将邮件另存为文件

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Outlook提供了几个用于保存电子邮件的选项。例如, 你收到的邮件可以另存为计算机上的文件或 Outlook 中的其他文件夹。你正在撰写的邮件可以另存为草稿并在以后完成。

提示: 是否要将电子邮件另存为 PDF 文件?在 Windows 10 中, 使用 "打印" 命令将您的邮件打印到 PDF。有关更多说明或其他版本的 Windows, 请参阅将邮件另存为 PDF 文件

在您的计算机上或在云中将邮件另存为文件

  1. 双击以打开要保存的邮件, 然后在 "文件" 菜单上, 单击 "另存为"。

    选择 "文件" 菜单, 然后选择 "另存为"。
  2. 在 "另存为" 对话框中的文件夹窗格中, 选择一个文件夹, 然后选择要在其中保存该文件的所选文件夹中的位置。

    您可以将现有电子邮件另存为文件。
  3. 在“文件名”框中,键入文件名称。

  4. 在 "保存类型" 列表中, 接受默认类型, 或在列表中选择另一种文件类型。

您想做什么?

Outlook 不包括作为默认 "另存为" 类型之一的 PDF。Windows 10 中包含的 Microsoft 打印到 PDF 实用工具允许你将任何电子邮件直接打印到 PDF。如果没有 Windows 10, 则可以将电子邮件另存为 HTML 文件, 在 word 中打开该文件, 然后使用 word 中的 "另存为" 功能将该电子邮件另存为 PDF 文件。

在 Windows 10 中另存为 (或打印到) PDF

  1. 打开要保存的邮件, 然后在 "文件" 选项卡上, 单击 "打印"。

    选择 "文件" 菜单, 然后选择 "另存为"。
  2. 在 "打印机" 下拉列表中, 选择 " Microsoft 打印为 PDF"。

    使用“打印”命令将电子邮件打印为 PDF 文件。
  3. 选择“打印”。

  4. 在 "将打印输出另存为" 框中, 选择您的 PDF 的文件夹并输入文件名。然后选择 "保存"。

在其他版本的 Windows 中另存为 PDF

  1. 打开要保存的邮件, 在 "文件" 选项卡上, 单击 "另存为"。

    选择 "文件" 菜单, 然后选择 "另存为"。
  2. 在 "另存为" 对话框中的文件夹窗格中, 选择一个文件夹, 然后选择要在其中保存该文件的所选文件夹中的位置。

  3. 在“文件名”框中,键入文件名称。

  4. 在 "保存类型" 列表中, 选择 "HTML", 然后选择 "保存"。

  5. 打开Word , 然后选择 "文件" > "打开"。

  6. 选择您在步骤4中保存的 HTML 文件。

  7. 选择 "文件" > "另存为", 然后选择 "文件类型" 下拉列表中的 " pdf (* .pdf) ", 然后选择 "保存"。

如果要将邮件保存到另一个 Outlook 文件夹, 最简单的方法是将邮件移动或复制到目标文件夹。请参阅将项目移动或复制到另一个文件夹

Outlook无法将消息作为Word文档文件直接保存。但是, 您可以将邮件另存为 HTML 文件, 然后在 Word 中打开该文件。将电子邮件另存为 HTML 文件将保留所有格式、图像和链接, 并包含标题信息, 包括 "发件人"、"收件人"、 "抄送" 和 "主题" 信息。

  1. 打开要保存的邮件, 在 "文件" 选项卡上, 单击 "另存为"。

  2. 在 "另存为" 对话框中的文件夹窗格中, 选择一个文件夹, 然后选择要在其中保存该文件的所选文件夹中的位置。

  3. 在“文件名”框中,键入文件名称。

  4. 在 "保存类型" 列表中, 选择 "HTML", 然后选择 "保存"。

  5. 打开Word , 然后选择 "文件" > "打开"。

  6. 选择您在步骤4中保存的 HTML 文件。

  7. 选择 "文件" > "另存为", 然后选择 "文件类型" 下拉列表中的 " Word 文档 (* .docx) ", 然后选择 "保存"。

使用电子邮件模板发送邮件, 其中包含的信息不会随邮件的变化而变化。您可以创建电子邮件并将其另存为模板, 然后使用该模板。在以邮件形式发送模板之前添加任何新信息。

提示: 有关如何使用模板的详细信息, 请参阅发送基于模板的电子邮件。

  1. 在“开始”选项卡上,单击“新建邮件”。

  2. 在邮件正文中,输入所需的内容。

  3. 在邮件窗口中,单击“文件”选项卡,然后单击“另存为”。

  4. 在 "另存为" 框中的 "保存类型" 列表中, 单击 " Outlook 模板"。

  5. 在“文件名”框中,输入模板名称,然后单击“保存”。

  1. 在 "开始" 选项卡上的 "" 中, 单击 "新建电子邮件" 或按 Ctrl + Shift + M。

  2. 在邮件正文中,输入所需的内容。

  3. 在邮件窗口中, 在 "文件" 选项卡上, 单击 "另存为"。

  4. 在 "另存为" 对话框中的 "保存类型" 列表中, 选择 " Outlook 模板"。

  5. 在“文件名”框中,输入模板名称,然后单击“保存”。

默认情况下, 模板保存在以下文件夹中:

  • Windows 7 和 Vista   
    C:\Users\Username\Appdata\Roaming\Microsoft\Templates

  • Windows XP   
    C:\Documents 和 Settings\Username\Application Data\Roaming\Microsoft\Templates

Outlook支持 Unicode, 这种字符编码标准使得世界上的大多数书写语言都可以使用单个字符集来表示。如果你使用的是跨国组织或与在使用其他语言运行的计算机上使用Outlook的用户共享邮件和项目, 则可以在Outlook中充分利用 Unicode 支持。

默认情况下将邮件保存为 Unicode 编码

  1. 在 "文件" 选项卡上, 选择 "选项" > "邮件"。

  2. 在 "保存邮件" 下, 选中 "使用 Unicode 格式" 复选框。

你创建的任何邮件, 但不发送, 都将自动保存到 "草稿" 文件夹。你以后可以返回到Outlook并查找未发送的邮件。

手动保存邮件的草稿

  • 执行下列操作之一:

    • 在 "快速访问工具栏" 上, 单击 "保存"。

    • 在“文件”选项卡上,单击“保存”。

返回到已保存的邮件的草稿

  • 在 "邮件" 中的 "文件夹" 窗格中, 单击 "草稿", 然后双击该邮件。

默认情况下,系统将未完成的邮件每 3 分钟一次保存在“草稿”文件夹中。您可以更改时间间隔或者保存位置。

  1. 在 "文件" 选项卡上, 单击 "选项" > "邮件"。

  2. 在“保存邮件”下,请执行下列一项或多项操作:

    • 若要更改保存草稿的位置, 请在 "保存到此文件夹" 列表中, 选择 "草稿"、 "收件箱"、"已发送邮件" 或"

    • 若要更改保存草稿的时间间隔, 请在 "自动保存在此时间数之后未发送的项目" 框中, 键入1到99之间的数字。

您想做什么?

Outlook支持 Unicode, 这种字符编码标准使得世界上的大多数书写语言都可以使用单个字符集来表示。如果你使用的是跨国组织或与在使用其他语言运行的计算机上使用Outlook的用户共享邮件和项目, 则可以在Outlook中充分利用 Unicode 支持。

默认情况下将邮件保存为 Unicode 编码

  1. 在 "工具" 菜单上。单击 "选项"。

  2. 在 "其他" 选项卡上, 单击 "高级选项"。

  3. 选中 "保存邮件时使用 Unicode 邮件格式" 复选框。

Outlook无法将消息作为Word文档文件直接保存。但是, 您可以将邮件的内容复制到Word文档。

仅可复制邮件正文。但也可以包含邮件头信息, 其中包括 "发件人"、"收件人"、 "抄送" 和 "主题" 框。

复制邮件正文

  1. 打开邮件或者单击阅读窗格中的邮件正文。

  2. 按 Ctrl + A 选择邮件的整个正文。

  3. 按 Ctrl + C 将内容复制到Windows剪贴板。

  4. 打开Word文档。

  5. 按 Ctrl + V 将Windows剪贴板中的内容粘贴到文档中。

  6. 单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“保存”。

保存邮件头和正文

在此过程中, 你将把邮件头信息放入邮件正文中, 以便你可以在后续步骤中复制这两个步骤。实际上, 您不会转发邮件。

  1. 执行下列操作之一:

    • 如果尚未在其自己的窗口中打开邮件, 请在 "开始" 选项卡上的 "响应" 组中, 单击 "转发"。

    • 如果您已在其自己的窗口中打开邮件, 请在 "邮件" 选项卡上的 "响应" 组中, 单击 "转发"。

  2. 按 Ctrl+A 选择整个邮件正文。

  3. 按 Ctrl + C 将内容复制到Windows剪贴板。

  4. 打开Word文档。

  5. 按 Ctrl + V 将Windows剪贴板中的内容粘贴到文档中。

  6. 单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“保存”。

  7. 你可以关闭包含已复制的消息内容的Outlook窗口。

你无法使用Outlook 2007直接将电子邮件另存为 PDF 文件。但是, 您可以使用 "将收到的邮件另存为 Microsoft Office Word 文档" 部分中的信息, 以Microsoft Office Word 2007格式保存邮件, 然后将新文档另存为 PDF 文件。

2007 Microsoft Office 系统提供了一个免费加载项以保存或导出此类型的文件, 但必须首先安装该加载项, 然后才能使用它。有关在Office Word 2007中启用 PDF 和 xps 文件格式支持的详细信息, 请参阅启用对其他文件格式 (如 PDF 和 xps) 的支持

使用电子邮件模板发送邮件, 其中包含的信息不会随邮件的变化而变化。您可以创建电子邮件并将其另存为模板, 然后使用该模板。在以邮件形式发送模板之前添加任何新信息。

提示: 有关如何使用模板的详细信息, 请参阅发送基于模板的电子邮件。

  1. 在 "文件" 菜单上, 指向 "新建", 然后单击 "邮件"。

    注意: 你还可以使用键盘快捷方式 Ctrl + Shift + M 创建新的电子邮件。

  2. 在邮件正文中, 输入所需的内容。

  3. 在邮件窗口中, 单击 " Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 ", 然后单击 "另存为"。

  4. 在“另存为”对话框的“保存类型”列表中,单击“Outlook 模板(*.oft)”。

  5. 在“文件名”框中,键入模板名称,然后单击“保存”按钮。

默认情况下, 模板保存在以下文件夹中:

  • Windows Vista   
    c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates

  • Microsoft Windows XP   
    c:\documents 和 settings\username\application data\roaming\microsoft\templates

默认情况下, Microsoft Office Outlook 会自动尝试保存您创建但不发送的任何电子邮件。你可以稍后返回到 Outlook 并查找未发送的邮件。

手动保存邮件的草稿

  • 执行下列操作之一:

    • 在 "快速访问工具栏" 上, 单击 "保存"。

      快速访问工具栏图像

    • 单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“保存”。

若要返回到已保存的草稿, 以便您可以继续撰写邮件

  • 在 "邮件" 的 "导航窗格" 中, 单击 "草稿", 然后双击邮件。

默认情况下,系统将未完成的邮件每 3 分钟一次保存在“草稿”文件夹中。您可以更改时间间隔或者保存位置。

  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”。

  2. 单击 "电子邮件选项", 然后单击 "高级电子邮件选项"。

  3. 执行下列一项或多项操作:

    • 若要更改已保存草稿, 请在"保存邮件" 下的 "在此处保存未发送邮件" 列表中, 单击 "草稿"、 "收件箱"、"已发送邮件"

    • 若要更改保存草稿的频率, 请在 "保存邮件" 下的 "每隔 n 分钟自动发送" 框中, 键入从1到99的一个数字。

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