将通过电子邮件收集的数据添加到 Access 数据库

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

通过组合使用 Microsoft Access 2010 与 Microsoft Outlook 2010,可以通过电子邮件收集或更新信息。Access 将引导您完成创建数据收集表单并通过电子邮件发送该表单的过程。在电子邮件收件人返回完成的表单后,您便可以选择自动处理收集的数据并将这些数据存储在 Access 数据库中。这种数据收集方法可以为您节省在复制粘贴或手动输入数据过程中通常花费的时间和精力。下面介绍了您可以使用此过程收集数据的几种方案:

调查   ︰ 您可以执行调查和编译结果通过首先使用所需的表,以将结果存储在创建 Access 数据库并使用向导生成调查表单,以及如何然后寄它们向调查参与者。如果参与者答复,调查数据自动存储在数据库中。

状态报告   ︰ 它是最新的库存级别状态还是上挂起的问题的最新信息,您的团队可以让您了解通过发送您的电子邮件包含定期的当前信息。

事件管理   ︰ 当组织会议或培训和其他事件,您可以发送一个或更多的窗体作为电子邮件消息收集联系信息、 差旅和酒店首选项等。如果您选择使用自动处理答复,参与者能够随时更改其首选项,而无需通知您,并且您始终可以出于决策的最新数据的访问。

本文介绍使用此过程所需的条件、开始使用向导的方式,然后提供了各种步骤的附加信息,以便您在遵循向导时可以做出最明智的选择。

注意: 您将不能添加收集的数据,如果您的收件人使用 Hotmail 或 Yahoo 向您发送数据收集窗体。

开始前

如果这是您首次通过使用电子邮件收集数据,请执行下列步骤:

  1. 请确保计算机上已安装以下应用程序:

    • Access 2007 或 Access 2010。

    • Outlook 2007 或 Outlook 2010。用于发送电子邮件的计算机上必须已安装并配置 Outlook。如果已安装了 Outlook 但尚未进行配置,请启动 Outlook 并按照 Outlook 启动向导中的说明进行配置。有关该向导的帮助,请参阅 Outlook 帮助。

    • 如果计划使用 InfoPath 表单,请确保您的计算机上已安装 InfoPath 2007 或更高版本,并且收件人的计算机上也需要已安装 InfoPath。

    • 电子邮件收件人的计算机上必须安装有 InfoPath 或支持 HTML 格式的电子邮件客户端,才能查看和编辑表单。

      用于通过电子邮件收集数据的表单不是 Access 窗体。该向导生成 HTML 或 InfoPath 格式特殊窗体。

      识别目标数据库。该数据库可以是 .mdb 或 .accdb 格式。另外,还支持 .mde 和 .accde 文件。如果您不希望使用现有数据库,则必须创建一个新的数据库。

  2. 确定或创建所需的填充了电子邮件答复中的数据的表。如果收集数据 现有的表,请确保表不是只读,并且您具有必需的权限,以添加或更新及其内容。

注意: 不能使用电子邮件来收集“附件”、“自动编号”、OLE 和多值字段类型

如果您的数据集操作填充两个或多个表,必须创建选择查询并将其用作窗体的记录源。确保查询中包括的所有所需字段从基础表。如果您使用的现有查询,确保查询不是只读,并且您具有必需的权限,以添加或更新其内容。有关创建基于两个或多个表的查询的详细信息,请参阅查询简介一文。

在下列情况下将数据存储为新记录:

  • 数据将填充多个表。

  • 目标表中没有主键字段。必须具有主键值才能将每个答复映射到现有记录。如果目标表没有主键字段,则可以立即添加一个主键字段,或将具有唯一值的现有字段指定为主键。

  • 目标表中没有任何记录。如果该表为空,则向导假定您要添加记录。

  • 收件人的电子邮件地址不能以字段形式存储于数据库中。在收集数据以更新记录时,您将无法在向导生成的邮件中手动键入地址。地址字段必须位于目标表中,或位于与目标表相关的表中。

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开始工作

  1. 打开要在其中存储所收集数据的数据库。

  2. 若要将数据添加到单个表中,请在导航窗格中选择表。若要填充多个相关表,请选择绑定到这些表上的查询。

  3. 请执行下列任何一项操作以启动向导:

    • “外部数据”选项卡上的“收集数据”组中,单击“创建电子邮件”

    • 右键单击表或查询,然后单击“通过电子邮件收集和更新数据”

      注意: 如果表不包含任何字段,或者仅具有自动编号、 OLE 对象、 附件或多值的查阅字段类型,Access 将显示以下消息︰选定的表或查询不具有任何支持使用电子邮件收集数据的字段

如果表包含支持数据收集的字段,则会启动向导。如果目标表既支持添加数据也支持更新数据,则向导将引导您完成通过电子邮件收集数据所需的步骤。

对于在执行该过程的下列七个主要步骤时可能遇到的任何问题,请使用以下各节作为参考。

  1. 选择要发送的数据输入表单的类型

  2. 选择是收集新数据还是更新现有数据

  3. 指定要收集的数据

  4. 指定自动还是手动处理数据

  5. 选择指定收件人电子邮件地址的方式

  6. 审阅并指定收件人列表

  7. 创建并发送电子邮件

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选择要发送的数据输入表单的类型

选择便于您和收件人使用的表单类型。

选择 HTML 表单   可以查看和编辑其电子邮件客户端支持 HTML 任何用户的 HTML 窗体

选择 Microsoft InfoPath 表单   您将看到您的计算机安装了仅当 InfoPath 此选项。仅当所有收件人都具有 InfoPath 并且在其计算机上安装了 Outlook,请选择此选项。InfoPath 表单提供更好的数据输入和编辑环境,

接下来显示的向导页取决于目标对象是否支持数据更新。如果该对象是一个基于两个或更多表的查询,或者是一个没有主键字段或不包含任何记录的表,则向导将假定您要添加新记录,并提示您选择表单字段。在所有其他情况下,向导都先提示您指定是要添加还是要更新数据,然后才会要求您选择表单字段。

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选择是收集新数据还是更新现有数据

指定您希望对数据进行怎样的处理。您使用的表单类型会影响收件人可在一个答复中向您发送的新记录的数目。更新数据时,收件人必须更新的记录数目表示一封邮件中将包含的预完成表单数目。

注意: 若要添加新记录,请在创建邮件时,在电子邮件的地址框中键入电子邮件地址。若要更新现有数据,必须将收件人的电子邮件地址存储为基础表或查询或者相关表中的字段。

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指定要收集的数据

选择要包含在表单中的字段时,不必将位于基础表或查询中的所有字段都包含在表单中。但是必须满足下列条件:

  • 所需字段︰   标有星号 (*) 符号,字段是必填的字段。如果收集新记录时,该向导将自动包括所有字段的必填属性设置为。如果任何记录所需字段为空,Access 将无法向表添加记录。

  • 不受支持的字段类型︰   您将无法如自动编号、 附件、 OLE 对象或多值的查阅字段的窗体中包含特定字段类型。

  • 主键字段︰   用户将能够在字段中键入一个值,但是; 添加记录时如果已在使用指定的值,将不处理答复。

    注意: 对于每个包含的字段,如果不希望用户更改该字段中的数据,请在“字段属性”下指定标签并单击“只读”

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指定自动还是手动处理数据

您可以选择自动或手动处理答复。自动处理意味着当您收到答复后,Outlook 和 Access 将共同工作以将数据导出到数据库的目标表中。自动处理可节省时间和精力。手动处理仅意味着您启动导出操作,以将数据从 Outlook 中的指定文件夹传输到 Access 中的目标表。

只要在答复到达收件箱时满足以下条件,就可以将答复成功导出到目标表:

  • 计算机上必须已运行 Outlook。如果未运行 Outlook,处理将在下一次启动 Outlook 时开始。

  • Access 不能受密码保护,且不应以独占模式打开。自发送电子邮件之后,数据库的名称或位置必须保持不变。

  • 自发送电子邮件之后,表和查询的名称以及表单中包括的字段的属性必须没有更改。

  • 您必须拥有添加或更新基础表和查询内容的所需权限。

    注意: 如果自动处理失败,请尝试解决所有问题,然后手动导出失败的答复。解决问题后到达收件箱的所有答复将继续自动进行处理。

设置属性以控制答复的自动处理过程

若要指定用于存储答复的其他 Outlook 文件夹,请在向导的“指定如何处理答复”页上单击文件夹名称。在“选择文件夹”对话框中,选择一个不同的文件夹,或单击“新建”以创建一个新的文件夹。

如果单击“设置属性以控制答复的自动处理过程”以更改或微调导入设置,请查看下表以了解有关可用选项的信息:

选项

结果

单击放弃答复与未向其发送您的邮件   

如果您只希望自动处理那些由您的邮件的原始收件人发送的答复,请选中此复选框。其他人的答复将存储在目标文件夹中,但不进行自动处理。

接受同一收件人的多次答复   

如果您只希望自动处理来自每个收件人的第一个答复,请选中此复选框。第二个及后续答复将被存储在目标文件夹中,但不会进行自动处理。

注意: 此设置仅控制处理的答复数目,而不是单个答复中的记录数目。换句话说,如果您发送的是一个 InfoPath 表单,则用户可以在一个答复中向您发送多条记录,并且 Access 会自动处理该答复中的所有记录,即使未选中此复选框也是如此。

只允许更新现有数据   

当收件人使用 InfoPath 表单更新数据时,他们除了可以发送对现有记录的更新外,还可以发送新记录。选中此复选框将仅处理对现有记录的更新。

处理的答复数   

键入您希望自动处理的答复总数(来自所有收件人)。如果您希望自动处理所有答复,请在文本框中输入一个很大的值,如 5000。在到达指定值后收到的答复邮件都将存储在目标文件夹中,但不会进行自动处理。

停止日期和时间   

指定针对此电子邮件的答复的自动处理的停止时间。在此日期和时间之后收到的答复邮件都将存储在目标文件夹中,但不会进行自动处理。

若要在以后更改这些选项,请在“外部数据”选项卡的“收集数据”组中,单击“管理答复”。在“管理数据收集邮件”对话框中,选择要更改其设置的邮件,然后单击“邮件选项”。在此对话框中所做的更改会影响您所收到的对该邮件的所有后续答复。

手动处理答复

若要控制何时处理答复以及处理哪些答复,请不要选择自动处理选项。答复将存储在 Outlook 中的指定文件夹中,直到您选择并右键单击该文件夹中的每个答复,然后单击快捷菜单中的“将数据导出到 Microsoft Access”

在某些情况下,您可能还需要手动处理未能自动处理的答复。

导出数据之前记住以下事项

  • Access 数据库不应以独占模式打开,并且自发送电子邮件之后,数据库的名称或位置必须保持不变。

  • 自发送电子邮件之后,表和查询的名称以及表单中包括的字段的属性必须没有更改。

  • 您必须拥有添加或更新基础表和查询内容的所需权限。

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选择指定收件人电子邮件地址的方式

如果您只是收集新信息,则可以使用以下两种方式指定电子邮件地址:

  • 在 Outlook 电子邮件中逐个键入电子邮件地址,或者从通讯簿中选择地址。

  • 使用当前 Access 数据库的表或查询中的电子邮件地址字段。

    注意: 收集数据以更新现有记录时,您看不到此对话框,因为收件人的电子邮件地址必须首先可用作数据库中的字段。

直接在 Outlook 中输入电子邮件地址

如果要在 Outlook 中指定收件人,则可以在发送邮件之前预览并自定义邮件。在电子邮件正文中包含简短介绍和表单。建议您不要对表单做出任何更改。对表单结构进行更改可能会导致无法处理答复。

使用数据库的字段中存储的电子邮件地址

若要选择相关表的选项是指相关的表。单击关系以查看或编辑您的数据库,在数据库工具。选项卡的关系组中的表关系

有关关系的详细信息,请参阅文章表关系指南

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审阅并指定收件人列表

最后一个主要步骤涉及预览和自定义电子邮件,微调收件人列表,然后发送数据收集邮件。

创建并发送电子邮件

当向导通知您现在可以创建电子邮件,并显示如何通过使用“管理答复”命令查看电子邮件的状态时,也可能会显示一些警告消息。下表介绍了每个警告,以及用于解决问题的操作:

警告 消息

描述

S 解决方案

某些记录在指定的电子邮件地址字段中不包含有效的地址。将不会为这些行返回任何数据。

所选择的电子邮件地址字段包含空值。

如果您要为每条记录收集数据,请退出向导并使用电子邮件地址替换空值。然后重新启动向导。

您当前对数据库设置了一个独占锁;在释放独占锁之前,无法进行自动处理。

您当前以独占模式打开了数据库。

如果您选择自动处理答复,处理将会失败,因为 Access 无法对具有独占锁的数据库进行添加或更新。在发送邮件后立即关闭数据库,然后以非独占模式重新打开此数据库

这些电子邮件中可能包含机密或敏感数据。

您正在收集数据以更新现有记录,并且您要发送的表单将使用现有数据进行预填充。

如果某些表单字段包含敏感数据,请返回到选择字段的向导步骤并从表单中删除包含敏感数据的字段

预览并自定义邮件后,可以筛选电子邮件地址字段并选择收件人。通过选中相应的复选框选择要使用的电子邮件地址。如果显示一个列出无效电子邮件地址的对话框,请记下列表中的地址,然后单击“退出”。验证无效地址,进行任何必要的更正,然后尝试重新发送邮件。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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