将表或查询用作邮件合并数据源

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您可以使用 Microsoft Word 邮件合并向导创建邮件合并操作。 此向导也可从Access 中获取, 您可以在 Access 数据库中设置一个邮件合并过程, 该流程使用 Access 数据库中的表格或查询作为套用信函、电子邮件、邮件标签、信封或目录的数据源。

本主题介绍如何从 Access 启动邮件合并向导, 以及如何在表格或查询与 Microsoft Word 文档之间创建直接链接。 本主题介绍了编写信函的过程。 有关如何设置邮件合并过程的分步信息, 请参阅 Microsoft Word 帮助。

将表或查询用作数据源

  1. 打开源数据库, 然后在导航窗格中, 选择要用作邮件合并数据源的表或查询。

  2. 在 "外部数据" 选项卡上的 "导出" 组中, 单击 " Word 合并"。 

    "Microsoft Word 邮件合并向导" 随即启动。

  3. 选择是要在现有文档还是在新文档中创建链接, 然后单击"确定"

  4. 如果您选择链接到现有文档, 请在 "选择 Microsoft Word 文档" 对话框中, 找到并选择该文件, 然后单击 "打开"。

    启动 Word。 Word 将打开您指定的文档或新文档, 具体取决于您的选择。

  5. 在 "邮件合并" 窗格中的 "选择文档类型" 下, 单击 "信函", 然后单击 "下一步: 正在启动文档" 以继续执行步骤2。

  6. 在步骤2中, 单击 "下一步: 选择收件人"。

    在步骤3中, 你可以在 Access 和 Word 文档中创建数据源之间的链接。 由于您从 Access 启动了向导, 此链接会自动创建。 在 "选择收件人" 下, 请注意已选中 "使用现有列表", 并且数据源的名称显示在 "使用现有列表" 下。

    邮件合并数据源

  7. 如果要自定义表或查询的内容, 请单击 "编辑收件人列表"。

    编辑收件人列表

    可以对数据进行筛选、排序和验证。 单击“是”以继续。

  8. 单击 "下一步: 撰写信函" 以继续。 按照 "邮件合并" 窗格中的剩余说明操作, 然后在步骤5中单击 "下一步: 完成合并"

将表或查询用作数据源的其他方法

你可以采用其他方式将表或查询指定为数据源。 例如, 可以将表或查询从 Access 导出到 ODBC 数据库、Microsoft Excel 文件、文本文件或与 word 兼容的任何其他文件格式, 然后使用 "Word 邮件合并向导" 链接到生成的文件。

  1. 如果尚未导出表或查询, 请执行此操作。 在 Access 中的 "导航窗格" 中, 选择要使用的表或查询, 然后在 "外部数据" 选项卡上的 "导出" 组中, 单击要导出到的格式, 然后按照说明进行操作。

  2. 在 Word 中, 如果未显示 "邮件合并" 窗格, 请在 "邮件" 选项卡上的 "开始邮件合并" 组中, 单击 "开始邮件合并" 下的箭头, 然后单击 "邮件合并分步向导"。 将显示 "邮件合并" 窗格。

  3. 在 "邮件合并" 窗格的步骤3中, 在 "使用现有列表" 下, 单击 "浏览" 或 "编辑收件人列表"。

  4. 在 "选择数据源" 对话框中, 指定在 Access 中创建的数据文件, 然后单击 "打开"。

  5. 按照随后的任何对话框中的说明进行操作。 在 "邮件合并收件人" 对话框中, 查看并自定义文件的内容。 在继续之前, 您可以对内容进行筛选、排序和验证。

  6. 单击"确定", 然后单击 "下一步:邮件合并窗格中撰写信函"。 有关自定义邮件合并的详细说明, 请参阅 Word 帮助。

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