加至列表

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列表是您可以与团队成员和其他网站用户共享的数据的集合。你将发现SharePoint提供了大量可供使用的列表和列表模板, 可为组织列表项提供良好的起始点。本文介绍创建和使用列表背后的概念。

有关如何创建、编辑和删除列表的信息, 请参阅以下主题。

注意: 请注意, 此处的信息和可用的列表类型取决于您所使用的SharePoint的版本。如果你不知道版本与你的管理员、技术支持或经理联系, 或查看我使用的是哪个版本的 SharePoint?

网站通常包括很多默认列表,其中包括可用作工作组协作或业务解决方案的焦点的链接、通知、联系人、问题跟踪、调查和任务。在很多情况下,这些默认列表可以提供快速有效的解决方案,而只需进行少量修改甚至无需修改。例如,您可以使用以下默认列表:

  • 任务,包括所有权和进度的跟踪,以及一个可醒目地展示列表内容的页内日程表。

  • 问题跟踪,它具有版本控制和版本历史记录存储功能,用于对工作组项目和常见工作任务进行更深入地分析。

这些列表内容丰富,使用灵活,而且具有众多内置功能,它们提供了存储、共享和处理数据的可靠方式。您可以进行以下操作:

  • 创建包含各种列的列表,这些列包括文字、数字、选项、货币、日期和时间、查阅、是/否和计算值。您还可将一个或多个文件(例如包含支持数字的电子表格或包含背景信息的文档)附加到列表项,以提供更多详细信息。

  • 创建列表视图, 以不同和特定的方式对数据进行组织、排序和筛选。更改元数据, 例如添加和删除列, 以及修改验证规则;在具有内容类型、网站栏和模板的网站之间统一使用列表。例如, 您可以从主页上的日历中只查看当前事件, 并在另一页上创建与留言板日历类似的可视视图。

  • 使用唯一列、查阅列和关系增强(级联删除和限制删除)的组合创建列表之间的关系,所有这些方式都可以增强您创建更先进的业务解决方案的能力,帮助保持数据完整性。

  • 创建自定义列表,在 Web 部件和 Web 部件页中显示数据,并导入、导出和链接来自其他程序(例如 Excel 和 Access)的数据。

  • 跟踪版本和详细历史记录,要求修改数据必须获得批准,使用项目级和文件夹安全功能,签入和签出,使用通知和 RSS 源自动接收有关更改的通知。

  • 将单个列表中的内容组织到多个文件夹中,以提高便利性和性能,使用索引全面提高大型列表的性能。

可以通过以下方式使用列表,以便帮助您管理所在小组的信息。

跟踪版本和详细历史记录    您可以跟踪列表项的版本,以便查看哪些项目的版本发生了变化,以及哪些用户更改了列表项。如果在新版本中出现错误,您可以还原到项目的早期版本。如果您的组织需要监视列表的变化过程,跟踪列表的历史记录就特别重要。

要求审批    您可以指定必须对列表项进行审批后用户才能查看列表。在具有审批权限的用户批准或拒绝项目之前,项目一直处于待定状态。您可以控制在列表项获得批准以前可以查看列表项的用户组。

自定义权限    您可以指定列表的参与者是只能读取和编辑他们创建的项目,还是能够读取和编辑列表中的所有项目。具有列表管理权限的用户可以读取和编辑所有列表项。您还可以将特定的权限级别应用到单个列表项,例如,如果该项目包含机密信息。

创建和管理视图    您所在的小组可以创建同一列表的不同视图。实际列表的内容并未更改,但会组织或筛选项目,以便使用户能够根据需要找到最重要或最感兴趣的信息。

更新列表    无论要更新的列表属于何种类型,添加、编辑和删除列表项的过程都相似。可通过两种方式在列表中添加或编辑项目。

  • 使用表单,这是默认方法。

  • 直接编辑,意味着您直接在列表页上添加项目。

如果列表被设置为跟踪版本,则每当您编辑列表项时,都会创建该列表项的一个新版本。您可以查看有关列表项如何更改的历史记录,并且当您在较新的版本中出错时,还可以还原为以前的版本。

使用公式和计算值    您可以使用公式和计算值在列表的列中动态生成信息。操作可以包括列表中的其他列中的信息,以及 [today] 等系统函数以指示当前日期。例如,可以指定从当前日期算起七天后为默认截止日期。

及时了解更改信息    列表和视图可以使用 RSS,让工作组的成员能够自动接收更新。利用 RSS 技术,用户可以接收和查看更新或同一位置中的新闻和信息的 RSS 源。还可以创建电子邮件通知,以便当列表发生更改或添加了新项目时您能得到通知。通知是跟踪重要更改的一种简便方式。

创建列表关系    若要创建两个列表之间的关系,请在源列表中创建查阅列,如果目标列表中的一个或多个值与源列表中的查阅列中的值相匹配,则查阅列可以检索(或“查找”)这些值。如果需要,您可以继续将目标列表中的更多列添加到源列表。在创建查阅列时,您还可以设置级联删除或限制删除选项,帮助确保数据有效,防止可能导致出现问题的不一致,从而增强关系行为。

与数据库程序共享列表信息   如果安装了数据库程序 (例如 Access), 则可以从您的网站中导出数据并将其导入到网站, 也可以将表从数据库链接到列表。当您在 Access 数据库中处理列表数据时, 您还可以创建查询、窗体和报表。有关详细信息, 请参阅将数据导入到 Access 数据库

在网站间以一致的方式使用列表    如果您所在的组使用多种类型的列表,您可以利用内容类型、网站栏和模板提高多个列表之间的一致性。通过这些功能,您可以高效地重复使用设置和列表结构。例如,您可针对客户服务问题创建一个内容类型,并指定该内容类型的特定列(例如客户联系人)和业务流程。再举一个例子,您可以针对部门名称创建一个网站栏,其中包含部门名称的下拉列表。您可在多个列表中重复使用该栏,以确保部门名称在每个列表中的显示方式始终相同。

从电子邮件程序处理列表项   通过使用与SharePoint技术兼容的电子邮件程序, 你可以随身携带重要列表信息。例如, 在 outlook 中, 您可以从 outlook 查看和更新您的网站上的任务、联系人和讨论板。有关详细信息, 请参阅将外部列表连接到 Outlook

设置内容设定    您可为列表启用访问群体设定,然后将列表中的项目设置为仅针对特定 SharePoint 和 Active Directory 组或访问群体的成员显示。这通过使用 Web 部件(例如内容查询 Web 部件)实现,此部件使用访问群体设定,根据用户在组中的成员身份来筛选列表。若要对特定访问群体启用列表中的项目,必须在列表本身中设置“访问群体设定”列。

您使用的列表的类型取决于所共享的信息类型。

通知    使用通知列表可共享新闻和状态并提供提醒。通知支持增强型格式设置,例如图像、超链接和格式化文本。

联系人     可以使用联系人列表存储有关与您协作的人员或工作组的信息。如果您使用的是与 SharePoint 技术兼容的电子邮件或联系人管理程序,则可以在其他程序中从网站查看和更新联系人。例如,您可从与 SharePoint 技术兼容的电子邮件程序(例如 Outlook)更新您所在组织的所有供应商的列表。联系人列表不会实际管理您的网站的成员,但可用于存储和共享组织的联系人,例如外部供应商的列表。

讨论板     可以使用讨论板提供一个类似于新闻组形式的中心位置,以记录和存储团队讨论。如果您的管理员已在网站上启用了列表来接收电子邮件,则讨论板可以存储来自大多数常见电子邮件程序的电子邮件讨论。例如,您可以为组织的新产品发布创建一个讨论板。

链接    可以使用链接列表集中显示指向 Internet、公司 Intranet 以及其他资源的链接。例如,您可以创建指向客户网站的链接的列表。

升级的链接    使用此列表在可视布局中显示一组链接操作。

日历   将日历用于你的团队的所有事件或特定情况 (如公司节假日)。日历提供团队事件的可视视图, 类似于桌面或留言板日历, 包括会议、社交事件和全天事件。你还可以跟踪团队里程碑, 如截止日期或产品发布日期, 这些里程碑与特定的时间间隔无关。如果您使用的是与SharePoint技术兼容的电子邮件或日历程序, 则可以在使用其他程序时在网站中查看和更新您的日历。例如, 你可以通过 outlook 日历中的日期并排或重叠查看 outlook 中的两个日历, 在网站上比较和更新你的日历。有关详细信息, 请参阅创建日历

任务   使用任务列表跟踪组的项目和其他待办事项的相关信息。你可以将任务分配给人员, 并跟踪状态和完成百分比, 因为任务将朝着完成时间移动。如果你使用的是与SharePoint技术兼容的电子邮件或任务管理程序, 则可以在你的其他程序中查看和更新你的网站中的任务。例如, 您可以为您的组织的预算流程创建一个任务列表, 然后在 Outlook 中查看和更新它以及其他任务。有关详细信息, 请参阅创建列表

项目任务   使用项目任务列表, 将任务信息与甘特图视图和进度条存储在一起。你可以跟踪状态和完成百分比, 因为任务将朝着完成。如果你使用的是与SharePoint技术兼容的电子邮件或任务管理程序, 则可以在你的其他程序中查看和更新你的网站中的项目任务。例如, 您可以在网站上创建一个项目任务列表, 以标识和分配工作以创建培训手册, 然后您可以跟踪组织的 project 进度。有关详细信息, 请参阅创建列表

问题跟踪   使用问题跟踪列表来存储有关特定问题 (如支持问题) 的信息, 并跟踪其进度。你可以分配问题、分类它们, 并相互关联问题。例如, 你可以创建问题跟踪列表来管理客户服务问题和解决方案。你还可以在每次编辑时对问题进行注释, 创建批注历史记录, 而不更改问题的原始说明。例如, 客户服务代表可以记录解决问题的每个步骤和结果。你还可以将问题跟踪列表与三态工作流结合使用, 以帮助你的组织管理问题或项目跟踪。有关详细信息, 请参阅创建列表

调查   使用调查来收集和搜集反馈, 如员工满意度调查或测验。你可以通过多种不同的方式设计你的问题和答案, 并查看你的反馈概述。如果您安装了与SharePoint技术兼容的电子表格或数据库程序, 则可以导出结果以进一步分析它们。有关详细信息, 请参阅创建调查

自定义   使用自定义列表从头开始创建列表。如果您有与SharePoint技术兼容的电子表格程序, 您也可以创建基于电子表格的自定义列表。例如, 您可以从 Excel 中导入您创建的用于存储和管理与供应商的合同的列表。有关详细信息, 请参阅基于电子表格创建列表

外部列表    使用外部列表处理存储在 SharePoint 之外的数据,但您可以在 Sharepoint 内读取和写入。外部列表的数据源称为外部内容类型。与本机 SharePoint 列表不同,外部列表使用 Business Connectivity Services 从外部系统(如 SAP、Siebel 和 Microsoft SQL Server)直接访问数据,而无论该系统是数据库、Web 服务、或是业务线系统。

数据表视图中的自定义列表    视图    使用数据表视图中的自定义列表可以创建类似于自定义列表的空白列表,但在默认情况下,该列表在数据表视图中显示。数据表视图提供数据网格,用于以行和列的方式查看和编辑数据。您可以添加和编辑行和列、应用筛选器和执行排序、显示计算值和总计、在网格单元格中方便地编辑数据。数据表视图要求在 32 位客户端计算机上安装 Office,还需要支持 ActiveX 控件的浏览器。

状态列表    使用状态列表可以显示和跟踪项目目标。该列表包括一组彩色图标,用于表示达到目标的程度。

传播    使用传播列表可向团队成员发送信息,包括确认戳。

Microsoft IME 词典列表    当您希望使用列表中的数据作为 Microsoft IME 词典时,可以使用 Microsoft IME 词典列表。使用 Microsoft IME 可将“阅读”列项转换为“显示”,并查看 IME 注释窗口中的注释内容。可将该数据链接至特定 URL。

PerformancePoint 内容列表    使用 PerformancePoint 内容列表可以存储仪表板项目,例如记分卡、报表、筛选器、仪表板页,以及您使用 PerformancePoint 仪表板设计器创建的其他仪表板项目。

语言和翻译人员    可将语言和翻译人员列表与翻译管理库中的翻译管理工作流一起使用。该工作流使用该列表将翻译任务分配给每种语言的列表中指定的翻译人员。您可以手动创建此列表,也可以选择在将翻译管理工作流添加到翻译管理库中时自动创建此列表。

KPI 列表    使用 KPI 列表可以跟踪关键性能指标,关键性能指标允许您根据可度量目标快速评估进度。您可以设置 KPI 列表,通过使用下列四个数据源之一跟踪性能:手动输入的数据、SharePoint 列表中的数据、Excel 工作簿中的数据或来自 Analysis Services(Microsoft SQL Server 的组件)的数据。创建 KPI 列表后,您可以使用该列表显示仪表板页上的指示器的状态。

导入电子表格    创建一个使用现有电子表格中的列和数据的列表。导入电子表格需要 Microsoft Excel 或其他兼容程序。

将其中一个列表添加到您的页面

  1. 在 "网站" 中, 单击 "设置" 设置:更新配置文件,安装软件和将其连接到云 , 然后单击 "网站内容"。

  2. 单击 "添加应用程序" 图标。

    "网站内容" 对话框中的 "添加应用程序" 图标。
  3. 滚动浏览并单击要使用的应用程序。可能有多个页面。

  4. 为应用提供一个唯一的名称, 以便以后可以对页面进行撤回, 然后单击 "创建"。

  5. 当你返回到 "网站内容" 屏幕时, 你可以执行以下三项操作:

    • 关闭窗口, 返回到页面。使用 "插入 Web 部件" 在您的页面上添加新应用程序。

    • 单击应用并开始输入数据。

    • 单击省略号... , 然后单击 "更改设置"。您可以在此处添加列、更改名称和执行其他任务。

组织网站上的列表

尽管可以通过多种方式使用列表的功能,但使用方式取决于列表的大小和数量以及组织的需要。

您可能需要一个大型列表来满足多种需要。例如,组织内可能有大量技术问题需要跟踪,并且这些问题可能适用于多个项目和小组。

在下列情形下,请使用单个列表:

  • 小组需要查看有关列表项的摘要信息或同一组项目的不同视图。例如,经理可能要查看组织内所有技术问题的进度或查看在相同时间段内提交的所有问题。

  • 用户希望在网站上的同一位置中浏览或搜索问题。

  • 您希望向列表项应用相同的设置,例如跟踪版本或要求审批。

  • 处理列表的小组具有相似的特征,例如相同的权限级别。可以将独有权限应用到特定的列表项,但是如果权限级别差别很大,请考虑使用多个列表。

  • 希望对有关列表的信息进行分析或接收列表的合并更新。可通过使用 RSS 技术在列表项更改时接收通知或查看列表的更改。RSS 源使工作组成员可以查看已更改信息的合并列表。

如果要管理的项目之间或处理项目的用户组之间存在显著差异,可能需要多个列表。

在下列情形下,请使用多个列表:

  • 您认为用户不会同时需要项目的摘要。

  • 处理信息的用户组存在差异并且具有不同的权限级别。

  • 需要对多组项目应用不同设置,例如版本控制或审批。

  • 不需要将项目放在一起进行分析或者接收有关列表的合并更新。

下面是一些可用来组织列表和列表项的方式:

添加列    为了帮助您所在的小组确定最重要的项,您可以在列表中添加列。例如,您可以在列表中添加“项目”列,以帮助从事特定项目的人员更加轻松地查看和使用与他们相关的列表项。 如果要收集有关每个列表项的附加信息(例如部门名称或员工姓名),可能还要添加更多个列。

如果列表中有多个项目, 则可以考虑为某些栏编制索引, 以提高查看多个项目或切换视图时的性能。此功能不会更改项目的组织方式, 但它可能使组织能够更轻松地在列表中存储大量项目。但是, 索引可能占用更多的数据库空间。创建、更改或删除列表或库的视图

创建视图    如果组中的人员经常需要以某种特定方式查看数据,则可使用视图。视图使用列对数据进行排序、分组、筛选和显示。您还可以选择每个视图中一次显示的项数。例如,根据使用偏好和连接速度,用户可以浏览每页 25 或 100 个列表项的列表。

视图使你能够灵活地在列表中存储大量项目, 但仅在特定时间查看所需的子集, 例如, 仅查看今年发布的问题, 或仅查看日历中的当前事件。你可以创建仅供你使用的个人视图, 并且如果你有权修改列表, 则可以创建可供所有人使用的公共视图。创建、更改或删除列表或库的视图

创建文件夹   如果列表所有者允许创建文件夹, 您可以将文件夹添加到大多数类型的列表中。如果您的列表项以特定的方式 (如按项目或按组) 划分, 这将非常有用。文件夹可帮助用户更轻松地浏览和管理列表项。SharePoint技术提供了树视图, 使用户能够导航其网站和文件夹, 方法类似使用其硬盘上的文件夹。例如, 每个部门都可以有其自己的文件夹。在列表中创建文件夹

另请参阅

添加、编辑或删除列表项

为列表或库启用和配置版本控制

在列表中创建文件夹

在列表中删除文件夹

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