将邮政条形码添加到标签或信封中发布者

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美国邮政服务 (USPS) 开发传递点条形码 (DPBC) 来帮助自动字母邮件排序到在美国超过 100 万唯一传递点。当在邮件中,可以为每个在信封或标签添加邮政条形码时,您可能有资格自动化折扣。

带条码的地址标签

邮政条形码要求

邮政条形码添加到标签和信封之前,您必须在计算机上安装邮政条形码字体。您可以从各种公司获得条码字体。若要查找提供条码字体的公司,搜索"条码字体"或"条码字体"联机。

请仔细阅读您购买的条码字体附带的文档。文档应拼写出准确的字符和数字,您需要键入要在创建有效的条码,如果您想要满足 USPS 要求使用的字体大小、 如何创建长条形图的该框架开头和结尾条码及其他内容。

USPS 指南邮政条形码各不相同的邮件的类型 (字母、 答复邮件、 期刊,等)。请务必选中与您的特定用法的要求的指导原则。批量邮件费率要求您关注的某些处理和邮寄过程。此外,USPS 定期更改其计算邮政条形码的方式。由于下列原因,务必处理您的本地邮局。

您将条码添加到标签或信封准备数据源和使用邮件合并通过添加姓名和地址,相同的方式。

数据源是 Microsoft Office Publisher 收件人列表、 Microsoft Office Access 数据库表、 Microsoft Office Excel 工作表、 Microsoft Office Outlook 联系人列表中或另一个结构化的文件存储的姓名和地址的想要合并到标签或信封。

您必须在该数据源创建条码列。条码列中的每一行必须包含的字符的组合,然后将打印邮政条形码字体的两个长条的框架条码,邮政编码 + 4 的代码,传递的数字指向代码,并更正字符。

包含条码列的 Excel 工作表

1.每列数据源中的表示信息的类别。您可以添加的特定信息存储在每行的列与您的打印的标签和信封通过起始标签或信封出版物中插入列的占位符 (也称为数据字段)。

2.的字符和此单元格中的数字定义同一行中的地址栏邮政编码。在此示例中,括号表示的长条条码该框架。检查您邮政条形码字体以了解您应使用哪种字符附带的文档。

3.信息的每一行对应于将显示一个标签或信封上的信息。

将条码添加到数据源

如果您还没有可用作数据源的邮件列表,您需要创建一个。有关创建邮寄列表的信息,请参阅有关邮寄列表的提示

如果您已经拥有邮件列表中,您需要将条码号码添加到每条记录。您可以将这些数字键入您打算使用邮件合并的数据源的列。

如果您在 Publisher 中创建数据源,您可以使用以下过程来更新您的数据源。如果您在 Access、 Excel、 Outlook 或其他程序中创建数据源,您可以最适合更新您用于创建它的同一个程序中的数据源。您还可以编辑之后在 Publisher 中为邮件合并过程中连接到收件人列表中的任何这些程序创建的数据源。

更新数据源

  1. 在 Publisher 中,单击邮件>选择收件人>使用现有列表

  2. 选择要编辑的数据源,然后单击打开

  3. 编辑数据源对话框中,单击自定义列

  4. 自定义地址列表对话框中,单击添加

  5. 添加域对话框中,键入字段名称 (或列标题),例如条码,单击确定,然后再次单击确定

  6. 编辑数据源对话框中,单击您要在其中输入数据的新列中的第一个单元。

  7. 键入条码,然后按向下箭头键移动到下一行。

  8. 重复,直到您列出了所有您打算如何使用条形码。

  9. 单击确定保存并关闭您的文件。

    注意: 即使您有数据源中的条码列,您仍需要一个单独的邮政编码列如果希望邮政编码和其他邮政编码显示在打印的标签或信封的地址。

数据源设置完毕后,您就可以打开信封或标签出版物。如果您已经拥有过去用于邮件的出版物,您可以打开该出版物。如果您从头开始,则打开出版物与您打算打印姓名、 地址和条形码的标签或信封尺寸相符。如果要打印标签,注释的产品编号,如 5160 或 L7163,与您购买的标签包关联。您将需要此号码来打开正确的出版物。

打开现有出版物

  1. 在 Publisher 中,单击文件>打开

  2. 找到并打开所需的信封或标签出版物。

使用信封从头开始

  • 在发布列表中,执行下列操作之一:

    • 起始预先设计的信封,在搜索联机模板中键入信封,双击一个模板,然后进行所需的更改进行自定义该。

    • 起始普通空白信封中,单击更多的空白页面大小,以及在出版物类型,下单击信封

使用标签从头开始

若要在特定生产厂家的标签产品上打印,可以设置多个出版物。例如,可以在 Publisher 中使用的设计设计标签,然后特定生产厂家的标签纸,如 Avery、 NCR 或 Printec 上打印出版物。

  1. 在 Publisher 中,单击更多的空白页面尺寸,然后在出版物类型,单击邮件标签媒体标签其他标签

  2. 查找您的标签的制造商的名称,然后展开列表。

  3. 滚动浏览标签出版物中,然后双击产品编号或符合您的标签包的大小。

    如果看不到与您包装上的编号完全匹配的出版物编号,查看包和附带的标签的信息。其他产品编号可能会列出的大小和布局等效于您所购买的包中的标签的 Publisher 中可用的。例如,要打印到 Avery 8163,您可以选择 Avery 8463、 8663 或 18163 15163,在 Publisher。

与标签或信封出版物中打开,您就可以将其连接到数据源,即其中包含姓名、 地址和条形码您想要添加的文件。创建连接之后,您将在准备好向起始出版物,以指示地址和条码将出现在打印的标签或信封上添加占位符 (合并域)。

如果您想要将图片合并到出版物页面 — 例如添加公司徽标,— 文件名或路径要合并的图片文件必须包括您的数据源。在数据源中不要包括实际图片或图像。

连接到数据源

  1. 单击邮件>邮件合并>分步邮件合并向导

  2. 邮件合并任务窗格下创建收件人列表,请, 单击使用现有列表,然后单击下一步: 创建或连接到的收件人列表

  3. 选择数据源对话框中,单击数据源中包含条码。

    默认情况下,Microsoft Publisher 在我的数据源文件夹中存储的数据源。您可能需要浏览以找到您的数据源。

  4. 单击“打开”。

    根据您所选择的数据源的类型,可能出现其他对话框请求特定信息。例如,如果您的数据源是 Microsoft Office Excel 工作簿包含多个工作表上的信息,您需要选择包含所需的信息的工作表,然后单击确定

  5. 邮件合并收件人对话框使您可以缩小或排序的数据文件中的项。例如,您可能希望执行仅向特定城市的客户的邮件。如果您不想要缩小或对信息进行排序,请单击确定。如果您想要缩小或对信息进行排序,可以执行某些或所有以下内容,然后单击确定

    • 如果您不希望一个标签或信封上显示的特定行中的信息,请单击以将其清除行的开头复选框。

    • 若要根据特定列中的信息的升序或降序顺序对行进行排序,请单击列标题。

    • 若要缩小列表根据特定条件的行中,单击一个列标题旁边的箭头。

      注意: 如果 Outlook 联系人文件用作数据源和条码存储在其中一个用户域 (例如,用户字段 1),则必须滚动直接在邮件合并收件人对话框中,以查看该字段的长方式。您可以通过向左或向右拖动列标题字段的更改对话框中的字段的位置。

  6. 单击确定以返回到邮件合并任务窗格。

添加并设置格式的信封或标签上的占位符

从数据源,也称为数据字段的占位符对应于列标题。通过将条码数据字段放在标签或信封出版物中,指定希望从条码列以显示在打印的份数的信息。您可以设置字段格式,以便打印的标签或信封上的信息的外观符合所需外观。您需要设置条码域的格式,以便在该字段中的信息打印邮政条形码的字体。

添加并设置格式的信封上的占位符

  1. 如果您创建业务信息集,它将插入作为寄信人地址。如果设置不正确,并且不打印在已有您的寄信人地址的信封打印在它们,或如果您开始使用空白页大小以创建信封出版物中,添加寄信人地址。

    • 如果没有寄信人地址的示例文本,请单击它,,然后键入寄信人地址。

    • 如果没有寄信人地址文本框中,单击插入>绘制文本框 按钮图像

      在信封,沿对角线方向拖动鼠标以创建文本框的寄信人地址,然后键入寄信人地址。

  2. 现在,添加的地址和条形码的字段。

    • 如果出现邮寄地址的信封示例文本,请转到下一步。

    • 如果没有通讯地址没有文本框中,单击插入>绘制文本框 按钮图像

      在信封上,将对角线方向拖动创建文本框中为通讯地址。

  3. 单击插入> 再次绘制文本框 按钮图像

    在信封上,上面通讯地址文本框中,沿对角线方向拖动以创建条码的另一个文本框。绘制文本框根据 USPS 由指定栏代码准则的偏移量。

    例如,栏代码可能必须至少.04 英寸离开通讯地址文本框顶部、 底部的条码文本框的边缘信封。最有可能需要多长时间是 3 英寸几乎容纳整个打印的条码文本框。

    注意: 请务必选中 USPS 指南的偏移信封上的其他元素的度量值。

  4. 邮件的地址文本框中单击。

  5. 邮件合并任务窗格中,单击更多项目,中的地址块

  6. 插入地址块对话框中,选择收件人的姓名的格式,然后单击匹配域

  7. 匹配域对话框中,确保您使用的您地址中左侧列出每个地址组件匹配与您在右侧的数据源中的一列。单击确定,然后再次单击确定

    «地址块» 域显示在信封出版物。

  8. 单击条码文本框。在准备出版物下的邮件合并任务窗格中,单击列表将 «条码» 域添加到信封出版物中的条码数据字段。

    “邮件合并”任务窗格中的数据域列表

    如果要合并的条码从 Outlook 联系人文件,包含条码的字段可能称为用户字段 1用户字段 2用户字段 3用户字段 4

  9. 选择刚添加,包括尖括号 «条码» 或 «用户域» 字段 («»)。

  10. 单击开始>字体

  11. 字体对话框中,在字体下选择邮政条形码字体。

    大小下选择根据您的字体文档符合 USPS 要求的字体大小。

  12. 单击“确定”。

    «条码» 或 «用户域» 字段可能会更改大小和外观。

    您可以更改字体、 大小、 颜色和详细信息的邮件的地址文本。只需选择 «地址块» 域,包括尖括号 («»),并将其应用所需的格式。

添加并设置格式的标签上的占位符

  1. 添加地址和条形码域,通过执行下列操作之一:

    • 如果在标签上示例文本,请单击它。将指针置于清除圆圈顶部的文本框。向下拖动使文本框 2 / 3 或其原始大小的一半。单击文本框中,若要取消选择文本框中的外部。

    • 如果没有示例文本标签上,单击插入>绘制文本框 按钮图像

      在标签上,沿对角线方向拖动以创建为通讯地址文本框大约为 2 / 3 的高度和几乎完整的标签,除关于.25 长度英寸每一端的一半。请务必保留大约.125 英寸的标签以及底部的间距。

  2. 单击插入>绘制文本框 按钮图像

    沿对角线方向拖动以创建标签的顶部的空白区域中的条码文本框。请与其他文本长度相同框中的数据标签,同时保留至少.04 英寸,以及底部的条码文本框中,其下的文本框顶部的文本框中的标签,顶部之间的空间,此新文本框。

  3. 单击邮件标签上的地址文本框。在多个项目下的邮件合并任务窗格中,单击地址块

  4. 插入地址块对话框中,选择收件人的姓名的格式,然后单击匹配域

  5. 匹配域对话框中,确保您使用的您地址中左侧列出每个地址组件匹配右侧数据文件中的列。单击确定,然后再次单击确定

    «地址块» 域出现在标签出版物。

  6. 单击条码文本框。在准备出版物下的邮件合并任务窗格中,单击列表将 «条码» 域添加到信封出版物中的条码数据字段。

    “邮件合并”任务窗格中的数据域列表

    如果要合并的条码从 Outlook 联系人文件,包含条码的字段可能称为用户字段 1用户字段 2用户字段 3用户字段 4

  7. 选择 «条码» 或 «用户域» 只需添加的字段,包括尖括号 («»)。

  8. 单击开始>字体

  9. 字体对话框中,在字体下选择邮政条形码字体。在大小下选择根据您的字体文档符合 USPS 要求的字体大小。单击确定

    «条码» 或 «用户域» 字段可能会更改大小和外观。

    您可以更改字体、 大小、 颜色和详细信息的邮件的地址文本。只需选择 «地址块» 字段,然后应用所需的格式。

现在您准备将数据文件中的信息合并到出版物创建新的标签或信封每行的已选择要合并的信息。预览出版物时,您可以确定需要修复您在打印之前的任何问题。

预览地址和条形码

  1. 若要按顺序预览条目,请单击导航按钮 “前进”按钮 [返回] 按鈕 以查看每个条目合并出版物中的显示方式。

    下面是一个合并的出版物可能如下:

    带有条码的标签的预览

  2. 如果您看到的问题,现在是用于修复这些的时间。您可能会遇到的问题的示例包括:

    • 一些条码缺失

      条码文本框中可能太短,以显示整个条码。单击文本框,周围的边框,然后拖动白色控点,直到文本框右侧的长度。

    • 不正确显示的地址

      地址可能无法正确显示。在邮件合并任务窗格中,单击地址块链接。将指针移动到包含地址块文本框的左上角,单击合并域下拉菜单 “合并域”选项 ,,然后单击更改地址块

      更改地址块对话框中,单击匹配域。在匹配域对话框中,确保您使用的您地址中左侧列出每个地址组件匹配与您在右侧的数据源中的一列。单击确定,然后再次单击确定

    • 文本格式看起来不正确

      您可能想要更改字体或字号和颜色在地址块。选择 «地址块» 字段,包括尖括号 («»)。

      单击开始>字体以进行所需的更改。

  3. 如果您感到满意预览,在任务窗格的底部单击下一步: 创建合并的出版物

现在,您准备好打印了。如果要打印信封上的地址和条形码,您可以为单独的工作表打印出版物。如果要打印的地址和条形码标签上,您可以打印的地址范围和其关联的标签或您的工作表上的条码可以在工作表上的所有标签上打印多份相同的地址和其相关联的条码。

打印信封上的地址和条形码

创建您的信封并选择所需的页面尺寸后,您准备好打印信封。

  1. 邮件合并任务窗格中,单击打印,然后单击出版物和纸张设置选项卡。

  2. 选中预览窗口。如果您不能确定如何插入信封,显示如何插入纸张,请单击,然后单击打开信封设置对话框

  3. 信封设置对话框中,使用粗蓝色边框的图像显示推荐的选项为您的打印机。
    信封设置插图

    数托盘和选项取决于制造商、 类型和模型您正在使用的打印机。

  4. 单击确定,然后单击打印

  5. 单击文件>保存以保存出版物。

    注意: 请记住要保存不可打印的信封设置。相反,将具有其连接到数据源和其占位符域保存出版物。通过保存出版物,您可以在需要时快速创建另一个组信封。出版物维护的链接,以便您可以提前跳到预览步骤连接到数据源。

在标签上打印的地址和条形码

  1. 单击“文件”>“打印”。

  2. 执行下列操作之一:

    • 若要设置您的标签,以便不同的地址和及其关联的栏代码打印工作表上的每个标签上,单击每版打印多页

    • 若要设置您的标签,以便在每个工作表上的所有标签上打印多份相同的地址和及其关联的栏代码,请单击每版打印多份

  3. 预览打印的结果,以确保标签工作表上正确对齐的标签信息。在创建合并的出版物下的邮件合并任务窗格中,单击打印预览。如果需要进行调整以对齐的地址和条形码的标签上。

    操作方法

    1. 单击关闭以关闭打印预览窗口。

    2. 单击“文件”>“打印”。

    3. 设置下选择所需的设置,请确保选择保存出版物的设置复选框。

    4. 创建合并的出版物下的邮件合并任务窗格中,单击打印预览再次检查您调整。

  4. 创建合并的出版物下的邮件合并任务窗格中,单击打印。选择所需的打印选项。

  5. 单击文件>保存以保存出版物。

    注意: 请记住要保存不可打印的信封设置。相反,将具有其连接到数据源和其占位符域保存出版物。通过保存出版物,您可以在需要时快速创建另一个组信封。出版物维护以便您可以提前跳到预览步骤连接到数据源的链接。

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