将通过电子邮件收集的数据添加到 Access 数据库

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您可以收集或更新信息通过电子邮件与 Microsoft Outlook 2007 或 Microsoft Outlook 2010 中使用 Microsoft Access 2007 或 2010年的访问。Access 将指导您完成创建数据集表单和发送电子邮件中的窗体。当您的电子邮件收件人返回完成的表单时,您可以选择能够自动处理和存储在指定的 Access 数据库中收集的数据。数据收集此方法可以保存您省时又省力通常涉及中复制和粘贴或手动数据输入过程。以下是一些在其中您可以使用此过程来收集数据的情况:

调查   可以执行调查和编译首先使用所需的表,以将结果存储在创建 Access 数据库,然后使用向导生成调查表单,结果,然后寄它们向调查参与者。如果参与者答复,调查数据自动存储在数据库中。

状态报告   无论是最新的库存级别状态或挂起的问题的最新信息,您的团队可以保留您通过发送电子邮件包含定期的当前信息的邮件通知。

事件管理   当组织会议或培训和其他事件,您可以作为电子邮件收集联系信息、 差旅和酒店首选项等发送一个或多个窗体。如果您选择使用自动处理答复,参与者能够随时更改其首选项,而无需通知您,并且您始终可以出于决策的最新数据的访问。

本文介绍您需要使用此过程,如何开始使用向导,然后提供您各个步骤的其他信息,以便您可以根据您按照向导使最明智的选择

注意: 您将不能添加收集的数据,如果您的收件人使用 Hotmail 或 Yahoo 向您发送数据收集窗体。

开始前

如果这是您首次使用电子邮件收集数据,请执行以下步骤:

  1. 确保您的计算机上安装了以下应用程序:

    • Access 2007 或 2010 访问。

    • Outlook 2007 或 Outlook 2010。您必须安装并配置用于发送电子邮件的计算机上的 Outlook。如果您有 Outlook 安装,但尚未配置,启动 Outlook,按照在 Outlook 启动向导中的说明进行操作。向导的帮助,请参阅 Outlook 帮助。

    • 如果您计划在使用 InfoPath 表单上,确保已 InfoPath 2007 或更高版安装,您的收件人还需要在其计算机上安装了 InfoPath。

    • 您的电子邮件收件人必须或者有 InfoPath 或支持在其计算机上安装,以便能够查看和编辑窗体的 HTML 格式的电子邮件客户端。

      用于通过电子邮件收集数据的表单不是 Access 窗体。该向导生成 HTML 或 InfoPath 格式特殊窗体。

      确定目标数据库。数据库可.mdb 或.accdb 格式。此外,.med 和.accde 文件是受支持。如果您不希望使用现有的数据库,必须创建一个新。

  2. 确定或创建所需的填充了电子邮件答复中的数据的表。如果收集数据 现有的表,请确保表不是只读,并且您具有必需的权限,以添加或更新及其内容。

注意: 附件、 自动编号、 OLE 和类型无法使用电子邮件收集的多值的字段

如果您的数据集操作填充两个或多个表,必须创建选择查询并将其用作窗体的记录源。确保查询中包括的所有所需字段从基础表。如果您使用的现有查询,确保查询不是只读,并且您具有必需的权限,以添加或更新其内容。有关创建基于两个或多个表的查询的详细信息,请参阅查询简介一文。

将数据存储为新记录在以下情况:

  • 如果数据将填充多个表。

  • 如果目标表不具有主键字段。主键值是必要的映射到现有记录的每个答复。如果目标表不具有主键字段,请立即添加或分配现有字段作为主键具有唯一值。

  • 如果目标表中没有任何记录。如果表格为空,向导将假定您想要添加的记录。

  • 如果收件人的电子邮件地址未存储为数据库中的字段。当收集数据更新记录,您将不能手动向导生成邮件中键入的地址。地址字段必须在目标表中,否则具有与目标表关系的表中。

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入门

  1. 打开要在其中存储收集的数据的数据库。

  2. 若要将数据添加到同一个表,请在导航窗格中选择的表。若要填充多个相关的表,请选择绑定到这些表的查询。

  3. 请执行下列操作以启动向导中的任一操作:

    • 外部数据选项卡上的收集数据组中,单击创建电子邮件

    • 右键单击表或查询,然后单击收集和更新数据通过电子邮件

      注意: 如果表不包含任何字段,或者仅具有自动编号、 OLE 对象、 附件或多值的查阅字段类型,Access 将显示以下消息:所选的表或查询不具有任何字段的支持使用电子邮件收集数据.

如果表包含支持数据集的字段,启动向导。如果目标表支持添加和更新的数据,该向导将指导您完成所需的步骤,以通过电子邮件收集数据。

使用以下各部分信息作为参考您完成以下过程的七个主要步骤可能会有任何问题。

  1. 选择您想要发送的数据输入窗体的类型

  2. 选择是否要收集新数据或更新现有数据

  3. 指定要收集的数据

  4. 指定自动或手动数据处理

  5. 选择要如何指定收件人的电子邮件地址

  6. 查看并指定的收件人列表

  7. 创建和发送电子邮件

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选择您想要发送的数据输入窗体的类型

选择您自己和您的收件人的易用性基于表单的类型。

选择 HTML 表单   可以查看和编辑其电子邮件客户端支持 HTML 任何用户的 HTML 窗体

选择 Microsoft InfoPath 表单   您将看到您的计算机安装了仅当 InfoPath 此选项。仅当所有收件人都具有 InfoPath 并且在其计算机上安装了 Outlook,请选择此选项。InfoPath 表单提供更好的数据输入和编辑环境,

向导页显示下一步取决于目标对象是否支持的数据的更新。如果该对象是基于两个或多个表的查询或不具有主键字段或不包含任何记录的表时,该向导假定您想要添加新记录,并且会提示您选择窗体字段。所有其他情况下,向导会提示您指定要添加或更新之前要求您选择窗体字段的数据。

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选择是否要收集新数据或更新现有数据

指定要执行的数据。您正在使用的表单类型的影响收件人可以向您发送单个答复中的新记录的数。在更新数据时,必须按收件人更新的记录数标识预完成将包含在邮件中的窗体的数目。

注意: 若要添加新记录中,键入电子邮件地址的电子邮件的地址框中,创建邮件时。若要更新现有数据,必须用作基础表或查询,或相关表中的字段存储收件人的电子邮件地址。

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指定要收集的数据

选择要包含在表单中的字段时, 不必要的基础表或窗体中的查询中包括存在的每个字段。但是,必须满足以下条件:

  • 所需字段:   标有星号 (*) 符号,字段是必填的字段。如果收集新记录时,该向导将自动包括所有字段的必填属性设置为。如果任何记录所需字段为空,Access 将无法向表添加记录。

  • 不受支持的字段类型:   您将无法如自动编号、 附件、 OLE 对象或多值的查阅字段的窗体中包含特定字段类型。

  • 主键字段:   用户将能够在字段中键入一个值,但是; 添加记录时如果已在使用指定的值,将不处理答复。

    注意: 包括的每个字段,在字段属性中,指定一个标签,然后单击只读如果不希望用户能够更改该字段中的数据。

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指定自动或手动数据处理

您可以选择自动或手动处理答复。自动处理意味着,当您获得答复时,Outlook 和访问协同工作来将数据导出到数据库中的目标表。自动处理可以节省时间和精力。手动处理只意味着您开始导出操作将在 Outlook 中,指定的文件夹数据传送到目标表中的访问。

答复成功导出到目标表,只要答复到达您的邮箱次满足以下条件:

  • 必须已在您的计算机上运行 outlook。如果未运行 Outlook,开始处理下一次启动 Outlook。

  • Access 不能受密码保护,并不应在独占模式下打开。名称或数据库的位置,没有更改因为发送电子邮件。

  • 表和查询的名称和窗体中包含的字段的属性,没有更改因为发送电子邮件。

  • 您必须具有所需的权限,添加或更新的基础表和查询的内容。

    注意: 如果自动处理失败,请尝试修复的任何问题,,然后手动导出失败的答复。到达收件箱之后您解决问题, 的任何答复继续自动处理。

设置属性来控制自动处理答复

若要指定其他 Outlook 文件夹答复的存储位置,在向导中,指定要如何处理答复页单击文件夹名称。在选择文件夹对话框中,选择一个不同的文件夹,或者单击新建以创建新文件夹。

如果单击更改或微调导入设置的设置属性来控制自动处理答复,请参阅信息下的表,可用选项:

选项

结果

单击放弃答复与未向其发送您的邮件   

如果您希望由您的邮件自动处理的原始收件人发送的答复,请选中此复选框。从其他人的答复存储在目标文件夹,但不是自动进行处理。

接受来自每个收件人的多个答复   

如果您希望仅从自动处理每个收件人的第一个答复,请选中此复选框。第二个和后续答复存储在目标文件夹,但不是自动进行处理。

注意: 此设置仅控制答复数和不是单个答复中处理的记录数。换言之,如果您发送的 InfoPath 表单时,用户能够向您发送单个答复中的多个记录,Access 自动处理中的所有记录答复,即使未选中此复选框。

仅允许更新现有数据   

当收件人使用 InfoPath 表单以更新数据时,他们可以对现有记录发送除了更新的新记录。选中此复选框来处理到现有记录的更新。

要处理的答复数   

键入 (从所有收件人) 所需自动处理答复的总行数。如果您希望自动处理所有答复,请在文本框中输入较大的值,如 5000。达到指定的值后收到的答复存储在目标文件夹,但不是自动进行处理。

若要停止的日期和时间   

指定何时自动处理答复应停止此电子邮件。此日期和时间存储在目标文件夹,但不是会自动处理后收到的答复。

若要更改这些选项,在以后的时间,在外部数据选项卡上的收集数据组中,单击管理答复。在管理数据收集邮件对话框中,选择您要更改的设置,的邮件,然后单击邮件选项。在对话框中进行的更改会影响您接收该邮件的所有后续答复。

手动处理答复

若要控制何时以及处理的答复,请选中自动处理选项。答复将存储在 Outlook 中指定的文件夹,直到选择并右键单击文件夹中,每个答复,然后单击快捷菜单中的数据导出到 Microsoft Access

在某些情况下,您可能还需要手动处理未自动处理答复。

请记住以下几点导出数据

  • Access 数据库不应在独占模式下,打开和名称或数据库的位置,没有更改因为发送电子邮件。

  • 表和查询的名称和窗体中包含的字段的属性,没有更改因为发送电子邮件。

  • 您必须具有所需的权限,添加或更新的基础表和查询的内容。

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选择要如何指定收件人的电子邮件地址

如果收集新的信息,您可以通过两种方式指定的电子邮件地址:

  • 在 Outlook 电子邮件中分别键入电子邮件地址或通讯簿中选择的地址。

  • 使用电子邮件地址字段中的表或查询的当前的 Access 数据库。

    注意: 当收集数据更新现有记录,您看不此对话框中,因为收件人的电子邮件地址首先必须可用作数据库中的字段。

在 Outlook 中直接输入的电子邮件地址

如果您在 Outlook 中指定的收件人,可以预览和自定义之前将其发送的邮件。电子邮件中邮件正文中包含简要介绍和窗体。建议您不要向窗体进行任何更改。窗体结构更改可能会导致未处理的答复。

使用存储在数据库中的字段的电子邮件地址

若要选择相关表的选项是指相关的表。单击关系以查看或编辑您的数据库,在数据库工具。选项卡的关系组中的表关系

关于关系的详细信息,请参阅表关系指南一文。

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查看并指定的收件人列表

最终的主要步骤涉及预览和自定义电子邮件、 微调收件人列表,然后发送您的数据收集邮件。

创建和发送电子邮件

当您现在可以创建电子邮件,并向您展示如何通过使用管理答复命令查看电子邮件状态,该向导将通知您时,可能会显示一些警告消息。下表介绍了每个警告和解决其时可以采取的操作:

警告 消息

说明

S 解决方案

某些记录不包含指定的电子邮件地址字段中的有效地址。将这些行不返回任何数据。

选择电子邮件地址字段包含 null 值。

如果您想要收集数据的每个记录,退出向导,并将空值替换为电子邮件地址。然后重新启动向导。

您当前拥有的独占锁在该数据库。自动处理将失败,直到释放锁定。

您必须在独占模式下当前打开的数据库。

如果您选择自动将答复处理,处理失败,因为 Access 无法添加或更新数据库的独占锁定上有。关闭并重新发送邮件后打开数据库中非独占模式

这些电子邮件可能包含机密或敏感性质的数据。

收集数据更新现有记录,并将要发送的窗体将预完成与现有数据。

如果某些窗体字段包含敏感数据,请返回到向导的步骤所选域的位置并删除包含敏感数据从窗体的字段

预览和自定义邮件后,您可以筛选电子邮件地址字段并选择您的收件人。选择要使用通过选中相应的复选框的电子邮件地址。如果您看到一个对话框列出无效的电子邮件地址,记下地址列表中,单击退出。验证无效的地址、 进行任何必要的更改,然后尝试重新发送邮件。

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