将通过电子邮件收集的数据添加到 Access 数据库

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你可以通过 microsoft Access 2007 或 microsoft outlook 2010 使用 microsoft access 或 Access 2010, 收集或更新电子邮件中的信息。 Access 将指导您创建数据收集表单并通过电子邮件发送表单。 当电子邮件收件人返回已完成的表单时, 可以选择将所收集的数据自动处理并存储在指定的 Access 数据库中。 此数据收集方法可节省您的时间和精力, 这些时间和精力通常包括在复制和粘贴或手动数据输入过程中。 以下是你可以使用此过程来收集数据的一些方案:

调查    你可以执行调查并编译结果, 方法是先创建包含存储结果所需表的 Access 数据库, 然后使用向导生成调查表单, 然后将其发送给调查参与者。 参与者回复时, 调查数据会自动存储在数据库中。

状态报告    无论是最新的库存水平状态还是有关挂起问题的最新信息, 你的团队都可以通过定期向你发送包含当前信息的电子邮件, 让你知道。

事件管理    组织会议或培训或其他事件时, 您可以将一个或多个表单作为电子邮件发送, 以收集联系人信息、旅游和宾馆首选项等。 如果你选择自动处理答复, 参与者可以随时更改其首选项, 而无需通知你, 并且你始终可以访问最新数据以用于决策制定目的。

本文介绍如何使用此过程, 如何开始使用向导, 然后为您提供有关各种步骤的其他信息, 以便您可以在执行向导时做出最明智的选择。

注意: 如果收件人使用 Hotmail 或 Yahoo 向您发送数据收集表单, 您将无法添加收集的数据。

开始前

如果这是您首次使用电子邮件收集数据, 请执行以下步骤:

  1. 确保你的计算机上已安装以下应用程序:

    • access 2007 或 access 2010。

    • outlook 2007 或 outlook 2010。 必须在用于发送电子邮件的计算机上安装和配置 Outlook。 如果已安装 outlook 但尚未配置, 请启动 outlook 并按照 outlook 启动向导中的说明进行操作。 有关向导的帮助, 请参阅 Outlook 帮助。

    • 如果你计划使用 infopath 表单, 请确保安装了 infopath 2007 或更高版本, 并且你的收件人还需要在其计算机上安装 infopath。

    • 您的电子邮件收件人必须拥有支持在其计算机上安装的 HTML 格式的 InfoPath 或电子邮件客户端, 才能查看和编辑该表单。

      用于通过电子邮件收集数据的表单不是 Access 窗体。 向导将生成 HTML 或 InfoPath 格式的特殊窗体。

      标识目标数据库。 数据库可以是 .mdb 或 .accdb 格式。 此外, 支持 .mde 和 accde 文件。 如果您不想使用现有数据库, 则必须创建一个新数据库。

  2. 标识或创建要用来自电子邮件答复的数据填充的表。 如果要收集现有表的数据, 请确保表不是只读的, 并且你拥有添加或更新其内容所需的权限。

注意: 无法使用电子邮件收集附件、自动编号、OLE 和多值字段类型

如果数据集操作填充了两个或更多个表, 则必须创建一个 select 查询并将其用作窗体的记录源。 确保查询包含基础表中的所有必填字段。 如果您使用的是现有查询, 请确保查询不是只读的, 并且您拥有添加或更新其内容所需的权限。 有关基于两个或多个表创建查询的详细信息, 请参阅文章查询简介

在以下情况下将数据存储为新记录:

  • 如果数据将填充多个表。

  • 如果目标表没有主键字段。 需要使用主键值才能将每个答复映射到现有记录。 如果目标表没有主键字段, 请立即添加它或将具有唯一值的现有字段分配为主键。

  • 如果目标表没有任何记录。 如果表为空, 向导假设您要添加记录。

  • 如果收件人的电子邮件地址未存储为数据库中的域。 收集数据以更新记录时, 您将无法手动键入向导生成的消息中的地址。 "地址" 字段必须位于目标表中, 或位于与目标表有关系的表中。

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开始使用

  1. 打开将在其中存储所收集数据的数据库。

  2. 若要将数据添加到单个表中, 请在 "导航窗格" 中选择表。 若要填充多个相关表, 请选择绑定到这些表的查询。

  3. 若要启动向导, 请执行下列操作之一:

    • 在 "外部数据" 选项卡上的 "收集数据" 组中, 单击 "创建电子邮件"。

    • 右键单击表或查询, 然后单击 "通过电子邮件收集和更新数据"。

      注意: 如果表中不包含任何字段, 或者只有 "自动编号"、"OLE 对象"、"附件" 或 "多值查阅" 字段类型, Access 将显示以下消息:所选的表或查询中不包含支持使用电子邮件收集数据的任何字段.

如果表中包含支持数据收集的字段, 则向导将启动。 如果目标表同时支持添加和更新数据, 向导将指导你完成通过电子邮件收集数据所需的步骤。

将以下部分用作参考, 以便你可以通过以下七个流程的主要步骤来参考。

  1. 选择要发送的数据输入表单的类型

  2. 选择是收集新数据还是更新现有数据

  3. 指定要收集的数据

  4. 指定自动或手动数据处理

  5. 选择要如何指定收件人的电子邮件地址

  6. 查看和指定收件人列表

  7. 创建和发送电子邮件

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选择要发送的数据输入表单的类型

选择基于易于使用的窗体类型和收件人。

选择 HTML 表单    电子邮件客户端支持 html 的任何用户都可以查看和编辑 html 表单

选择 Microsoft InfoPath 表单    只有在您的计算机上安装了 InfoPath, 才会看到此选项。 只有在收件人的计算机上安装有 InfoPath 和 Outlook 时, 才选择此选项。 InfoPath 表单提供了更好的数据输入和编辑环境,

下一步显示的向导页面取决于目标对象是否支持数据更新。 如果对象是基于两个或多个表的查询, 或者它是一个不包含主键字段或不包含任何记录的表, 则向导假设您要添加新记录, 并提示您选择窗体字段。 在所有其他情况下, 向导会提示你指定是否要在要求你选择表单字段之前添加或更新数据。

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选择是收集新数据还是更新现有数据

指定要对数据执行的操作。 您所使用的窗体类型会影响收件人可通过单个答复发送给您的新记录数。 更新数据时, 收件人必须更新的记录数标识邮件中将包含的预填写的表单数。

注意: 若要添加新记录, 请在创建邮件时在电子邮件的 "地址" 框中键入电子邮件地址。 若要更新现有数据, 收件人的电子邮件地址必须存储为基础表或查询中的字段, 或存储在相关表中。

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指定要收集的数据

选择要包含在表单中的字段时, 无需将基础表或查询中存在的每个字段包含在窗体中。 但是, 必须满足以下条件:

  • 必填字段:    标有星号 (*) 符号的字段是必填字段。 如果要收集新记录, 向导将自动包含 "必需" 属性设置为"是"的所有字段。 如果任何记录的必填字段为空, Access 将无法将记录添加到表中。

  • 不支持的字段类型:    您将无法在表单中包含某些域类型, 如 "自动编号"、"附件"、"OLE 对象" 或 "多值查阅" 字段。

  • 主关键字字段:    当添加记录时, 用户将能够在字段中键入值;如果指定值已在使用, 则不会处理答复。

    注意: 对于每个包含域, 在 "字段属性" 下, 指定一个标签, 如果不希望用户更改该字段中的数据, 请单击 "只读"。

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指定自动或手动数据处理

您可以选择答复的自动或手动处理。 自动处理意味着, 当你获取答复时, Outlook 和 Access 协同工作以将数据导出到数据库中的目标表。 自动处理可为您节省时间和精力。 仅手动处理意味着启动导出操作, 以将 Outlook 中指定文件夹的数据转移到 Access 中的目标表。

只要在答复到达您的邮箱时满足以下条件, 答复就会成功导出到目标表:

  • Outlook 必须已在您的计算机上运行。 如果 outlook 未运行, 将在下次启动 outlook 时开始处理。

  • Access 不得受密码保护, 不应在独占模式下打开。 自发送电子邮件后, 数据库的名称或位置不得更改。

  • 在发送电子邮件后, 表和查询的名称以及表单中包含的字段的属性都不能更改。

  • 必须具有添加或更新基础表和查询的内容所需的权限。

    注意: 如果自动处理失败, 请尝试修复任何问题, 然后手动导出失败的答复。 解决问题后, 任何到达您的收件箱的答复都将继续自动处理。

设置属性以控制答复的自动处理

若要指定要在其中存储答复的其他 Outlook 文件夹, 请在 "指定你希望如何处理该向导的答复"页面上, 单击文件夹名称。 在 "选择文件夹" 对话框中, 选择另一个文件夹, 或单击 "新建" 以创建新文件夹。

如果单击 "设置属性" 以控制答复的自动处理更改或微调导入设置, 请参阅下表了解可用选项的信息:

选项

结果

放弃未向其发送邮件的人员的答复   

如果只希望自动处理邮件原始收件人发送的答复, 请选中此复选框。 其他人的回复存储在目标文件夹中, 但不会自动处理。

接受来自每个收件人的多个答复   

如果只希望自动处理来自每个收件人的第一个答复, 请选中此复选框。 第二个和后续答复存储在目标文件夹中, 但不会自动进行处理。

注意: 此设置仅控制答复数, 而不是处理的单个答复中的记录数。 换言之, 如果你发送 InfoPath 表单, 用户可以在单个答复中向你发送多条记录, 并且 Access 会自动处理回复中的所有记录, 即使未选中此复选框也是如此。

仅允许更新现有数据   

当收件人使用 InfoPath 表单更新数据时, 他们不仅可以发送对现有记录的更新, 还可以发送新记录。 选中此复选框以仅处理对现有记录的更新。

要处理的答复数    

键入您希望自动处理的答复 (来自所有收件人) 的总数量。 如果希望自动处理所有答复, 请在文本框中输入一个较大的值, 如5000。 到达指定值后收到的答复将存储在目标文件夹中, 但不会自动进行处理。

停止日期和时间    

指定应何时停止自动处理答复此电子邮件。 在此日期和时间之后收到的答复将存储在目标文件夹中, 但不会自动处理。

若要在以后更改这些选项, 请在 "外部数据" 选项卡上的 "收集数据" 组中, 单击 "管理答复"。 在 "管理数据收集邮件" 对话框中, 选择要更改其设置的邮件, 然后单击 "邮件选项"。 您在该对话框中所做的更改将影响您收到的该邮件的所有后续答复。

手动处理答复

若要控制处理哪些答复以及处理哪些答复, 请不要选择 "自动处理" 选项。 答复将存储在 Outlook 中的指定文件夹中, 直到你选中并右键单击文件夹中的每个答复, 然后单击快捷菜单中的 "将数据导出到 Microsoft Access "。

在某些情况下, 你可能还需要手动处理无法自动处理的答复。

导出数据之前, 请记住以下情况

  • Access 数据库不应在独占模式下打开, 并且在您发送电子邮件后, 数据库的名称或位置不得更改。

  • 在发送电子邮件后, 表和查询的名称以及表单中包含的字段的属性都不能更改。

  • 必须具有添加或更新基础表和查询的内容所需的权限。

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选择要如何指定收件人的电子邮件地址

如果仅收集新信息, 则可以通过两种方式指定电子邮件地址:

  • 单独键入 Outlook 电子邮件中的电子邮件地址, 或从通讯簿中选择地址。

  • 使用当前 Access 数据库的表或查询中的 "电子邮件地址" 字段。

    注意: 在收集数据以更新现有记录时, 您看不到此对话框, 因为收件人的电子邮件地址必须首先作为数据库中的一个字段提供。

直接在 Outlook 中输入电子邮件地址

如果在 Outlook 中指定收件人, 则可以在发送邮件之前预览和自定义邮件。 在电子邮件正文中包含简要介绍和表单。 建议不要对窗体进行任何更改。 对窗体结构所做的更改可能会导致答复不会被处理。

使用存储在数据库字段中的电子邮件地址

选择关联表的选项是指相关的表。 在数据库工具中查看或编辑数据库中的表关系 选项卡上的 "关系" 组中, 单击 "关系"

有关关系的详细信息, 请参阅表关系指南一文。

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查看和指定收件人列表

最后一个主要步骤包括预览和自定义电子邮件, 微调收件人列表, 然后发送数据收集邮件。

创建和发送电子邮件

当向导通知您现在可以创建电子邮件, 并显示如何使用 "管理答复" 命令查看电子邮件状态时, 可能会显示一些警告消息。 下表介绍了每个警告以及解决该问题时可以采取的措施:

警告 消息

说明

某些记录在指定的 "电子邮件地址" 字段中不包含有效地址。 将不会为这些行返回任何数据。

您选择的 "电子邮件地址" 字段包含 null 值。

如果要收集每条记录的数据, 请退出向导并将 null 值替换为电子邮件地址。 然后再次启动向导。

当前数据库具有独占锁;自动处理将失败, 直到解除锁定。

数据库当前以独占模式打开。

如果您选择自动处理答复, 则处理将失败, 因为 Access 无法添加或更新具有独占锁的数据库。 发送消息后立即关闭并以非独占模式重新打开数据库

这些电子邮件可能包含机密或敏感性质的数据。

你正在收集数据以更新现有记录, 你即将发送的表单将预填写现有数据。

如果某些表单域包含敏感数据, 请返回到向导步骤, 您在其中选择了字段并删除了表单中包含敏感数据的字段

预览并自定义邮件后, 您可以筛选电子邮件地址域并选择收件人。 通过选中相应的复选框来选择要使用的电子邮件地址。 如果看到一个对话框, 其中列出了无效的电子邮件地址, 请记下列表中的地址, 然后单击 "退出"。 验证无效地址, 进行必要的更正, 然后尝试重新发送该邮件。

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